10 Cách giảm dung lượng file Excel vô cùng dễ và hiệu quả

Nếu lưu file Excel có dung lượng quá lớn, bạn có thể gặp bất tiện khi chia sẻ và biên tập tệp dữ liệu. Vậy cách giảm dung lượng file excel online có ảnh và nhiều công thức như thế nào? Bạn có thể sử dụng phần mềm giảm dung lượng file Excel online miễn phí hay không? Hãy cùng tìm hiểu nhé.

 

 Nguyên nhân khiến file Excel có dung lượng lớn

Hiện tượng file Excel bị nặng bất thường là sự cố phổ biến mà nhiều người dùng văn phòng gặp phải trong quá trình xử lý dữ liệu. Mặc dù bảng tính chỉ chứa vài hàng dữ liệu đơn giản, dung lượng file vẫn có thể tăng vọt lên hàng chục Megabyte (MB). Việc xác định chính xác nguyên nhân gốc rễ sẽ giúp bạn áp dụng đúng cách giảm dung lượng file Excel và khôi phục tốc độ hoạt động cho máy tính.

Dưới đây là các nguyên nhân chính khiến tập tin bảng tính nặng hơn:

• Định dạng ô tính vượt quá phạm vi cần thiết: Người dùng thường có thói quen bôi đen toàn bộ cột hoặc dòng để áp dụng màu nền, font chữ, hoặc quy tắc Conditional Formatting. 
• Vùng làm việc thực tế (Active Sheet) bị mở rộng bất thường: Khi người dùng nhập dữ liệu ở các ô phía xa rồi xóa đi, phần mềm Excel vẫn lưu lại tọa độ ô cuối cùng (Last Cell), dẫn đến bộ nhớ phải quản lý toàn bộ các vùng ô trống đó.
• Chứa nhiều hình ảnh chuẩn dung lượng cao: Việc chèn trực tiếp các tệp ảnh chụp màn hình hoặc hình ảnh sản phẩm chưa qua nén sẽ khiến dung lượng tập tin tăng lên tương ứng với tổng dung lượng các tệp ảnh đó.
• Lưu giữ các đường liên kết dữ liệu hỏng (Broken Data Links) và Named Range lỗi: Các file làm việc lâu năm thường tích lũy nhiều tên vùng dữ liệu (Defined Names) bị lỗi #REF!, hoặc chứa các đường dẫn liên kết đến các file Excel bên ngoài không còn tồn tại.
• Chứa nhiều Object ẩn và bộ nhớ đệm Pivot Table: Các khung hình vẽ (Shapes), nút bấm thừa hoặc bộ nhớ đệm (Pivot Cache) của các bảng tổng hợp Pivot Table cũng đóng góp đáng kể vào dung lượng chung của tập tin.

Lợi ích của việc giảm dung lượng file Excel

Thực hiện cách làm giảm dung lượng file Excel mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho quá trình xử lý công việc hằng ngày của người dùng văn phòng. Một tập tin được tối ưu dung lượng không chỉ giúp tiết kiệm không gian lưu trữ mà còn nâng cao hiệu suất làm việc tổng thể.

• Tăng tốc độ mở file và xử lý công thức: Tập tin có dung lượng nhẹ giúp phần mềm khởi động nhanh chóng, tính toán các hàm phức tạp mượt hơn.
• Đảm bảo quá trình chia sẻ dữ liệu thuận tiện: File gọn nhẹ giúp bạn gửi qua Email, Zalo, Microsoft Teams hoặc tải lên các hệ thống lưu trữ đám mây như OneDrive, Google Drive chỉ trong vài giây mà không bị giới hạn dung lượng đính kèm.
• Hạn chế rủi ro lỗi file và mất dữ liệu: Bảng tính quá nặng rất dễ gặp sự cố đứt gãy cấu trúc tệp khi lưu hoặc khi nhiều người cùng truy cập chỉnh sửa trực tuyến, gây ra tình trạng hỏng dữ liệu không thể khôi phục.
• Tiết kiệm tài nguyên phần cứng máy tính: Việc tối ưu tập tin giúp giảm tải cho bộ nhớ RAM và chip xử lý (CPU) của máy tính, từ đó giúp thiết bị vận hành mát mẻ và bền bỉ hơn.

Cách giảm dung lượng file Excel hiệu quả

Xóa định dạng có điều kiện để giảm dung lượng Excel

Định dạng có điều kiện được sử dụng quá nhiều có thể khiến file Excel nặng hơn, đặc biệt với bảng dữ liệu lớn và nhiều quy tắc lặp lại. Xóa các định dạng không cần thiết cũng là cách đơn giản để giảm dung lượng file Excel miễn phí, đồng thời giúp bảng tính gọn nhẹ và xử lý nhanh hơn.

Hướng dẫn được thực hiện trên phần mềm Microsoft Excel 365 trên hệ điều hành Windows 11 (bạn có thể áp dụng tương tự trên các phiên bản Excel 2016, 2019, 2021).

• Bước 1: Mở file Excel cần xử lý và chọn tab Home. Chọn mục Conditional Formatting nằm trong nhóm Styles.

• Bước 2: Nhấn chọn Clear Rules, sau đó nhấn Clear Rules from Entire Sheet để xóa bỏ toàn bộ quy tắc định dạng trên sheet hiện tại. Kiểm tra lại dung lượng file sau khi nhấn tổ hợp phím Ctrl + S để lưu thay đổi.

[Product_Listing categoryid="380" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/laptop.html" title="Danh sách Laptop đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS"] 

Cắt giảm ô tính ở vùng chưa cần sử dụng

Khi bạn định dạng hoặc thao tác trên các vùng ô trống, phần mềm Excel sẽ hiểu rằng vùng làm việc kéo dài đến ô đó. Cắt giảm các ô tính trống thừa giúp đưa vùng làm việc về đúng kích thước dữ liệu thực tế.

Hướng dẫn được thực hiện trên phần mềm Microsoft Excel 365 trên hệ điều hành Windows 11.

• Bước 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + End trên bàn phím để kiểm tra vị trí ô tính cuối cùng mà phần mềm đang ghi nhận. Chọn dòng trống ngay bên dưới dòng dữ liệu cuối cùng, sau đó nhấn Ctrl + Shift + ↓ (mũi tên xuống) để bôi đen toàn bộ các dòng trống phía dưới.

• Bước 2: Nhấn chuột phải vào vùng vừa chọn và chọn Delete để xóa triệt để các dòng thừa.

• Bước 3: Bạn cũng có thể xóa các cột với cách tương tự: Chọn cột trống ngay bên phải cột dữ liệu cuối cùng, nhấn Ctrl + Shift + → (mũi tên phải) để bôi đen toàn bộ các cột trống bên phải, rồi chọn Delete. Sau cùng nhấn Ctrl + S để lưu các thay đổi.

Giảm dung lượng Excel bằng cách xoá data links

Các liên kết dữ liệu ngoài (Data Links) cũ hoặc bị hỏng khiến file Excel phải lưu trữ bộ nhớ đệm tham chiếu, làm tăng kích thước tệp và gây ra thông báo cảnh báo mỗi khi mở file.

• Bước 1: Mở bảng tính Excel và chuyển sang tab Data trên thanh ruy-băng. Chọn Workbook Links (Liên kết sổ làm việc) trong nhóm Queries & Connections. Kiểm tra danh sách các nguồn liên kết xuất hiện trong bảng thông báo. Nhấn Break all (Ngắt tất cả) (hoặc chọn từng liên kết rồi Break links.)

• Bước 2: Nhấn Break links để xác nhận.

Lưu ý: Workbook Links chỉ hiện khi file Excel của bạn có liên kết đến file Excel khác (công thức tham chiếu kiểu [TênFile.xlsx]).Cụ thể:

• File đang mở chứa công thức lấy dữ liệu từ workbook ngoài.
• Bạn đang dùng Excel for Microsoft 365 (hoặc một số bản Excel 2021/2024 mới).
• Data Links không phải Hyperlink (link web hoặc link nội bộ).

Nén toàn bộ ảnh trong Excel để giảm dung lượng

Thực hiện cách giảm dung lượng file Excel có ảnh bằng tính năng nén ảnh tích hợp sẽ giúp thu nhỏ dung lượng hình ảnh mà vẫn giữ nguyên độ rõ nét khi hiển thị trên màn hình.

Hướng dẫn được thực hiện trên phần mềm Microsoft Excel 365 trên hệ điều hành Windows 11.

• Bước 1: Nhấn chọn một hình ảnh bất kỳ đang xuất hiện trong bảng tính. Chọn tab Picture Format. Nhấn chọn nút Compress Pictures nằm trong nhóm chức năng Adjust.

• Bước 2: Bỏ chọn mục Apply only to this picture để áp dụng cho toàn bộ ảnh trong file, sau đó chọn độ phân giải Web (150 ppi) hoặc E-mail (96 ppi). Nhấn OK.

Giảm dung lượng file bằng cách xóa watch

Thanh theo dõi công thức (Watch Window) giúp người dùng theo dõi giá trị ô tính ở nhiều sheet khác nhau. Tuy nhiên, việc giữ quá nhiều ô trong danh sách này sẽ khiến phần mềm liên tục phải duy trì bộ nhớ tính toán.

Hướng dẫn được thực hiện trên phần mềm Microsoft Excel 365 trên hệ điều hành Windows 11.

• Bước 1: Mở file Excel và nhấn vào tab Formulas. Chọn biểu tượng Watch Window trong nhóm Formula Auditing.

• Bước 2: Kiểm tra danh sách các ô tính đang được đưa vào danh sách theo dõi. Chọn các ô không còn cần thiết và nhấn Delete Watch để giải phóng bộ nhớ cho tệp.

Lưu file Excel dưới dạng nhị phân XLSB

Định dạng nhị phân (.xlsb) lưu trữ dữ liệu dưới dạng mã nhị phân thay vì cấu trúc XML tiêu chuẩn (.xlsx). Cách này giúp giảm dung lượng file từ 50% đến 80% và tăng tốc độ đọc mở file đáng kể.

Hướng dẫn được thực hiện trên phần mềm Microsoft Excel 365 trên hệ điều hành Windows 11.

• Bước 1: Mở tệp Excel cần tối ưu dung lượng trên máy tính. Chọn thẻ File ở góc trên bên trái màn hình, sau đó chọn Save As. Chọn vị trí lưu (Ví dụ: This PC).

• Bước 2: Nhấn vào danh sách thả xuống tại ô Save as type. Chọn định dạng Excel Binary Workbook (*.xlsb). Nhấn Save để tạo bản sao định dạng nhị phân.

Chuyển file Excel sang định dạng CSV khi không cần tính năng Excel

Nếu tệp dữ liệu của bạn chỉ dùng để lưu trữ thông tin dạng văn bản/số thô hoặc dùng để nhập vào các hệ thống phần mềm khác, chuyển sang định dạng CSV là giải pháp giúp giảm dung lượng tối đa.

Hướng dẫn được thực hiện trên phần mềm Microsoft Excel 365 trên hệ điều hành Windows 11.

• Bước 1: Mở bảng tính chứa dữ liệu cần chuyển đổi. Chọn mục File và chọn Save As. Chọn vị trí lưu (Ví dụ: This PC).

• Bước 2: Chọn định dạng CSV UTF-8 (Comma delimited) (*.csv) trong thanh danh sách loại tệp. Nhấn Save và chọn OK để xác nhận lưu dữ liệu dạng văn bản phân tách bằng dấu phẩy.

Dùng phần mềm giảm dung lượng file Excel miễn phí

Khi file Excel có dung lượng lớn, việc gửi qua email hoặc tải lên một số nền tảng có thể bị giới hạn. Bạn có thể dùng 7-Zip (phần mềm miễn phí) để nén file thành định dạng .zip, giúp giảm dung lượng gói tin khi chia sẻ.

Gợi ý bạn có thể tham khảo thao tác cách nén file Excel trên 7-Zip. Trước khi thực hiện hãy đảm bảo bạn đã cài phiên bản phù hợp tại https://www.7-zip.org/download.html

• Bước 1: Nhấn chuột phải vào tệp Excel cần xử lý. Chọn mục Chọn Show more options. Chọn 7-Zip → Add to archive… (Thêm vào tệp lưu trữ…).

• Bước 2: Trong cửa sổ hiện ra, giữ nguyên định dạng Archive format là zip, rồi nhấn OK.

Xóa bỏ các named range trong file Excel

Việc đặt tên cho các vùng trong Excel cũng khiến dung lượng file lớn hơn. Do đó, xóa bỏ các named range cũng là cách giảm dung lượng file Excel online. Hướng dẫn:

Bước 1: Vào mục “Formulas” chọn “Name Manager” trong sheet Excel.

Bước 2: Chọn các vùng đặt tên muốn xóa nhấn vào “Delete” là xong.

Giảm dung lượng file excel bằng Excel Binary Workbook

Excel Binary Workbook là một loại định dạng tệp Excel không quá phổ biến, nhưng có thể làm giảm dung lượng file. Hướng dẫn:

Bước 1: Vào “File” chọn “Save as” chọn “Browse” và tìm đến thư mục bạn muốn lưu tệp Excel.

Bước 2: Ở mục “Save as type”, hãy tìm và chọn đến “Excel Binary Workbook” nhấn “Save” để lưu là xong.

Loại bỏ định dạng khỏi các hàng và cột trống

Bên cạnh cách giảm dung lượng file Excel online, bạn có thể làm theo hướng dẫn sau để loại bỏ các định dạng khỏi hàng và ô trống:

Bước 1: Vào mục “Find” “Go To” mở mục “Special”.

Bước 2: Tích vào mục “Blanks” và nhấn “OK” để tìm các ô trống trên sheet.

Bước 3: Vào lại “Find” chọn “Formulas” và chọn “Clear” để xóa tất cả định dạng ở các ô trống đã chọn.

Dùng phần mềm giảm dung lượng file Excel miễn phí

Nếu không muốn giảm dung lượng theo cách thủ công thì bạn có thể thử các phần mềm chuyên dụng, Dưới đây sẽ là một số phần mềm nén tệp giảm dung lượng file Excel miễn phí ví dụ như:

• NXPowerLite Desktop (https://neuxpower.com/nxpowerlite-desktop/)
• FILEminimizer Office (https://balesio.com/fileminimizer/eng/index.php)
• PowerShrink (https://www.powershrink.com/)

 So sánh các cách giảm dung lượng file Excel

Mỗi phương pháp tối ưu dung lượng đều có những ưu điểm và hạn chế riêng tùy thuộc vào cấu trúc dữ liệu của từng tập tin. Bảng so sánh dưới đây giúp bạn lựa chọn phương án phù hợp nhất với nhu cầu công việc:

Phương pháp thực hiện	Mức độ giảm dung lượng	Ưu điểm nổi bật	Nhược điểm & Lưu ý quan trọng
Lưu dưới dạng nhị phân (.xlsb)	Rất cao (50% - 80%)	Giữ nguyên toàn bộ công thức, định dạng, macro và tăng tốc độ xử lý	Một số phần mềm của bên thứ ba có thể không đọc được định dạng XLSB
Nén hình ảnh (Compress Pictures)	Rất cao (với file nhiều ảnh)	Giảm dung lượng nhanh chóng mà không làm ảnh hưởng tới dữ liệu số	Độ nét của hình ảnh bị giảm nhẹ nếu chọn chuẩn nén quá thấp
Dọn dẹp ô tính trống & Định dạng	Trung bình đến Cao	Giúp bảng tính sạch sẽ, chuẩn hóa vùng làm việc thực tế	Cần thao tác cẩn thận để tránh xóa nhầm các dòng chứa công thức ẩn
Ngắt Data Links & Named Range lỗi	Trung bình	Giải phóng bộ nhớ đệm, loại bỏ thông báo lỗi phiền phức khi mở file	Công thức liên kết ngoài sẽ bị chuyển thành giá trị cố định (Static Value)
Chuyển sang định dạng CSV	Cực kỳ cao (trên 90%)	Tạo tệp dữ liệu siêu nhẹ, tương thích tốt với mọi hệ thống phần mềm	Mất toàn bộ định dạng màu sắc, hình ảnh, công thức và các sheet phụ
Nén thành tệp ZIP / RAR	Trung bình	Thực hiện nhanh chóng, thuận tiện khi gửi đính kèm nhiều file cùng lúc	Người nhận bắt buộc phải giải nén tệp trước khi xem dữ liệu

Lưu ý khi giảm dung lượng file Excel

Để đảm bảo an toàn cho dữ liệu và tránh các sự cố mất thông tin quan trọng trong quá trình xử lý, bạn cần ghi nhớ các lưu ý kỹ thuật sau:

• Tạo bản sao lưu (Backup) trước khi thao tác: Luôn lưu lại một bản gốc của tệp Excel (.xlsx) trước khi thực hiện các thao tác dọn dẹp sâu như xóa dòng trống, ngắt liên kết hay chuyển đổi định dạng.
• Kiểm tra tính toàn vẹn của công thức: Sau khi ngắt Data Links hoặc lưu dưới dạng nhị phân, hãy kiểm tra lại một lượt các ô tính quan trọng để đảm bảo kết quả tính toán không bị thay đổi.
• Lưu ý tính tương thích của định dạng CSV: Định dạng CSV chỉ lưu trữ dữ liệu của trang tính (sheet) đang mở tại thời điểm lưu. Tất cả các sheet khác trong cùng workbook sẽ bị loại bỏ.
• Không lạm dụng mức nén ảnh quá thấp: Nếu tài liệu Excel cần in ra giấy hoặc làm báo cáo thuyết trình, hãy giữ độ phân giải ảnh ở mức Web (150 ppi) để đảm bảo hình ảnh không bị mờ nhòe.

Hy vọng thông tin trên đây giúp bạn biết cách giảm dung lượng file Excelonline có nhiều công thức và có ảnh. Đừng quên tham khảo các phần mềm giảm dung lượng file Excel online miễn phí được gợi ý nhé.

Xem thêm bài viết chuyên mục: Thủ thuật Excel