Tin học văn phòng

Tin học văn phòng đóng một vai trò quan trọng trong thời đại số hiện nay. Các kỹ năng về tin học là điều mà mỗi sinh viên cần chuẩn bị trước khi dấn thân vào thị trường lao động. Thế nên, để hiểu rõ hơn về những kỹ năng này, bạn hãy tham khảo bài viết giải đáp tin học văn phòng là gì? Các thủ thuật và mẹo hay của Sforum sau đây nhé.

Tin học văn phòng là gì?

Kỹ năng tin học bao gồm việc sử dụng các ứng dụng và phần mềm hỗ trợ trong xử lý các công việc văn phòng như soạn thảo văn bản, tạo bảng tính, thuyết trình... Đây là một phần trong lĩnh vực Công nghệ thông tin với các công cụ thông dụng như Microsoft Office Word, Excel, PowerPoint, Access… Mặc dù các công cụ này có nhiều phiên bản khác nhau nhưng chúng đều phục vụ cho nhu cầu văn phòng cơ bản.

Vai trò và tầm quan trọng của Tin học văn phòng

Tin học văn phòngcó vai trò gì đối với thời đại hiện nay? Trong môi trường công sở hiện nay, sự quan trọng của các công cụ tin học là điều không thể phủ nhận. Chúng giúp tối ưu hóa công việc, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc. Vì vậy, nếu bạn thiếu kỹ năng về tin học thì đó sẽ là một thách thức lớn trong công việc hàng ngày, thậm chí dẫn đến nguy cơ mất việc.

Sở hữu kỹ năng vượt trội trong lĩnh vực tin học sẽ mở ra nhiều cơ hội trong sự nghiệp của bạn. Bạn có thể cân nhắc mở lớp học dạy về tin học hoặc tìm kiếm các dự án làm freelance như thiết kế bản trình diễn, biên tập văn bản… để tăng thu nhập cá nhân.

Trong thời đại công nghệ 4.0, kỹ năng tin học không chỉ là một lợi thế mà còn là điều cần thiết cho mọi người, đặc biệt là đối với sinh viên và người trẻ tuổi đang chuẩn bị bước vào thị trường lao động.

Những kỹ năng tin học văn phòng phổ biến nhất

Kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin trong môi trường văn phòng là một yếu tố quan trọng trong quá trình tuyển dụng của các bạn. Thế nên, các ứng viên đều được yêu cầu phải có khả năng thực hiện các thủ thuật văn phòng một cách linh hoạt và hiệu quả. Hãy cùng Sforum tìm hiểu chi tiết về những kỹ năng cần thiết mà một sinh viên hoặc nhân viên văn phòng cần phải có.

Thủ thuật Excel

Nếu bạn là một sinh viên chuẩn bị tốt nghiệp và đang có mục tiêu làm việc trong môi trường văn phòng, đặc biệt là các ngành cần nhiều số liệu như kế toán, kiểm toán, thống kê… thì việc sở hữu những thủ thuật văn phòng hay trong khi xử lý bảng tính Excel là điều vô cùng quan trọng.

Excel được tổ chức thành bảng tính thông qua các dòng và cột là một phần mềm có nhiều tính năng ưu việt và giao diện thân thiện, giúp người dùng dễ dàng thực hiện các thao tác.

Các thủ thuật tin học văn phòng mà bạn cần tập trung vào trong việc xử lý dữ liệu trong Excel bao gồm:

• Khả năng tạo và định dạng bảng tính (bao gồm định dạng số, gộp ô, xóa cột, xóa hàng...).
• Sử dụng những định dạng tự động về ngày, tháng theo tỉnh…
• Hiểu và biết cách sử dụng các hàm thông dụng như Year, Month, Day, Now, If, Vlookup, Hlookup, Min, Max, Sum, Sumif, Average, Countif…
• Thành thạo việc dùng các bộ lọc đã có sẵn hoặc tùy chỉnh.
• Biết cách tạo và vẽ biểu đồ để trực quan hóa dữ liệu.
• Tạo và sử dụng Hyperlink một cách hiệu quả.

Thủ thuật Word

Microsoft Word là một ứng dụng soạn thảo văn bản rất phổ biến và hữu ích trên toàn cầu. Nó cung cấp cho người dùng khả năng tạo văn bản, chèn hình ảnh, thay đổi font chữ, ghi chú và nhiều tính năng khác.

Hơn thế, đối với sinh viên chuẩn bị ra trường hoặc nhân viên văn phòng cần phải trang bị và thành thạo các mẹo tin học văn phòng hay về sử dụng Word, bao gồm:

• Gõ văn bản bằng 10 ngón tay, lựa chọn font chữ phù hợp với bối cảnh.
• Thực hiện các định dạng văn bản như số trang, tách đoạn, căn lề…
• Chèn và tạo các loại đồ họa như ảnh, biểu đồ, sơ đồ.
• Sử dụng linh hoạt các ký tự như chú thích cuối trang, ký hiệu đặc biệt.
• Gộp hai hoặc nhiều văn bản thành một để tạo ra một tài liệu thống nhất.
• Bảo vệ file dữ liệu quan trọng bằng mật khẩu để đảm bảo an toàn thông tin.

Thủ thuật Powerpoint

PowerPoint là một ứng dụng giúp bạn tạo ra các bản thuyết trình chuyên nghiệp và hấp dẫn. Khi bạn thuyết trình một dự án cho sếp hoặc đối tác, việc sử dụng slide PowerPoint không chỉ giúp đưa ra thông tin chất lượng của dự án mà còn thu hút người nghe bằng sự hấp dẫn của bản trình chiếu, khả năng truyền đạt ý tưởng và minh họa cho dự án.

Thủ thuật PowerPoint cung cấp nhiều mẹo tin học văn phòng hay để tạo ra các bản trình chiếu chuyên nghiệp và hấp dẫn như đa dạng hình khối, chèn ảnh và video vào slide, các hiệu ứng chuyển động đa dạng và tính năng bảo mật tệp dữ liệu…

Đặc biệt, để việc thực hiện các thủ thuật tin học này một cách có hiệu quả thì máy tính bạn cần có đầy đủ các phần mềm của Microsoft. Những phần mềm Microsoft cho bạn tham khảo như:

[Product_Listing categoryid='1149' propertyid='' customlink='https://cellphones.com.vn/phu-kien/may-tinh-laptop/phan-mem/microsoft.html' title='Danh sách phần mềm Microsoft giá tốt tại CellphoneS']

Top 5 thủ thuật tin học văn phòng phổ biến nhất

Sau khi đã hiểu rõ hơn về tin học trong văn phòng cũng như vai trò của nó thì hãy cùng Sforum tìm hiểu chi tiết hơn về những thủ thuật, mẹo tin học hay. Đây đều là những kỹ năng sẽ giúp bạn trở thành “chuyên gia” để xử lý công việc của mình.

Cố định cột hoặc hàng có tiêu đề trong Excel

Trong quá trình làm việc trên Excel, với lượng dữ liệu lớn thì việc cuộn bảng sẽ khiến hàng và cột tiêu đề di chuyển theo, gây khó khăn trong việc so sánh số liệu. Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể sử dụng thủ thuật văn phòng hay là Freeze Panes. Để cố định được hàng hoặc cột, bạn thực hiện như sau:

Chọn hàng hoặc cột tiêu đề trong tập tin excel. Tiếp đó, bạn di chuyển chuột lên thanh menu - Chọn VIEW - Chọn Freeze Panes. Lúc này, sẽ có các tùy chọn, bạn chọn tùy chọn phù hợp với bạn.

• Freeze Panes: Dùng để cố định hàng hay cột khi cuộn bảng tính. Để cố định hàng và cột tiêu đề, bạn cần đặt con trỏ chuột sau cột tiêu đề và dưới hàng tiêu đề.
• Freeze Top Row: Cố định hàng ở trên cùng khi bạn cuộn bảng tính.
• Freeze First Column: Cố định cột đầu tiên khi cuộn bảng tính.

Lặp lại lệnh vừa có trước đó với phím F4

Một mẹo tin học văn phòng hay thường được sử dụng là phím F4 trong Word. Nó là một trong những kỹ thuật thông dụng trong lĩnh vực tin học giúp lặp lại một lệnh mà không phải ai cũng biết.

Ví dụ, nếu bạn muốn định dạng các tiêu đề trong tài liệu Word của mình bằng cách gạch chân và in đậm, bạn có thể thực hiện lệnh điều khiển trên tiêu đề đầu tiên thông qua menu Format và sau đó chọn Font. Tiếp theo, bạn chỉ cần bôi đen tiêu đề thứ hai và nhấn phím F4. Hành động này sẽ tự động thực hiện in đậm và gạch chân cho bạn.

Loại bỏ các ký tự khác lạ, dấu xuống dòng ở trong văn bản

Để loại bỏ các ký tự lạ khi sao chép văn bản trong Word, bạn có thể thực hiện mẹo tin học văn phòng hay như sau:

Mở văn bản và chọn Edit, rồi chọn Replace. Tại trường Find What, bạn gõ ^l (dấu ^ và chữ L thường). Tại trường Replace With, bạn chỉ cần gõ dấu cách.

Tiếp đó, bạn chọn Replace All. Khi hộp thoại xuất hiện, sẽ có mục hỏi bạn có muốn tiếp tục thay thế toàn bộ văn bản không. Lúc này, hãy chọn No.

Chuyển đổi dễ dàng các cửa sổ khi làm việc

Để tăng hiệu quả trong quá trình làm việc trên máy tính, có một thủ thuật văn phòng hay là sử dụng các tổ hợp phím tắt để chuyển đổi giữa các cửa sổ làm việc. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn không có chuột hoặc không muốn mất thời gian di chuyển giữa các tab.

Để thực hiện việc này, bạn hãy sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Page up hoặc Ctrl + Page down. Thủ thuật này cho phép bạn dễ dàng chuyển đổi giữa các sheet mà không cần sử dụng chuột.

Mở nhiều bảng tính ở trong Excel cùng một lúc

Trong lúc sử dụng Excel, việc phải thao tác mở từng file bảng tính một rất mất thời gian của bạn. Thế nên, việc mở nhiều bảng tính cùng một lúc sẽ là thủ thuật văn phòng phù hợp dành cho bạn.

Bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl và kích đúp chuột vào các file bạn muốn mở. Sau đó, nhấn phím Enter để mở các bảng tính tương ứng.

Trên đây là bài viết giải đáp tin học văn phòng là gì? Các thủ thuật và mẹo hay. Hy vọng với những thông tin trên sẽ giúp bạn có thêm những kiến thức phục vụ cho việc học tập và làm việc của mình. Ngoài ra, đừng quên theo dõi Sforum để nhận thêm nhiều mẹo hay nữa nhé.