Chuyển đổi số là gì? Vì sao cần phải chuyển đổi số

Chuyển đổi số là gì? Ý nghĩa và lợi ích của chuyển đổi số quan trọng đến thế nào với các đơn vị kinh doanh, nhà nước và người dân? Tại sao nhiều doanh nghiệp mong muốn được chuyển đổi số? Sforum sẽ cung cấp đầy đủ tất cả thông tin để bạn hiểu hơn về vấn đề này.

Chuyển đổi số là gì?

Chuyển đổi số là dùng công nghệ để tiến hành cơ cấu tất cả mọi quy trình công việc, quản lý thông tin, dữ liệu, con người và hành động làm việc để mang lại sự tối ưu hơn. Các công nghệ này sẽ thay thế những cách làm xưa cũ để tối ưu hóa mọi mặt. Và để ứng dụng được các công nghệ này thì cần phải có một quy trình và tư duy mới.

Đối với các công ty, chuyển đổi số là đưa công nghệ vào vận hành, thay đổi cách làm việc của công ty nhưng vẫn đảm bảo thực hiện được các mục tiêu hoặc nâng cao hiệu suất, hiệu quả hơn. Việc thay đổi này sẽ diễn ra ở quy trình, văn hóa công ty và cả trải nghiệm của khách hàng. Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa mà còn tạo ra những lợi ích mới cho doanh nghiệp.

Vì sao cần phải chuyển đổi số?

Chuyển đổi số là một xu hướng giúp giảm thiểu được nhiều thời gian trong việc quản lý và tối ưu rất nhiều chi phí. Xu hướng này còn giúp tăng năng suất, mở ra không gian và tạo ra các giá trị mới. Dù muốn hay không thì quá trình chuyển đổi số vẫn xảy ra giữa thời đại công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ trên toàn cầu.

Nếu công ty, doanh nghiệp, cơ quan nhà nước hay đơn giản là mỗi cá nhân sống trong thời đại công nghệ số mà không thay đổi và thích nghi thì sẽ bị bỏ lại phía sau. Do đó, chuyển đổi số sẽ thay đổi nhận thức, tư duy về công nghệ mới, loại bỏ các cách làm lạc hậu để đưa ra các cách làm việc và sản xuất dựa trên các công nghệ hiện đại.

Lợi ích khi chuyển đổi số trong đời sống

Chuyển đổi số là một xu hướng ứng dụng công nghệ làm thay đổi tư duy và cách làm việc của nhiều cấp quản lý. Đối với các doanh nghiệp thì đây là một lợi ích về lâu dài và phù hợp với sự phát triển của thời đại. Cụ thể những lợi ích của chuyển đổi số là gì?

Thay đổi tư duy quản lý

Để đưa các công nghệ vào vận hành, sản xuất thì người quản lý cần thay đổi tư duy và cách làm cũ. Những người điều hành cần quyết định và cho phép các dữ liệu, tài liệu kinh doanh của công ty đưa lên đám mây của bên thứ ba.

Điều này có nghĩa là chủ công ty cần tin tưởng và trao quyền cho cả nhân viên và cả đối tác của mình. Đổi lại, đơn vị sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian khi không cần phải theo dõi cách nhân viên làm việc mà vẫn kiểm soát được tình hình vận hành của công ty.

Ngoài ra, việc chuyển đổi này còn giúp nâng cao sự liên kết giữa các phòng ban có cùng nhiệm vụ, mục tiêu trong một đơn vị với nhau nhờ những phân tích và lọc của hệ thống. Điều này sẽ giúp người điều hành có thể đưa ra các quyết định sáng suốt và tăng sự minh bạch trong đơn vị. Ngoài ra, chuyển đổi số còn giúp tối ưu hiệu suất làm việc của nhân viên trong công ty.

Tra cứu thông tin nhanh và dễ hơn

Khi đơn vị thực hiện chuyển đổi số thì việc tìm kiếm các thông tin, dữ liệu sẽ nhanh chóng và dễ dàng hơn vì các tài liệu đó đã được đưa lên tài khoản đám mây từ trước. Cũng nhờ đó mà những người điều hành và quản lý có thể cập nhật được nhiều thông tin chính xác, quan trọng để đưa ra các quyết định sáng suốt và đúng đắn cho tổ chức của mình.

Ngoài ra, các nhân viên cũng có thể dễ truy cập vào hệ thống mọi lúc mọi nơi để xem các đánh giá cũng như hiệu quả công việc của mình. Nhờ đó, tự bản thân họ sẽ tự điều chỉnh cách làm việc mà không đợi sếp nhắc nhở hay phê bình. Thêm vào đó, sau thời điểm đại dịch thì làn sóng thích làm việc tại nhà tăng lên rất nhiều. Do đó, chuyển đổi số rất cần thiết để đơn vị vẫn hoạt động bình thường dù cho tại công ty không có nhân viên đi làm.

Giảm thiểu chi phí vận hành

Chuyển đổi số là gì mà lại tác động vào chi phí vận hành của một doanh nghiệp? Sau khi thực hiện chuyển đổi số thì các mô hình truyền thống cũ sẽ không còn hiệu quả mà phải thay thế bằng các công nghệ mới. Khi các thông tin được đưa lên hệ thống đám mây để lưu trữ sẽ giúp công ty giảm thiểu được chi phí vận hành như giảm phí in ấn, cắt giảm nhân sự quản lý hồ sơ vì hiện nay đã có chuyển đổi số thực hiện nhiệm vụ này.

Nâng cao trải nghiệm cho khách hàng

Việc lưu trữ thông tin của khách hàng cũng dễ dàng được đưa lên đám mây của hệ thống chuyển đổi số. Điển hình như các lịch sử giao dịch, các mặt hàng khách hàng thường xuyên mua, liên hệ của khách,... Nhờ đó mà các nhân viên bán hàng có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin và dựa theo sở thích của người mua để tư vấn các sản phẩm hoặc dịch vụ phù hợp.

Tăng sức cạnh tranh cho đơn vị

Việc chuyển đổi số giúp giảm thiểu chi phí vận hành. Nhờ đó, công ty sẽ tiết kiệm được nhiều nguồn tiền để có thể đầu tư và phát triển nhiều kế hoạch kinh doanh mới. Việc xây dựng các mô hình quản lý bằng cách ứng dụng các công nghệ giúp đơn vị có thể tiếp cận được với nhiều tệp khách hàng hơn. Việc này sẽ giúp công ty tăng được sức cạnh tranh và cũng góp phần nâng cao được các trải nghiệm cho khách hàng.

Các lĩnh vực nên áp dụng chuyển đổi số

Khi đã biết chuyển đổi số là gì và lợi ích mà xu hướng lại thì câu hỏi đặt ra tiếp theo là áp dụng chuyển đổi số trong lĩnh vực nào. Hầu như hiện nay tất cả các ngành đều có thể sử dụng chuyển đổi số. Tuy nhiên, 2 lĩnh vực được ứng dụng nhiều nhất là cơ quan nhà nước và các công ty tư nhân. Vậy chuyển đổi số được áp dụng và có tác động thế nào ở hai đối tượng đơn vị này như thế nào?

Cơ quan Nhà nước

Đối với cơ quan nhà nước thì việc chuyển đổi số rất quan trọng. Việc này sẽ giúp phát triển chính phủ số, chính phủ điện tử,... Với lượng thông tin, dữ liệu lớn thì chuyển đổi số giúp cơ quan phụ trách dễ quản lý và kiểm soát công việc. Ngoài ra, xu hướng này giúp nhà nước tiết kiệm được nhiều thời gian và người dân sẽ không phải chờ đợi quá lâu để thực hiện các thủ tục hành chính.

Hiện nay, rất nhiều mô hình truyền thống đã được chuyển sang điện tử như CCCD, sổ hộ khẩu, bảo hiểm y tế,... Đây được xem là bước tiến giúp loại bỏ các giấy tờ và thủ tục rườm rà không cần thiết. Nhờ vậy mà người dân có thể tự tra cứu và quản lý được các thông tin quan trọng một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Doanh nghiệp tư nhân

Hiện nay tại Việt Nam, các doanh nghiệp tư nhân đã và đang áp dụng rất nhiều công nghệ chuyển đổi số mới vào mô hình kinh doanh. Từng lĩnh vực sẽ có các kiểu ứng dụng tương ứng. Việc này đã được nhiều đơn vị công nhận rằng rất tiện lợi và cũng có thể quản lý được việc kinh doanh của công ty một cách dễ dàng.

Chuyển đổi số là điều không thể không thực hiện. Việc cập nhật và đưa mọi dữ liệu lên đám mây là một bước tiến quan trọng để nâng cao hiệu suất cũng như hiệu quả kinh doanh, quản lý. Hy vọng bạn đã nắm vững các thông tin để hiểu chuyển đổi số là gì và các lợi ích của việc chuyển đổi này mang lại. Nếu muốn đến với những khái niệm khác, hãy tiếp tục đến Sforum nhé.