Plugin ký số là gì? Tính năng, hướng dẫn cài đặt và sử dụng

Plugin ký số là công cụ không thể thiếu khi thực hiện ký điện tử trên các cổng thuế, hải quan, ngân hàng hay bảo hiểm xã hội. Qua bài viết này, Sforum sẽ giúp bạn hiểu rõ định nghĩa, hướng dẫn download tải, cài và bật plugin ký số hiệu quả. Cùng khám phá chi tiết để đảm bảo quy trình ký số luôn suôn sẻ và an toàn!

Plugin ký số là gì?

Plugin ký số là một tiện ích phần mềm được cài đặt trên máy tính để hỗ trợ thực hiện ký điện tử trên các hệ thống trực tuyến như cổng thuế điện tử, hải quan, bảo hiểm xã hội, ngân hàng hay đấu thầu qua mạng. Plugin này đóng vai trò trung gian giúp kết nối giữa trình duyệt web và thiết bị chữ ký số (USB Token hoặc HSM), đảm bảo quá trình ký số diễn ra an toàn, hợp lệ và chính xác.

• Nền tảng hỗ trợ: Chủ yếu chạy trên hệ điều hành Windows 7 trở lên
• Dung lượng phần mềm: Nhẹ, thường dao động từ 5 MB đến 50 MB, tùy theo nhà cung cấp
• Loại phần mềm: Là phần mềm tiện ích hệ thống, thường được phát hành dưới dạng file cài đặt .exe hoặc tiện ích trình duyệt, hoạt động song song với phần mềm chữ ký số.
• Giá cả: Phiên bản miễn phí và một số bên cung cấp có phí cho phiên bản nâng cao (premium)

Để sử dụng plugin ký số ổn định và mượt mà, bạn nên trang bị một chiếc laptop có cấu hình tốt, tương thích với các phần mềm ký số phổ biến. Lựa chọn dòng máy có hiệu năng cao, hỗ trợ đầy đủ trình duyệt và kết nối USB Token sẽ giúp thao tác ký điện tử trở nên nhanh chóng hơn bao giờ hết. Khám phá ngay bộ sưu tập laptop được tối ưu cho ký số điện tử ngay tại đây!

[Product_Listing categoryid="380" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/laptop.html" title="Danh sách Laptop đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS"]

Khi nào cần cài đặt plugin ký số?

Plugin ký số cần được cài đặt trong một số trường hợp bắt buộc để đảm bảo quá trình ký điện tử diễn ra chính xác và không bị gián đoạn. Cụ thể:

• Lần đầu sử dụng chữ ký số trên máy tính mới: Khi bạn lần đầu truy cập các cổng dịch vụ công như thuế điện tử, hải quan, bảo hiểm xã hội,... hệ thống sẽ yêu cầu cài plugin để nhận diện thiết bị ký số (USB Token, HSM).
• Sau khi cài lại Windows hoặc đổi máy tính: Việc cài lại hệ điều hành sẽ xóa toàn bộ phần mềm trước đó, bao gồm plugin ký số thì nên bạn cần cài lại để sử dụng.
• Hệ thống ký điện tử yêu cầu plugin riêng biệt: Một số nền tảng như phần mềm hóa đơn điện tử, ngân hàng, đấu thầu qua mạng... sử dụng plugin riêng, không dùng chung với hệ thống khác.
• Khi gặp lỗi không nhận chữ ký số trên trình duyệt: Nếu hệ thống báo lỗi như “không tìm thấy plugin” hoặc “không kết nối được với thiết bị ký số”, đó là dấu hiệu bạn cần kiểm tra lại và cài đặt plugin.
• Khi cập nhật phần mềm chữ ký số hoặc trình duyệt web: Sau khi nâng cấp phần mềm hoặc trình duyệt, plugin cũ có thể không còn tương thích, bạn cần cài plugin ký số phiên bản mới nhất.

Chức năng của plugin ký số là gì?

Plugin ký số là thành phần trung gian giữa thiết bị ký điện tử (như USB Token hoặc HSM) và trình duyệt web hoặc phần mềm ứng dụng. Chức năng chính của plugin này bao gồm:

• Kết nối thiết bị chữ ký số với hệ thống: Giúp trình duyệt hoặc ứng dụng nhận diện và truy cập vào thiết bị chữ ký số đã cắm vào máy tính.
• Tạo và thực hiện ký số: Plugin nhận dữ liệu từ hệ thống, mã hóa chúng bằng khóa bí mật trong thiết bị ký số và tạo ra chữ ký điện tử hợp lệ.
• Xác thực và đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu: Giúp kiểm tra xem dữ liệu đã được ký có bị chỉnh sửa hay không, đảm bảo tính pháp lý và an toàn thông tin.
• Tương thích với nhiều nền tảng: Plugin hỗ trợ ký trên nhiều hệ thống như cổng thuế điện tử, hải quan, bảo hiểm xã hội, hóa đơn điện tử, ngân hàng,...
• Thông báo lỗi và hỗ trợ xử lý sự cố: Khi xảy ra lỗi như không tìm thấy thiết bị ký, không gọi được hàm ký, plugin sẽ cảnh báo người dùng và đề xuất cách xử lý.

Ví dụ minh họa về plugin ký số

Một ví dụ thực tế về việc sử dụng plugin ký số là khi doanh nghiệp nộp tờ khai thuế trên Cổng thông tin Thuế điện tử (https://thuedientu.gdt.gov.vn). Sau khi đăng nhập tài khoản, người dùng chọn tệp tờ khai cần nộp và nhấn nút "Ký và gửi". Lúc này, trình duyệt sẽ kích hoạt plugin ký số để kết nối với USB Token đã cắm sẵn vào máy tính.

Plugin sẽ nhận diện thiết bị chữ ký số, yêu cầu người dùng nhập mã PIN để xác thực. Sau khi hoàn tất, hệ thống sẽ xử lý chữ ký và gửi dữ liệu đã ký lên máy chủ. Nếu chưa cài plugin hoặc plugin không hoạt động, hệ thống sẽ báo lỗi như “không tìm thấy thiết bị ký số” hoặc “không thực hiện được chức năng ký” và yêu cầu người dùng cài đặt lại.

Thông qua ví dụ này, có thể thấy plugin ký số đóng vai trò quan trọng trong việc xử lý và xác thực dữ liệu số, đảm bảo tính hợp pháp và bảo mật của các giao dịch điện tử.

Hướng dẫn cài đặt plugin ký số

Để dễ dàng thực hiện ký số trực tiếp trên trình duyệt, bạn cần cài đặt tiện ích Einvoice Signing – một plugin hỗ trợ ký điện tử hiệu quả, đặc biệt tương thích tốt với Google Chrome. Dưới đây là các bước đơn giản để cài đặt:

Bước 1: Truy cập Chrome Web Store tại địa chỉ: https://chromewebstore.google.com.

Bước 2: Nhập từ khóa “Einvoice Signing” vào ô tìm kiếm.

Bước 3: Nhấn “Tải về” để cài đặt tiện ích.

Bước 4: Truy cập chrome://extensions, tìm plugin vừa cài và kích hoạt nó.

Sau khi hoàn tất, bạn có thể bắt đầu sử dụng plugin để thực hiện ký số các tài liệu và giao dịch ngay trên trình duyệt một cách an toàn và tiện lợi.

Các lỗi thường gặp với plugin ký số và cách sửa

Trong quá trình sử dụng hay bật plugin ký số để ký điện tử trên trình duyệt, người dùng có thể gặp phải một số lỗi khiến thao tác bị gián đoạn hoặc không thực hiện được. Dưới đây là tổng hợp các lỗi phổ biến nhất và hướng dẫn cách khắc phục nhanh chóng, mà bạn có thể tham khảo qua:

Lỗi máy tính chưa cài plugin

Khi xuất hiện thông báo “Plugin chưa được cài đặt hoặc chưa được bật”, nhiều khả năng máy tính của bạn vẫn chưa cài đặt plugin ký số do nhà cung cấp dịch vụ phát hành. Điều này khiến người dùng không thể thực hiện ký số bằng USB Token trên các nền tảng yêu cầu xác thực chữ ký điện tử.

Để khắc phục, bạn chỉ cần đăng nhập vào tài khoản chữ ký số của mình, truy cập mục “Bộ cài plugin”, chọn đúng hệ điều hành đang sử dụng và tải plugin ký số phiên bản phù hợp. Sau khi hoàn tất quá trình cài đặt, hệ thống sẽ nhận diện plugin và cho phép thực hiện ký số nhanh chóng trên các tài liệu điện tử.

Lỗi không tìm thấy plugin ký số vì không tìm được hàm thực thi

Lỗi này khá phổ biến và thường xảy ra khi trình duyệt chặn kết nối giữa plugin ký số với hệ thống vì các thiết lập bảo mật mặc định đang được kích hoạt. Khi đó, công cụ ký số không thể thực thi lệnh ký vì bị giới hạn quyền truy cập nội bộ.

Để xử lý, người dùng cần điều chỉnh lại thiết lập bảo mật của trình duyệt, cho phép sử dụng chứng chỉ không hợp lệ trên localhost. Sau khi bật tính năng này và khởi động lại trình duyệt, kết nối giữa plugin và hệ thống sẽ được khôi phục, giúp quá trình ký số diễn ra ổn định và trơn tru. Đây là một thao tác nhỏ nhưng rất cần thiết để đảm bảo plugin hoạt động hiệu quả trên nền tảng web.

Lỗi chưa bật plugin khi khởi động máy tính

Dù đã cài plugin ký số đầy đủ và điều chỉnh thiết lập bảo mật trình duyệt, nhưng nếu bạn vẫn nhận được thông báo “Plugin chưa được cài đặt hoặc chưa kích hoạt”, rất có thể nguyên nhân nằm ở việc phần mềm không tự động khởi chạy cùng hệ thống.

Trong trường hợp này, bạn cần mở lại plugin thủ công sau mỗi lần khởi động máy. Chỉ cần truy cập Menu Start, tìm đến ứng dụng plugin chữ ký số của nhà cung cấp và khởi chạy là có thể tiếp tục sử dụng tính năng ký điện tử như bình thường. Việc đảm bảo plugin luôn hoạt động nền sẽ giúp quá trình ký số diễn ra nhanh chóng, liền mạch và không gián đoạn.

Lưu ý cần biết khi sử dụng plugin ký số

Để quá trình ký điện tử diễn ra mượt mà và chính xác, người dùng cần lưu ý một số điểm quan trọng khi sử dụng plugin ký số:

• Hãy đảm bảo bạn chỉ sử dụng một plugin ký số và một USB Token tại mỗi thời điểm để tránh xung đột phần mềm.
• Nên thường xuyên cập nhật plugin lên phiên bản mới nhất để tương thích tốt với hệ thống ký số và trình duyệt.
• Plugin ký số chỉ là công cụ hỗ trợ kết nối giữa thiết bị ký và trình duyệt web - nó khác với phần mềm chữ ký số nên không thể thay thế cho nhau. Bạn cũng cần kiểm tra plugin đã được kích hoạt tự động khi khởi động máy tính, nếu không thì mỗi lần mở máy sẽ phải bật lại thủ công.
• Luôn ưu tiên download plugin ký số từ nguồn chính thức của nhà cung cấp để đảm bảo an toàn và tránh rủi ro bảo mật trong các giao dịch điện tử.

Trên đây là toàn bộ thông tin về download tải, cài và bật plugin ký số cho đến các lỗi thường gặp. Việc hiểu và sử dụng đúng plugin ký số sẽ giúp bạn thực hiện các thao tác ký điện tử nhanh chóng, an toàn và hiệu quả hơn trong môi trường số. Đừng quên kiểm tra định kỳ để đảm bảo plugin luôn hoạt động ổn định, hỗ trợ tối đa cho công việc của bạn!

Xem thêm bài viết ở chuyên mục: Ứng dụng/phần mềm