Hướng dẫn tạo biểu đồ Gantt trong Excel để quản lý tiến độ

Biểu đồ Gantt trong Excel là công cụ trực quan giúp theo dõi tiến độ dự án hiệu quả ngay trong bảng tính quen thuộc. Với khả năng hiển thị rõ ràng các giai đoạn, thời gian và nhiệm vụ, biểu đồ này giúp người quản lý kiểm soát tiến độ dễ dàng hơn. Nếu bạn đang tìm cách vẽ biểu đồ Gantt trong Excel và muốn hiểu rõ ứng dụng thực tế của nó, hãy cùng Sforum khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!

Biểu đồ Gantt trong Excel là gì?

Biểu đồ Gantt trong Excel là dạng biểu đồ thanh ngang giúp theo dõi tiến độ dự án trực quan và dễ hiểu. Thanh ngang biểu thị mỗi công việc, trải dài từ lúc bắt đầu đến khi hoàn thành. Cách thể hiện này giúp người xem nhanh chóng nắm được toàn bộ tình hình của dự án, ai phụ trách phần nào và mốc thời gian ra sao.

Thông thường, người dùng sẽ tạo biểu đồ này bằng biểu đồ thanh xếp chồng (Stacked Bar Chart) trong Excel, sau đó tùy chỉnh lại để hiển thị thời gian bắt đầu và độ dài của từng nhiệm vụ. Đây là cách phổ biến để theo dõi các biểu đồ tiến độ dự án trong Excel mà không cần dùng phần mềm quản lý chuyên biệt.

Khi nào nên sử dụng biểu đồ Gantt trong Excel?

Biểu đồ Gantt đặc biệt hữu ích trong các dự án có nhiều hạng mục hoặc nhiệm vụ cần theo dõi song song. Bạn có thể sử dụng khi:

• Cần quản lý dự án nhỏ hoặc trung bình mà không muốn cài thêm phần mềm phức tạp.
• Muốn trình bày tiến độ làm việc trong báo cáo nội bộ, họp nhóm hoặc thuyết trình.
• Cần theo dõi nhiệm vụ cá nhân hoặc công việc hàng tuần bằng Excel.

Nhờ tính linh hoạt và dễ tùy chỉnh, biểu đồ Gantt trong Excel trở thành công cụ phù hợp cho cả sinh viên, nhân viên văn phòng lẫn nhà quản lý dự án.

Ưu điểm và hạn chế khi dùng biểu đồ Gantt trong Excel

Trước bắt tay vào dự án thực tế, bạn có thể xem qua ưu và hạn chế của biểu đồ Gantt trong Excel. Việc này sẽ giúp lựa chọn đúng cách sử dụng, tránh sai sót và tận dụng tối đa hiệu quả khi quản lý dự án.

Ưu điểm

• Dễ sử dụng: Chỉ cần vài thao tác với biểu đồ thanh, bạn có thể tạo biểu đồ Gantt hoàn chỉnh.
• Tùy chỉnh linh hoạt: Người dùng có thể thay đổi màu sắc, nhãn, định dạng để biểu đồ rõ ràng và đẹp mắt hơn.
• Dễ chia sẻ: File Excel có thể gửi nhanh qua email hoặc lưu trữ trực tuyến để nhiều người cùng theo dõi.

Hạn chế

• Thiếu tính năng tự động hóa: Khi có thay đổi về thời gian hoặc nhiệm vụ, phải cập nhật thủ công.
• Khó mở rộng: Với các dự án lớn có hàng trăm đầu việc, biểu đồ dễ rối và khó quản lý.
• Không có tính năng phân công hoặc nhắc việc: So với phần mềm chuyên dụng như Asana, Trello hay Notion, Excel chỉ hiển thị tiến độ tĩnh.

Cách tạo biểu đồ Gantt trong Excel từng bước chi tiết

Để tạo biểu đồ Gantt một cách trực quan, Excel là một lựa chọn phổ biến nhờ tính đơn giản và khả năng tiếp cận dễ dàng. Và sau đây sẽ là cách vẽ biểu đồ đơn giản và cơ bản dành cho người mới làm quen.

1. Chuẩn bị dữ liệu:

Chuẩn bị các đầu việc dự án của bạn.

2. Chọn Kiểu biểu đồ:

• Bôi đen nội dung cột A, B, C để tạo biểu đồ.
• Chọn Insert Chọn Insert Column Or Bar Chart
• Chọn kiểu biểu đồ Stacked Bar

3. Loại bỏ màu sắc:

• Double click vào dòng màu xanh.
• Chọn Fill & Line.
• Chọn No Fill để bỏ màu phần bắt đầu cho dễ theo dõi.

4. Thay đổi thứ tự dòng:

• Double Click vào phần công việc để thay đổi vị trí theo thứ tự bắt đầu
• Chọn Axis Option
• Chọn Categories in reverse order

Cách vẽ sơ đồ Gantt trong Excel này đặc biệt phù hợp cho người mới bắt đầu, giúp hình dung tiến độ một cách dễ dàng hơn.

Để quản lý dự án hiệu quả hơn, bạn nên sử dụng máy tính có cấu hình ổn định để chạy Excel mượt mà. Dưới đây là danh sách Laptop Dell được người dùng lựa chọn nhiều, phù hợp cho học tập và làm việc văn phòng. Xem ngay!

[Product_Listing categoryid="154" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/laptop/dell.html" title="Danh sách Laptop Dell đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS"]

Hướng dẫn sử dụng mẫu biểu đồ Gantt Excel

Để tiết kiệm thời gian khi lập kế hoạch, bạn có thể tận dụng các mẫu biểu đồ Gantt Excel được thiết kế sẵn. Dưới đây là cách sử dụng Template có sẵn và tải mẫu Gantt Chart online nhanh chóng, dễ tùy chỉnh theo nhu cầu.

Sử dụng mẫu Excel Template có sẵn

Excel hiện nay cung cấp sẵn nhiều mẫu biểu đồ Gantt Excel trong thư viện Template. Để sử dụng, bạn chỉ cần:

1. Mở tab New Templates:

Mở Excel, chọn More Templates.

2. Tìm kiếm từ khóa:

Ở ô tìm kiếm, tìm :”Gantt Chart Template”.

3. Lựa chọn template phù hợp:

Sau khi có kết quả, chọn 1 trong các Template trên để tạo mới.

4. Khởi tạo template:

Chọn Create để bắt đầu sử dụng.

5. Chỉnh sửa cho phù hợp với nhu cầu sử dụng:

Sau khi khởi tạo xong, bạn chỉ cần điền các thông tin để phù hợp với dự án của bạn. Với dự án mẫu này bạn có thể thay thông tin ở các cột sau:

• Project start (Thời gian bắt đầu dự án)
• TASK (Tên công việc)
• ASSIGNED TO (Giao cho ai)
• START (Ngày bắt đầu công việc)
• END (Ngày kết thúc công việc)

Cách này rất tiện cho người mới, không cần thao tác thủ công nhiều mà vẫn có biểu đồ chuyên nghiệp.

Lưu ý: Tùy theo phiên bản Excel, công thức có thể sử dụng dấu phẩy ( , ) hoặc chấm phẩy ( ; ) để phân tách các đối số. Nếu công thức báo lỗi, hãy thử thay đổi dấu phân tách tương ứng.

Tải mẫu Gantt Chart online

Ngoài thư viện Excel, bạn có thể tải mẫu biểu đồ Gantt trong Excel miễn phí từ các trang như

• https://www.vertex42.com/ExcelTemplates/excel-gantt-chart.html
• https://www.spreadsheet123.com/ExcelTemplates/project-gantt-chart.html,...

Sau khi tải về, chỉ cần thay đổi tên công việc và ngày bắt đầu, phần biểu đồ sẽ tự động điều chỉnh. Các mẫu này có hiệu ứng màu và tỷ lệ chuẩn, giúp người dùng tiết kiệm nhiều thời gian trình bày.

Một số mẹo nâng cao giúp vẽ Gantt Chart tối ưu hơn

Khi biểu đồ ban đầu hoàn thành, bạn hãy khám phá các mẹo nâng cao sau đây. Những thủ thuật này giúp biểu đồ Gantt trong Excel trở nên trực quan hơn, cập nhật nhanh và tối ưu cho việc quản lý tiến độ dự án.

• Thêm cột phần trăm hoàn thành (% Complete): Giúp dễ dàng theo dõi tiến độ từng nhiệm vụ.
• Dùng Conditional Formatting: Tô màu tự động khi công việc sắp trễ hạn.
• Áp dụng công thức DATE và TODAY: Đánh dấu mốc thời gian hiện tại trên biểu đồ.
• Liên kết dữ liệu động: Khi thay đổi ngày hoặc thời lượng trong bảng khác, biểu đồ sẽ cập nhật tự động.
• Giảm số lượng nhiệm vụ hiển thị: Nếu dự án quá dài, chia biểu đồ theo giai đoạn để dễ đọc hơn.

Những mẹo nhỏ này sẽ giúp biểu đồ Gantt trong Excel của bạn trực quan, sinh động và chuyên nghiệp hơn rất nhiều.

Như vậy, biểu đồ Gantt trong Excel là giải pháp đơn giản nhưng hiệu quả để theo dõi tiến độ công việc và dự án ngay trên phần mềm quen thuộc. Dù vẫn có một số hạn chế, song với các mẹo và mẫu sẵn có, bạn hoàn toàn có thể xây dựng biểu đồ tiến độ dự án trong Excel rõ ràng, dễ quản lý và trực quan hơn bao giờ hết.

Xem thêm bài viết tại chuyên mục: Tin học văn phòng