Cách gộp họ và tên trong Excel hàng loạt siêu nhanh

Cách gộp họ và tên trong Excel là thao tác giúp hợp nhất các ô chứa họ và tên rời rạc thành một chuỗi hoàn chỉnh, thuận tiện cho quản lý dữ liệu. Khi nắm vững công thức và mẹo xử lý hàng loạt, bạn có thể tiết kiệm đáng kể thời gian nhập liệu. Hãy cùng tăng độ chuyên nghiệp cho bảng tính của bạn thông qua nội dung ngay sau đây.

Vì sao cần gộp họ và tên trong Excel?

Áp dụng cách gộp họ và tên trong Excel đúng lúc sẽ giúp bạn nhanh chóng tạo ra cột tên đầy đủ, thuận tiện trong chia sẻ tài liệu hay in ấn, cụ thể:

• Giúp danh sách liên hệ trông gọn gàng, chuyên nghiệp hơn khi xuất báo cáo hoặc chia sẻ với lãnh đạo, tránh tình trạng họ và tên nằm rời rạc ở các cột.
• Tạo điều kiện thuận lợi để sắp xếp thứ tự alphabet chính xác theo họ tên, thay vì chỉ dựa vào họ hoặc tên riêng lẻ dẫn đến kết quả sai lệch.
• Đảm bảo thư mời, email marketing hoặc phong bì in ấn hiển thị đúng định dạng “Họ và tên” quen thuộc với văn hóa Việt Nam, tăng tính cá nhân hóa và chuyên nghiệp.
• Tiết kiệm thời gian đồng bộ dữ liệu sang các phần mềm quản lý khách hàng, CRM hoặc hệ thống kế toán mà không phải chỉnh sửa thủ công từng dòng.
• Giảm thiểu lỗi nhập liệu như đảo ngược vị trí họ-tên hoặc thiếu dấu cách, đặc biệt khi xử lý hàng nghìn bản ghi cùng lúc.
• Hỗ trợ nhanh việc lọc, tìm kiếm và phân tích dữ liệu theo tên đầy đủ mà không cần phải kết hợp nhiều cột mỗi lần thực hiện.

Như vậy, cách gộp tên trong Excel cũng là mẹo trình bày tài liệu gọn gàng và chuyên nghiệp hơn. Đặc biệt, bạn có thể tận dụng nhiều phương pháp và chúng không hề khó thực hiện.

Các cách gộp họ tên trong Excel đơn giản được dùng nhiều

Khi làm việc với nhiều tài liệu Excel, việc gộp họ tên sẽ giúp bảng dữ liệu trông gọn gàng và dễ đọc hơn. Dưới đây là các cách gộp họ tên trong Excel được dùng nhiều, hỗ trợ bạn thao tác nhanh và tiết kiệm thời gian xử lý.

Sử dụng dấu “&”

Cách gộp họ và tên trong Excel tương đối đơn giản là sử dụng ký tự &:

1. Chuẩn bị dữ liệu:

Chuẩn bị dữ liệu bao gồm cột Họ và cột Tên. Ví dụ cột A là Họ, cột B là Tên, cột C là cột gộp họ và tên.

2. Gõ công thức:

Gõ công thức vào ô C2:

3. Sao chép công thức cho toàn cột:

Kéo chốt ô (fill handle) xuống những hàng cần áp dụng, hoặc bấm đúp chốt để tự động điền theo vùng dữ liệu liền kề.

Ngoài cách gộp tên trong Excel, bạn có thể thực hiện tác vụ công sở khác mọi lúc chỉ với một chiếc Laptop. Sắm ngay 1 trong các sản phẩm sau để nâng cấp trải nghiệm làm việc của mình ngay!

[Product_Listing categoryid="380" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/laptop.html" title="Danh sách Laptop đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS"]

Sử dụng hàm CONCAT (hay hàm CONCATENATE)

Bạn cũng có thể dùng hàm CONCAT hay CONCATENATE như 1 cách gộp họ và tên trong Excel:

1. Chuẩn bị dữ liệu:

Hãy chắc chắn rằng bạn có hai cột riêng biệt: một cột chứa Họ và một cột chứa Tên, không có khoảng trắng thừa ở đầu hoặc cuối ô.

2. Nhập công thức CONCAT:

Tại ô muốn hiển thị kết quả (ví dụ C2), nhập công thức:

hoặc công thức sau với bản cũ:

3. Áp dụng cho toàn bộ danh sách:

Kéo công thức xuống các hàng còn lại hoặc bấm đúp vào chốt góc ô để Excel tự điền (nếu cột bên cạnh có dữ liệu liền mạch).

Lưu ý: Trong Excel 2016, Excel Mobile và Excel dành cho web, hàm CONCATENATE này đã được thay thế bằng hàm CONCAT. CONCATENATE vẫn hoạt động nhưng không còn được khuyến nghị sử dụng.

Sử dụng hàm TEXTJOIN

Hàm TEXTJOIN cũng là một cách ghép họ và tên trong Excel, bạn có thể thực hiện như sau:

1. Chuẩn bị dữ liệu:

Đảm bảo các cột chứa Họ và Tên đã được sắp xếp; loại bỏ khoảng trắng đầu/cuối trong ô để tránh khoảng trống thừa khi ghép.

2. Viết công thức:

Tại ô kết quả (ví dụ C2) nhập công thức nối với dấu cách làm phân cách và bỏ qua ô trống:

3. Nhân rộng và cố định kết quả:

Kéo hoặc bấm đúp chốt ô để áp dụng cho toàn cột. 

Cách gộp họ và tên mà không dùng công thức

Bên cạnh đó, bạn có thể áp dụng cách gộp họ và tên trong Excel mà không dùng công thức như sau:

1. Chuẩn bị bảng dữ liệu:

Đặt cột Họ và Tên cạnh nhau để Excel có thể nhận biết mẫu dữ liệu.

2. Nhập ví dụ mẫu đầu tiên:

Tại cột kế bên (ví dụ C2), nhập thủ công họ và tên đầy đủ cho hàng đầu tiên, chẳng hạn: “Nguyễn A”. 

3. Kích hoạt Flash Fill:

Chọn ô kế tiếp (C3), rồi vào tab Data, chọn Flash Fill. Excel sẽ hoàn tất danh sách họ tên cho toàn bộ cột.

Lỗi thường gặp khi gộp họ và tên trong Excel

Dù bạn đã nắm rõ cách gộp ô họ và tên trong Excel, quá trình thao tác vẫn có thể phát sinh lỗi khiến kết quả hiển thị sai. Dưới đây là những lỗi phổ biến kèm cách sửa chúng mà bạn có thể đang cần.

Gộp bị thiếu khoảng trắng

Khi áp dụng cách gộp họ và tên trong Excel thì bị thiếu khoảng trắng xảy ra khi các phần họ và tên dính liền nhau, khiến chuỗi ký tự trở nên khó đọc. Nguyên nhân thường là do người dùng quên chèn dấu cách trong công thức thủ công nối chuỗi. 

Cách xử lý đơn giản nhất là thêm " " giữa các ô trong công thức. Ngoài ra, có thể dùng hàm TRIM để tinh chỉnh và loại bỏ các lỗi định dạng liên quan đến khoảng trắng.

Dữ liệu hiển thị #VALUE

Khi kết hợp họ và tên trong Excel mà ô bị lỗi #VALUE!, có thể do công thức đang gặp vấn đề ở khâu xử lý dữ liệu đầu vào. Nguyên nhân thường do một trong các ô tham chiếu chứa lỗi, hoặc công thức bị sai cú pháp. Để khắc phục, hãy kiểm tra lại định dạng từng ô và đảm bảo mọi dữ liệu đều ở dạng văn bản.

Ô có dấu cách thừa

Khi gộp cột họ và tên trong Excel, đôi khi kết quả xuất hiện dấu cách thừa, khiến chuỗi hiển thị không đều hoặc thiếu tính thẩm mỹ. Lỗi này thường xảy ra khi trong ô họ hoặc tên có sẵn khoảng trắng ở đầu hay cuối. 

Cách xử lý là rà soát lại dữ liệu và loại bỏ dấu cách bằng hàm TRIM. Ngoài ra, nên kết hợp TRIM với hàm nối chuỗi như & hoặc CONCAT để kết quả luôn gọn gàng, đúng định dạng.

Cách gộp họ và tên trong Excel không chỉ là thao tác đơn thuần mà còn là kỹ năng giúp xử lý dữ liệu hiệu quả hơn. Khi biết tận dụng công thức và các hàm hỗ trợ, người dùng có thể hợp nhất thông tin nhanh chóng và tiết kiệm đáng kể thời gian thao tác. Đừng quên những thủ thuật công sở khác sẽ tiếp tục cập nhật trên Sforum.

• Xem thêm: Tin học văn phòng, Thủ thuật Excel