Hướng dẫn cách sử dụng hàm SUM trong Excel đơn giản

Hàm SUM là hàm cơ bản, thường được dùng để tính toán trong Excel. Tuy nhiên, vẫn có nhiều bạn chưa biết cách sử dụng hàm SUM như thế nào cho đúng? Chính vì vậy, hãy tham khảo ngay bài viết giải đáp các hàm SUM trong Excel là gì và cách tính, sử dụng hàm này của Sforum ngay sau đây.

Hàm SUM là gì?

Hàm SUM trong Excel là một phương tiện quan trọng để tính tổng các giá trị theo yêu cầu. Nó có thể được áp dụng cho một dải ô cụ thể trong Excel. Hàm này thuộc nhóm các hàm toán học và lượng giác. Vậy nên có khả năng tổng hợp các ô theo nhiều đối số khác nhau.

Đặc biệt, hàm còn được biết đến là một công cụ phổ biến và sử dụng nhiều trong Excel. SUM giúp người dùng thực hiện nhanh chóng phép tính tổng trong Excel cho các ô được chỉ định. Việc này không chỉ mang lại sự thuận tiện mà còn giúp tiết kiệm đáng kể thời gian trong quá trình làm việc với dữ liệu trong Excel. Chính vì vậy, hiện nay, nhiều người tìm hiểu hàm SUM là gì và cách sử dụng hàm SUM để tính tổng trong Excel hiệu quả.

Công thức của hàm SUM

Sau khi đã biết hàm SUM là gì, bạn cũng nên biết các công thức của hàm này trong Excel. Công thức hàm SUM được biểu diễn theo dạng:

=SUM(a,b,c…)

Trong định nghĩa trên:

• a (số 1): là đối số bắt buộc, đại diện cho mục đầu tiên mà bạn muốn tính tổng.
• b (số 2): là đối số bắt buộc, thể hiện mục thứ hai mà bạn muốn thêm vào tổng.

Cách sử dụng hàm SUM trong Excel có khả năng tính tổng các giá trị được cung cấp dưới dạng đối số với số lượng tối đa là 255 đối số. Các đối số có thể là số, tham chiếu ô, mảng, phạm vi, hằng số hoặc kết quả của các công thức hoặc hàm khác.

Các hàm SUM thông dụng hiện nay

Các hàm SUM trong Excel có đặc điểm chung là dùng để tính tổng giá trị theo cách nhất định. Chúng đều chứa từ 'SUM' trong tên gọi. Đầu tiên, cách sử dụng hàm SUM trong Excel là để tính tổng giá trị đầu vào và đầu ra. Còn hàm khác như SUMIF sẽ thực hiện nhiệm vụ tương tự nhưng thêm điều kiện cụ thể cho các giá trị. Một ví dụ khác là SUMPRODUCT. Hàm này thực hiện phép tính số học trên mảng và sau đó tính tổng kết quả.

Tuy cả các hàm SUM đều thực hiện chức năng tổng, nhưng đây chỉ là một phần của chúng. Hiểu rõ cách sử dụng của các hàm SUM trong Excel có thể tăng hiệu suất công việc. Dưới đây là một số hàm SUM phổ biến:

• Hàm SUM: Hàm cơ bản nhất để tính tổng của Excel.
• Hàm SUMIF: Tính tổng phạm vi số đáp ứng điều kiện cụ thể.
• Hàm SUMIFS: Tính tổng theo nhiều điều kiện, yêu cầu.
• Hàm SUMPRODUCT: Nhân một phạm vi số, sau đó tính tổng kết quả.

Hướng dẫn cách sử dụng hàm SUM trong Excel đơn giản

Các hàm SUM trong Excel được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau. Có thể liệt kê như: Dùng hàm SUM để tính tổng, dùng hàm SUM với các phép tính khác… Vậy thao tác với từng cách là như thế nào? Sforum sẽ hướng dẫn cách tính ngay cho bạn.

Sử dụng hàm SUM để tính tổng

Để hiểu rõ hơn về cách sử dụng hàm SUM trong Excel, bạn hãy tham khảo ví dụ minh họa sau.

Ví dụ 1: Tính tổng của các số sau đây. Ở đây để tính tổng của 20, 40 và 60 thì ta sẽ thực hiện hàm SUM ở cột E5. Ta nhập công thức =SUM(20,40,60). Kết quả hiển thị là tổng của 3 số này.

Ví dụ 2: Nếu bạn muốn tính tổng của các cột. Ví dụ như trong hình, ta sẽ tính tổng của các cột B2, B3, B4 bằng cách =SUM(B2:B3:B4). Kết quả sẽ cho ra là 120.

Cách tính hàm SUM với các phép tính khác

Ngoài cách sử dụng hàm SUM để tính tổng trong Excel, các phép tính như (+, - , * và /) đều có thể được sử dụng. Ví dụ, khi nhập =SUM(2*3), hàm SUM sẽ tính kết quả là 8. Tương tự, bạn cũng có thể áp dụng các phép toán khác.

Thực tế, hàm SUM có khả năng xử lý đồng thời các dãy số và các phép toán. Trong trường hợp không có sự khác biệt nào, hàm SUM sẽ trực tiếp đánh giá kết quả của biểu thức và trả về kết quả tương ứng.

Một số ví dụ về hàm SUM trong Excel

Để hiểu rõ hơn về hàm SUM là gì, sau đây là các ví dụ minh họa cụ thể về cách sử dụng hàm SUM trong Excel cho bạn tham khảo. Chúng ta có bảng như hình dưới đây:

Bạn hãy thực hiện các đề bài sau đây:

Bài 1: Hãy tính doanh thu của cửa hàng 1 của tháng 1 và tháng 3

Bài 2: Hãy tính doanh thu tháng 1 của cả 3 cửa hàng.

Bài 3: Hãy tính doanh thu của cả 3 cửa hàng trong cả 3 tháng.

Cách sử dụng hàm SUM trong Excel để tính:

Bài 1: Nhập công thức tính SUM vào Excel như sau: =SUM(B3,D3). Và kết quả hiển thị dưới bảng dưới đây:

Bài 2: Nhập công thức là =SUM(B3:B5). Kết quả doanh thu tháng 1 của cả 3 cửa hàng là:

Bài 3: Cách sử dụng hàm SUM để tính đề bài này là nhập công thức như sau: =SUM(B3:B5, C3:C5, D3:D5). Kết quả hiển thị doanh thu của cả 3 cửa hàng trong 3 tháng là:

Bên cạnh sử dụng các hàm tính toán thủ công, bạn cũng có thể tận dụng tính năng phím tắt trong Excel. Ví dụ như sử dụng tổ hợp phím Alt và dùng chuột kéo những hàng hoặc ô bạn muốn tính tổng để thực hiện quá trình tính toán một cách nhanh chóng và thuận tiện.

Một số lỗi thường gặp khi sử dụng hàm SUM

Trong quá trình thực hiện cách sử dụng hàm SUM trên Excel để tính toán, nhiều bạn thường gặp các vấn đề lỗi như: hàm SUM không được cập nhật, hàm cho ra kết quả #Name?... Vậy lý do của những lỗi hàm SUM này là gì và làm sao để khắc phục? Sforum sẽ trả lời giúp bạn như sau:

Kết quả của hàm SUM hiển thị #####

Nếu như bạn đang dùng hàm SUM nhưng kết quả lại hiển thị trên ô tính là ##### thì có thể là do độ rộng của ô không đủ để hiển thị toàn bộ dải số. Điều này xảy ra ngay cả khi bạn đã sử dụng đúng công thức. Vì vậy, để khắc phục lỗi này, bạn hãy điều chỉnh độ rộng của ô sao cho nó đủ lớn để hiển thị đầy đủ các số.

Hàm cho ra kết quả là #NAME

Đối với cách sử dụng hàm SUM, bạn đã nhập công thức nhưng ô lại hiển thị lỗi #NAME. Điều này tức là bạn đã nhập sai công thức. Để khắc phục vấn đề này, bạn hãy kiểm tra và sửa các lỗi chính tả trong công thức. Ví dụ, nếu bạn nhập công thức là =SUMe(12,20). Đây là công thức sai và hệ thống sẽ hiển thị kết quả là #NAME. Để khắc phục tình trạng này, hãy chỉnh sửa công thức thành =SUM(12,20) để nhận kết quả chính xác.

Hàm SUM không được cập nhật

Nguyên nhân của vấn đề này là do lỗi cài đặt của Excel. Để khắc phục, bạn có thể thực hiện các bước sau: Truy cập tab Formula trên thanh công cụ của bảng tính. Sau đó, bạn tìm kiếm mục Calculation Option và nhấp vào biểu tượng mũi tên hướng xuống. Trong bảng tùy chỉnh hiển thị, bạn hãy chọn chế độ Automatic. Cuối cùng, nhấn phím F9 để cập nhật lại dữ liệu khi thực hiện cách sử dụng hàm SUM.

 

Một số giá trị không được dùng ở trong hàm SUM

Nguyên nhân của vấn đề là do hàm SUM chỉ hoạt động hiệu quả với giá trị số. Nếu trong phép tính của bạn có sự kết hợp giữa chữ và ký tự số, nhưng không đúng định dạng số, hàm SUM sẽ không thể áp dụng. Để khắc phục tình trạng này, bạn hãy kiểm tra và đảm bảo rằng tất cả các ô trong phép tính đã được định dạng chính xác và đúng là số.

Một vài số không được cộng vào tổng chung

Các con số có thể xuất hiện ở góc trái màn hình. Kèm theo đó biểu tượng tam giác màu xanh lá cây ở phía trên cùng của ô (như hình minh họa dưới đây). Nguyên nhân của vấn đề này là do người nhập liệu đã thêm dấu ‘ vào trước con số.

Để khắc phục cách sử dụng hàm SUM này, bạn có thể thực hiện các bước sau: Chọn tất cả các ô. Sau đó bạn nhấp vào biểu tượng cảnh báo có màu vàng với chấm than ở giữa. Tiếp theo, chọn 'Convert to Number' theo hướng dẫn như hình bên dưới.

Bên cạnh đó, để việc sử dụng Excel một cách tốt hơn thì một chiếc Laptop tốt với cấu hình mạnh, màn hình sắc nét là điều không thể thiếu. Một số sản phẩm Laptop bạn có thể tham khảo sử dụng như:

[Product_Listing categoryid='380' propertyid=' customlink='https://cellphones.com.vn/laptop.html' title='Danh sách Laptop đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS']

Trên đây là bài viết giải đáp các hàm SUM trong Excel là gì và hướng dẫn bạn cách sử dụng hàm SUM để tính tổng thuận tiện, nhanh chóng. Hy vọng qua bài viết này của Sforum sẽ giúp bạn sử dụng Excel một cách thông thạo, dễ dàng hơn.

• Xem thêm bài viết chuyên mục:Thủ thuật Excel