Hướng dẫn cách viết email bằng Tiếng Anh đơn giản, hiệu quả

Nắm vững cách viết email bằng tiếng Anh không chỉ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn mà còn thể hiện phong thái chuyên nghiệp trong mọi tình huống giao tiếp. Đặc biệt, với những người có trình độ tiếng Anh B1, việc viết email rõ ràng là rất quan trọng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu bài mẫu viết email bằng tiếng Anh gửi cho bạn, cho đối tác theo cấu trúc chuẩn.

Hướng dẫn viết thư/email tiếng Anh B1 theo cấu trúc chuẩn

Một email chuyên nghiệp luôn cần tuân theo một bố cục rõ ràng và mạch lạc. Một email chuyên nghiệp thường gồm ba phần chính:

Mở đầu – Lời chào trang trọng

Cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp thể hiện ngay từ mở bài. Dùng để chào hỏi và giới thiệu ngắn gọn về nội dung email ở mở bài.

• Nếu biết tên người nhận: "Dear Mr. Brown," hoặc "Dear Ms. Taylor,".
• Nếu không rõ danh tính người nhận: "Dear Sir or Madam," hoặc "To whom it may concern,". 

Nội dung chính của thư

Sau phần mở đầu, bạn cần trình bày rõ ràng nội dung chính của email. Đa phần các bài mẫu viết email bằng tiếng Anh đều: 

• Sử dụng các từ nối như Furthermore, Moreover, In addition, để giúp mạch văn logic hơn.
• Nếu cần đề cập đến các thông tin quan trọng, hãy sử dụng dấu đầu dòng (bullet points).

Ví dụ, nếu bạn viết email xin việc: "I am very interested in the Sales Manager position at your company. I have five years of experience in sales and marketing, and I believe my skills would be a great fit for your team."

Khi viết email, nội dung chính cần được trình bày một cách rõ ràng, đầy đủ. Ngoài ra nội dung có tính liên kết, giúp người nhận dễ dàng hiểu thông điệp bạn muốn truyền tải. 

Kết thúc – Lời chào tạm biệt

Cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp luôn phải có lời kết thúc. Phần kết thúc của email giúp thể hiện sự lịch sự và mong muốn nhận được phản hồi từ người nhận. Đưa ra lời cảm ơn và sử dụng lời chào phù hợp trước khi kết thúc email ở phần kết thúc. Bạn nên chọn lời chào phù hợp với bối cảnh giao tiếp, ví dụ: Thank you for your time and consideration.

Hiện nay để tự viết một email bằng tiếng Anh không quá khó. Chỉ vài thao tác lướt mạng, bạn nhanh chóng có cho mình nhiều bài mẫu viết email bằng tiếng Anh phù hợp. Tham khảo ngay các dòng laptop văn phòng sau để thực hành viết email cho đối tác một cách chuyên nghiệp:

[Product_Listing categoryid="5" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/laptop/mac.htmll" title="Danh sách MacBook đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS"]

Tổng hợp các mẫu thư/email tiếng Anh B1 tham khảo

Để đảm bảo email của bạn rõ ràng và có sức thuyết phục, hãy tham khảo một số mẫu phổ biến cùng những lưu ý quan trọng dưới đây: Tránh viết quá dài dòng, hãy sử dụng câu ngắn gọn, súc tích; Sử dụng những cụm từ phổ biến giúp email chuyên nghiệp hơn:

Mẫu email tiếng Anh ứng tuyển công việc

Khi ứng tuyển vào một công việc, một email rõ ràng và chuyên nghiệp có thể giúp bạn tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng: Ví dụ về Subject: Application for Sales Manager Position.

Dear Hiring Manager,

I am writing to apply for the Sales Manager position at ABC Company. With five years of experience in sales and a proven record of meeting targets, I believe I can contribute effectively to your team. 

Please find my resume attached for your review. I would appreciate the opportunity to discuss my qualifications in more detail.

Thank you for your time and consideration.

Best regards,
[Your Name]

Xác nhận đồng ý nhận việc từ nhà tuyển dụng

Khi nhận được lời mời làm việc từ nhà tuyển dụng, cách viết email bằng tiếng Anh xác nhận đồng ý chuyên nghiệp sẽ thể hiện sự nghiêm túc và thiện chí của bạn. Ví dụ về Subject: Acceptance of Job Offer. 

Dear [Hiring Manager’s Name],

I am delighted to accept the Sales Manager position at ABC Company and look forward to contributing to the team’s success. My start date will be [Start Date]. Kindly let me know if there are any additional documents you need from me. 

Thank you.

Best regards,
[Your Name]

Từ chối lời mời làm việc từ nhà tuyển dụng

Trong một số trường hợp, bạn có thể nhận được nhiều lời mời làm việc cùng lúc hoặc quyết định không tiếp nhận công việc vì lý do cá nhân. Cách viết email bằng tiếng Anh thể hiện lời từ chối một cách lịch sự và chuyên nghiệp là rất quan trọng để duy trì mối quan hệ tốt với nhà tuyển dụng. Ví dụ về Subject: Job Offer Decline.

Dear [Hiring Manager’s Name],

I truly appreciate the offer for the Sales Manager role at ABC Company. However, after thorough consideration, I have chosen to pursue another opportunity that aligns better with my career goals. I sincerely appreciate the time and effort you invested in the hiring process and hope to stay in touch in the future."

Best regards,
[Your Name]

Email giới thiệu sản phẩm đến khách hàng

Việc gửi email giới thiệu sản phẩm đến khách hàng là một cách hiệu quả để thu hút sự quan tâm và tăng cường nhận diện thương hiệu. Một email chuyên nghiệp, rõ ràng và hấp dẫn sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt với khách hàng tiềm năng: Ví dụ về Subject: Introducing Our New Product – [Product Name].

Dear [Customer’s Name],

We are excited to introduce our latest product, [Product Name], designed to help you [mention the product’s benefit]. For a limited time, we are offering an exclusive discount for early adopters. 

Best regards,
[Your Company’s Name]

Thư xin lỗi khách hàng vì sự cố phát sinh

Trong quá trình kinh doanh, không thể tránh khỏi những sự cố ngoài ý muốn có thể ảnh hưởng đến khách hàng. Cách viết email bằng tiếng Anh xin lỗi chân thành và chuyên nghiệp sẽ giúp duy trì mối quan hệ tốt đẹp và củng cố lòng tin của khách hàng đối với doanh nghiệp. Ví dụ về Subject: Apology for Inconvenience.

Dear [Customer’s Name],

We are pleased to inform you that the issue has been resolved, and we have implemented measures to prevent it from happening again. Thank you for your patience and understanding. Please do not hesitate to contact us if you need further assistance.

Best regards,
[Your Name]

Gửi thông báo nội bộ đến nhân viên

Một email rõ ràng và ngắn gọn sẽ giúp đảm bảo tất cả mọi người đều nắm bắt được thông tin cần thiết. Ví dụ về Subject: Important Company Announcement. 

Dear Team,

We would like to inform you about [mention the announcement]. Please review the attached document for details.

If you have any questions, feel free to reach out.

Best regards,
[Your Name]

Email yêu cầu cung cấp thông tin

Trong công việc, có nhiều trường hợp bạn cần gửi email để yêu cầu thông tin từ đồng nghiệp, đối tác hoặc khách hàng. Một email rõ ràng, lịch sự và chuyên nghiệp sẽ giúp bạn nhận được phản hồi nhanh chóng và đầy đủ. Ví dụ về Subject: Request for Information.

Dear [Recipient’s Name],

I am reaching out to request information regarding [specific information]. Please provide the details by [deadline].

Thank you for your support.

Best regards,
[Your Name]

Bày tỏ thắc mắc với cấp trên

Trong môi trường làm việc, có những lúc bạn cần làm rõ các vấn đề hoặc tìm kiếm hướng dẫn từ cấp trên. Cách viết email bằng tiếng Anh lịch sự và cụ thể sẽ giúp bạn truyền đạt thắc mắc một cách hiệu quả và nhận được phản hồi nhanh chóng. Ví dụ về Subject: Inquiry Regarding [Topic].

Dear [Manager’s Name],

I would like to seek clarification on [mention the issue]. Could we schedule a meeting to discuss this further?

Best regards,
[Your Name]

Nhắc nhở sếp về công việc quan trọng

Trong môi trường làm việc bận rộn, việc nhắc nhở sếp về các công việc quan trọng giúp đảm bảo tiến độ và tránh bỏ lỡ các nhiệm vụ quan trọng. Để đảm bảo công việc diễn ra đúng tiến độ, một email nhắc nhở lịch sự sẽ rất hữu ích. Ví dụ về Subject: Reminder: [Task Name] Deadline Approaching.

Dear [Manager’s Name],

Just a quick reminder that the deadline for [task] is approaching on [date]. Please let me know if you need any assistance.

Best regards,
[Your Name]

Đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh

Dưới đây là một mẫu email xin nghỉ việc mà bạn có thể tham khảo. Ví dụ về Subject: Resignation Letter. 

Dear [Manager’s Name],

I would like to formally submit my resignation from my position at [Company Name], effective [Last Working Day]. I am truly grateful for the experiences and support I have received during my time at the company. I will do my best to ensure a smooth transition before my departure.

Best regards,
[Your Name]

Những điều cần lưu ý khi viết thư/email tiếng Anh B1

Cách viết email bằng tiếng Anh không chỉ cần đúng ngữ pháp mà còn phải phù hợp với bối cảnh và mục đích giao tiếp. Dưới đây là những yếu tố quan trọng bạn nên lưu ý để email của mình trở nên chuyên nghiệp và hiệu quả hơn:

Về nội dung

Ngoài tham khảo các bài mẫu viết email bằng tiếng Anh kể trên, bạn cần trau dồi thêm vốn từ. Đặc biệt nắm một số quy chuẩn: 

• Luôn giữ nội dung ngắn gọn, rõ ràng, tránh lan man.
• Dùng câu đơn giản, không sử dụng từ vựng phức tạp hoặc câu quá dài.
• Viết rõ ràng, có bố cục hợp lý, email nên có phần mở đầu, nội dung và kết thúc mạch lạc.

Về hình thức

Bên cạnh nội dung, hình thức của email cũng đóng vai trò quan trọng. Hình thức viết email thể hiện sự chuyên nghiệp, tạo ấn tượng tốt cho người đọc:

• Chỉ dùng phông chữ chuyên nghiệp như Arial hoặc Times New Roman.
• Tránh sử dụng chữ in hoa toàn bộ bởi điều này có thể khiến email trông thiếu chuyên nghiệp.

Cách viết email bằng tiếng Anh không quá khó nếu bạn nắm rõ cấu trúc và biết cách áp dụng các mẫu email phù hợp. Việc viết email nhiều sẽ giúp bạn nâng cao kỹ năng và giao tiếp tự tin hơn. Hy vọng qua các bài mẫu viết email bằng tiếng Anh gửi cho bạn phía trên giúp bạn cải thiện kỹ năng viết email chuyên nghiệp hơn!