Excel tính sai kết quả: Nguyên nhân và cách khắc phục nhanh

Excel tính sai kết quả là tình huống khiến nhiều người dùng bối rối khi làm việc với phần mềm này. Có nhiều nguyên nhân khiến Excel tính cho kết quả sai, từ công thức lỗi đến thiết lập chưa đúng. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn tìm hiểu nguyên nhân và cách khắc phục nhanh, đơn giản nhất.

Vì sao Excel tính sai kết quả?

Trong quá trình làm việc, đôi khi Excel cho kết quả sai khiến nhiều người dùng hoang mang và khó kiểm soát dữ liệu. Có thể là do sai công thức tính toán, nhầm dữ liệu đầu vào hoặc một số lý do khác. Cùng tìm hiểu ngay dưới đây để biết lý do và cách xử lý kịp thời!

Sai công thức tính toán

Nguyên nhân đầu tiên của việc Excel tính sai kết quả có thể từ việc nhập sai công thức. Người dùng có thể nhầm dấu ngoặc, thiếu dấu phẩy hoặc sử dụng hàm không đúng, ví dụ dùng SUM thay vì AVERAGE… Ngoài ra, việc kéo công thức bị lệch dòng hoặc tham chiếu nhầm ô cũng dễ dẫn đến lỗi tính toán. Vì vậy, bạn hãy rà soát kỹ từng lệnh trước khi sử dụng.

Nếu bạn thường xuyên làm việc với Excel, nhất là xử lý file nặng thì nên đầu tư một chiếc máy tính xịn sò để tránh tình trạng Excel tính sai kết quả. Máy mạnh giúp xử lý nhanh, mượt và chính xác hơn. Xem ngay một vài mẫu laptop xịn, giá hợp lý tại CellphoneS dưới đây!

[Product_Listing categoryid="380" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/laptop.html" title="Danh sách Laptop đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS"]

Lỗi định dạng ô dữ liệu

Nếu định dạng ô không đúng, rất dễ khiến Excel tính kết quả sai. Ví dụ, ô chứa số lại đặt định dạng Text, hoặc ô chứa ngày tháng không đúng chuẩn. Khi đó, các hàm tính toán sẽ không nhận diện chính xác giá trị và cho ra kết quả sai lệch. Vì vậy, hãy luôn rà soát và thiết lập định dạng dữ liệu phù hợp trước khi thao tác.

Dữ liệu đầu vào không chính xác

Dữ liệu đầu vào bị sai hoặc trùng lặp là nguyên nhân khiến Excel tính sai kết quả mà nhiều người hay bỏ sót. Có thể dữ liệu bị thiếu, nhập nhầm số liệu hoặc nằm ngoài phạm vi tính toán mà bạn không kiểm tra lại. Ngoài ra, dữ liệu bị ẩn trong bảng cũng có thể là nguyên nhân cho việc bảng tính sai kết quả. Vì vậy, người dùng Excel cũng nên rà soát kỹ trước khi tính toán.

Cách kiểm tra và khắc phục lỗi Excel tính sai kết quả

Khi gặp tình trạng Excel cho kết quả sai, bạn không nên vội vàng sửa từng ô mà cần rà soát lại toàn bộ bảng tính. Việc rà soát từng yếu tố từ hàm, định dạng đến dữ liệu đầu vào sẽ giúp xác định đúng nguyên nhân, từ đó việc khắc phục sẽ chính xác hơn.

Kiểm tra lại công thức và các tham chiếu ô

Khi Excel tính sai kết quả, hãy tra lại toàn bộ công thức và các ô tham chiếu liên quan. Đảm bảo không bị sai dấu ngoặc, dấu phẩy hay nhầm hàm sử dụng. Ngoài ra, kiểm tra xem các ô tham chiếu có đúng phạm vi cần tính không, tránh bị lệch dòng, cột hoặc thiếu dữ liệu. Việc rà soát kỹ từng hàm giúp bạn nhanh chóng phát hiện lỗi và sửa đúng chỗ.

Điều chỉnh định dạng ô cho phù hợp

Khi Excel tính kết quả sai, một nguyên nhân dễ gặp là do định dạng ô không đúng. Ví dụ, ô nhập công thức nhưng lại để định dạng Text, khiến hàm không nhảy mà hiển thị nguyên văn. Để xử lý, bạn chỉ cần:

Bước 1: Chọn ô chứa hàm bị lỗi, rồi tiếp tục click tab Home.

Bước 2: Tìm mục Number ở trong Home, tiếp tục click Text.

Bước 3: Nhấp vào mục định dạng (mặc định là Text) và đổi sang General, Number, hoặc ô tùy chọn phù hợp.

Bước 4: Sau đó, nhập lại công thức hoặc nhấn đúp vào ô đó rồi Enter để cập nhật kết quả.

Dùng công cụ kiểm tra lỗi tích hợp trong Excel

Khi gặp tình trạng Excel tính sai kết quả, bạn có thể tận dụng các công cụ kiểm tra lỗi sẵn có như Error Checking, Trace Precedents… Đây là hai tính năng hỗ trợ xác định và dò tìm nguyên nhân lỗi khi làm với Excel. Để rõ hơn về cách dùng Error Checking, bạn tham khảo:

Bước 1: Mở file Excel cần kiểm tra, vào tab Formulas, tiếp tục click Error Checking.

Bước 2: Excel sẽ tự động đưa bạn đến ô đầu tiên bị lỗi và mở cửa sổ kiểm tra lỗi.

Bước 3: Các ô tính năng trong Error Checking bạn có thể chọn như Show Calculation Steps, Edit in Formula Bar… Giả sử, bạn chọn Edit in Formula Bar, Excel sẽ đưa người dùng đến thanh công thức để chỉnh sửa. Sau khi sửa xong, click vào Resume thì mục Error Checking sẽ hiện lại và người dùng sẽ tiến hành rà soát các lỗi khác.

Trên đây là bài viết về thủ thuật Excel ,những nguyên nhân phổ biến khiến Excel tính sai kết quả và cách xử lý nhanh chóng. Hy vọng bạn sẽ không còn gặp tình trạng Excel tính cho kết quả sai trong quá trình làm việc của mình. Đừng quên kiểm tra kỹ hàm và thiết lập trước khi làm việc để không mắc lỗi này nữa nhé!

Xem thêm bài viết ở chuyên mục: Tin học văn phòng