Cách khóa ô trong Google Sheet chi tiết và dễ dàng

Khóa ô trong Google Sheet là giải pháp hoàn hảo để tránh thay đổi dữ liệu quan trọng khi bạn chia sẻ với nhiều người. Bài viết này Sforum sẽ hướng dẫn bạn cách khóa ô hoặc toàn bộ trang tính, Google Sheet giúp bạn kiểm soát hoàn toàn việc chỉnh sửa.

Lợi ích khi khóa ô trong Google Sheet

Việc bảo vệ dải ô hay khóa ô trong Google Sheet giúp ích rất nhiều trong công việc, nhất là khi bạn cộng tác với nhóm hoặc chia sẻ trang tính với nhiều người dùng.

• Bảo vệ dữ liệu quan trọng: Bạn có thể ngăn chặn người khác vô tình hoặc cố ý chỉnh sửa các công thức, kết quả tính toán hoặc dữ liệu gốc quan trọng bằng cách khóa ô. 
• Giữ nguyên cấu trúc dữ liệu: Cấu trúc Google Sheet và công thức được giữ nguyên khi dữ liệu được khóa, đảm bảo báo cáo chính xác và nhất quán.

• Tăng cường khả năng cộng tác: Bạn có thể phân quyền chỉnh sửa cho từng người dùng để kiểm soát ai được phép sửa đổi các ô cụ thể.
• Giảm thiểu lỗi phát sinh: Bảo vệ ô trong Google Sheet giúp hạn chế lỗi nhập liệu hoặc lỗi công thức từ những người dùng, tiết kiệm thời gian chỉnh sửa.

Khóa ô trong Google Sheet còn thiết lập môi trường làm việc chuyên nghiệp, giúp duy trì phiên bản đáng tin cậy của tài liệu. Nó rất quan trọng cho các báo cáo tài chính hay dự án phức tạp, đảm bảo mọi thành viên luôn làm việc dựa trên dữ liệu chính xác và cấu trúc thống nhất. 

Bạn đang tìm kiếm laptop để xử lý các tác vụ văn phòng? Laptop HP với cấu hình ổn định, màn hình sắc nét giúp bạn thao tác Google Sheet mượt mà. Mua ngay laptop HP để làm việc trên Google Sheet nhanh, hiệu quả và chuyên nghiệp hơn!

[Product_Listing categoryid="156" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/laptop/hp.html" title="Danh sách Laptop HP đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS"]

Cách khóa ô trong Google Sheet chi tiết từng bước

Quy trình khóa ô trong Google Sheet rất dễ thực hiện chỉ với vài thao tác.

1. Chọn ô hoặc dải ô cần khóa

• Để chọn một ô, click chuột vào ô đó.
• Để chọn một dải ô, click giữ chuột và kéo qua các ô (hoặc giữ phím Ctrl/Command và click vào các ô/dải ô để chọn riêng lẻ).

2. Truy cập Bảo vệ trang tính và dải ô:

• Chọn Dữ liệu > Bảo vệ trang tính và dải ô.

3. Thêm mô tả cho ô được khóa:

• Trong Trang tính và dải ô được bảo vệ, bạn có thể đặt tên mô tả cho vùng khóa.
• Click vào Đặt quyền để tiếp tục.

4. Thiết lập quyền chỉnh sửa:

• Chọn Giới hạn người có thể chỉnh sửa phạm vi này → Chọn menu thả xuống.
• Chọn Chỉ bạn (chỉ mình tài khoản của bạn mới có thể chỉnh sửa ô này).

• Hoặc chọn Tùy chỉnh → Thêm các tài khoản email cụ thể mà bạn muốn cấp quyền.
• Nhấn Xong để kích hoạt bảo vệ.

Lưu ý: Sau khi khóa ô trong Google Sheet, bất cứ ai không có quyền chỉnh sửa sẽ nhận được thông báo lỗi khi cố gắng sửa nội dung.

Cách khóa toàn bộ trang tính trong Google Sheet

Ngoài việc khóa ô trong Google Sheet riêng lẻ, bạn cũng có thể khóa toàn bộ trang một cách dễ dàng.

1. Mở Bảo vệ trang tính và dải ô:

• Chọn Dữ liệu → Chọn Bảo vệ trang tính và dải ô.
• Chọn + Thêm trang tính hoặc dải ô.

2. Thêm trang tính cần khóa:

• Trong Trang tính và dải ô được bảo vệ, chọn Trang tính.
• Chọn Trang tính để bảo vệ.
• Click vào Đặt quyền để tiếp tục.

3. Thiết lập quyền chỉnh sửa:

• Chọn Giới hạn người có thể chỉnh sửa phạm vi này.
• Trong menu thả xuống, chọn Tùy chỉnh → Thêm các tài khoản email cụ thể mà bạn muốn cấp quyền.
• Nhấn Xong để kích hoạt bảo vệ.

Lưu ý: Nếu bạn muốn khóa toàn bộ trang nhưng vẫn cho phép sửa một vài ô cụ thể, hãy đánh dấu vào ô Ngoại trừ một số ô.

Cách hiển thị cảnh báo khi người dùng sửa nội dung ô khóa

Thay vì cấm hoàn toàn, bạn có thể thiết lập để chỉ hiển thị cảnh báo khi người dùng cố gắng sửa đổi ô đã được khóa ô trong Google Sheet.

1. Chọn dải ô:

• Để chọn một dải ô, click giữ chuột và kéo qua các ô.

2. Chọn dải ô cần cảnh báo:

• Click chuột phải → Chọn Xem các hành động khác đối với ô > Bảo vệ dải ô.

• Chọn Đặt quyền.

3. Thiết lập tùy chọn cảnh báo:

• Chọn Hiển thị cảnh báo khi chỉnh sửa dải ô này → Chọn Xong để hoàn thành.

Lưu ý: Hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo khi người dùng không có quyền cố gắng sửa, họ vẫn có thể chọn xác nhận chỉnh sửa để thay đổi.

Cách mở khóa ô, khối ô hoặc trang tính đã bị khóa

Khi không cần khóa ô trong Google Sheet nữa, bạn có thể dễ dàng xóa bỏ lớp bảo vệ đó.

1. Mở thanh công cụ:

• Truy cập lại Dữ liệu → Bảo vệ trang tính và dải ô.

2. Chọn dải ô hoặc trang tính cần mở khóa:

• Click vào dải ô (hoặc trang tính) mà bạn muốn mở khóa.

3. Xóa lớp bảo vệ:

• Click vào Thùng rác ở góc phải → Xác nhận Xóa để mở khóa ô, khối ô.

Một số lưu ý khi khóa ô trong Google Sheet

Để việc khóa ô trong Google Sheet trở nên hiệu quả và quản lý dễ dàng, bạn nên lưu ý vài điểm sau:

• Không nhầm lẫn với bảo mật: Khóa ô trong Google Sheet giúp bảo vệ khỏi sửa đổi ngoài ý muốn, nhưng người dùng vẫn xem được dữ liệu.
• Chủ sở hữu có toàn quyền: Chủ sở hữu có quyền chỉnh sửa, ngay cả khi đã khóa dữ liệu trong Google Sheet.

• Cấp quyền linh hoạt: Nên dùng tùy chọn “Tùy chỉnh” khi khóa ô để kiểm soát chi tiết quyền chỉnh sửa thay vì cấp quyền chung chung.
• Sử dụng mô tả rõ ràng: Luôn đặt mô tả rõ ràng (ví dụ: Công thức tính tổng) cho ô đã khóa để dễ quản lý.

• Tránh khóa ô nhập liệu: Chỉ nên khóa các ô chứa công thức hoặc dữ liệu đã chốt, tránh khóa ô nhập liệu để thành viên không bị cản trở công việc.
• Kiểm tra lại quyền: Sau khi thiết lập cách bảo vệ ô trong Google Sheet, hãy kiểm tra lại bằng một tài khoản khác để đảm bảo quyền đã được áp dụng.

Việc tìm hiểu cách khóa ô trong Google Sheet là kỹ năng thiết yếu trong môi trường làm việc cộng tác ngày nay, đặc biệt khi sử dụng Google Workspace. Hy vọng với hướng dẫn chi tiết này từ Sforum, bạn đã nắm rõ các bước để khóa ô trong Google Sheet và bảo vệ dữ liệu một cách hiệu quả nhất. Hãy bắt đầu áp dụng ngay hôm nay để quản lý bảng tính của mình một cách chuyên nghiệp!

Xem thêm các bài viết tại chuyên mục: Tin học văn phòng