KPI là gì? Phân loại KPI? Phương pháp xây dựng KPI hiệu quả

KPI là gì, Cá nhân, doanh nghiệp nên phân loại, đánh giá và triển khai KPI như thế nào mới hiệu quả? Nếu bạn đang tìm lời giải cho những vấn đề này thì hãy theo dõi bài viết dưới đây. Sforum đã tổng hợp tất tần tật thông tin về KPI, bạn hãy tham khảo để có cái nhìn khách quan hơn. 1000+ thuật ngữ công nghệ khác bạn có thể muốn biết thêm.

KPI là gì?

KPI là từ viết tắt của Key Performance Indicator. Đây là chỉ số chuyên đánh giá hiệu suất trọng yếu, phản ánh mức độ hoàn thành mục tiêu. Mọi cá nhân, bộ phận, công ty hiện nay đều sử dụng KPI làm mục tiêu cần đạt được. KPI được xây dựng dựa theo phương pháp BSC (bảng điểm cân bằng).

Nói một cách dễ hiểu thì phương pháp BSC là bản đồ chiến lược. BSC đã cụ thể hoá bản đồ thành từng mục tiêu chiến lược. Mọi bản đồ sẽ có 4 mục tiêu, bao gồm tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ, phát triển. Sau khi xác định mục tiêu doanh nghiệp, cá nhân sẽ cụ thể hoá các chi tiêu với chỉ số đo lường.

Nhìn chung chỉ tiêu KPI cần tương xứng với chức năng, vị trí,… của bộ phận. Hầu hết các bộ phận quản lý sẽ đưa ra chỉ số KPI để đánh giá hiệu quả làm việc. Qua đó quản lý sẽ tính toán, trả lương hoặc thưởng đạt KPI cho nhân viên được tốt hơn.

• Tham khảo thêm:Mã định danh là gì? Cách tra cứu định danh nhanh chóng

Vai trò của KPI trong doanh nghiệp

Tại sao các doanh nghiệp, cá nhân hiện nay đều sử dụng chỉ số KPI? KPI là gì mà lại quan trọng như vậy. Dưới đây chúng tôi đã tổng hợp một số lý do nên dùng KPI khi hoạt động kinh doanh. Cụ thể:

Đánh giá chính xác năng lực làm việc

Lý do khiến doanh nghiệp dùng KPI đó là hiệu quả đánh giá đúng năng lực làm việc của nhân viên. Hiện nay mọi công ty đều áp KPI cụ thể để kiểm tra hiệu quả công việc của cấp dưới. Từng bộ phận, cá nhân tại doanh nghiệp đều có chỉ số KPI để đảm bảo chất lượng làm việc.

Hoạch định chiến lược kinh doanh

Doanh nghiệp, cá nhân khi hoạt động đều cần tới KPI để hoạch định chiến lược kinh doanh. Chỉ số KPI sẽ đo lường chính xác hiệu quả của chiến lược kinh doanh khi thực hiện.

Nâng cao động lực, tinh thần trách nhiệm

Chỉ số KPI còn là yếu tố giúp doanh nghiệp, cá nhân có trách nhiệm với công việc của mình. Để đạt được KPI mục tiêu, mọi người sẽ có động lực làm việc chăm chỉ hơn.

Tiếp nhận thông tin quan trọng

Mọi người có thể dựa vào chỉ số KPI để có cái nhìn tổng thể về doanh nghiệp, cá nhân. Trước khi hợp tác làm việc, nếu chỉ số KPI của bạn cao thì xác suất kết hợp làm ăn sẽ tốt hơn.

Đo lường mục tiêu

Doanh nghiệp, cá nhân có thể đo lường chính xác các mục tiêu của mình. Bạn sẽ xác định được điểm đúng, điểm sai của mục tiêu. Qua đó có sự tuỳ chỉnh hợp lý và hoàn thành mục tiêu đề ra nhanh hơn.

Phân loại các KPI phổ biến nhất

Hiện nay có nhiều cách khác nhau để phân loại KPI. Tuy nhiên có 2 chỉ số KPI phổ biến nhất là KPI chiến lược và KPI chiến thuật. Mỗi một loại sẽ có đặc điểm riêng biệt, cụ thể như sau:

KPI chiến thuật

Đây là chỉ tiêu KPI được gắn liền với nhiều hoạt động nhỏ. KPI chiến thuật thường giúp doanh nghiệp, cá nhân tiến gần tới việc hoàn thành mục tiêu chiến lược.

Ví dụ: nếu chỉ tiêu KPI chiến lược là đạt doanh thu 100 tỷ/năm. Để hoàn thiện mục tiêu thì doanh nghiệp cần đạt 400 hợp đồng có giá trị là 250 triệu/năm.

KPI chiến lược

Đặc điểm của KPI chiến lược là những mục tiêu như doanh thu, lợi nhuận, profit, marketing share, thị phần,… Các chỉ tiêu này thường quyết định phần lớn tới “sự sống còn” của doanh nghiệp khi hoạt động. Ngoài ra còn hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thành các chiến lược mục tiêu đã đề ra.

Ví dụ chỉ tiêu KPI chiến lược là đạt doanh thu 100 tỷ/năm, nếu mục tiêu chiến lược không hoàn thành thì lợi nhuận sẽ bị ảnh hưởng. Điều này dẫn tới những hệ quả như nhà đầu tư rút vốn, công ty trục trặc,…

Phương pháp xây dựng hệ thống KPI hiệu quả

Thực tế nhược điểm của chỉ số KPI chỉ xảy ra nếu bạn không biết xây dựng hệ thống KPI. Dưới đây chúng tôi đã hướng dẫn quy trình xây dựng hệ thống KPI hữu ích, bạn hãy tham khảo nhé:

Xác định cá nhân/bộ phận xây dựng KPI

Có 2 cách chính để xác định cá nhân/bộ phận phù hợp xây dựng KPI. Bao gồm trưởng bộ phận/phòng/ban hoặc các nhà chuyên môn, bộ phận chuyên trách. Mỗi một cách sẽ có ưu điểm như sau:

• Người xây dựng KPI là trưởng bộ phận/phòng/ban: Họ sẽ hiểu rõ nhất về nhiệm vụ tại từng vị trí. Qua đó đảm bảo tính khả thi cho các chỉ số KPI khi làm việc.
• Người xây dựng KPI là các nhà chuyên môn, bộ phận chuyên trách: Phương pháp này có tính khách quan hơn. Tuy nhiên lại khó đảm bảo hiệu quả của từng nhiệm vụ, chức năng tại từng vị trí.

Xác định chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận

Để xây dựng hệ thống KPI, doanh nghiệp nên xác định chức năng làm việc tại từng phòng ban. Mọi cá nhân đều cần hoàn thành tốt công việc của bản thân. Hiệu suất công việc sẽ tốt hơn nếu xây dựng hệ thống KPI với bước này.

Xác định từng nhiệm vụ

Mọi nhiệm vụ có trong hệ thống KPI đều quan trọng. Nếu cá nhân/phòng ban hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình thì hiệu quả làm việc chung sẽ đi đúng hướng.

Xác định hiệu suất

Đây là bước quan trọng trong quá trình xây dựng hệ thống KPI. Mọi doanh nghiệp, cá nhân đều cần đo lường hiệu suất làm việc với chỉ số KPI cụ thể. Việc xác định hiệu suất sẽ giúp ích cho việc hoàn thiện mục tiêu cuối cùng khi làm việc.

Điều chỉnh

Khi đo lường các chỉ số KPI, cá nhân/doanh nghiệp sẽ có kết luận khách quan. Nếu hệ thống làm việc chưa đạt mục tiêu, doanh nghiệp có thể tùy chỉnh phù hợp. Qua đó mục tiêu làm việc sẽ đi đúng hướng hơn.

Một số yếu tố nên đáp ứng khi xây dựng chỉ số KPI

Trong quá trình xây dựng chỉ số KPI đúng quy trình, doanh nghiệp nên lưu ý một số yếu tố. Khi đáp ứng các yếu tố này, hiệu quả làm việc tổng thể sẽ hiệu quả hơn. Cụ thể gồm:

• Áp dụng quy trình BSC
• Xây dựng, phân bổ hệ thống chỉ tiêu cho các bộ phận/cá nhân
• Cơ cấu tổ chức cần được chuẩn hoá
• Định hướng chiến lược cần có sự thống nhất
• Thiết lập bản đồ chiến lược chính xác
• Lập ra các quy chế đánh giá

Cách triển khai hệ thống KPI hữu ích

KPI là gì? Cách đánh giá chính xác KPI sẽ mang lại hiệu quả cao khi doanh nghiệp hoạt động, hoàn thành mục tiêu chiến lược. Để vận hành hệ thống KPI, mọi lãnh đạo đều nên bắt đầu từ những điều cơ bản nhất.

Đầu tiên doanh nghiệp cần hiểu được mục tiêu của tổ chức. Sau đó mới hoạch định kế hoạch để hoàn thành mục tiêu. Doanh nghiệp cần phân bổ nhiệm vụ cho từng vị trí nhất định. Qua đó mới xây dựng hệ thống KPI phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của mình. Để làm được những điều này, mọi doanh nghiệp đều nên tự đặt ra một số câu hỏi:

• Mục tiêu chiến lược mong muốn đạt được là gì?
• Tại sao kết quả, mục tiêu đó lại quan trọng?
• Mục tiêu đó mang lại lợi ích gì?
• Ai chịu trách nhiệm cho hiệu quả của công việc?
• Chỉ số KPI chiến thuật, mục tiêu bao nhiêu là phù hợp?
• Làm thế nào để đo lường, biết rằng KPI đã đạt được?

Sau khi tìm được đáp án cho những câu hỏi trên, doanh nghiệp sẽ có hệ thống KPI hiệu quả hơn. Tốt nhất chỉ số KPI của mọi cá nhân, doanh nghiệp đều nên có giá trị thực tế. Đây là yếu tố cần “nhấn mạnh” để nhận được lợi ích tuyệt vời mà chỉ số KPI mang lại.

Các câu hỏi thường gặp

Đặc điểm của hệ thống KPI tốt là gì?

Toàn bộ chỉ số KPI (mục tiêu hoặc chỉ tiêu) của bộ phận/cá nhân đều cần phù hợp với nhiệm vụ được phân bổ.

- Đáp ứng tiêu chí SMART: Một hệ thống KPI tốt nên có mục tiêu SMART hợp lý. Doanh nghiệp, cá nhân đều cần đáp ứng những tiêu chí, bao gồm:

• Specific – Cụ thể: Từng thông số của KPI đều cần tách rõ ràng để triển khai công việc được thuận tiện
• Measurable – Đo lường: KPI phải có khả năng đo lường
• Achievable – Đạt được: Chỉ số KPI cần nằm trong khả năng của bộ phận/cá nhân
• Realistic – Thực tế: Tính đến những yếu tố ảnh hưởng đến mục tiêu cuối để cân nhắc tới các chỉ số kế hoạch
• Time-bound – Thời gian cụ thể: Chỉ số, hệ thống KPI cần có thời hạn hoàn thành đúng

Lý do khiến doanh nghiệp không đạt được KPI?

Thực tế có khá nhiều doanh nghiệp, cá nhân mặc dù hiểu rõ KPI là gì? Tuy nhiên họ vẫn không thể nào đạt được mục tiêu KPI đã đề ra. Điều này khiến bạn không biết lý do là gì? Liệu bản thân, doanh nghiệp của mình có mắc phải không? Dưới đây chúng tôi đã tổng hợp một số lý do để bạn có phòng tránh được chính xác hơn:

• Các mục tiêu thiết lập không được rõ ràng, không đủ SMART
• Truyền thông về hệ thống KPI chưa đủ rộng
• Triển khai KPI nhưng không nhận được sự đồng thuận từ các phòng ban, cá nhân
• Hệ thống mục tiêu, chỉ số KPI quá cao, không thực tế
• Thiếu người quản lý theo dõi, giám sát khi thực hiện hệ thống, chỉ số KPI
• Quy trình xây dựng KPI không đúng cách, rườm rà, phức tạp
• Năng lực thực tại của phòng ban/cá nhân không đủ để đạt được KPI

Tại sao KPI chiến thuật đạt nhưng mục tiêu chiến lược lại không đạt?

Điều này là băn khoăn chung của nhiều cá nhân doanh nghiệp khi xây dựng hệ thống KPI. Thực tế lý do chính đó là KPI chiến thuật không có sự kết nối với mục tiêu chiến lược.

Ví dụ chỉ tiêu KPI chiến thuật của công ty là “Số lượt truy cập” vào website. Nhân viên marketing sẽ tập trung vào việc sử dụng các từ khoá có lượng search lớn. Tuy nhiên các từ khoá này lại không liên quan sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Qua đó tỷ lệ chuyển đổi khách hàng thấp (mục tiêu) dù số lượng truy cập cao (KPI chiến thuật).

Đối với trường hợp đạt được KPI chiến thuật nhưng mục tiêu chiến lược lại không đạt được. Lúc này vấn đề lớn nhất cần khắc phục đó là điều chỉnh chỉ số KPI lên cao hơn. Tuy nhiên bạn không nên tham lam quá nhiều chỉ số KPI chiến thuật khi xây dựng hệ thống KPI. Bởi vì điều này thường dẫn đến hệ quả khiến việc hoạt động của doanh nghiệp mất đi trọng tâm.

Ưu nhược điểm của chỉ số KPI

Tìm hiểu về ưu nhược điểm của chỉ số KPI sẽ giúp bạn biết rõ KPI là gì? Nếu bạn muốn xây dựng hệ thống KPI để làm việc thì hãy bỏ túi một số ưu nhược điểm. Cụ thể:

• Mang tới cái nhìn tổng quan về một mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp
• Định dạng, định lượng các dữ liệu xác định đi kèm con số cụ thể
• Hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra quyết định làm việc chính xác hơn
• Đánh giá trực quan thành tích, hiệu suất công việc của từng cá nhân, bộ phận
• Góp phần khen thưởng, khiển trách hiệu suất làm việc khách quan nhất
• Tạo động lực và thúc đẩy tinh thần làm việc
• Mang đến sự đồng nhất khi làm việc để đạt được mục tiêu chung

Ngoài ra, hệ thống kpi cũng còn một vài điểm hạn chế như:

• Vô tình gây ra tác động tiêu cực nếu không xác định rõ ràng chỉ số của KPI
• Khiến nhân viên mất ý chí hoàn thành công việc nếu chỉ số KPI quá mơ hồ
• Mối quan hệ giữa nhân viên và doanh nghiệp thiếu gắn kết bởi chỉ số KPI không rõ ràng
• Tạo ra rủi ro nếu chỉ số KPI đề ra quá lớn, thiếu chính xác
• Hiệu quả làm việc kém đi bởi chỉ số KPI quá thiếu kiểm soát

Lời kết

KPI là gì? Doanh nghiệp, cá nhân nên phân loại, đánh giá, triển khai KPI hiệu quả như thế nào? Hy vọng bài viết của Sforum đã giúp bạn tìm được đáp án chính xác cho các thắc mắc trên.