KYC là gì? Quy trình xác thực KYC trong định danh danh tính

KYC là một thuật ngữ được sử dụng nhiều trong lĩnh vực ngân hàng, tài chính. KYC có vai trò quan trọng và cần thiết nhưng không phải ai cũng hiểu rõ về quy trình tiêu chuẩn này. Vậy KYC là gì và có tầm ảnh hưởng như thế nào? Hãy cùng Sforum tìm hiểu rõ vấn đề này thông qua bài viết dưới đây.

Xác thực KYC là gì?

KYC là vấn đề mà nhiều người băn khoăn khi tham gia lĩnh vực tài chính ngân hàng. Đây thực chất là viết tắt của cụm từ “Know Your Customer”, có nghĩa là “Biết về khách hàng của bạn”. Cụ thể, đây là quy trình xác minh danh tính của khách hàng trong lĩnh vực tài chính, ngân hàng. Mục đích của quy trình này nhằm đảm bảo toàn bộ khách hàng đăng ký đều là người thật, là chính chủ.

Trong trường hợp khách hàng không đáp ứng đầy đủ các yêu cầu tối thiểu có thể bị từ chối mở tài khoản hoặc tạm ngừng hợp tác. Việc yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin một cách đầy đủ và chi tiết không chỉ để dễ quản lý và chăm sóc mà còn đảm bảo họ không liên quan đến tham nhũng, hối lộ hay rửa tiền.

Phân biệt KYC và eKYC

Theo thông tin đã đề cập, bạn đã biết KYC là gì rồi, vậy còn eKYC thì sao? eKYC là từ viết tắt của “Electronic Know Your Customer”, là quy trình định danh khách hàng điện tử. Khách hàng sẽ xác minh danh tính cá nhân ngay trên các ứng dụng công nghệ này, không cần thủ tục giấy tờ rườm rà và không cần đến trực tiếp ngân hàng, công ty, tổ chức tài chính.

Khi thực hiện quy trình KYC truyền thống, khách hàng phải mang theo đầy đủ các loại giấy tờ theo yêu cầu của ngân hàng/công ty tài chính và đến trực tiếp quầy lễ tân để tiến hành giao dịch. Với eKYC, khách hàng có thể tiến hành giao dịch bất cứ nơi đâu, chỉ cần có kết nối internet. Muốn xác thực thông tin chỉ cần thực hiện theo các bước hướng dẫn để nhận diện sinh trắc học trực tuyến: định dạng khuôn mặt, quét vân tay, mã OTP hoặc các hình thức khác.

Vai trò của KYC trong xác định danh tính

KYC là bước đầu tiên trong tất cả các hoạt động trước khi khách hàng sử dụng sản phẩm/dịch vụ của ngân hàng, tổ chức, công ty tài chính. Từ đó, giúp ngân hàng nhận biết khách hàng để có kế hoạch quản lý tốt hơn. Vậy nên quy trình này có vai trò cực kỳ quan trọng, cụ thể:

Xác minh thông tin để nhận biết danh tính khách hàng

KYC trong ngân hàng giúp xác thực được khách hàng là ai, ở đâu, cách thức liên lạc, có đang liên quan đến hoạt động vi phạm pháp luật hay không,… để tránh việc giao dịch với những đối tượng khả nghi hoặc phạm tội.

Xác định rủi ro để phòng tránh

Việc định danh KYC có thể giúp ngân hàng, tổ chức tài chính sớm phát hiện các rủi ro liên quan đến khách hàng để phòng tránh, nhằm ngăn chặn và giảm thiểu tổn thất. Chẳng hạn như thông qua quy trình xác minh danh tính khách hàng có thể biết được lịch sử giao dịch tài chính trước đó của khách hàng. Nhận biết họ có nợ xấu hay không, có khả năng trả nợ hay không,...để đi đến quyết định cuối cùng là đồng ý cho vay hay từ chối.

Nâng cao tính an toàn cho khách hàng khi tiến hành giao dịch

Thông tin KYC của các cá nhân và tổ chức luôn được Chính phủ và các cơ quan thực thi pháp luật quan tâm. Việc này không chỉ góp phần ngăn chặn vấn nạn khách hàng sử dụng tài khoản ngân hàng của mình để thực hiện các hoạt động phạm pháp như hối lộ, tham nhũng, rửa tiền. Mà còn đảm bảo công ty, ngân hàng, các tổ chức tài chính luôn vận hành trong khuôn khổ pháp luật, nâng cao tính an toàn cho khách hàng sử dụng dịch vụ.

Điều kiện thực hiện quy trình KYC

Để thực hiện KYC trong ngân hàng hoặc KYC trong xuất nhập khẩu, đòi hỏi khách hàng phải cung cấp đầy đủ các loại giấy tờ cơ bản như:

• Giấy chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân hay hộ chiếu còn hiệu lực. Ngoài ra, nếu được yêu cầu còn có thể phải bổ sung thêm một số tài liệu khác như: bằng lái xe, sổ hộ khẩu, hợp đồng lao động, bảng lương, giấy xác nhận tạm trú....
• Nếu là tổ chức hoặc doanh nghiệp mở tài khoản cần cung cấp thêm số An sinh xã hội; chứng minh nhân dân/căn cước công dân/hộ chiếu cho nhân viên, cổ đông và các thành viên khác trong hội đồng quản trị.

Yêu cầu các loại giấy tờ trên phải có thông tin rõ ràng, hình ảnh rõ nét, không xóa, không mờ, không rách và phải là giấy tờ thật, còn giá trị sử dụng. Tuỳ vào dịch vụ của từng ngân hàng và tổ chức tài chính mà bạn muốn sử dụng mà các tài liệu này sẽ có sự thay đổi.

Quy trình xác thực KYC chuẩn nhất

Đã biết xác thực KYC là gì, vậy bạn đã biết quy trình thực hiện tiêu chuẩn gồm những công đoạn nào chưa? Quy trình KYC bao gồm các bước chi tiết như dưới đây:

Bước 1: Xác thực thông tin của khách hàng

Xác thực thông tin khách hàng là bước đầu tiên trong quy trình KYC. Công đoạn này yêu cầu khách hàng cung cấp đầy đủ các thông tin cơ bản như: họ và tên, địa chỉ, số CMND/CCCD, số điện thoại,...để xác định khách hàng là ai.

Bước 2: Kiểm tra hồ sơ

Sau khi có đầy đủ thông tin ở bước 1, ngân hàng/tổ chức tài chính sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ của khách hàng để đảm bảo họ là một khách hàng uy tín, đáng tin cậy.

Bước 3: Xác minh thông tin

Sau khi kiểm tra hồ sơ, ngân hàng/ tổ chức tài chính sẽ sử dụng hệ thống thông tin tài chính, hệ thống điện tử hoặc các công cụ khác của riêng họ để xác minh độ chính xác thông tin mà khách hàng cung cấp.

Bước 4: Đánh giá rủi ro

Sau khi đã xác minh thông tin xong thì ngân hàng/tổ chức tài chính sẽ căn cứ vào đó để tiến hành đánh giá rủi ro liên quan đến khách hàng và các giao dịch của họ. Nhằm đảm bảo khách hàng không tham gia vào bất kỳ hoạt động phi pháp nào và có khả năng hoàn trả nợ đúng kỳ hạn.

Bước 5: Giám sát liên tục

Việc giám sát liên tục nhằm đảm bảo các thông tin KYC của khách hàng luôn được cập nhật kịp thời và đầy đủ khi có sự thay đổi. Nhờ vậy, hệ thống giao dịch có thể nhanh chóng phát hiện các dấu hiệu đáng ngờ trong tương lai. Sau đó, sẽ có biện pháp cảnh báo cho cơ quan thực thi pháp lý để ngăn chặn hoạt động phi pháp xảy ra.

Câu hỏi liên quan đến quy trình xác thực KYC

Ngoài thắc mắc xác thực KYC là gì, quy trình thực hiện như thế nào? Thì nhiều người dùng còn cần giải đáp về một số vấn đề liên quan như:

Xác thực KYC có cần thiết hay không?

KYC là một quy trình vô cùng quan trọng và cần thiết vì nó mang lại nhiều tác dụng to lớn cho cả ngân hàng/tổ chức tài chính và cả bên phía khách hàng. Xác thực KYC góp phần hạn chế giao dịch bất hợp pháp, giảm tỉ lệ tội phạm, giảm thiểu rủi ro cho ngân hàng và nâng cao tính an toàn cho khách hàng,...

Xác thực KYC có an toàn không?

Mục đích của quy trình xác minh KYC là đảm bảo khách hàng là người thật, là chính chủ, không bị giả mạo. Vì thế các thông tin của bạn đều luôn ở chế độ riêng tư và được bảo mật kín kẻ. Tuy nhiên, đâu đó vẫn có một số đối tượng xấu dùng thông tin KYC để lừa đảo, cho nên khách hàng cần tỉnh táo để nhận biết đâu là thật và giả.

Qua bài viết, đã có câu trả lời cho nghi vấn KYC là gì. Với KYC, có thể chúng ta sẽ mất đôi chút thời gian để xác thực danh tính nhưng đổi lại được nhiều lợi ích to lớn hơn. Hy vọng với những thông tin trên, bạn sẽ có cái nhìn toàn diện hơn về vấn đề này.

• Xem thêm chuyên mục: thuật ngữ ngành, thuật ngữ công nghệ