Macro là gì trong Excel ? Hướng dẫn tạo và sử dụng Macro

Macro là gì, tại sao nên sử dụng nó trong Excel? Thực tế khi làm việc trên Excel, khi phải lặp lại những thao tác giống nhau nhiều lần, chúng ta có thể mất nhiều thời gian. Đây chính là lúc Macro phát huy tác dụng. Bài viết này giúp bạn hiểu rõ Macro là gì trong Excel và sử dụng Macro một cách dễ dàng.

Macro là gì?

Macro là gì trong Excel? Macro trong Excel là một công cụ mạnh mẽ cho phép bạn tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại hoặc phức tạp. Nó giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách ghi lại một chuỗi các thao tác và lệnh, sau đó bạn có thể chạy lại chúng chỉ bằng một cú nhấp chuột hoặc phím tắt.

Hiểu đơn giản, Macro giống như một "kịch bản" có thể chạy để thực hiện các công việc mà bạn đã thiết lập trước đó.

Nếu bạn cần định dạng bảng dữ liệu hàng ngày theo một tiêu chuẩn cố định? Thay vì làm thủ công từng bước, bạn có thể sử dụng Macro để Excel tự động hóa toàn bộ quy trình này chỉ với một cú nhấp chuột. 

Giờ đây để hiểu sâu hơn về Macro, điều bạn cần là thực hành với chúng trên Excel. Chỉ cần sắm một chiếc laptop văn phòng là bạn có thể trải nghiệm chúng sau khi cài đặt Excel. Một số dòng máy có “giá tốt” nên tham khảo như:

[Product_Listing categoryid="710" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/laptop/lenovo.html" title="Danh sách Laptop Lenovo đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS"]

Tại sao nên sử dụng Macro?

Việc dùng Macro mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Đặc biệt chúng giúp ích là trong môi trường làm việc chuyên nghiệp:

• Tiết kiệm thời gian: Macro giúp tự động hóa các công việc lặp lại, giúp bạn làm việc nhanh hơn.
• Giảm sai sót: Khi làm thủ công, bạn có thể mắc lỗi. Macro giúp giảm thiểu lỗi bằng cách thực hiện chính xác các thao tác đã được lập trình sẵn.
• Tăng hiệu suất công việc: Thay vì làm từng bước, bạn chỉ cần nhấn một nút để hoàn thành công việc.
• Tạo sự chuyên nghiệp: Các báo cáo, phân tích dữ liệu có thể được xử lý tự động, giúp công việc trông chuyên nghiệp và hệ thống hơn.

Cách sử dụng Macro trong Excel

Macro trong Excel là một giải pháp lý tưởng giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc. Bằng cách sử dụng công cụ tự động thực hiện các thao tác lặp lại:

Các bước tạo một Macro đơn giản

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn có thể tạo một Macro đơn giản trong Excel. Chúng khá đơn giản:

Bước 1: Mở Excel, vào tab Developer (Nếu chưa thấy, vào File > Options > Customize Ribbon, tích chọn Developer). Nhấn vào Record Macro để bắt đầu quá trình ghi thao tác.

Bước 2: Đặt tên cho Macro để dễ dàng nhận diện. Lựa chọn vị trí lưu trữ và thiết lập phím tắt nếu cần thiết.

Bước 3: Thực hiện các thao tác bạn muốn Excel ghi lại, chẳng hạn như định dạng bảng, nhập dữ liệu mẫu. Khi hoàn thành, nhấn Stop Recording để dừng ghi Macro. Để kiểm tra, nhấn phím tắt (nếu có) hoặc vào Developer > Macros, chọn Macro vừa tạo và nhấn Run.

Cách ngừng Macro trong Excel

Khi làm việc với Macro, đôi khi bạn cần dừng một Macro đang chạy để tránh những tác động không mong muốn. Việc này đặc biệt quan trọng khi Macro thực hiện một quy trình phức tạp và mất nhiều thời gian.

Nếu Macro chạy liên tục và gây ảnh hưởng đến các thao tác khác, bạn nên biết cách dừng nó một cách an toàn. Nếu một Macro đang chạy quá lâu hoặc không như mong đợi, bạn có thể dừng nó bằng cách: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Break để tạm dừng hoặc chọn Stop Recording. 

Nếu phím Break không có trên bàn phím, bạn có thể thử Esc. Ngoài ra, nếu Macro không dừng, vào Task Manager (Ctrl + Shift + Esc) để đóng Excel.

Cách chạy Macro Excel

Khi đã tạo Macro xong, bước tiếp theo là kiểm tra xem nó có hoạt động đúng như mong muốn hay không:

Bước 1: Vào tab Developer, chọn Macros.

Bước 2: Danh sách các Macro hiện có sẽ xuất hiện, chọn Macro bạn muốn chạy.

Bước 3: Nhấn Run để thực thi Macro.

Lưu Macro trong Excel

Khi làm việc với Macro, việc lưu lại đúng cách là rất quan trọng để đảm bảo rằng Macro vẫn hoạt động sau khi đóng file. Nếu bạn không lưu đúng định dạng, Macro có thể bị mất và không thể dùng được nữa.

Việc lưu Macro trong Excel khá đơn giản, nhưng bạn cần chú ý đến định dạng file để tránh mất công sức đã bỏ ra. Khi tạo Macro, bạn cần lưu file Excel đúng định dạng để Macro hoạt động sau khi đóng file. Các bước lưu Macro như sau:

Bước 1: Nhấn chọn Visual Basic. 

Bước 2: Chọn Module cần xuất.

Bước 3: Xuất file. 

Bước 4: Đặt tên và nhấn Save.

Cách xóa Macro trong Excel

Việc quản lý Macro là rất quan trọng để đảm bảo file Excel của bạn không bị quá tải với các Macro không cần thiết. Đôi khi, bạn có thể muốn xóa Macro để tránh xung đột hoặc đơn giản là vì không còn dùng nó nữa:

Bước 1: Vào Developer > Macros.

Bước 2: Chọn Macro muốn xóa.

Bước 3: Nhấn Delete để xóa Macro khỏi file.

Ứng dụng của Macro trong Excel

Việc sử dụng Macro giúp công việc trở nên đơn giản hơn rất nhiều, đặc biệt khi bạn làm việc với dữ liệu lớn. Chúng không chỉ giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian mà còn hỗ trợ tự động hóa các công việc quan trọng, chẳng hạn như:

• Tạo báo cáo định kỳ theo ngày, tuần, tháng mà không cần nhập liệu thủ công.
• Chuẩn hóa định dạng bảng tính theo tiêu chuẩn công ty.
• Tạo bảng lương, quản lý nhân sự một cách nhanh chóng.
• Tích hợp với các phần mềm khác để xử lý dữ liệu tự động.

Lưu ý khi sử dụng Macro

Việc hiểu rõ các lưu ý khi sử dụng Macro sẽ giúp bạn tận dụng tốt công cụ này mà không gặp phải sự cố. Dù Macro rất hữu ích, nhưng bạn cũng cần lưu ý một số điểm sau:

• Kiểm tra mã VBA trước khi chạy Macro từ nguồn không rõ ràng, tránh rủi ro bảo mật.
• Sao lưu file trước khi chạy Macro, đề phòng lỗi không mong muốn.
• Không nên tạo Macro quá phức tạp, vì có thể gây khó khăn trong việc bảo trì và sửa lỗi sau này.
• Tối ưu hóa Macro để tránh làm chậm file Excel, đặc biệt khi làm việc với dữ liệu lớn.

Macro là gì trong Excel? Qua bài viết này, bạn đã hiểu Macro là gì. Ngoài ra bạn bỏ túi được cách tạo, chạy, lưu, xóa Macro cũng như các ứng dụng thực tế của nó. Nếu bạn thường xuyên làm việc với Excel trong môi trường chuyên nghiệp, hãy thử áp dụng Macro ngay hôm nay để thấy sự khác biệt. Và đừng quên xem thêm những thủ thuật Excel khác tại Sfourm nhé.

Xem thêm các bài viết tại chuyên mục: Tin học văn phòng