Cách phân loại email trong Outlook chi tiết từ A-Z

Phân loại email trong Outlook là giải pháp giúp người dùng quản lý thông tin gọn gàng, hạn chế bỏ sót những thư quan trọng. Nhờ áp dụng các tiêu chí sắp xếp như người gửi, độ ưu tiên hay thư mục riêng, việc tìm kiếm trở nên nhanh chóng và chính xác. Bài viết sẽ chia sẻ chi tiết từ A-Z, giúp bạn sử dụng Outlook tối ưu cho công việc và học tập.

Lợi ích của việc phân loại email trong Outlook

Outlook trở nên hiệu quả hơn rất nhiều nếu bạn biết cách phân loại email, với các lợi ích có thể kể đến như:

• Tăng tốc xử lý công việc: Email được sắp xếp hợp lý giúp bạn tập trung vào thư quan trọng, giảm tình trạng bỏ sót.
• Dễ dàng tìm kiếm: Hệ thống thư mục và quy tắc lọc hỗ trợ tra cứu nhanh khi cần thông tin cũ.
• Tổ chức hộp thư khoa học: Việc phân loại giúp giảm sự lộn xộn, mang đến sự rõ ràng trong quá trình sử dụng.
• Tối ưu quản lý dữ liệu: Các nhóm email riêng biệt cho phép theo dõi dự án, khách hàng hay công việc hiệu quả.

Cách phân loại email trong Outlook

Trong môi trường làm việc hiện đại, việc xử lý hàng trăm email mỗi ngày dễ gây quá tải nếu không có phương pháp quản lý phù hợp. Chính vì vậy, hiểu rõ cách phân loại mail Outlook sẽ giúp bạn tổ chức thông tin một cách logic.

Tạo thư mục để phân loại email trong Outlook

Để hộp thư luôn gọn gàng và dễ kiểm soát, Outlook cho phép bạn tạo các thư mục riêng biệt. Tiếp theo, làm theo các hướng dẫn dưới đây để bắt đầu:

1. Chọn New Folder:

• Nhấp chuột phải vào tên email của bạn.
• Từ danh sách tùy chọn, chọn New Folder.

2. Đặt tên thư mục:

• Khi thư mục trống hiện ra, nhập tên mong muốn. Bạn hãy dùng tên ngắn gọn, dễ nhớ để tiện phân loại.

3. Di chuyển email:

• Di chuyển email vào thư mục vừa tạo bằng thao tác kéo thả. Nếu muốn di chuyển nhiều thư, bạn hãy giữ phím Ctrl khi chọn.

Để dễ dàng áp dụng, dưới đây là hướng dẫn phân loại email trong Outlook với các bước cụ thể mà bạn có thể thực hiện ngay trên trang web:

1. Tạo thư mục mới:

• Truy cập Outlook web và nhấp chuột phải vào Inbox.
• Chọn Create new subfolder để khởi tạo thư mục riêng.

2. Nhập tên mong muốn: 

• Sau khi thư mục mới xuất hiện, nhập tên mong muốn để dễ dàng nhận diện. Tên nên ngắn gọn, phản ánh nội dung email sẽ lưu trữ.

3. Phân loại email:

• Kéo thả email trực tiếp vào thư mục để phân loại. Khi muốn chọn nhiều email, nhấn Ctrl đồng thời với click chuột để sắp xếp nhanh chóng.

Laptop Lenovo trang bị cấu hình mạnh, hỗ trợ mượt mà khi tạo thư mục và rule trong Outlook, phân loại email khoa học và tiết kiệm thời gian quản lý. Tham khảo ngay laptop Lenovo tại CellphoneS để nâng cao trải nghiệm làm việc.

[Product_Listing categoryid="710" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/laptop/lenovo.html" title="Danh sách Laptop Lenovo đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS"]

Sử dụng Rules để tự động phân loại mail Outlook

Để tiết kiệm thời gian và quản lý hộp thư hiệu quả, bạn có thể áp dụng Rules trong Outlook để tự động phân loại email theo tiêu chí mong muốn:

1. Chọn email cần tạo Rule:

• Nhấp chuột phải vào thư muốn sắp xếp.
• Chọn Rules và chọn tiếp Create rule.

2. Mở tùy chọn nâng cao:

• Chọn More options để thiết lập chi tiết.

3. Xác định điều kiện:

• Trong Add a condition, chọn From.
• Nhập địa chỉ hoặc tên miền muốn lọc, có thể nhập nhiều giá trị.

4.Thiết lập hành động:

• Ở Add an action, chọn Move to.
• Chỉ định thư mục đích mà bạn sẽ phân loại vào tại ô Select a folder.
• Nhấn Run rule now, sau đó bấm Save để hoàn tất.

Phân loại email trong Outlook theo tên

Để nhanh chóng quản lý thư từ người gửi, hãy cùng khám phá các bước thực hiện phân loại email theo tên trong Outlook ngay bên dưới:

1. Mở tùy chọn sắp xếp:

• Trong danh sách thư đến, nhấp vào mục hiển thị chế độ sắp xếp. Đây là nơi cho phép bạn tùy chỉnh cách sắp xếp theo nhiều tiêu chí khác nhau.

2. Chọn From để sắp xếp theo tên người gửi:

• Trong mục Arrange by, chọn From.
• Outlook sẽ hiển thị danh sách thư từ A → Z.

3. Nhấn mũi tên để thay đổi thứ tự danh sách:

• Nhấn mũi tên bên cạnh để đảo thứ tự. Hệ thống sẽ sắp xếp email từ Z → A.

Gắn cờ và màu sắc để phân loại email trong Outlook

Để quản lý hộp thư khoa học hơn, bạn có thể tận dụng công cụ gắn cờ và màu sắc nhằm phân loại mail Outlook rõ ràng theo mức độ ưu tiên:

1. Gắn cờ cho email:

• Mở hộp thư đến và chọn email muốn gắn cờ.
• Nhấn biểu tượng cờ ở cuối, thư sẽ được đánh dấu bằng cờ đỏ.
• Bạn có thể truy cập tùy chọn nâng cao bằng cách nhấn vào mũi tên nhỏ nằm cạnh biểu tượng cờ. Sau đó, hãy thiết lập nhắc nhở bằng cách chọn nhanh các mốc thời gian như Hôm nay, Ngày mai, Tuần này, Tuần sau hoặc Tùy chỉnh.

2. Mở tùy chọn Categorize:

• Nhấn biểu tượng Categorize trên thanh công cụ.
• Chọn mục Edit Categories.

3. Chỉnh màu và đặt tên:

• Nhấn vào ô màu hiển thị, chọn màu mong muốn để phân loại.
• Điền tên mô tả cho danh mục màu vừa chọn vừa tạo.

4. Nhấn Add để thêm mới:

• Bạn chỉ cần bấm Add để thêm mới danh mục màu trong Outlook.

5. Gắn màu cho email:

• Chọn email bạn muốn gắn nhãn màu.
• Nhấp vào công cụ Categorize rồi chọn màu sắc mong muốn.

Một số lỗi thường gặp và cách khắc phục

Khi sử dụng Outlook để phân loại email, đôi khi người dùng gặp phải những lỗi nhỏ gây cản trở. Các sự cố thường gặp khi phân loại email và cách giải quyết như sau:

• Email không vào đúng thư mục: Thường do quy tắc thiết lập sai hoặc chồng chéo. Hãy kiểm tra và chỉnh lại trong Rules.
• Email quan trọng rơi vào Junk/Spam: Nguyên nhân từ bộ lọc mặc định, bạn thêm địa chỉ đó vào Safe Senders để khắc phục.
• Rule không áp dụng cho email cũ: Rule vừa tạo mới chỉ hoạt động với các email mới. Muốn phân loại thư đã có, bạn cần chọn Run rule now khi tạo rule.

Phân loại email trong Outlook giúp quản lý hộp thư hiệu quả, dễ dàng tiếp cận thông tin mà không tốn nhiều thời gian. Việc sắp xếp thông minh theo quy tắc, thư mục hay người gửi còn cho phép bạn kiểm soát tốt hơn nguồn thông tin. Sau khi nắm được hướng dẫn chi tiết, bạn có thể áp dụng ngay để quản lý app Outlook hiệu quả mỗi ngày.

Xem thêm các bài viết trong chuyên mục: Ứng dụng/App