Microsoft Sharepoint là gì? Các tính năng, lợi ích nổi bật

Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm hỗ trợ các hoạt động làm việc nhóm, giúp công việc trở nên trơn tru và đơn giản hơn rất nhiều thì Sharepoint đến từ Microsoft là một ứng dụng không thể bỏ qua. Cùng Sforum tìm hiểu về Sharepoint - công cụ cộng tác nhóm đến từ Microsoft trong bài viết dưới đây nhé!

Xem thêm: Dịch vụ lưu trữ đám mây của Microsoft là gì? Giải đáp từ A-Z

Sharepoint là gì?

SharePoint là một nền tảng do Microsoft phát triển, cung cấp các giải pháp toàn diện cho việc quản lý thông tin, cộng tác và tự động hóa quy trình trong công ty. Để hiểu rõ hơn về phần mềm SharePoint, bạn có thể tham khảo những thông tin sau đây:

Giới thiệu Sharepoint và các thông tin cơ bản

• Quản lý tài liệu: Cho phép lưu trữ và chia sẻ tài liệu một cách dễ dàng và bảo mật giữa các nhóm và phòng ban.
• Cộng tác nhóm: Tạo môi trường làm việc chung, nơi các thành viên có thể cùng nhau chỉnh sửa nội dung, trao đổi ý tưởng và tham gia các cuộc thảo luận trực tuyến.
• Tích hợp mạnh mẽ: Kết nối trực tiếp với các sản phẩm của Microsoft như Office 365, OneDrive và Teams, mang lại sự tiện lợi trong hoạt động.
• Loại phần mềm: Hệ thống quản lý nội dung
• Nền tảng hỗ trợ: Windows Server, Android, iOS
• Dung lượng phần mềm: Tùy thuộc vào phiên bản và cách triển khai
• Giá cả các gói SharePoint: SharePoint (Plan 1) là gói cơ bản nhất chỉ khoảng 5 USD/người dùng/tháng; Microsoft 365 Business Standard cung cấp đầy đủ các tính năng của Office 365 (Word, Excel, PowerPoint,...) kết hợp với SharePoint khoảng 10 USD/người dùng/tháng và gói cao cấp nhất tích hợp AI là Microsoft 365 Copilot 30 USD/người dùng/tháng.
• Link tải chính thức: https://www.microsoft.com/vi-vn/microsoft-365/sharepoint/collaboration

Các tính năng nổi bật của Sharepoint Microsoft

• Các trang web nhóm: cung cấp một trang web riêng cho một nhóm người dùng xem và cộng tác về nội dung, dữ liệu, tin tức, thông tin.
• Tính năng quản lý nội dung: giúp doanh nghiệp sắp xếp, quản lý nội dung bằng cách sử dụng thư viện, danh sách, quản lý hồ sơ, các báo cáo, chính sách…
• Các trang web giao tiếp: chia sẻ và truyền đạt thông tin giữa các doanh nghiệp với các kênh phụ tuỳ chỉnh.
• Chia sẻ bên ngoài doanh nghiệp: tệp và nội dung với mọi người cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
• Cho phép người dùng truy cập mạng nội bộ, trang nhóm/team sites và nội dung trên cả Android, iOS và Windows.
• Tự động hóa quy trình kinh doanh, tạo cảnh báo và quy trình làm việc.
• Chức năng tìm kiếm: hiển thị những người có liên quan và nội dung quan trọng.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm Sharepoint

• Chia sẻ các tệp, dữ liệu, tin tức và tài nguyên nhanh chóng, liền mạch và đơn giản hơn.
• Tìm kiếm thông tin liên quan đến dự án dễ dàng, nhanh chóng.
• Hỗ trợ giao tiếp hiệu quả giữa các phòng ban, tổ chức.
• Tối ưu chi phí khi tích hợp một số giải pháp doanh nghiệp vào một hệ thống duy nhất.
• Trở thành mạng nội bộ hiện đại.
• Khả năng tương tác, cộng tác giữa các phòng ban với nhau trong doanh nghiệp trở nên chặt chẽ hơn.
• Tăng năng suất làm việc hiệu quả.
• Quản lý và tiếp cận thông tin tốt hơn và hệ thống hơn.
• ...

Lịch sử các phiên bản của Microsoft SharePoint

SharePoint đã có một hành trình phát triển dài và liên tục cải tiến qua nhiều phiên bản. Những cột mốc quan trọng nhất trong lịch sử phát triển của SharePoint:

• SharePoint Portal Server 2001: Lần đầu giới thiệu Sharepoint với phiên bản đầu tiên, tập trung vào việc lưu trữ và chia sẻ dữ liệu cơ bản.
• SharePoint Server 2007: Bản này đã thêm nhiều tính năng mới như cải thiện khả năng tìm kiếm và kiểm soát nội dung.
• SharePoint Server 2010: Đổi mới giao diện người dùng, tăng cường tính năng cộng tác trực tuyến và hỗ trợ các tính năng công ty.
• SharePoint Server 2013: Tập trung vào việc cải thiện khả năng cộng tác trực tuyến và quản lý nội dung.
• SharePoint Online (2016 - hiện tại): Phiên bản đám mây của phần mềm SharePoint, cho phép lưu trữ tài liệu và cộng tác trên nền tảng đám mây mang lại tính linh hoạt và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. 

Các sản phẩm và công nghệ Microsoft SharePoint phổ biến

Microsoft cung cấp một loạt các sản phẩm và công nghệ liên quan đến phần mềm SharePoint giúp tối ưu hóa công việc và cải thiện hiệu quả tổ chức:

• SharePoint Online: Dịch vụ đám mây, cung cấp khả năng lưu trữ và cộng tác tài liệu trực tuyến, tiết kiệm chi phí hạ tầng cho doanh nghiệp.
• SharePoint Server: Phiên bản cài đặt trên máy chủ nội bộ, phù hợp với các tổ chức yêu cầu kiểm soát hoàn toàn dữ liệu và hệ thống của mình.
• SharePoint Designer: Công cụ phát triển để tùy chỉnh giao diện và quy trình công việc trong SharePoint.
• OneDrive for Business: Dịch vụ lưu trữ đám mây kết hợp với SharePoint để giúp người dùng quản lý và chia sẻ dữ liệu cá nhân.
• Microsoft Teams và SharePoint: Sự kết hợp hoàn hảo giữa hai công cụ này mang đến một môi trường làm việc nhóm hiệu quả và tiện lợi.

Để trải nghiệm tính năng của SharePoint mượt mà và hiệu quả nhất, việc sở hữu một chiếc laptop cấu hình mạnh mẽ là vô cùng cần thiết. Tại CellphoneS, bạn có thể tìm thấy nhiều dòng laptop hiện đại, tối ưu cho công việc văn phòng và kiểm soát dữ liệu. Những sản phẩm này không chỉ đảm bảo hiệu năng vượt trội, mà còn đi kèm thiết kế nhỏ gọn, phù hợp cho cả làm việc tại văn phòng lẫn từ xa. Tham khảo ngay!

[Product_Listing categoryid="380" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/laptop.html" title="Danh sách Laptop đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS"]

Điểm khác biệt giữa SharePoint Online và SharePoint Server

Các tính năng của Sharepoint Server và Online cũng có một chút khác biệt. Bảng so sánh sau đây sẽ giúp bạn nhanh chóng nắm bắt được những điểm khác biệt quan trọng giữa SharePoint Online và Server như sau:

Tiêu chí	SharePoint Online	SharePoint Server
Lưu trữ	Trên đám mây	Trên máy chủ cục bộ
Chi phí	Theo gói dịch vụ (Office 365)	Chi phí bản quyền và hạ tầng
Quản lý	Do Microsoft chịu trách nhiệm	Do tổ chức tự quản lý
Tính linh hoạt	Cập nhật tự động	Tùy chỉnh theo yêu cầu doanh nghiệp
Bảo mật	Tích hợp sẵn chính sách bảo mật trực tuyến	Phụ thuộc vào quản trị viên

Một số thắc mắc thường gặp

Trong quá trình tìm hiểu và giới thiệu SharePoint, nhiều người dùng thường đặt ra các câu hỏi liên quan đến đối tượng phù hợp và khả năng tùy chỉnh của nền tảng này. Điều này cho thấy tầm quan trọng của việc hiểu rõ tính năng của SharePoint để tận dụng tối đa công cụ này trong công việc. Cùng giải đáp chi tiết hơn về phần mềm này.

SharePoint phù hợp cho đối tượng người dùng nào?

SharePoint là giải pháp lý tưởng cho doanh nghiệp vừa và lớn, giúp cải thiện hiệu quả công việc nhóm và quản lý dữ liệu. Nó đặc biệt hữu ích cho các tổ chức cần một nền tảng an toàn để kiểm soát và chia sẻ thông tin nội bộ. Phần mềm SharePoint cũng thích hợp cho các nhóm dự án và tổ chức có nhu cầu cộng tác trực tuyến liên tục, giúp chia sẻ tài liệu và trao đổi thông tin dễ dàng.

SharePoint có tuỳ chỉnh được không?

Câu trả lời là có. Với khả năng tùy chỉnh cao, phần mềm SharePoint giúp bạn tạo ra một không gian làm việc hiệu quả, hỗ trợ tối đa cho công việc của bạn. Người dùng có thể sử dụng tính năng của SharePoint Designer để phát triển các ứng dụng tùy chỉnh, thiết kế giao diện và quy trình làm việc phù hợp với yêu cầu của tổ chức. Đông thời, tích hợp với các công cụ khác qua API mang lại trải nghiệm công việc đồng bộ và hiệu quả hơn. 

Qua bài viết này, hi vọng bạn đã có thêm nhiều thông tin bổ ích về phần mềm Sharepoint đến từ 'ông lớn công nghệ' Microsoft. Nếu cảm thấy bài viết hữu ích, hãy chia sẻ ngay với người thân và bạn bè của mình nhé!

Xem thêm bài viết ở chuyển mục: Ứng dụng/phần mềm