6 bí kíp sử dụng gmail của cựu nhân viên google

Chúng ta thường phải sử dụng Gmail hằng ngày trong công việc nhưng liệu bạn đã biết sử dụng một cách tối đa và hiệu quả các chức năng dịch vụ này chưa? Sau đây là 6 cách sử dụng Gmail hiệu quả của cựu nhân viên Goole giúp bạn tận dụng được các chức năng ẩn giấu trong Gmail.

• Hướng dẫn gửi email tự hủy trong Gmail
• Cách đăng ký nhiều tài khoản Gmail với chỉ một số điện thoại

*Theo lời Rodolphe Dutel (cựu nhân viên của Google): "Tôi bắt đầu làm việc cho Google từ năm 2011. Ngày đầu tiên trở thành nhân viên của Google giống như khi bước vào Hogwarts vậy: bạn rất thích thú nhưng sẽ không chắc về những thứ mình sẽ làm trong tương lai. Tôi đã rất vui vì được học và làm rất nhiều thứ. Hai năm sau, tôi có cơ hội được huấn luyện nhân viên Google sử dụng Gmail và đưa Gmail vào ứng dụng trong các công ty lớn nhỏ khác nhau.

Mặc dù tôi không còn làm việc ở Google nữa (tôi đang làm cho Buffer và Remotive.io) nhưng những tip này hiện vẫn có sức ảnh hưởng không nhỏ đến công việc của tôi.

Email có mặt ở khắp mọi nơi. Theo học viện McKinsey, chúng ta dành gần 1/3 thời gian làm việc để sử dụng email. Để giúp bạn sử dụng email hiệu quả hơn, sau đây là 6 bí kíp sử dụng Gmail mà tôi hay sử dụng. Dù một số có vẻ không mới với một số người, nhưng những bí kíp này giúp tôi tiết kiệm rất nhiều thời gian khi xử lí email."

1. Bật tính năng "Undo send"

Bạn vừa phát hiện lỗi chính tả khi vừa nhấn nút send? Tính năng Undo Send sẽ giúp bạn dừng việc gửi email trong một khoảng thời gian ngắn để bạn có thể chỉnh sửa lại. Để tăng thời gian có thể Hoàn tác (Undo) lại email vừa gửi, bạn vào tuỳ chọn mục Chung (General) trong phần Cài đặt (Setting) của Gmail, kéo xuống và tìm "Hoàn tác gửi" (Undo send). Tính năng này giúp tôi rất nhiều trong sửa lỗi chính tả và tránh được những rắc rối không mong muốn.

Xong! Vậy là không lo email chưa kịp sửa đã gửi đi rồi nhé.

2. Sử dụng tính năng "Canned Responses" (Câu trả lời soạn trước)

Có thể bạn không để ý, nhưng có một số lượng không nhỏ email mà chúng ta viết đều có nội dung khá giống nhau. Những đoạn trả lời dài có thể được sử dụng làm mẫu để áp dụng cho các email khác, và tuỳ từng vào các email cho người gửi khác nhau mà bạn có thể chỉnh sửa tuỳ theo ý muốn của bạn. Hãy soạn ra đoạn tin mà bạn muốn làm mẫu và dùng tính năng này để lưu trữ và sử dụng lại cho những lần sau.

Để bật tính năng, bạn vào phần Cài đặt (Setting), chọn Nâng cao (Lab), rồi chọn Câu trả lời soạn trước (Canned Response).

Bằng việc sử dụng câu trả lời soạn trước, bạn đã có thể gửi email tới nhiều người cùng một lúc và tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức.

3. Sử dụng Gmail khi đang ngoại tuyến

Một thử thách khá lớn của bất kì ai đó là tiếp tục làm việc khi đang không có mạng. bạn thường không truy cập mạng và tập trung vào công việc sáng tạo của mình, nhưng vẫn thường phải truy cập vào tài liệu và giao tiếp với mọi người – những thứ đó lại yêu cầu mạng. Vậy thì phải làm thế nào? Bí kíp ở đây là sử dụng chế độ ngoại tuyến của Gmail

Nhờ chế độ này, bạn có thể truy cập vào Gmail khi đang di chuyển hay đi nghỉ mát mà không có mạng hoặc wi-fi. Việc truy cập được tất cả thư (và tài liệu được để trong Drive Offline) giúp bạn không bỏ lỡ bất cứ điều gì khi đang trên máy bay, tàu hoả hay tàu thuỷ.

4. Giảm thiểu mức độ phiền nhiễu trong Gmail

Khi có những thông báo email đến là bạn lại mất tập trung, dừng ngay công việc để check email và hóa ra đó chỉ là một email quảng cáo. Vì vậy, để tập trung làm việc tốt hơn, bạn có thể sử dụng Inbox Pause – giúp chúng ta làm việc trong một khoảng thời gian nhất định bằng việc không cho thông báo email đến khi chúng ta hoàn thành xong công việc.

Để sử dụng, truy cập vào trang inboxpause để cài đặt (Inbox Pause thực chất là một extenstion cho các trình duyệt).

Bí kíp này cực kì đơn giản luôn. Sau khi cài đặt, bạn truy cập vào hòm thư của bạn, sẽ có một nút "Pause" ngay trên ô Compose, bạn chọn Pause để tạm thời ngừng nhận email. Sẽ có các tuỳ chọn để tạm dừng như: Bật trả lời tự động (Turn on Auto-Responder), Ẩn tên khi tạm dừng (Hide label when pause) và Di chuyển inbox trong khoảng thời gian nhất định (Move messages to Inbox on a schedule). Tuỳ thuộc vào tình huống của bạn mà bạn chọn các tuỳ chỉnh cho phù hợp.

5. Giảm sự lộn xộn bằng cách ngừng theo dõi

Chúng ta có nhiều danh sách mail và việc kiểm soát chặt chẽ chúng sẽ giúp hòm thư của chúng ta gọn gàng hơn rất nhiều.

Bí kíp ở đây là sử dụng tính năng Unroll.me - ứng dụng miễn phí giúp quản lí các địa chỉ chỉ trong vài phút. Để đăng kí, bạn truy cập vào đây, sau đó chọn nút Get started. Sau khi chọn, ô đăng kí sẽ hiện ra và bạn nhập email của mình. Sau khi đăng kí, hãy nhìn qua danh sách các địa chỉ mà bạn đang có. Ngừng theo dõi ngay và luôn nếu như bạn không muốn bằng việc chọn "Unsubscribe", nếu như muốn giữ lại trong hòm thư thì chọn "Keep in inbox". Ví dụ ở đây, bạn ngừng theo dõi 2 địa chỉ và giữ lại 6 địa chỉ.

6. Bật tính năng xác nhận hai bước (Two – factor Authentication)

Tính năng này thường được Gmail khuyên bạn thiết lập mỗi lần khi đăng nhập vào để đảm bảo an toàn. Tuy nhiên nhiều người chưa hiểu rõ được sự an toàn về thông tin trên mạng nên thường bỏ qua thiết lập này.

Gmail là tổng hợp mọi thứ bao gồm cả các cuộc trò chuyện, ảnh, tài liệu và số điện thoại. Vì nó thực sự quan trọng nên việc giữ cho Gmail an toàn cũng là nhiệm vụ quan trọng không kém,

Cách tốt nhất để giữ Gmail an toàn là kích hoạt tính năng Xác nhận hai bước, tức là bạn cần cả mật khẩu cũng như một mã đặc biệt (nhận mã này thông qua ứng dụng hoặc tin nhắn). Các công ty khác như Dropbox, Apple, Facebook, Twitter, GitHub và Buffer cũng sử dụng tính năng này cho các sản phẩm và dịch vụ của họ.

Trên đây là 6 bí kíp sử dụng gmail hiệu quả của cựu nhân viên google giúp bạn sử dụng Gmail của mình tiện lợi và có năng suất cao hơn. Nếu thấy những bí kíp này hữu ích, hãy chia sẻ cho mọi người cùng biết để cùng áp dụng nhé.