Cách bỏ dấu nháy trong Excel để tính toán chính xác

Áp dụng cách bỏ dấu nháy trong Excel giúp bạn xử lý vấn đề dữ liệu bị hiểu sai định dạng nên không thể tính toán được. Bài viết bên dưới sẽ cho bạn hiểu rõ về dấu nháy trong Excel, vì sao nó xuất hiện cùng các cách xóa dấu nháy nhanh chóng. Xem ngay để quá trình thao tác với Excel được hiệu quả bạn nhé.

Dấu nháy trong Excel là gì?

Dấu nháy trong Excel hiển thị với dạng dấu nháy đơn với ký hiệu là ('). Nó được thêm vào trước nội dung của ô để chuyển giá trị trong ô đó thành dạng văn bản. Khi ô có chứa dấu nháy, dù là dữ liệu số thì Excel vẫn hiểu đó là chuỗi ký tự, không phải giá trị số học. Điều này làm ô chứa dữ liệu số không thể tính toán.

Ví dụ: Trong ô có chứa '123 sẽ hiển thị 123, nhưng thực tế giá trị “123” được hiểu là dạng văn bản nên Excel không thể tính toán với ô đó được.

Cách nhận biết ô có chứa dấu nháy:

• Quan sát thanh công thức: Khi bấm vào ô, bạn sẽ thấy dấu (') xuất hiện trước giá trị số.
• Cảnh báo lỗi màu xanh lá cây: Excel thường hiển thị tam giác nhỏ ở góc trái ô, báo “Number Stored as Text” (Số được lưu dưới dạng văn bản).

Khi nào cần bỏ dấu nháy trong Excel

Bạn nên áp dụng cách bỏ dấu nháy trong Excel khi:

• Cần tính toán: Dữ liệu có dấu ' sẽ bị coi là chữ, làm cho các hàm như SUM, AVERAGE hoặc các phép tính cơ bản khá không hoạt động được.
• Cần đối chiếu/Dò tìm: Khi bạn dùng hàm VLOOKUP hoặc XLOOKUP, nếu một bên là số và bên kia là chữ (do dấu '), chúng sẽ không khớp và gây ra lỗi.

Tóm lại, mục tiêu cuối cùng khi bỏ dấu nháy đơn trong Excel là: Chuyển dữ liệu có dấu ' trở lại thành dạng số để Excel có thể xử lý và tính toán được.

4 cách bỏ dấu nháy trong Excel nhanh và hiệu quả nhất

Bên dưới đây là 4 cách bỏ dấu nháy trước số trong Excel được áp dụng nhiều hiện nay. Hãy xem ngay để có thể loại bỏ dấu nháy một nhanh chóng, giúp bạn thao tác được với các phép tính.

Sử dụng Paste As Values

Cách bỏ dấu nháy đơn trong Excel bằng cách sử dụng Paste As Values như sau:

1. Chọn vùng dữ liệu:

• Bạn chọn dữ liệu có dấu nháy > Nhấn sao chép (Ctrl + C).

2. Chọn Paste as Value:

• Bạn nhấn chuột phải vào ô cần dàn > Chọn Paste as Value.

3. Hiện kết quả:

• Ô dữ liệu sẽ được chuyển thành giá trị thực (số hoặc văn bản đúng định dạng). Nếu vẫn chưa tính toán được, hãy chọn dấu cảnh báo > Chọn Convert to Number để Excel hiểu là dạng số.

Việc bỏ dấu nháy sẽ diễn ra nhanh khi bạn thao tác trên laptop có hiệu năng ổn định. Nếu muốn mua laptop mới thì bạn hãy xem ngay qua những mẫu bán chạy bên dưới của CellphoneS:

[Product_Listing categoryid="380" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/laptop.html" title="Danh sách Laptop đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS"]

Sử dụng Text to Columns

Hướng dẫn cách bỏ dấu nháy trong Excel bằng Text to Columns như sau:

1. Chọn dữ liệu:

• Bạn chọn vào nơi muốn xóa dấu nháy trong Excel.

2. Chọn Text to Column:

• Bạn chọn Data > Nhấn vào Text to Column

3. Nhấn Finish:

• Bạn chọn Finish để hoàn tất chuyển ô dữ lựa chứa dấu nháy về dạng số thực.

Sử dụng hàm VALUE

Thao tác xóa dấu nháy trong Excel bằng hàm VALUE thực hiện đơn giản như sau:

1. Chọn ô:

• Chọn một ô trống bên cạnh ô có lỗi nhập số bị thêm dấu nháy (ví dụ F5).

2. Nhập công thức:

• Bạn nhập vào ô công thức là =VALUE(D5).

3. Nhấn Enter:

• Bạn nhấn Enter để kết quả trả về giá trị số thật.

Dùng VBA để xóa dấu nháy hàng loạt

Với bảng dữ liệu lớn, bạn hãy dùng cách bỏ dấu nháy trong Excel bằng đoạn mã VBA như sau:

1. Mở cửa sổ VBA:

• Bạn nhấn giữ Alt + F11 để mở cửa sổ Microsoft Visual Basic for Applications.

2. Nhập đoạn mã VBA:

• Bạn nhấn Insert > Chọn Module, dán đoạn code được gợi ý bên dưới:

• Đoạn mã 1 (Excel 2021, Excel 365):

Sub Xoa_Dau_Nhap_Toan_Bo()

Dim WorkRng As Range

Dim xTitleId As String

xTitleId = "Xoa Dau Nhay Hang Loat"

On Error Resume Next ' Bỏ qua lỗi nếu người dùng nhấn Cancel

' Yêu cầu người dùng chọn vùng

Set WorkRng = Application.InputBox( _

  Prompt:="Chon vung du lieu muon xoa dau nhay:", _

  Title:=xTitleId, _

  Default:=Application.Selection.Address, _

  Type:=8) ' Type:=8 cho phep chon Range

If WorkRng Is Nothing Then Exit Sub ' Thoát nếu người dùng Cancel

' Thao tác thay thế: Tim tat ca dấu nháy đơn (') va thay the bang chuoi rong ("")

WorkRng.Replace What:="'", Replacement:="", LookAt:=xlPart, _

SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False, FormulaVersion:=xlReplaceFormula2

MsgBox "Da xoa toan bo dau nhay don ('') trong vung da chon.", vbInformation End Sub

• Đoạn mã 2 (Excel phiên bản cũ hơn):

Sub RemovePrefixApostrophe_Safe()

On Error Resume Next ' Bắt lỗi (ví dụ: không chọn ô nào) và bỏ qua

Application.ScreenUpdating = False

Dim cell As Range

For Each cell In Selection.Cells

  If cell.PrefixCharacter = "'" Then

   cell.Value = cell.Value

  End If

Next cell Application.ScreenUpdating = True

End Sub

3. Chạy mã:

Nhấn F5 để chạy mã code trên > Bạn chọn vùng dữ liệu rồi nhấn OK là xong.

Lưu ý: Giao diện thực hiện sẽ khác đôi chút tùy vào bản Excel bạn đang dùng.

Mẹo xử lý và phòng tránh lỗi dấu nháy trong Excel

Ngoài biết các cách bỏ dấu nháy trong Excel thì bạn cũng cần biết thêm về mẹo phòng tránh lỗi dấu nháy như sau:

• Kiểm tra định dạng ô trước khi nhập dữ liệu: Bạn chọn chọn toàn bộ vùng cần nhập > Nhấn chuột phải > Format Cells > Number (hoặc General) > Excel sẽ hiểu dữ liệu là số thực, không tự thêm dấu nháy (').
• Dùng “Convert to Number” khi gặp cảnh báo lỗi: Bạn nhấn vào biểu tượng cảnh báo > Chọn Convert to Number > Excel sẽ tự động bỏ dấu nháy và chuyển về dạng số thật.
• Khi nhập dữ liệu từ file khác (CSV, phần mềm kế toán,...): Khi thấy dữ liệu bị lỗi dấu nháy sau khi nhập, có thể file gốc đã định dạng cột là “Text”. Nên khi Import, bạn hãy dùng Import Wizard của Excel và đảm bảo các cột dữ liệu được định dạng là General, không phải Text.

Việc bỏ dấu nháy trong Excel không chỉ giúp dữ liệu hiển thị đúng định dạng mà còn đảm bảo các phép tính, công thức hoạt động chuẩn nhất. Bạn hãy kiểm tra định dạng ô trước khi nhập dữ liệu, đặc biệt khi lấy thông tin từ các nguồn để tránh bị dính dấu nháy.

Xem thêm bài viết tại chuyên mục: Tin học văn phòng