Cách trộn thư trong Word (Mail Merge) đơn giản với hướng dẫn cụ thể

Bạn có thể trộn thư trong Word để gửi thư mời hoặc email cho nhiều người mà không cần điền tên thủ từng người. Nếu còn chưa hiểu rõ về tính năng tin học văn phòng cơ bản Mail Merge, bạn có thể tham khảo bài viết với thông tin trộn thư trong Word là gì và cách Mail Merge có điều kiện ngay sau đây.

Xem thêm: Cách copy 1 trang Word nhanh chóng, đơn giản bạn nên biết

Trộn thư trong Word (Mail Merge) là gì?

Trộn thư trong Word, hay còn được gọi là 'Mail Merge,' là một tính năng mạnh mẽ trong Word cho phép bạn tạo ra nhiều bản sao của cùng một mẫu thư và tùy chỉnh nội dung của mỗi bản sao dựa trên dữ liệu từ một nguồn dữ liệu khác nhau, thường là trộn thư trong Word lấy dữ liệu từ một tệp Excel.

Tính năng Mail Merge trong Word giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách tự động tạo ra các phiếu mời, thư mời, hoặc bất kỳ loại văn bản cá nhân hóa nào cho nhiều người một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Khi thực hiện cách Mail Merge trong Word, bạn sẽ tạo một mẫu thư chung với các vị trí giữ chỗ cho thông tin cá nhân, chẳng hạn như tên, địa chỉ và số điện thoại. Sau đó, bạn sẽ nhập dữ liệu từ nguồn khác nhau, ví dụ như đang thực hiện cách tạo bảng trong Excel thông thường, lên danh sách tên và thông tin của mỗi người mà bạn muốn gửi thư.

Để hiểu rõ hơn, ban có thể đọc qua ví dụ sau: công ty X muốn gửi thư mời tham dự hội thảo cho 500 khách hàng. Nếu làm theo cách thủ công, thì cần phải viết từng thư riêng cho từng khách hàng, điều này sẽ làm tốn thời gian cũng như nguồn lực. Vì thế, giải phải ở đây là công ty A có thể sử dụng Mail Merge để tạo một mẫu thư mời chung. Sau đó, sử dụng dữ liệu khách hàng từ bảng tính Excel để tự động điền tên, chức vụ, công ty của từng khách hàng vào thư. Việc này giúp công ty A tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức.

Xem thêm: Tạo Footnote trong Word để văn bản trở nên chuyên nghiệp hơn

Hướng dẫn cách trộn thư trong Word (Mail Merge) đơn giản nhất

Hướng dẫn các bước cơ bản để sử dụng tính năng trộn thư trong Word có điều kiện và tạo các phiếu mời, thư mời hoặc văn bản cá nhân hóa dễ dàng cho nhiều người một cách tự động.

Trộn thư từ việc tạo mới danh sách

Bước 1: Trên thanh công cụ, chọn tab 'Mailings'. Sau đó, chọn 'Start Mail Merge' và 'Step by Step Mail Merge Wizard'.

Cửa sổ 'Mail Merge' sẽ xuất hiện.

• 1.1: Chọn 'Letter' và nhấn 'Next: Starting document'.
• 1.2: Chọn 'Use the current document' và nhấn 'Next: Select Recipients'.
• 1.3: Chọn 'Type a new list' và nhấn 'Next: Write your letter'.

Bước 2: Để trộn thư trong Word, tại Cửa sổ 'New Address list' sẽ xuất hiện. Chọn 'Customize Columns'.

Bước 3: Tại hộp thoại 'Customize Address List', bạn có thể tùy chỉnh các trường dữ liệu như sau:

• 'Add': Thêm trường mới.
• 'Delete': Xóa các trường hiện có.
• 'Rename': Đổi tên các trường hiện có.
• Khi hoàn tất, nhấn 'OK'.

Bạn điền thông tin cơ bản cho các trường. Dưới đây là một ví dụ minh họa:

• 'New Entry': Thêm dòng mới.
• 'Delete Entry': Xóa dòng.
• 'Find': Tìm kiếm.
• Sau khi hoàn tất, nhấn 'OK'.

Bước 4: Cửa sổ 'Save Address List' sẽ xuất hiện. Đặt tên cho tệp tin này và nhấn 'Save' và tiếp tục với bước 5 trộn thư trong Word.

Bước 5: Tiếp theo, trong khung 'Mail Merge Recipients', bạn có thể sửa đổi các chức năng sau:

• 'Sort': Sắp xếp lại dữ liệu khách mời dựa trên một trường cụ thể.
• 'Filter': Lọc ra danh sách cần thiết từ một danh sách dài.
• 'Find duplicates': Tìm các bản sao và xóa chúng.
• 'Validate address': Xác nhận địa chỉ.
• Sau khi hoàn tất chỉnh sửa, nhấn 'OK'.

Đó là các bước cơ bản để sử dụng tính năng trộn thư trong Word.

Trở lại cửa sổ 'Mail Merge'.

• Bước 3 trong 6: Chọn 'Use an existing list' và nhấn 'Next: Write your letter'.
• Bước 4 trong 6: Chọn 'More items'.

Bảng 'Insert Merge Field' sẽ xuất hiện. Chọn 'Database Fields'.

Chọn các trường đã thiết kế và chọn 'Insert' ở vị trí mong muốn.

Nhấn 'Next: Preview your letters'.

Với ví dụ dưới đây, sau khi đã chèn các trường, nhấn 'Next: Complete the merge'.

Trên thanh công cụ, chọn tab 'Mailings'.

Tại mục 'Finish & Merge', chọn 'Edit Individual Documents'.

Xuất hiện khung 'Merge to New Document', chọn 'All' và nhấn 'OK'.

Sử dụng File Excel

Để xử lý trộn thư trong Word bằng cách sử dụng một danh sách dữ liệu trong Excel chèn có sẵn, bạn có thể tuân thủ các bước sau:

Bước 1: Thực hiện Bước 1 tương tự như hướng dẫn 'Cách trộn thư trong Word bằng cách tạo mới danh sách chèn'.

Tuy nhiên, tại Bước 2 trong 6, chọn 'Use an existing list' và nhấp vào 'Browse'.

Chọn tệp Excel chứa dữ liệu bạn muốn sử dụng và nhấp vào 'Open'.

Bước 2: Trong tệp Excel, bạn sẽ thấy nhiều sheet, hãy chọn sheet chính xác chứa dữ liệu và nhấp vào 'OK'.

Khi sử dụng trộn thư với tệp Excel, danh sách trong tệp cần được tạo từ dòng đầu tiên và không có ô trống ở trên và dưới. Nếu không, bạn sẽ tạo ra các mẫu trống. Để tránh điều này, khi các trường trống xuất hiện trong cửa sổ 'Mail Merge Recipients', hãy bỏ chọn chúng.

Tiếp tục thực hiện từ Bước 5 theo hướng dẫn của 'Cách trộn thư trong Word bằng cách tạo mới danh sách chèn'.

Vậy là Sforum đã cũng bạn tìm hiểu trộn thư trong Word là gì cũng như các cách Mail Merge có điều kiện mà bạn có thể áp dụng trong Word 2007, 2010, 2013 và 2016. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi, thắc mắc về cách thức trên, hãy để lại bình luận dưới bài viết.

Xem thêm bài viết chuyên mục: Thủ thuật Word