Mail Merge là gì? 2 Cách Mail Merge (trộn thư) dễ hiểu nhất

Bạn có thể trộn thư trong Word để gửi thư mời hoặc email cho nhiều người mà không cần điền tên thủ từng người. Nếu còn chưa hiểu rõ về tính năng tin học văn phòng cơ bản Mail Merge, bạn có thể tham khảo bài viết với thông tin trộn thư trong Word là gì và cách Mail Merge có điều kiện ngay sau đây.

Trộn thư trong Word (Mail Merge) là gì?

Mail Merge hay còn gọi là Trộn thư là tính năng cho phép tạo nhiều bản sao từ một mẫu thư chung, đồng thời tự động chèn dữ liệu cá nhân hóa (tên, địa chỉ, số điện thoại…) từ nguồn ngoài như Excel. Nhờ đó, bạn có thể nhanh chóng tạo thư mời, phiếu thông báo hay văn bản gửi cho nhiều người mà không cần soạn thủ công từng bản.

Ví dụ: thay vì viết 500 thư mời thủ công, công ty chỉ cần tạo một mẫu thư có sẵn chỗ trống cho tên, chức vụ, đơn vị. Sau đó, dùng Mail Merge liên kết với bảng Excel chứa danh sách khách hàng để Word tự động điền dữ liệu vào từng thư. Kết quả là trong vài phút, công ty đã có đủ 500 thư mời hoàn chỉnh, vừa chuyên nghiệp vừa tiết kiệm thời gian và nguồn lực.

Khi nào cần sử dụng Mail Merge?

Mail Merge đặc biệt hữu ích khi bạn cần tạo nhiều văn bản giống nhau nhưng vẫn cá nhân hóa cho từng người nhận. Thay vì soạn thủ công từng bản, tính năng này giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chuyên nghiệp, đặc biệt trong các tình huống cần gửi hàng loạt tài liệu.

Trường hợp	Ứng dụng Mail Merge
Gửi thư mời sự kiện	Tự động chèn tên, chức vụ, công ty vào thư mời
Gửi phiếu báo điểm	Cá nhân hóa thông tin học sinh, điểm số trong từng phiếu
Gửi thư cảm ơn	Thêm tên khách hàng, sản phẩm/dịch vụ đã sử dụng
In nhãn thư	Tạo nhanh nhãn bưu phẩm với địa chỉ người nhận khác nhau
Gửi hóa đơn	Chèn thông tin giao dịch, số tiền, mã đơn hàng vào từng hóa đơn

Những nguồn dữ liệu có thể dùng trong Mail Merge

Mail Merge trong Word có thể kết nối với nhiều nguồn dữ liệu khác nhau để cá nhân hóa tài liệu. Thông dụng nhất là file Excel, cơ sở dữ liệu Access, hoặc danh bạ Outlook. Ngoài ra, bạn cũng có thể dùng file CSV hay TXT chứa thông tin cần chèn, giúp quá trình trộn thư linh hoạt và thuận tiện hơn.

Bên cạnh việc sử dụng dữ liệu từ bên ngoài, Word còn cho phép bạn tạo mới một danh sách ngay trong phần mềm thông qua chức năng “New Address List”. Với người dùng nâng cao, Mail Merge cũng hỗ trợ kết nối cơ sở dữ liệu qua ODBC, giúp xử lý khối lượng thông tin lớn và phục vụ các nhu cầu quản lý chuyên nghiệp hơn.

Hướng dẫn cách trộn thư trong Word (Mail Merge) đơn giản nhất

 Để tiết kiệm thời gian khi gửi nhiều văn bản cá nhân hóa, bạn có thể học cách làm Merge Mail trong Word một cách đơn giản nhất. Quy trình này giúp tạo mẫu thư chung, kết nối dữ liệu từ Excel và tự động điền thông tin từng người, vừa nhanh chóng vừa chính xác. 

Trộn thư từ việc tạo mới danh sách

Khi cần gửi nhiều văn bản cá nhân hóa, việc trộn thư từ việc tạo mới danh sách trong Word giúp tiết kiệm thời gian và công sức. Bạn có thể tự tạo danh sách dữ liệu mới, thêm các trường thông tin cần thiết để trộn nhanh chóng, chính xác theo các bước sau:

Tạo danh sách

1. Mở file Word có chứa mẫu thư:

• Mở Word, chọn Mailings → Start Mail Merge → Step-by-Step Mail Merge Wizard.

2. Tạo danh sách mới:

• Chọn Type a new list, nhấn Next: Write your letter để bắt đầu nhập dữ liệu.

3. Nhập thông tin người nhận:

• Tại New Address List, chọn Customize Columns, sau đó thêm hoặc chỉnh sửa các trường thông tin, điền dữ liệu và nhấn Save.

Bắt đầu trộn thư

1. Quản lý người nhận thư:

• Tại hộp Mail Merge Recipients, bạn có thể chỉnh sửa danh sách người nhận bằng các công cụ: Sort, Filter, Find duplicates, Validate address. Sau đó, nhấn OK để lưu thay đổi.

2. Mở danh sách đã tạo:

• Ở Step 3, bạn chọn Use an existing list → Next: Write your letter. Tiếp theo, ở Step 4, bạn chọn More items.

3. Chèn trường dữ liệu vào mẫu thư:

• Chọn Insert Merge Field và chọn Database Fields để chèn các trường dữ liệu vào mẫu thư.

Kiểm tra kết quả

1. Xem trước thư đã trộn:

• Nhấn Next: Preview your letters. Word sẽ hiển thị thư với dữ liệu thực tế từ danh sách, giúp bạn kiểm tra lại thông tin.

2. Tạo tài liệu hoàn chỉnh:

• Chọn Finish & Merge → Edit Individual Documents. Word sẽ tạo một tài liệu mới chứa tất cả các thư đã trộn, mỗi bản sao là một người nhận riêng biệt.

3. Kiểm tra lại thông tin:

Trong tài liệu mới, kiểm tra lại từng trang để đảm bảo tên, địa chỉ và các trường khác hiển thị chính xác.

Trộn thư bằng cách sử dụng File Excel sẵn có

Khi bạn đã có sẵn danh sách dữ liệu trong Excel, việc trộn thư trên Word sẽ trở nên nhanh chóng, chính xác hơn. Cách này giúp tiết kiệm thời gian, đặc biệt khi cần gửi thư mời, thông báo hay hợp đồng cho nhiều người cùng lúc mà vẫn đảm bảo tính cá nhân hóa.

1. Mở file Word chứa mẫu thư:

• Mở file Word đã soạn thảo mẫu thư. Đảm bảo các vị trí thông tin cá nhân (tên, địa chỉ, email…) để trống, sẵn sàng chèn dữ liệu từ Excel.

2. Bắt đầu Mail Merge:

• Vào thẻ Mailings → Start Mail Merge → Step-by-Step Mail Merge Wizard. Hộp thoại Mail Merge Wizard sẽ xuất hiện, bạn thực hiện trộn thư theo từng bước.

3. Kết nối với file Excel sẵn có:

• Liên kết dữ liệu từ Excel với mẫu thư trong Word.
• Chọn Use the current document, nhấn Browse và mở file Excel chứa dữ liệu người nhận.
• Chọn sheet cần dùng và nhấn OK.
• Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, kiểm tra danh sách, lọc hoặc loại bỏ những bản ghi không cần thiết, rồi nhấn OK.

4. Chèn trường dữ liệu vào mẫu thư:

Điền các trường thông tin từ Excel vào vị trí tương ứng trong thư.

• Nhấn Insert Merge Field và chọn các trường dữ liệu (Tên, Địa chỉ, Email…).
• Kiểm tra xem các trường đã đặt đúng vị trí trong thư chưa, điều chỉnh nếu cần.

5. Kiểm tra và hoàn tất trộn thư:

• Chọn Finish & Merge → Edit Individual letters để tạo tài liệu mới chứa tất cả thư đã trộn.
• Rà soát từng trang để đảm bảo thông tin hiển thị chính xác. Nếu cần chỉnh sửa, quay lại mẫu thư hoặc danh sách Excel để điều chỉnh.

Cách chỉnh sửa/ xóa trường dữ liệu cho sai kết quả

Trong quá trình trộn thư, đôi khi dữ liệu từ Excel sang Word hiển thị không đúng, ví dụ số điện thoại hoặc mã khách hàng lại bị chuyển sang dạng 9.8765E+09. Dưới đây là hướng dẫn nhanh giúp bạn chỉnh sửa để kết quả hiển thị chính xác hơn.

1. Xác định lỗi:

• Kiểm tra dữ liệu sau khi trộn. Ví dụ, số CCCD có thể xuất hiện thêm dấu phân cách hoặc bị rút gọn thành dạng ký hiệu khoa học.

2. Chỉnh định dạng trong Excel:

• Mở file Excel, chọn cột chứa dữ liệu số (như CCCD) → nhấn chuột phải → Format Cells → chọn Text.

3. Thực hiện trộn lại:

• Quay về Word, thực hiện trộn thư với file Excel đã được chỉnh định dạng.

4. Kiểm tra kết quả:

• Xem lại tài liệu được trộn lại, đảm bảo số CCCD hay dữ liệu số khác đã hiển thị chính xác, không còn lỗi sai định dạng.

Những lỗi thường gặp khi sử dụng Mail Merge và cách khắc phục

Trong quá trình tìm hiểu cách dùng Mail Merge, nhiều người thường gặp phải những lỗi nhỏ khiến tài liệu không hiển thị đúng như mong muốn. Các lỗi này chủ yếu xuất phát từ định dạng dữ liệu, kết nối tệp nguồn hoặc cách chèn trường trộn chưa chính xác. Dưới đây là những lỗi phổ biến cùng cách khắc phục.

• Sai định dạng số hoặc ngày tháng → Kiểm tra định dạng trong Excel và thiết lập đúng kiểu hiển thị trong Word.
• Không kết nối được với tệp dữ liệu → Đảm bảo tệp chưa bị đổi tên, di chuyển hoặc đang mở ở chế độ chỉnh sửa.
• Trường trộn không hiển thị dữ liệu → Kiểm tra tên cột trong file nguồn trùng khớp với trường đã chèn.
• Bị lỗi font chữ khi trộn → Chỉnh lại font trong Word sau khi hoàn tất Mail Merge để đồng nhất.
• Tài liệu tạo ra bị trùng lặp hoặc thiếu bản ghi → Xem lại phạm vi chọn dữ liệu và cấu hình lọc/sắp xếp trong Mail Merge.

Một số phím tắt khi sử dụng Mail Merge

Khi sử dụng Mail Merge, việc nắm được các phím tắt sẽ giúp bạn thao tác nhanh và tiết kiệm thời gian hơn. Thay vì phải click nhiều bước, chỉ cần sử dụng đúng tổ hợp phím, bạn đã có thể chèn trường trộn, xem trước kết quả hoặc in tài liệu ngay lập tức.

• Alt + Shift + K: Xem trước kết quả trộn
• Alt + Shift + N: Thực hiện trộn tài liệu
• Alt + Shift + M: In tài liệu đã trộn
• Alt + Shift + E: Chỉnh sửa tệp dữ liệu trộn
• Alt + Shift + F: Chèn trường trộn
• Alt + Shift + D: Chèn trường ngày
• Alt + Ctrl + L: Chèn trường số thứ tự
• Alt + Shift + P: Chèn số trang
• Alt + Shift + T: Chèn thời gian hiện tại
• Ctrl + F9: Chèn vùng trống
• Ctrl + Shift + F7: Cập nhật dữ liệu liên kết
• F9: Cập nhật trường
• Ctrl + Shift + F9: Hủy liên kết trường
• Shift + F9: Chuyển giữa mã trường và kết quả
• Alt + F9: Hiển thị toàn bộ mã trường hoặc kết quả
• Alt + Shift + F9: Chạy các trường kiểu macro
• F11: Chuyển đến trường tiếp theo
• Shift + F11: Quay về trường trước đó
• Ctrl + F11: Khóa trường
• Ctrl + Shift + F11: Mở khóa trường

Một số lưu ý để sử dụng tính năng Mail Merge hiệu quả

Để tận dụng tối đa hiệu quả của tính năng Mail Merge, bạn cần chú ý đến cách chuẩn bị dữ liệu và định dạng văn bản. Việc sắp xếp thông tin khoa học, kiểm tra kỹ lỗi và chọn đúng trường trộn sẽ giúp quy trình diễn ra trơn tru, tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót. Một số lưu ý khi sử dụng Mail Merge:

• Chuẩn bị dữ liệu trong Excel/Access rõ ràng, có tiêu đề cột chính xác
• Tránh để ô dữ liệu trống hoặc định dạng không đồng nhất
• Kiểm tra chính tả, dấu câu trong mẫu thư trước khi trộn
• Dùng chức năng xem trước (Preview) để phát hiện lỗi kịp thời
• Giữ file nguồn dữ liệu cố định, không đổi tên hay di chuyển trong quá trình trộn
• Sau khi hoàn tất, rà soát một số tài liệu mẫu để đảm bảo tính chính xác

Vậy là Sforum đã cũng bạn tìm hiểu trộn thư trong Word là gì cũng như các cách Mail Merge có điều kiện mà bạn có thể áp dụng trong Word 2007, 2010, 2013 và 2016. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi, thắc mắc về cách thức trên, hãy để lại bình luận dưới bài viết.

Xem thêm bài viết chuyên mục: Máy tính - Laptop - Tablet