Hướng dẫn cách viết email đúng chuẩn, chuyên nghiệp

Dù là cách viết email xin việc gửi CV hay email công việc chuyên nghiệp bạn đều cần sự chỉnh chu từ tổng thể để những điểm nhỏ nhặt. Để làm được điều này, bạn cần nắm vững các nguyên tắc từ bố cục đến cách diễn đạt, phù hợp với từng ngữ cảnh. Hãy để Sforum cung cấp hướng dẫn viết email tiếng Anh lẫn tiếng Việt chi tiết sau đây.

Nguyên tắc để viết email chuyên nghiệp

Một số nguyên tắc dưới đây có lẽ sẽ thiết yếu để bạn hình thành cách viết email chuyên nghiệp.

• Chọn tiêu đề cụ thể và hấp dẫn: Tiêu đề nên ngắn gọn, dễ hiểu và phản ánh đúng nội dung để người nhận dễ dàng nắm bắt thông tin.
• Trình bày ngắn gọn và sử dụng ngôn ngữ lịch sự: Tránh viết quá dài dòng, chỉ tập trung vào những thông tin cần thiết và chia nhỏ nội dung thành các đoạn dễ đọc.
• Cá nhân hóa khi cần thiết: Nếu có thể, hãy sử dụng tên của người nhận hoặc thêm những chi tiết liên quan đến họ để thể hiện sự quan tâm.
• Đính kèm tài liệu đúng cách: Nếu cần gửi file đính kèm, hãy kiểm tra kỹ nội dung và đề cập đến chúng trong phần thân email.
• Chèn chữ ký chuyên nghiệp: Chữ ký sẽ cung cấp thông tin của người viết, vừa giúp email đáng tin vừa giúp người nhận dễ dàng kết nối với bạn.

Biết cách viết email xin việc chỉ là một trong những kỹ năng công sở cần có. Bạn có thể rèn luyện thêm các tác vụ khác để tăng hiệu quả công việc hơn chỉ với một chiếc laptop tiêu chuẩn. Hãy “sắm” ngay một trong những dòng sản phẩm cấu hình chuẩn đang được ưu đãi sau.

[Product_Listing categoryid="380" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/laptop.html" title="Danh sách Laptop đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS"]

Cấu trúc của một email chuẩn 

Dù là áp dụng cách viết email gửi CV hay email công việc khác, bạn cũng nên lưu ý cấu trúc sau:

• Phần tiêu đề (Subject): Tiêu đề cần rõ ràng, hấp dẫn và giúp người nhận nhanh chóng hiểu được mục đích chính của email.
• Lời chào (Greeting): Mở đầu email bằng lời chào phù hợp với ngữ cảnh và mối quan hệ với người nhận. Ví dụ, “Dear Mr. Smith,” hoặc “Hi Team,”.
• Phần mở đầu (Introduction): Trình bày lý do gửi email hoặc giới thiệu ngắn gọn nội dung chính. 
• Phần nội dung chính (Body): Trình bày thông tin chi tiết, lập luận rõ ràng và đi thẳng vào vấn đề.
• Lời kêu gọi hành động (Call-to-Action): Nếu cần phản hồi, hành động hoặc giải quyết vấn đề, hãy đề cập cụ thể ở phần này để người nhận biết được họ cần làm gì tiếp theo.
• Phần kết (Closing): Kết thúc email bằng một lời cảm ơn hoặc lời chúc thân thiện, tạo cảm giác tích cực và thiện chí với người nhận.
• Chữ ký (Signature): Bao gồm thông tin liên hệ như tên, chức vụ, số điện thoại và bất kỳ thông tin liên quan nào khác để thuận tiện cho việc trao đổi sau này.

Cấu trúc chặt chẽ giúp email trở nên mạch lạc, hạn chế hiểu lầm và đảm bảo thông điệp được truyền tải một cách trọn vẹn. Bạn nên áp dụng nó trong ngữ cảnh chuyển nghiệp.

Hướng dẫn các bước viết email chuyên nghiệp

Email là công cụ giao tiếp thường dùng và có yêu cầu tương đối về tính trang trọng trong môi trường làm việc. Sau khi biết cấu của email, bạn nên tham khảo qua cách viết email chuyên nghiệp để thực hành và áp dụng vào công việc của mình ngay.

Đặt tiêu đề cho email

Tiêu đề sẽ hiện lên cửa sổ thông báo, có thể nói người nhận sẽ tiếp cận đầu tiên với nó. Hãy chọn một tiêu đề ngắn gọn, rõ ràng và phản ánh đúng trọng tâm nội dung. Tiêu đề nên trả lời câu hỏi: “Người nhận sẽ nhận được gì từ email này?”. Nên dùng tiêu đề khái quát chứa các từ “key” của nội dung. Như vậy, người nhận sẽ dễ nắm được ý định của bạn.

Trình bày lý do viết email

Dù là cách viết email tiếng Anh hay tiếng Việt, phần mở đầu vẫn nên đi thẳng vào vấn đề, dùng ngôn từ dễ hiểu và tránh vòng vo. Không nên viết quá hoa mỹ hay vòng vo như đánh đố người đọc. Ví dụ, bạn có thể bắt đầu bằng câu: “Tôi viết email này để thảo luận về…” hoặc “Tôi liên hệ để cập nhật thông tin liên quan đến…”.

Trình bày nội dung email

Hãy sắp xếp ý tưởng theo thứ tự logic, chia thành các đoạn ngắn gọn và tập trung vào từng điểm cụ thể. Dùng ngôn ngữ rõ ràng, tránh thuật ngữ phức tạp trừ khi cần thiết. Đảm bảo mọi thông tin được truyền đạt chính xác và đầy đủ để người nhận dễ hiểu.Ví dụ trong cách viết email xin việc, bạn nên trình bày vắn tắt về khả năng của mình qua các kinh nghiệm.

Chèn ảnh/ liên kết hoặc tệp đính kèm

Khi cần bổ sung hình ảnh, liên kết hoặc tài liệu đính kèm vào email, hãy đảm bảo chúng thực sự cần thiết và liên quan đến nội dung chính. Hãy tham khảo hướng dẫn viết email có chèn thêm nội dung sau:

• Chèn ảnh/đính kèm tệp: Nhấp biểu tượng kẹp giấy, chọn tệp từ máy, chờ tải xong.

• Thêm liên kết: Bôi đen văn bản, nhấp biểu tượng mắt xích, nhập URL, nhấn OK.

Lưu ý, hướng dẫn trên phù hợp cho người dùng Gmail. Khi có đính kèm thêm tài liệu, bạn nên có một dòng nhắc nhở người đọc trong email để tránh bị bỏ qua hay thất lạc.

Tạo chữ ký email

Trong cách viết email chuyên nghiệp không thể thiếu phần chữ ký. Bạn nên thiết lập cài đặt mặc định để đồng bộ và tránh mất thời gian cho những lần sau:

Bước 1: Đăng nhập vào Gmail, nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc phải trên cùng. Chọn Xem tất cả chế độ cài đặt (See all Setting).

Bước 2: Trong tab Chung (General), cuộn xuống phần Chữ ký (Signature) và nhấn Tạo mới (Create new). Đặt tên cho chữ ký để dễ quản lý.

Bước 3: Thêm tên, chức danh, thông tin liên hệ (như số điện thoại, email phụ), hoặc liên kết website. Bạn có thể định dạng văn bản, chèn ảnh hoặc thêm liên kết tùy ý.

Bước 4: Ở mục Sử dụng chữ ký mặc định (Signature defaults), thiết lập chữ ký cho email mới và email trả lời.

Bước 5: Cuộn xuống cuối cùng và nhấn Lưu (save changes) là được.

Những lưu ý khi viết và gửi email 

Dù đã xem qua hướng dẫn viết email, những một số chi tiết nhỏ, nếu không chú ý, có thể ảnh hưởng đến hiệu quả giao tiếp hoặc gây hiểu lầm. Vì vậy, trước khi bắt tại vào soạn, bạn đừng quên hãy cân nhắc những điểm quan trọng dưới đây.

Suy nghĩ kỹ trước khi viết

Dù là cách viết email xin việc hay email công việc chuyên nghiệp hãy, bạn vẫn cần nghĩ mục mình muốn truyền đạt. Xác định rõ ràng lý do liên hệ sẽ giúp bạn viết email mạch lạc, tránh lan man và không đi sai hướng. Đôi khi, việc dành thời gian suy ngẫm sẽ giúp bạn chọn lựa từ ngữ phù hợp, thể hiện rõ ý tưởng và giảm thiểu những sai sót không cần thiết.

Ưu tiên trình bày đơn giản và ngắn gọn

Dù là áp dụng cách viết email tiếng Anh hay tiếng Việt, sự rõ ràng và ngắn gọn luôn là ưu tiên hàng đầu. Những câu ngắn thường là lựa chọn an toàn để bày tỏ ý tứ. Hãy đi thẳng vào vấn đề, đảm bảo thông tin dễ tiếp thu và không gây nhầm lẫn. Một email ngắn gọn sẽ giúp người nhận tiết kiệm thời gian khi đọc hiểu nội dung bạn muốn truyền đạt.

Sử dụng dòng Subject

Khi mới viết email bạn hay bỏ quên dòng tiêu đề (Subject). Đây là một lỗi tối kỵ, người nhận có thể bỏ qua email của bạn ngay, nhất là khi bạn đang gửi email ứng tuyển. Một tiêu đề rõ ràng giúp người nhận nhanh chóng nhận diện và xác định mức độ quan trọng của thư. Tốt nhất bạn nên Capslock dòng này và tránh những từ ngữ mơ hồ hoặc quá chung chung.

Đặt cấu trúc cho email

Một cấu trúc rõ ràng sẽ giúp email của bạn dễ đọc và dễ hiểu. Hãy chia email thành các đoạn nhỏ, mỗi đoạn tập trung vào một ý chính. Bạn không nhất thiết phải chỉ ra từng phần. Hãy xuống dòng và dùng khoảng cách giữa các dòng đúng lúc để phân biết. Ngoài ra, hãy tùy chỉnh định dạng in đậm hay nghiêng để nhấn mạnh ý ở các phần.

Tránh những từ ngữ/ cấu trúc gây khó hiểu

Khi soạn và gửi email, cần cẩn trọng trong việc sử dụng ngôn từ và cấu trúc câu để tránh gây hiểu lầm. Hạn chế dùng từ ngữ mơ hồ hoặc câu quá dài khiến người nhận khó nắm ý. Nên viết ngắn gọn, rõ ràng, và ưu tiên các từ dễ hiểu. Đặc biệt, kiểm tra kỹ nội dung trước khi gửi để đảm bảo thông tin truyền tải đúng mục đích, tránh tạo cảm giác thiếu chuyên nghiệp.

Kiểm tra email kỹ càng trước khi gửi

Sau khi thực hiện cách viết email xin việc hay email công việc khác, bạn nhất thiết phải đọc lại ít nhất 1 lần. Đảm bảo rằng địa chỉ người nhận chính xác, tiêu đề phù hợp và không thiếu tệp đính kèm nếu cần. Rà soát chính tả, ngữ pháp và bố cục để tránh sai sót gây mất thiện cảm nhất là khi bạn đang áp dụng cách viết email tiếng Anh (không phải ngôn ngữ mẹ đẻ). 

Cách viết email xin việc gửi CV hoặc email chuyên nghiệp trong công việc được xem là một kỹ năng nền tảng. Dù bạn cần hướng dẫn viết email tiếng Anh lẫn tiếng Việt, hãy luôn chú trọng sự rõ ràng, mạch lạc và tinh tế trong từng câu chữ. Hãy bỏ túi thêm nhiều mẹo văn phòng khác trong bài viết tiếp theo trên Sforum nhé.

Xem thêm bài viết ở chuyên mục: Góc Học & Dạy 4.0