Hướng dẫn cách viết Email gửi CV xin việc chuẩn chỉnh nhất

Khi ứng tuyển vào một công việc, hiểu cách viết Email gửi CV xin việc đóng vai trò như bước tiếp cận đầu tiên với nhà tuyển dụng. Đây không chỉ là phương tiện chuyển CV mà còn là cơ hội để bạn thể hiện sự chuyên nghiệp, thái độ nghiêm túc và kỹ năng giao tiếp. Ngoài ra cùng khám phá cách viết Email nộp CV bằng tiếng Anh đúng chuẩn để mở ra cơ hội nghề nghiệp cho chính mình!

Tại sao cần viết Email gửi CV?

Trong môi trường làm việc hiện đại, việc gửi CV qua Email trở nên phổ biến hơn bao giờ hết. Một Email chuyên nghiệp không chỉ giúp nhà tuyển dụng nhận được hồ sơ của bạn mà còn là kênh thể hiện sự cẩn thận và kỹ năng giao tiếp của bạn. Email ứng tuyển là cơ hội để bạn giới thiệu ngắn gọn về bản thân, chia sẻ lý do bạn chọn vị trí này và thể hiện sự phù hợp với yêu cầu công việc. 

Viết một Email gửi CV được chuẩn bị chỉn chu sẽ giúp bạn tạo ấn tượng nổi bật giữa nhiều ứng viên khác. Ngược lại, nếu Email viết thiếu chuyên nghiệp, bạn có thể bị loại ngay từ vòng đầu, bất kể CV của bạn có ấn tượng ra sao.

Cách viết Email gửi CV xin việc chuẩn

Để viết một Email gửi CV chuyên nghiệp, bạn cần lưu ý đến từng phần từ địa chỉ Email, tiêu đề, nội dung đến các tài liệu đính kèm. Cụ thể như sau: 

Địa chỉ và tên hiển thị Email

Điều đầu tiên mà nhà tuyển dụng thường chú ý là địa chỉ Email của bạn. Hãy sử dụng địa chỉ Email chứa tên thật của bạn, tránh những địa chỉ gây ấn tượng không tốt như biệt danh trẻ con, từ ngữ không liên quan, hoặc số ký tự rườm rà.

Ví dụ: Địa chỉ Email thiếu chuyên nghiệp: 

• cobexinhdep98@gmail.com
•  boycool12345@hotmail.com 

Vì vậy, hãy chọn một địa chỉ Email chuyên nghiệp để thể hiện sự nghiêm túc. Đồng thời, hãy kiểm tra tên hiển thị của Email để đảm bảo phù hợp và tránh gây hiểu lầm. Tên này nên được định dạng đầy đủ, viết hoa chữ cái đầu và không sử dụng ký tự đặc biệt. Ví dụ, tên hiển thị "Nguyen Van A" sẽ phù hợp hơn "boycool123".

Hiện nay bạn có thể dễ dàng viết Email ngay trên điện thoại. Thao tác đính kèm tệp cũng dễ dàng qua ứng dụng Gmail. Một số dòng điện thoại có giá “mềm” nên tham khảo để bạn thao tác trong công việc thêm dễ dàng như sau:

[Product_Listing categoryid="3" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/mobile.html" title="Danh sách điện thoại đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS"] 

Tiêu đề Email xin việc

Phần tiêu đề Email cũng rất quan trọng, giúp nhà tuyển dụng nhanh chóng nhận biết bạn đang ứng tuyển vào vị trí nào. Một tiêu đề rõ ràng, súc tích sẽ khiến Email của bạn không bị lẫn lộn với các Email khác hoặc bị chuyển vào mục thư rác. Cách viết tiêu đề Email chuyên nghiệp. 

• Sử dụng cấu trúc: [Họ tên] – [Tên vị trí ứng tuyển]
• Nếu có yêu cầu mã số công việc hoặc bộ phận, hãy ghi rõ.

Ví dụ: Trần Thị Bích – Ứng tuyển vị trí Chuyên viên Marketing tại ABC. Tiêu đề Email thể hiện sự rõ ràng và mục đích cụ thể. Từ đó chúng giúp nhà tuyển dụng dễ dàng lọc và xử lý Email của bạn.

Mở đầu Email

Nếu bạn biết rõ tên người nhận, sử dụng tên trực tiếp sẽ tạo cảm giác thân thiện, ví dụ:

• Kính gửi Anh/Chị [Tên người nhận].
• Kính gửi Phòng Nhân sự Công ty [Tên công ty].

Trường hợp không có thông tin cụ thể, bạn có thể dùng các cụm từ lịch sự như "Kính gửi Quý công ty" hoặc "Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng". Lời chào phải lịch sự, chuyên nghiệp, và thể hiện bạn đã tìm hiểu về công ty. Tránh các lời chào thiếu chuyên nghiệp như "Gửi ai đó" hoặc "Kính gửi mọi người".

Nội dung của Email

Nội dung Email là trọng tâm và cần được trình bày rõ ràng. Hãy giới thiệu ngắn gọn về bản thân, nêu rõ vị trí ứng tuyển, lý do bạn phù hợp, cùng một vài kỹ năng hoặc thành tích nổi bật liên quan đến công việc. Ví dụ: Giới thiệu bạn là ai (họ tên, ngành học, hoặc kinh nghiệm nổi bật).

Nội dung cần được viết một cách mạch lạc, súc tích nhưng vẫn phải truyền tải đầy đủ thông tin: Tôi là Nguyễn Văn A, vừa tốt nghiệp chuyên ngành Kinh tế tại Đại học ABC. Với hơn 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Marketing và khả năng xây dựng chiến lược truyền thông, tôi tin rằng mình phù hợp với vị trí này.

Hãy sử dụng ngôn ngữ tích cực trong cách viết Email gửi CV. Bạn nên nhấn mạnh vào giá trị mình có thể mang lại thay vì chỉ đề cập đến mong muốn cá nhân. 

Phần kết của Email

Phần kết Email cần lịch sự và thể hiện sự mong muốn được trao đổi thêm. Cuối Email, đừng quên cảm ơn nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian xem xét hồ sơ của bạn. Ví dụ: Tôi hy vọng nhận được phản hồi từ quý công ty. Nếu cần thêm thông tin, xin vui lòng liên hệ qua Email hoặc số điện thoại bên dưới. Phần kết thúc Email cần lịch sự, với các cụm từ như "Trân trọng", "Kính chào", hoặc "Trân trọng cảm ơn". 

File và tài liệu đính kèm

Một lỗi phổ biến của nhiều ứng viên là quên đính kèm CV hoặc tài liệu quan trọng. Trước khi gửi Email đã viết, hãy kiểm tra kỹ file đính kèm và đảm bảo chúng có định dạng phổ biến như PDF hoặc DOCX. Đặt tên file đính kèm rõ ràng và chuyên nghiệp, bao gồm họ tên và vị trí ứng tuyển, ví dụ: NguyenVanA_CV_Marketing.pdf. Điều này giúp nhà tuyển dụng dễ dàng quản lý tài liệu.

Chữ ký Email

Chữ ký Email trong cách viết Email gửi CV, là phần thông tin ngắn gọn giúp nhà tuyển dụng liên hệ bạn nhanh chóng. Một chữ ký Email chuẩn cần có:

• Họ tên đầy đủ.
• Số điện thoại liên hệ.
• Địa chỉ Email.
• (Nếu cần) Link LinkedIn hoặc portfolio cá nhân.

Ví dụ:

• Nguyễn Văn A
• Điện thoại: 0901234567
• Email: nguyenvana@gmail.com
• LinkedIn: linkedin.com/in/nguyenvana

Một số sai lầm cần tránh khi viết Email gửi CV

Ngay cả khi bạn đã viết Email chỉn chu, vẫn có những lỗi nhỏ có thể làm hỏng ấn tượng ban đầu. Dưới đây là các sai lầm cần tránh trong cách viết Email gửi CV xin việc:

Viết sai tên nhà tuyển dụng, tên công ty

Điều này thường xảy ra khi ứng viên sử dụng một mẫu Email chung và quên chỉnh sửa tên cụ thể trong phần nội dung. Lỗi này không chỉ khiến bạn trông thiếu cẩn thận mà còn tạo cảm giác bạn không thực sự quan tâm đến vị trí ứng tuyển. 

Để tránh lỗi này, hãy kiểm tra kỹ càng tên nhà tuyển dụng và tên công ty trước khi gửi Email. Nếu cần, hãy tham khảo thông tin trực tiếp từ tin tuyển dụng hoặc website công ty. Sự chính xác và tôn trọng trong cách bạn đề cập tên công ty sẽ là điểm cộng lớn trong mắt nhà tuyển dụng.

Lỗi chính tả

Những lỗi nhỏ này trong cách viết Email gửi CV xin việc có thể làm giảm đáng kể tính chuyên nghiệp và cho thấy sự bất cẩn trong cách làm việc của bạn. Để tránh mắc lỗi, hãy dành thời gian đọc lại Email ít nhất hai lần trước khi gửi, hoặc sử dụng các công cụ kiểm tra chính tả như Grammarly. 

Ngoài ra, bạn cũng có thể nhờ bạn bè hoặc người thân xem qua nội dung Email để đảm bảo tính chính xác. Một Email không mắc lỗi chính tả không chỉ thể hiện sự cẩn thận mà còn giúp bạn gây ấn tượng tốt hơn với nhà tuyển dụng.

Sử dụng Email thiếu chuyên nghiệp

Việc sử dụng một địa chỉ Email thiếu chuyên nghiệp sẽ làm giảm cơ hội của bạn ngay từ bước đầu tiên. Các địa chỉ Email như cobexinh98@gmail.com hay supermancool123@yahoo.com không phù hợp cho môi trường ứng tuyển. Thay vào đó, hãy sử dụng Email chứa tên thật của bạn, ví dụ: nguyenvana@gmail.com hoặc lan.nguyen2023@yahoo.com. 

Ngoài ra, tên hiển thị của Email cũng cần đầy đủ và nghiêm túc, tránh các tên viết tắt hoặc ký tự không cần thiết. Hãy nhớ rằng một địa chỉ Email chỉn chu không chỉ giúp bạn trông chuyên nghiệp hơn mà còn tạo sự thuận tiện cho nhà tuyển dụng khi liên hệ.

Không đính kèm CV hoặc tài liệu khác

Một lỗi phổ biến mà nhiều ứng viên mắc phải là quên đính kèm CV hoặc các tài liệu cần thiết như thư xin việc, portfolio. Điều này không chỉ khiến Email của bạn trở nên vô nghĩa mà còn làm mất cơ hội được xem xét. Để tránh lỗi này, trước khi nhấn "Gửi," hãy kiểm tra lại phần tài liệu đính kèm và đảm bảo rằng chúng đã được đính đúng file. 

Tên file cũng cần rõ ràng, bao gồm thông tin như họ tên và vị trí ứng tuyển, ví dụ: NguyenVanA_CV_Marketing.pdf. Việc chú ý đến các chi tiết nhỏ như đính kèm tài liệu không chỉ thể hiện sự cẩn thận mà còn giúp bạn ghi điểm với nhà tuyển dụng.

Nội dung Email quá ngắn hoặc không có trọng tâm

Trong cách viết Email gửi CV xin việc, một Email chỉ có vài dòng hời hợt hoặc không làm nổi bật lý do bạn phù hợp với công việc sẽ bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp. Để khắc phục, hãy trình bày rõ ràng bạn là ai, lý do ứng tuyển và điểm mạnh của bản thân liên quan đến vị trí công việc. Một Email có nội dung chỉn chu sẽ giúp bạn tạo được thiện cảm và tăng cơ hội được xem xét hồ sơ.

Một số mẫu viết Email gửi CV thu hút nhà tuyển dụng

Cách viết Email gửi CV cho nhà tuyển dụng làm sao để gia tăng tỷ lệ đậu phỏng vấn? Rõ ràng đây là câu hỏi muôn thuở và dưới đây là những bật mí đến bạn: 

Mẫu Email gửi CV cho người mới tìm việc

Kính gửi Phòng Nhân sự Công ty [Tên công ty]. 

Tôi là Nguyễn Văn A, vừa tốt nghiệp chuyên ngành Kinh tế tại Đại học ABC. 

Với kiến thức học thuật vững vàng và sự nhiệt huyết, tôi mong muốn ứng tuyển vị trí Nhân viên Kinh doanh. CV của tôi đính kèm dưới đây, rất mong được gặp quý công ty để trao đổi thêm.

Trân trọng cảm ơn!

Mẫu Email gửi CV cho người đã có kinh nghiệm

Kính gửi Phòng Nhân sự Công ty [Tên công ty].

Tôi là Nguyễn Văn A, vừa tốt nghiệp chuyên ngành Kinh tế tại Đại học ABC.

Tôi có 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Nhân sự tại công ty DEF và rất hứng thú với giá trị cốt lõi của quý công ty. CV của tôi đính kèm dưới đây, tôi hy vọng nhận được phản hồi từ quý công ty. Nếu cần thêm thông tin, xin vui lòng liên hệ qua Email hoặc số điện thoại bên dưới.

Trân trọng cảm ơn!

Mẫu Email gửi CV bằng tiếng Anh

Cách viết Email gửi CV bằng tiếng Anh tương tự như tiếng Việt tuy nhiên bạn cần chú ý đến ngữ pháp và cách dùng từ: 

Dear [Recipient's Name],
My name is Nguyen Van A, and I have recently graduated with a degree in Economics from ABC University.

I bring 3 years of experience in the Human Resources field at DEF Company and am truly impressed by the core values of your esteemed company.

Please find my CV attached below. I look forward to receiving your feedback. Should you need any additional information, feel free to contact me via Email or the phone number provided below.

Sincerely,
Thank you very much!

Cách viết Email gửi CV xin việc là một kỹ năng quan trọng mà bất kỳ ai cũng cần trang bị khi tham gia thị trường lao động. Việc soạn thảo Email ứng tuyển bằng tiếng Anh cần được thực hiện một cách cẩn thận, từ việc chọn địa chỉ Email, đặt tiêu đề, trình bày nội dung cho đến cách gửi kèm tài liệu. Hãy luôn nhớ rằng, từng chi tiết nhỏ trong cách viết Email nộp CV bằng tiếng Anh có thể ảnh hưởng đến cơ hội của bạn.

Xem thêm bài viết trong chuyên mục: Góc Học & Dạy 4.0