Erp là gì? Erp giúp ích gì cho việc quản lý doanh nghiệp

Các phần mềm ERP hiện nay thường được sử dụng bởi nhiều doanh nghiệp lớn và phức tạp. Tuy nhiên, vẫn có không ít người chưa thực sự hiểu rõ ERP là gì và những lợi ích tuyệt vời mà hệ thống này mang đến cho doanh nghiệp. Qua bài viết dưới đây, Sforum sẽ tổng hợp những thông tin hữu ích về ERP - một công cụ không thể thiếu trong việc quản lý hiệu quả hoạt động kinh doanh của một tổ chức.

Hệ thống ERP là gì?

Để hiểu rõ ERP là gì, chúng ta cần biết về tên gọi đầy đủ của hệ thống này là Enterprise Resource Planning. Đây là một phần mềm quản lý doanh nghiệp tích hợp để quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh của một tổ chức. Hệ thống ERP cung cấp cho các tổ chức một bộ công cụ để quản lý các quy trình kinh doanh khác nhau, bao gồm quản lý tài chính, quản lý nguồn nhân lực, quản lý sản xuất, quản lý kho và vận chuyển, quản lý bán hàng và dịch vụ khách hàng.

Tính năng nổi bật của phần mềm ERP

Các phần mềm ERP hiện nay đóng vai trò quan trọng trong quản lý doanh nghiệp tích hợp, được thiết kế để quản lý các hoạt động kinh doanh hiệu quả. Vậy các tính năng nổi bật của ERP là gì? Cùng Sforum tìm hiểu dưới đây.

Tính tích hợp

Các phần mềm ERP hiện nay tích hợp và quản lý các quy trình kinh doanh khác nhau bao gồm quản lý tài chính, quản lý nguồn nhân lực, quản lý sản xuất, quản lý kho và vận chuyển, quản lý bán hàng và dịch vụ khách hàng.

Việc tích hợp các quy trình kinh doanh cũng giúp giảm thiểu sự trùng lặp công việc và nâng cao hiệu suất làm việc. Ví dụ, thông tin đăng ký khách hàng có thể được nhập vào một lần và được chia sẻ giữa các bộ phận khác nhau, bao gồm bộ phận bán hàng, chăm sóc khách hàng và kế toán.

Tính di động

Điều này giúp tăng cường tính linh hoạt trong quản lý kinh doanh và giúp người dùng quản lý hoạt động kinh doanh của tổ chức một cách hiệu quả hơn. Người dùng có thể xem thông tin cập nhật, theo dõi quy trình kinh doanh và đưa ra quyết định từ bất cứ đâu, bất cứ khi nào. Điều này giúp tăng tốc độ phản hồi và đưa ra quyết định nhanh hơn, đồng thời giảm thiểu thời gian chờ đợi và đảm bảo rằng quá trình kinh doanh được diễn ra suôn sẻ và không bị gián đoạn.

Tính an toàn

Các tính năng an toàn của phần mềm ERP bao gồm:

• Quản lý quyền truy cập: ERP cho phép quản lý quyền truy cập của người dùng vào hệ thống, giúp đảm bảo rằng chỉ có những người được ủy quyền mới có thể truy cập vào các thông tin và chức năng quan trọng trong hệ thống.
• Mã hóa dữ liệu: ERP sử dụng các thuật toán mã hóa để bảo vệ dữ liệu khỏi các cuộc tấn công mạng. Những thuật toán này đảm bảo rằng các thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp được bảo vệ và không bị lộ ra ngoài.
• Giám sát hoạt động: Các phần mềm ERP hiện nay có thể cung cấp tính năng giám sát các hoạt động trong hệ thống, bao gồm đăng nhập và đăng xuất, thao tác với các chức năng quan trọng, truy cập vào các thông tin nhạy cảm và thay đổi dữ liệu. Điều này giúp người quản trị hệ thống có thể phát hiện và ngăn chặn các hành vi không đúng đắn và bảo vệ hệ thống trước các mối đe dọa tiềm ẩn.
• Sao lưu dữ liệu: Phần mềm ERP cung cấp tính năng sao lưu dữ liệu, đảm bảo rằng các thông tin quan trọng của doanh nghiệp được lưu trữ an toàn và có thể khôi phục khi cần thiết.

Một trong những tính năng đặc biệt và được yêu thích nhất của ERP là gì? Đó chính là tính an toàn. Điều này nhằm đảm bảo tính bảo mật và an toàn thông tin của doanh nghiệp bằng cách cho phép quản lý quyền truy cập và giám sát các hoạt động trong hệ thống.

Lợi ích khi sử dụng ERP trong doanh nghiệp là gì?

Phần mềm ERP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, từ tăng năng suất và hiệu quả, cải thiện quản lý, tối ưu hóa chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ đến tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.

ERP giúp kiểm soát thông tin tài chính

Việc quản lý tài chính đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động của một doanh nghiệp, và phần mềm ERP có thể giúp doanh nghiệp quản lý và theo dõi các thông tin tài chính một cách đáng tin cậy và chính xác.

Các tính năng tài chính của phần mềm ERP cho phép doanh nghiệp quản lý các giao dịch tài chính như hóa đơn, đơn đặt hàng, phiếu thu và chi, định giá kho hàng, quản lý tài sản cố định, định giá lợi nhuận và chi phí, và đánh giá tài chính của doanh nghiệp.

Đặc biệt, các phần mềm ERP hiện nay giúp tổng hợp thông tin tài chính từ các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp, từ đó đưa ra những báo cáo tài chính chi tiết và chính xác. Các báo cáo này giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định kinh doanh hợp lý và đúng đắn, giảm thiểu rủi ro tài chính và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.

ERP giúp tăng tốc độ dòng công việc

Phần mềm ERP có thể giúp doanh nghiệp tăng tốc độ dòng công việc một cách đáng kể. Với tính năng tích hợp và tự động hóa các quy trình và hoạt động trong doanh nghiệp, phần mềm ERP giúp giảm thiểu thời gian và công sức cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ, từ đó giúp tăng tốc độ dòng công việc.

Ví dụ về khả năng đẩy nhanh tốc độ dòng công việc khi sử dụng ERP là gì? Đố là hệ thống có thể giúp tự động hóa quy trình sản xuất, từ đó giảm thiểu thời gian cần thiết để thực hiện các bước sản xuất và tăng năng suất sản xuất. Ngoài ra, phần mềm ERP cũng có thể giúp tự động hóa các quy trình kế toán, quản lý nhân sự và quản lý kho hàng, giúp tăng tốc độ hoạt động của các bộ phận này.

ERP giúp dễ dàng kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên

Bằng cách tích hợp các quy trình quản lý nhân sự, phần mềm ERP giúp giám đốc và nhà quản lý dễ dàng theo dõi và kiểm soát hoạt động của nhân viên.

Với phần mềm ERP, doanh nghiệp có thể tạo và quản lý các kế hoạch công việc cho từng nhân viên, giúp đảm bảo rằng mỗi nhân viên đều biết rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mình. Bên cạnh đó, phần mềm ERP cũng cho phép doanh nghiệp đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên dựa trên các chỉ số đo lường được tích hợp trong phần mềm.

Một vài lưu ý khi triển khai hệ thống ERP

Việc triển khai hệ thống ERP là một quá trình phức tạp và đòi hỏi sự chuẩn bị và kế hoạch kỹ lưỡng. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng khi triển khai hệ thống ERP:

• Đánh giá nhu cầu và tài nguyên: Trước khi triển khai hệ thống ERP, doanh nghiệp cần phải đánh giá tài nguyên của mình để xác định nhu cầu cần thiết nhất khi hệ thống ERP là gì? Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần xác định các yếu tố khác như kinh phí, thời gian triển khai, quy mô, v.v.
• Tổ chức đội ngũ triển khai: Tổ chức đội ngũ triển khai là một yếu tố quan trọng trong quá trình triển khai hệ thống ERP. Các nhà quản lý và kỹ thuật viên nên được đào tạo và có kinh nghiệm để đảm bảo rằng hệ thống ERP được triển khai một cách chính xác và hiệu quả.
• Lựa chọn nhà cung cấp ERP đáng tin cậy: Để đảm bảo chất lượng và hiệu quả của hệ thống ERP, doanh nghiệp cần lựa chọn một nhà cung cấp ERP đáng tin cậy và có kinh nghiệm. Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra các dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng, như dịch vụ khách hàng và bảo trì hệ thống.
• Quản lý dự án: Quản lý dự án là yếu tố quan trọng trong quá trình triển khai hệ thống ERP. Doanh nghiệp cần phải xác định các mục tiêu cụ thể, lập kế hoạch triển khai và quản lý các rủi ro để đảm bảo rằng dự án triển khai ERP được hoàn thành đúng hạn và đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp.

Hệ thống ERP được xây dựng để quản lý dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp. Do đó, việc quản lý và bảo vệ dữ liệu là rất quan trọng trong quá trình triển khai hệ thống ERP. Doanh nghiệp cần phải xác định các quy trình quản lý dữ liệu và phát triển các chính sách bảo mật để đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin.

Câu hỏi thường gặp khi sử dụng hệ thống ERP

Các câu hỏi này thường được đưa ra trong quá trình triển khai, sử dụng và bảo trì hệ thống ERP. Việc trả lời các câu hỏi này sẽ giúp đảm bảo rằng hệ thống ERP hoạt động hiệu quả và đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp.

Làm thế nào để cài đặt hệ thống ERP?

Việc cài đặt hệ thống ERP có thể phức tạp và đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Vậy cách để cài đặt hệ thống ERP là gì? Cùng tham khảo các bước cơ bản dưới đây:

• Xác định yêu cầu của doanh nghiệp: Bạn cần phải xác định các yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp để lựa chọn hệ thống ERP phù hợp. Điều này bao gồm việc xác định các chức năng và tính năng mà doanh nghiệp cần, số lượng người sử dụng hệ thống và các tính năng bảo mật.
• Chọn hệ thống ERP: Sau khi đã xác định yêu cầu của doanh nghiệp, bạn có thể lựa chọn hệ thống ERP phù hợp nhất. Có nhiều nhà cung cấp hệ thống ERP trên thị trường, bạn cần phải tìm hiểu và đánh giá các ứng dụng ERP khác nhau để lựa chọn được hệ thống phù hợp.
• Chuẩn bị cơ sở hạ tầng: Trước khi cài đặt hệ thống ERP, bạn cần phải chuẩn bị cơ sở hạ tầng. Điều này bao gồm việc cài đặt phần mềm và phần cứng, cấu hình mạng và chuẩn bị dữ liệu.
• Cài đặt hệ thống ERP: Sau khi đã chuẩn bị cơ sở hạ tầng, bạn có thể cài đặt hệ thống ERP. Việc cài đặt phụ thuộc vào nhà cung cấp hệ thống ERP mà bạn đã chọn. Bạn cần tuân thủ các hướng dẫn cài đặt từ nhà cung cấp để đảm bảo việc cài đặt được thực hiện đúng cách.

Sau khi đã cài đặt hệ thống ERP, bạn cần phải đào tạo người sử dụng. Điều này giúp cho nhân viên hiểu rõ về cách sử dụng hệ thống và cách sử dụng các tính năng của hệ thống ERP.

Làm thế nào để nâng cấp hệ thống ERP?

Để nâng cấp hệ thống ERP, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

• Xác định phiên bản mới: Tìm hiểu về phiên bản mới nhất của phần mềm ERP là gì? Sau đó, đánh giá tính ổn định và tính năng mới của phiên bản mới để quyết định liệu việc nâng cấp có đáng giá hay không.
• Chuẩn bị dữ liệu: Trước khi nâng cấp, hãy sao lưu toàn bộ dữ liệu của hệ thống ERP hiện tại và đảm bảo rằng dữ liệu được sao lưu đầy đủ và đúng đắn. Bạn cũng nên kiểm tra xem có thể cần cập nhật thêm các phần mềm và công cụ hỗ trợ khác hay không.
• Kiểm tra yêu cầu hệ thống mới: Trước khi tiến hành nâng cấp, hãy kiểm tra yêu cầu hệ thống mới của phiên bản ERP mới nhất. Bạn cần đảm bảo rằng hệ thống của bạn đáp ứng được các yêu cầu về phần cứng, phần mềm và hạ tầng mạng.
• Thực hiện nâng cấp: Tiến hành cài đặt phiên bản mới của phần mềm ERP và thực hiện các bước cấu hình mới cần thiết. Trong quá trình này, bạn nên sử dụng các công cụ kiểm tra và phân tích lỗi để đảm bảo rằng hệ thống được nâng cấp thành công và đáp ứng được các yêu cầu.
• Kiểm tra và đảm bảo tính ổn định: Sau khi nâng cấp, hãy kiểm tra toàn bộ hệ thống để đảm bảo tính ổn định và hoạt động đúng đắn. Nếu có lỗi xảy ra, bạn cần phải xử lý chúng kịp thời.

Vậy là Sforum đã chia sẻ những thông tin ERP là gì. Đây chính là phần mềm giúp giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp bằng cách tối ưu hóa quy trình kinh doanh và giảm thiểu sự lãng phí trong việc quản lý tài nguyên.