ERP là gì? Lợi ích, tính năng và ứng dụng trong doanh nghiệp

Các phần mềm ERP hiện nay thường được sử dụng bởi nhiều doanh nghiệp lớn và phức tạp. Tuy nhiên, vẫn có không ít người chưa thực sự hiểu rõ ERP là gì và những lợi ích tuyệt vời mà hệ thống này mang đến cho doanh nghiệp. Qua bài viết dưới đây, Sforum sẽ tổng hợp những thông tin hữu ích về ERP - một công cụ không thể thiếu trong việc quản lý hiệu quả hoạt động kinh doanh của một tổ chức.

Hệ thống ERP là gì?

Để hiểu rõ ERP là gì, chúng ta cần biết về tên gọi đầy đủ của hệ thống này là Enterprise Resource Planning. Đây là một phần mềm quản lý doanh nghiệp tích hợp để quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh của một tổ chức.

Hệ thống ERP cung cấp cho các tổ chức một bộ công cụ để quản lý các quy trình kinh doanh khác nhau, bao gồm quản lý tài chính, quản lý nguồn nhân lực, quản lý sản xuất, quản lý kho và vận chuyển, quản lý bán hàng và dịch vụ khách hàng.

Hệ thống ERP hoạt động như thế nào?

Hệ thống ERP là một hệ thống tích hợp giúp quản lý tổng thể các hoạt động của doanh nghiệp như kế toán, nhân sự, sản xuất, kho vận, bán hàng… thay vì sử dụng các phần mềm rời rạc.

Khi sử dụng phần mềm ERP, toàn bộ dữ liệu sẽ được đồng bộ trên một nền tảng duy nhất, giúp các bộ phận trong công ty kết nối, chia sẻ và xử lý thông tin theo thời gian thực. Điều này giảm thiểu sai sót do nhập liệu lặp lại và tiết kiệm thời gian trong quy trình vận hành.

Nếu bạn đang khám phá hệ thống ERP là gì để nâng cao hiệu suất công việc, thì một chiếc laptop phù hợp là công cụ hỗ trợ không thể thiếu. Ghé ngay CellphoneS để chọn laptop chính hãng, giúp vận hành phần mềm ERP nhanh, ổn định và hiệu quả hơn trong mọi tác vụ quản lý.

[Product_Listing categoryid="380" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/laptop.html" title="Danh sách Laptop đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS"]

Các thành phần chính của phần mềm ERP

Sau khi hiểu rõ phần mềm ERP là gì, bạn sẽ nhận ra đây không chỉ là công cụ hỗ trợ quản lý mà còn là hệ thống tích hợp nhiều chức năng cốt lõi. Dưới đây là những module chính thường xuất hiện trong các phần mềm ERP hiện nay.

• Tài chính – Kế toán: Theo dõi dòng tiền, kiểm soát công nợ, ghi chép sổ sách và tổng hợp báo cáo tài chính chính xác..
• Quản lý nhân sự (HRM): Hỗ trợ ghi nhận thời gian làm việc, xử lý bảng lương và thực hiện đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên.
• Quản lý mua hàng: Theo dõi đơn hàng, đối tác, chi phí mua vào.
• Quản lý kho: Kiểm soát hàng tồn, định mức, luân chuyển kho.
• Quản lý bán hàng: Kiểm soát đơn hàng, khách hàng, báo giá, hợp đồng.
• Quản lý sản xuất: Lập kế hoạch sản xuất, định mức nguyên vật liệu.
• CRM (Customer Relationship Management): Lưu trữ thông tin khách hàng, theo dõi tương tác và hỗ trợ xây dựng mối quan hệ bền vững qua từng giao dịch.

Tính năng nổi bật của phần mềm ERP

Các phần mềm ERP hiện nay đóng vai trò quan trọng trong quản lý doanh nghiệp tích hợp, được thiết kế để quản lý các hoạt động kinh doanh hiệu quả. Vậy các tính năng nổi bật của ERP là gì? Cùng Sforum tìm hiểu dưới đây.

Tính tích hợp

Các phần mềm ERP hiện nay tích hợp và quản lý các quy trình kinh doanh khác nhau bao gồm quản lý tài chính, quản lý nguồn nhân lực, quản lý sản xuất, quản lý kho và vận chuyển, quản lý bán hàng và dịch vụ khách hàng.

Việc tích hợp các quy trình kinh doanh cũng giúp giảm thiểu sự trùng lặp công việc và nâng cao hiệu suất làm việc. Ví dụ, thông tin đăng ký khách hàng có thể được nhập vào một lần và được chia sẻ giữa các bộ phận khác nhau, bao gồm bộ phận bán hàng, chăm sóc khách hàng và kế toán.

Tính di động

Tính di động là một tính năng rất quan trọng của các phần mềm ERP hiện nay. Với tính di động, người dùng có thể truy cập vào hệ thống ERP bất cứ khi nào và ở bất cứ đâu, bằng cách sử dụng thiết bị di động như điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng.

Điều này giúp tăng cường tính linh hoạt trong quản lý kinh doanh và giúp người dùng quản lý hoạt động kinh doanh của tổ chức một cách hiệu quả hơn. Người dùng có thể xem thông tin cập nhật, theo dõi quy trình kinh doanh và đưa ra quyết định từ bất cứ đâu, bất cứ khi nào. Điều này giúp tăng tốc độ phản hồi và đưa ra quyết định nhanh hơn, đồng thời giảm thiểu thời gian chờ đợi và đảm bảo rằng quá trình kinh doanh được diễn ra suôn sẻ và không bị gián đoạn.

Tính an toàn

Các tính năng an toàn của phần mềm ERP bao gồm:

• Quản lý quyền truy cập: ERP cho phép quản lý quyền truy cập của người dùng vào hệ thống, giúp đảm bảo rằng chỉ có những người được ủy quyền mới có thể truy cập vào các thông tin và chức năng quan trọng trong hệ thống.
• Mã hóa dữ liệu: ERP sử dụng các thuật toán mã hóa để bảo vệ dữ liệu khỏi các cuộc tấn công mạng. Những thuật toán này đảm bảo rằng các thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp được bảo vệ và không bị lộ ra ngoài.
• Giám sát hoạt động: Các phần mềm ERP hiện nay có thể cung cấp tính năng giám sát các hoạt động trong hệ thống, bao gồm đăng nhập và đăng xuất, thao tác với các chức năng quan trọng, truy cập vào các thông tin nhạy cảm và thay đổi dữ liệu. Điều này giúp người quản trị hệ thống có thể phát hiện và ngăn chặn các hành vi không đúng đắn và bảo vệ hệ thống trước các mối đe dọa tiềm ẩn.
• Sao lưu dữ liệu: Phần mềm ERP cung cấp tính năng sao lưu dữ liệu, đảm bảo rằng các thông tin quan trọng của doanh nghiệp được lưu trữ an toàn và có thể khôi phục khi cần thiết.

Một trong những tính năng đặc biệt và được yêu thích nhất của ERP là gì? Đó chính là tính an toàn. Điều này nhằm đảm bảo tính bảo mật và an toàn thông tin của doanh nghiệp bằng cách cho phép quản lý quyền truy cập và giám sát các hoạt động trong hệ thống.

So sánh ERP với phần mềm quản lý truyền thống

Sau khi tìm hiểu phần mềm ERP là gì, nhiều người thắc mắc liệu ERP có ưu điểm gì nổi bật hơn phần mềm quản lý cũ. Bảng dưới đây sẽ giúp bạn thấy rõ sự khác biệt giữa hai hệ thống này một cách ngắn gọn và khách quan.

Tiêu chí	Phần mềm ERP	Phần mềm truyền thống
Quản lý dữ liệu	Dữ liệu đồng bộ, hỗ trợ các bộ phận phối hợp trên một hệ thống chung.	Dữ liệu rời rạc, mỗi bộ phận lưu trữ riêng biệt.
Chức năng	Tích hợp nhiều nghiệp vụ, dễ mở rộng theo nhu cầu.	Chức năng giới hạn, mỗi phòng ban dùng phần mềm khác nhau.
Hiệu quả vận hành	Quy trình được chuẩn hóa và vận hành thống nhất trong toàn bộ đơn vị.	Vận hành thủ công, dễ lỗi khi chuyển dữ liệu giữa phòng ban.
Báo cáo & phân tích	Báo cáo cập nhật liên tục, giúp đưa ra quyết định nhanh chóng.	Tổng hợp thủ công, báo cáo chậm và thiếu đồng nhất.
Khả năng mở rộng	Dễ dàng nâng cấp hoặc bổ sung module khi cần.	Khó mở rộng, thường phải thay mới toàn hệ thống khi quy mô thay đổi.

Các loại hình triển khai ERP

Tùy theo mục tiêu và khả năng tài chính, mỗi tổ chức có thể chọn hình thức triển khai phù hợp với thực tế hoạt động.

• Hệ thống ERP On-Premise: Cài đặt trên hệ thống máy chủ nội bộ, bảo mật cao nhưng chi phí đầu tư ban đầu lớn.
• Hệ thống ERP Cloud (SaaS): Chạy trên nền tảng đám mây, cho phép truy cập mọi lúc mọi nơi. Giải pháp này linh hoạt, dễ mở rộng, chi phí đầu tư thấp hơn và được đối tác cập nhật định kỳ.
• Hệ thống ERP Hybrid: Kết hợp cả hai hình thức trên, tận dụng tính linh động của Cloud và khả năng kiểm soát dữ liệu của On-Premise.

Lợi ích khi sử dụng ERP là gì?

Phần mềm ERP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, từ tăng năng suất và hiệu quả, cải thiện quản lý, tối ưu hóa chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ đến tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.

ERP giúp kiểm soát thông tin tài chính

Việc quản lý tài chính đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động của một doanh nghiệp, và phần mềm ERP có thể giúp doanh nghiệp quản lý và theo dõi các thông tin tài chính một cách đáng tin cậy và chính xác.

Các tính năng tài chính của phần mềm ERP cho phép doanh nghiệp quản lý các giao dịch tài chính như hóa đơn, đơn đặt hàng, phiếu thu và chi, định giá kho hàng, quản lý tài sản cố định, định giá lợi nhuận và chi phí, và đánh giá tài chính của doanh nghiệp.

Đặc biệt, các phần mềm ERP hiện nay giúp tổng hợp thông tin tài chính từ các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp, từ đó đưa ra những báo cáo tài chính chi tiết và chính xác. Các báo cáo này giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định kinh doanh hợp lý và đúng đắn, giảm thiểu rủi ro tài chính và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.

ERP giúp tăng tốc độ dòng công việc

Phần mềm ERP có thể giúp doanh nghiệp tăng tốc độ dòng công việc một cách đáng kể. Với tính năng tích hợp và tự động hóa các quy trình và hoạt động trong doanh nghiệp, phần mềm ERP giúp giảm thiểu thời gian và công sức cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ, từ đó giúp tăng tốc độ dòng công việc.

Ví dụ về khả năng đẩy nhanh tốc độ dòng công việc khi sử dụng ERP là gì? Đố là hệ thống có thể giúp tự động hóa quy trình sản xuất, từ đó giảm thiểu thời gian cần thiết để thực hiện các bước sản xuất và tăng năng suất sản xuất. Ngoài ra, phần mềm ERP cũng có thể giúp tự động hóa các quy trình kế toán, quản lý nhân sự và quản lý kho hàng, giúp tăng tốc độ hoạt động của các bộ phận này.

ERP giúp dễ dàng kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên

Bằng cách tích hợp các quy trình quản lý nhân sự, phần mềm ERP giúp giám đốc và nhà quản lý dễ dàng theo dõi và kiểm soát hoạt động của nhân viên.

Với phần mềm ERP, doanh nghiệp có thể tạo và quản lý các kế hoạch công việc cho từng nhân viên, giúp đảm bảo rằng mỗi nhân viên đều biết rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mình. Bên cạnh đó, phần mềm ERP cũng cho phép doanh nghiệp đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên dựa trên các chỉ số đo lường được tích hợp trong phần mềm.

Giúp ra quyết định nhanh hơn nhờ báo cáo theo thời gian thực 

Một ưu điểm lớn của hệ thống ERP là khả năng tổng hợp dữ liệu tức thời từ nhiều bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp. Nhờ vậy, nhà quản trị có thể nắm bắt tình hình tổng thể của doanh nghiệp một cách rõ ràng và kịp thời. Thông tin được thể hiện qua báo cáo trực quan, giúp đưa ra quyết định nhanh chóng mà không phải chờ tổng hợp số liệu thủ công hay đợi báo cáo cuối kỳ.

Những thách thức khi triển khai ERP

Mặc dù ERP mang lại nhiều giá trị cho hoạt động quản trị, quá trình triển khai vẫn tiềm ẩn không ít khó khăn mà các tổ chức cần lường trước để tránh rủi ro.

• Chi phí đầu tư ban đầu lớn, nhất là với ERP On-Premise.
• Khó khăn khi thay đổi quy trình, nhất là với công ty đã quen dùng phần mềm cũ.
• Đào tạo nhân sự sử dụng hệ thống mới cần thời gian và nguồn lực.
• Lựa chọn sai đối tác hoặc hệ thống phần mềm không phù hợp dẫn đến thất bại trong triển khai.

Các bước triển khai ERP hiệu quả

Để hệ thống ERP phát huy tối đa hiệu quả, tổ chức cần triển khai theo lộ trình rõ ràng, có kế hoạch cụ thể. Dưới đây là các bước cơ bản giúp quá trình mô hình ERP diễn ra suôn sẻ và đúng mục tiêu của doanh nghiệp đề ra.

Xác định mục tiêu và yêu cầu

Việc đầu tiên khi triển khai ERP là xác định rõ mục tiêu và nhu cầu cụ thể của từng phòng ban. Việc này giúp tổ chức biết mình cần cải thiện điều gì, kỳ vọng hệ thống xử lý những vấn đề nào. Nếu không có mục tiêu rõ ràng, hệ thống hoạt động dễ bị lan man, không hiệu quả và khó đo lường được thành công sau khi áp dụng vào thực tế.

Lựa chọn phần mềm và nhà cung cấp

Việc lựa chọn đúng phần mềm ERP và đối tác có ảnh hưởng lớn đến kết quả toàn dự án. Tổ chức nên đánh giá các phần mềm ERP dựa trên tính năng, khả năng tùy chỉnh, chi phí, độ ổn định và mức độ hỗ trợ từ nhà cung cấp. Một nhà cung cấp uy tín không chỉ bán hệ thống mà còn đồng hành trong suốt quá trình thực thi và tối ưu vận hành lâu dài.

Lập kế hoạch chi tiết và phân công trách nhiệm

Khi đã có phần mềm và đối tác, công ty cần lập kế hoạch thực hiện cụ thể, có thời gian biểu rõ ràng và ngân sách rõ ràng. Việc phân công trách nhiệm cho từng nhóm hoặc cá nhân giúp đảm bảo tiến độ thực hiện và xử lý các phát sinh nhanh chóng. Lập kế hoạch rõ ràng giúp hạn chế rủi ro và đảm bảo hệ thống ERP vận hành ổn định ngay từ đầu.

Đào tạo người dùng

Hệ thống ERP chỉ phát huy hiệu quả khi người dùng hiểu cách sử dụng đúng. Doanh nghiệp cần tổ chức các buổi đào tạo thực hành, cung cấp tài liệu hướng dẫn và thiết lập kênh hỗ trợ nội bộ. Việc đào tạo không chỉ giúp nhân viên thao tác đúng quy trình mà còn tạo tâm lý sẵn sàng tiếp nhận hệ thống mới, giảm thiểu phản kháng khi thay đổi cách làm việc quen thuộc.

Kiểm thử và vận hành thử

Trước khi vận hành chính thức, cần thực hiện kiểm thử toàn hệ thống bằng dữ liệu thật hoặc môi trường mô phỏng. Quá trình này giúp phát hiện lỗi kỹ thuật, điểm chưa phù hợp với thực tế, đồng thời cho phép người dùng làm quen với phần mềm trong môi trường thử nghiệm. Kiểm thử kỹ càng sẽ giúp tránh rủi ro khi chuyển sang vận hành chính thức, đảm bảo hệ thống ổn định từ ngày đầu.

Triển khai chính thức và đánh giá sau triển khai

Sau khi đã kiểm thử thành công, công ty sẽ áp dụng mô hình ERP chính thức trên toàn bộ hệ thống. Tuy nhiên, quá trình này không dừng lại ở việc đưa phần mềm vào sử dụng. Tổ chức cần đánh giá hiệu quả thực tế, lắng nghe phản hồi từ người dùng, ghi nhận khó khăn và tiến hành cải tiến nếu cần. Việc đánh giá sau triển khai là bước quan trọng giúp tối ưu hóa hiệu suất dài hạn.

Các phần mềm ERP phổ biến

Hiện nay, có nhiều hệ thống ERP được thiết kế để đáp ứng nhu cầu quản lý của các công ty ở nhiều quy mô khác nhau. Dưới đây là một số lựa chọn nổi bật đang được sử dụng rộng rãi nhờ tính linh hoạt của hệ thống ERP:

MISA AMIS

• Nền tảng hỗ trợ: Web, iOS, Android
• Dung lượng: Tùy theo phiên bản
• Loại phần mềm: ERP Việt Nam
• Giá cả: Tính theo gói
• Link tải chính thức: https://amis.misa.vn

MISA AMIS là phần mềm ERP do Việt Nam phát triển, phù hợp đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang trong giai đoạn chuyển đổi số. Thiết kế đơn giản, dễ thao tác, thích hợp cho người mới bắt đầu hoặc không rành công nghệ.

OpenERP (Odoo)

• Nền tảng hỗ trợ: Web, desktop, mobile
• Dung lượng: Khoảng 500MB
• Loại phần mềm: Mã nguồn mở
• Giá cả: Miễn phí hoặc trả phí cho bản doanh nghiệp
• Link tải chính thức: https://www.odoo.com

OpenERP là hệ thống ERP mở nổi bật nhờ khả năng tùy biến linh hoạt và cộng đồng phát triển mạnh. Phần mềm cho phép người dùng dễ dàng tích hợp linh hoạt các module như bán hàng, kho, nhân sự và kế toán. 

Apache OFBiz

• Nền tảng hỗ trợ: Web
• Dung lượng: ~300MB
• Loại phần mềm: ERP mã nguồn mở
• Giá cả: Miễn phí
• Link tải chính thức: https://ofbiz.apache.org

Apache OFBiz là nền tảng ERP mã nguồn mở do Apache Foundation phát triển, nổi bật với khả năng mở rộng theo nhu cầu doanh nghiệp. Phù hợp với tổ chức muốn điều chỉnh linh hoạt quy trình vận hành theo nhu cầu riêng. Giao diện thiên về kỹ thuật, thích hợp với tổ chức có đội ngũ IT nội bộ mạnh.

ERP5

• Nền tảng hỗ trợ: Web
• Dung lượng: Tùy chỉnh
• Loại phần mềm: ERP cho tổ chức quy mô lớn
• Giá cả: Liên hệ nhà cung cấp
• Link tải chính thức: https://www.erp5.com

ERP5 là hệ thống ERP hướng tới các tổ chức lớn, hoạt động trên quy mô toàn cầu hoặc đa quốc gia. Hệ thống nổi bật với khả năng xử lý dữ liệu phức tạp và hỗ trợ nhiều ngành nghề khác nhau. 

WebERP

• Nền tảng hỗ trợ: Trình duyệt web
• Dung lượng: Nhẹ (~50MB)
• Loại phần mềm: Mã nguồn mở, miễn phí
• Giá cả: Miễn phí
• Link tải chính thức: https://www.weberp.org

WebERP là giải pháp ERP nhẹ, dễ triển khai và hoàn toàn miễn phí, phù hợp với công ty nhỏ hoặc startup. Phần mềm hoạt động hoàn toàn trên trình duyệt, không cần cài đặt phức tạp. Thiết kế giao diện dễ dùng, đáp ứng tốt các chức năng quản lý tài chính, bán hàng và kho.

Một vài lưu ý khi triển khai hệ thống ERP

Việc triển khai hệ thống ERP là một quá trình phức tạp và đòi hỏi sự chuẩn bị và kế hoạch kỹ lưỡng. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng khi triển khai hệ thống ERP:

• Đánh giá nhu cầu và tài nguyên: Trước khi triển khai hệ thống ERP, doanh nghiệp cần phải đánh giá tài nguyên của mình để xác định nhu cầu cần thiết nhất khi hệ thống ERP là gì? Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần xác định các yếu tố khác như kinh phí, thời gian triển khai, quy mô, v.v.
• Tổ chức đội ngũ triển khai: Tổ chức đội ngũ triển khai là một yếu tố quan trọng trong quá trình triển khai hệ thống ERP. Các nhà quản lý và kỹ thuật viên nên được đào tạo và có kinh nghiệm để đảm bảo rằng hệ thống ERP được triển khai một cách chính xác và hiệu quả.
• Lựa chọn nhà cung cấp ERP đáng tin cậy: Để đảm bảo chất lượng và hiệu quả của hệ thống ERP, doanh nghiệp cần lựa chọn một nhà cung cấp ERP đáng tin cậy và có kinh nghiệm. Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra các dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng, như dịch vụ khách hàng và bảo trì hệ thống.
• Quản lý dự án: Quản lý dự án là yếu tố quan trọng trong quá trình triển khai hệ thống ERP. Doanh nghiệp cần phải xác định các mục tiêu cụ thể, lập kế hoạch triển khai và quản lý các rủi ro để đảm bảo rằng dự án triển khai ERP được hoàn thành đúng hạn và đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp.

Hệ thống ERP được xây dựng để quản lý dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp. Do đó, việc quản lý và bảo vệ dữ liệu là rất quan trọng trong quá trình triển khai hệ thống ERP. Doanh nghiệp cần phải xác định các quy trình quản lý dữ liệu và phát triển các chính sách bảo mật để đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin.

Vậy là Sforum đã chia sẻ những thông tin ERP là gì. Đây chính là phần mềm giúp giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp bằng cách tối ưu hóa quy trình kinh doanh và giảm thiểu sự lãng phí trong việc quản lý tài nguyên.