File CSV là gì? Hướng dẫn tạo file CSV và phân biệt với Excel
File CSV là gì?
CSV viết tắt của cụm từ 'Comma Separated Values', là định dạng tệp chứa dữ liệu văn bản trong đó các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy. Tuy nhiên, cũng có trường hợp giá trị được phân tách bằng dấu chấm phẩy. Được sử dụng rộng rãi trong việc trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng, CSV là công cụ phổ biến cho việc xuất và nhập dữ liệu phức tạp giữa các ứng dụng khác nhau.
Cấu trúc của file CSV
Cấu trúc của một file CSV là gì? File cũng khá đơn giản, chỉ bao gồm các danh sách dữ liệu được phân tách bởi dấu phẩy. Một file CSV thường có ba phần:
- Phần đầu tiên: Đại diện cho các tiêu đề cột trong bảng, chỉ ra tên của mỗi cột.
- Phần thứ hai: Là nội dung dữ liệu tại cột cuối cùng trong bảng.
- Phần thứ ba: Là các hàng có cấu trúc tương tự và theo thứ tự tương ứng với nội dung của từng cột trong bảng.
Ví dụ minh họa về định dạng file CSV là gì:
Giả sử bạn có một danh sách các sản phẩm trong cửa hàng của mình và muốn lưu trữ thông tin này trong một file dưới dạng CSV. Bạn có các cột như 'Tên sản phẩm', 'Giá', 'Số lượng', 'Danh mục'. Mỗi hàng trong file CSV sẽ biểu diễn thông tin của một sản phẩm cụ thể, với các giá trị trong từng cột được phân tách bằng dấu phẩy.
Tên sản phẩm, Giá, Số lượng, Danh mục
Áo phông trắng, 10.99, 50, Quần áo nam
Quần jeans đen, 29.99, 30, Quần áo nam
Áo sơ mi trắng, 19.99, 20, Quần áo nam
Áo len nữ, 25.99, 40, Quần áo nữ
Phân biệt file CSV và file Excel
Sau khi đã tìm hiểu về khái niệm cũng như cấu trúc định dạng file CSV là file gì, chắc chắn bạn sẽ có thêm thắc mắc vậy file CSV và Excel có giống nhau hay không? Cách phân biệt như thế nào? Cùng tìm hiểu trong phần nội dung tiếp theo sau đây của Sforum.
Về dung lượng
File đuôi CSV là gì? Đây là một loại tệp văn bản, thường được gọi là 'tệp phẳng'. Khác với file Excel, file CSV không chứa các hàm, định dạng, macro,... Do đó, kích thước của file CSV thường nhẹ hơn rất nhiều so với file Excel. Tuy nhiên, điều này đồng nghĩa rằng file CSV không thể lưu trữ các thao tác, bộ lọc, các tính năng hàm Excel phức tạp tương tự.
Về cấu trúc file
CSV file là gì? Đây chỉ là một loại tệp văn bản đơn giản không có cấu trúc hoặc tiêu chuẩn cụ thể. Trái lại, file Excel được tiêu chuẩn hóa và có các cấu trúc phức tạp để đáp ứng nhu cầu sử dụng tính toán đa dạng của người dùng hiện nay.
Về khả năng kết nối
Trong Excel, có thể sử dụng các add-in để kết nối với nguồn dữ liệu bên ngoài và nhập thêm dữ liệu. Excel cũng cung cấp tính năng kiểm tra dữ liệu để theo dõi và sử dụng tính năng nhận xét. Tuy nhiên, tất cả các chức năng này không có sẵn đối với file CSV.
Về định dạng file
File Excel thường có định dạng .xls hoặc .xlsx khi lưu, trong khi file CSV thường có định dạng .csv và dung lượng cũng nhẹ hơn rất nhiều so với Excel.
Về khả năng mở và chỉnh sửa nội dung
Không thể mở hoặc chỉnh sửa nội dung của file Excel bằng phần mềm soạn thảo văn bản Notepad vì định dạng phức tạp của Excel không được hỗ trợ. Cấu trúc phức tạp của các tính năng và công thức trong Excel yêu cầu một ứng dụng có khả năng xử lý dữ liệu dạng bảng tính.
Trong khi đó, file CSV là gì thì chỉ là một định dạng văn bản đơn giản, có thể được mở và chỉnh sửa từ Notepad một cách dễ dàng. Điều này là do dữ liệu trong file CSV được biểu diễn dưới dạng các hàng và cột , mỗi giá trị được phân tách bằng dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc sửa đổi trực tiếp từ một trình soạn thảo văn bản như Notepad.
Các ứng dụng hỗ trợ
Khi sử dụng Excel, bạn có thể dễ dàng kết nối với các ứng dụng và nguồn dữ liệu từ bên ngoài để nhập dữ liệu mới. Tuy nhiên, sau khi hiểu rõ định dạng file CSV là gì, bạn sẽ biết rằng file CSV không có khả năng thực hiện điều này.
Về quá trình tạo file
File Excel thường được tạo ra thông qua bảng tính và đôi khi chứa cả biểu đồ và đồ thị, bao gồm các công thức toán học cũng như hàm số phức tạp. Trong khi đó, file CSV thường được tạo ra trực tiếp dưới dạng văn bản bằng cách sử dụng các ứng dụng như Notepad, OpenOffice Calc và những công cụ tương tự.
Về biểu đồ và định dạng
Trong Excel, người dùng có khả năng tạo và tùy chỉnh đồ thị và biểu đồ theo nhu cầu của mình. Công cụ này cung cấp một loạt các lựa chọn từ cơ bản đến phức tạp, cho phép người dùng có thể lọc và hiển thị dữ liệu một cách trực quan, dễ hiểu. Sau khi tạo biểu đồ và tùy chỉnh đồ thị, người dùng có thể lưu chúng dưới định dạng tệp tin .xlsx để chia sẻ hoặc sử dụng sau này.
Trái lại, khi đã tìm hiểu file CSV là file gì, bạn cần phải biết thêm là file chỉ lưu trữ dữ liệu dưới dạng văn bản, không hỗ trợ các tính năng đồ thị hoặc biểu đồ. Mỗi giá trị trong file CSV được phân tách bằng dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy, giúp biểu diễn cấu trúc dữ liệu theo cách đơn giản. Tính chất văn bản của file CSV giúp dễ dàng hơn trong việc trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng và nền tảng khác nhau, nhưng không cung cấp tính năng thể hiện dữ liệu dưới dạng đồ thị hoặc biểu đồ như Excel.
Về độ phổ biến
Cũng như khái niệm về file CSV là gì, bạn có thể mở file bằng nhiều phần mềm soạn thảo văn bản, bao gồm Microsoft Excel, Notepad, Microsoft Works 9 và nhiều ứng dụng khác. Trái lại, file Excel chỉ có thể mở được bằng phần mềm chính thức của Microsoft Excel.
Hướng dẫn tạo file CSV
Sau khi đã hiểu file CSV là gì cũng như có thể phân biệt được với Excel. Từ đó bạn muốn tạo file CSV cho riêng mình, hãy tham khảo hướng dẫn tạo từ phần mềm Excel chi tiết mà Sforum chia sẻ dưới đây:
Bước 1: Mở tệp Excel bạn muốn chuyển đổi thành file CSV
Bước 2: Trong giao diện Excel, chọn tab 'File' và sau đó chọn 'Save As', lựa chọn vị trí sao lưu tệp mới trong máy tính của bạn.
Bước 3: Trong hộp thoại 'Save As', chọn 'CSV (Comma delimited)' từ menu thả xuống 'Save as type'. Sau đó, đặt tên cho tệp và nhấp vào nút 'Save' để lưu file CSV mới.
Lưu ý khi tạo file CSV
Bên cạnh hiểu rõ định dạng file CSV là gì, thì khi tạo bạn cũng cần chú ý những điểm sau để đảm bảo tính chính xác và tránh lỗi:
- Định dạng phân tách: Sử dụng dấu phẩy (,) để phân tách các giá trị. Nếu có dấu phẩy trong dữ liệu, hãy bọc giá trị trong dấu ngoặc kép.
- Hạn chế ký tự đặc biệt: Tránh sử dụng các ký tự đặc biệt như dấu ngoặc kép hoặc dấu xuống dòng trong dữ liệu.
- Dòng đầu tiên là tiêu đề: Đảm bảo rằng dòng đầu tiên chứa tiêu đề cho mỗi cột và không chứa ký tự đặc biệt. Ví dụ: 'File csv là gì?' nên được thể hiện thành 'File csv là gì', không có ký tự '?'.
- Đồng nhất số lượng cột: Để có thể dễ dàng hơn khi tạo file, bạn nên nhập dữ liệu sao cho mỗi dòng cần có số lượng cột giống nhau.
- Sao lưu dữ liệu: Trước khi chỉnh sửa, luôn sao lưu dữ liệu gốc để tránh mất mát dữ liệu không mong muốn.
Cách chuyển file CSV sang file Excel
Cách chuyển đổi file CSV sang Excel chỉ với vài bước đơn giản:
Bước 1: Truy cập vào ứng dụng Microsoft Excel trên thiết bị máy tính của bạn.
Bước 2: Chọn menu 'File' và sau đó chọn 'Open'.
Bước 3: Tìm đến thư mục chứa file CSV bạn muốn chuyển đổi.
Bước 4: Tại menu thả xuống 'All Files', chọn file CSV bạn muốn mở. Phần mềm Excel sẽ biển thị file CSV của bạn
Bước 5: Sau khi chỉnh sửa dữ liệu (nếu cần), chọn 'File', sau đó 'Save As' và lưu dưới định dạng Excel (.xlsx hoặc .xls).
Microsoft Office được phát hành chính thức sẽ giúp bạn có những trải nghiệm làm việc trơn tru, dễ dàng nhất. Sforum là đơn vị chuyên cung cấp phần mềm uy tín và có đội ngũ kỹ thuật viên luôn sẵn sàng hỗ trợ nếu có lỗi xảy ra.
[Product_Listing categoryid='1149' propertyid=' customlink='https://cellphones.com.vn/phu-kien/may-tinh-laptop/phan-mem/microsoft.html' title='Danh sách phần mềm Microsoft giá tốt tại CellphoneS']
Trên đây là những chia sẻ nhằm giải đáp thắc mắc định dạng file CSV là file gì. Hy vọng bạn sẽ tìm ra câu trả lời chính xác nhất và hiểu rõ hơn về file CSV hay CSV file là gì trong công việc cũng như học tập. Theo dõi Sforum mỗi ngày để không bỏ lỡ những kiến thức bổ ích nhé!
Bình luận (0)