FYI là gì? Vai trò, các trường hợp sử dụng FYI trong email

Dù được dùng phổ biến nhưng FYI là gì trong email vẫn có không ít người chưa biết. Nếu bạn là người thường xuyên dùng email thì việc tìm hiểu FYI là viết tắt của chữ gì và cách sử dụng ra sao thật sự rất quan trọng. Những thông hữu ích về thuật ngữ này sẽ được Sforum mang đến trong nội dung bên dưới, bạn đừng bỏ qua nhé!

FYI là gì?

Trong tiếng Anh, FYI trong email được rút gọi bởi cụm từ “For your information”, khi dịch sang tiếng Việt chúng ta có thể hiểu là “Thông tin để bạn biết”. Khi thực hiện chuyển tiếp một email thư nào đó mà nó có thể sẽ quan trọng với người nhận thì người gửi thường để cụm từ này ở dòng chủ đề đầu tiên.

Nguồn gốc của thuật ngữ FYI trong email

Trên thực tế, thuật ngữ FYI là gì đã được tìm kiếm từ rất lâu, trước khi thư điện tử được đưa vào sử dụng. Vào những năm 1930, FYI đã thường xuyên được các phóng viên và nhà báo dùng để đánh dấu sự quan trọng của thông tin khi gửi. Qua đó, người nhận được tin sẽ biết đó là phần cần phải tập trung chú ý. Về sau, từ này được đưa vào email để sử dụng và trở nên phổ biến rộng rãi.

Vai trò và ý nghĩa của FYI

Qua khái niệm FYI là gì mà ở trên đã trình bày, chúng ta có thể thấy vai trò của cụm từ này chỉ đơn giản là đánh dấu sự quan trọng khi gửi. Đồng thời, cụm từ này còn có ý nghĩa trong việc giúp người nhận kịp thời nắm bắt các tin cần thiết một cách nhanh chóng thông qua việc chuyển tiếp nội dung gốc. Ngoài ra, khi đánh dấu FYI trong email thì cả người gửi và người nhận đều sẽ không nhất thiết phải có phản hồi lại.

Ngoài việc tìm hiểu FYI là gì để biết cách dùng hợp lý, bạn có thể mua thêm phần mềm Microsoft để xử lý các tác vụ văn phòng được hiệu quả hơn. Với nhiều ưu điểm vượt trội hơn so với phiên bản không trả phí, phần mềm Microsoft có bản quyền sẽ giúp bạn xử lý công việc nhanh, an toàn và hiệu quả hơn. Dưới đây là một số dòng sản phẩm chính hãng mà CellphoneS đang cung cấp với giá cực tốt.

[Product_Listing categoryid="1149" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/phu-kien/may-tinh-laptop/phan-mem/microsoft.html" title="Danh sách phần mềm Microsoft giá tốt tại CellphoneS"]

Những trường hợp FYI được sử dụng

Sau khi đã tìm hiểu FYI là gì trong email, bạn nên biết thêm nó được sử dụng trong những trường hợp như thế nào. Đây thật sự là kiến thức mà bạn cần phải nắm để việc dùng được hiệu quả và đúng cách khi chuyển tiếp thư. Sau đây là 4 trường hợp phổ biến thường hay dùng FYI trong email.

Khi chia sẻ thông tin với đồng nghiệp/ quản lý

Ở môi trường văn phòng và giao tiếp chuyên nghiệp, mọi người thường dùng hình thức soạn gửi hoặc chuyển tiếp thư dưới dạng email để cùng nắm bắt thông tin. Tuy nhiên, thư nhận được mỗi ngày trong email sẽ khá nhiều và rất dễ bị bỏ qua các tài liệu quan trọng.

Chính vì vậy, người gửi thường sẽ đánh dấu FYI khi cần chuyển các thông báo hoặc cập nhật mới cho đồng nghiệp hoặc quản lý để họ không bỏ sót những tin quan trọng.

Ví dụ: “FYI: Thông báo triển khai dự án mới” hoặc “FYI: Tin tức mới về đối thủ cạnh tranh.”

Dùng để cập nhật trạng thái, tiến độ cho các bên liên quan

Đa số khi triển khai thực hiện bất kỳ dự án nào cũng sẽ có nhiều người và bộ phận tham gia. Chính vì thế, mỗi khi cần cập nhật tiến độ hay tình trạng mới của dự án thì nội dung đều cần gửi đồng loạt cho các bên liên quan. Những thông báo về tiến độ dự án đóng vai trò khá quan trọng, vì vậy việc đánh FYI trong email khi chuyển tiếp nên được thực hiện để họ biết rằng đó là tin cần chú ý.

Ví dụ: “"FYI trong email: Dự án đang tiến triển tốt và chúng tôi dự kiến hoàn thành đúng hạn."

Dùng để chuyển tiếp các thông tin đến các dự án/ bộ phận liên quan

Ngoài hai trường hợp trên thì bạn đã biết trường hợp tiếp theo cần dùng FYI là gì hay chưa? Trên thực tế thì thuật ngữ FYI trong email rất cần thiết để dùng trong việc chuyển tiếp các thông tin email khác có liên quan đến dự án cho những bên cần nắm thông tin. Điều này giúp họ luôn cập nhật được mọi tin tức quan trọng từ kế hoạch, chi phí, tiến độ,... của dự án một cách nhanh chóng và kịp thời.

Ví dụ: “FYI: Chi phí phát sinh cần cho dự án.”

Thông báo vấn đề/ sự cố thông qua email

Những vấn đề hay sự cố khi xảy ra thường sẽ làm gián đoạn một kế hoạch nào đó kèm theo các tin tức sai lệch. Vì vậy, việc gửi thư kèm FYI trong email cho những người liên quan rất cần thiết để người nhận tập trung chú ý nội dung thư. Từ đó, có thể làm dịu đi cảm xúc căng thẳng, cho thấy rằng vấn đề vẫn đang được kiểm soát.

Ví dụ: “FYI: Thông báo dời giờ hoạt động event.”

Cách dùng thuật ngữ FYI để giao tiếp chuyên nghiệp

Sau khi đã biết FYI là gì thì mời bạn cùng tham khảo thêm cách sử dụng để đảm bảo tính chuyên nghiệp khi giao tiếp.

• Sử dụng đúng ngữ cảnh: Chỉ nên dùng "FYI" khi bạn muốn chia sẻ nội dung mà không yêu cầu phản hồi. Tránh dùng trong các tình huống cần thảo luận hoặc hành động khẩn cấp.
• Làm rõ nội dung chính: Khi viết email có FYI, hãy làm cho thông điệp ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề.
• Tránh lạm dụng: Không nên dùng "FYI" trong mọi thư email. Việc lạm dụng có thể khiến thông điệp trở nên kém hiệu quả và gây nhầm lẫn cho người nhận.

Phân biệt thuật ngữ FYI và FYR

Vì được viết tắt khá giống nhau nên có không ít người vẫn nhầm lẫn giữa FYI và FYR. Theo như chia sẻ FYI là gì ở đầu bài viết thì nó sẽ mang nghĩa là thông tin cung cấp cho bạn. Trong khi đó, FYR sẽ mang nghĩa là thông tin để bạn tham khảo, được tạm dịch từ cụm từ gốc “For Your Reference”.

Về mục đích sử dụng, FYI dành cho những ai cần chia sẻ thông tin mà người nhận có thể quan tâm nhưng không yêu cầu phản hồi hoặc hành động ngay lập tức. Trong khi đó, FYR được dùng để gửi tài liệu, thông báo hoặc liên kết mà người nhận có thể cần tham khảo trong tương lai. So với FYR thì những thư đính kèm FYI sẽ giữ mức độ quan trọng hơn.

Các thuật ngữ khác trong email mà bạn phải biết

Ngoài FYI và FYR, có rất nhiều thuật ngữ khác mà bạn nên biết thêm để dùng email được hiệu quả nhất, bao gồm:

• CC (Carbon Copy): dùng để gửi nội dung thư qua email cho nhiều người cùng lúc và người nhận sẽ thấy được ai khác cũng nhận được tin này.
• BCC: Viết tắt của Blind Carbon Copy với chức năng sẽ giống CC nhưng BCC không hỗ trợ người nhận thấy được những người cùng nhận tin giống mình.
• FW (Forward): Cho biết đây là nội dung được chuyển tiếp từ thư của người khác.
• R.S.V.P: Từ viết tắt của cụm Répondez S’il Vous Plaît, xác nhận đã nhận được tin hoặc đồng ý với một đề xuất.

Như vậy FYI là viết tắt của chữ gì và dùng trong trường hợp nào đều đã được bật mí trong bài viết. Hy vọng các chia sẻ trên đã giúp bạn hiểu được FYI là gì trong email để sử dụng đúng cách. Rất nhiều thuật ngữ hữu ích khác sẽ được Sforum cập nhật mỗi ngày, bạn hãy theo dõi thường xuyên nhé!