Hàm COUNTIFS trong Google Sheet là gì? Cú pháp & cách dùng

Hàm COUNTIFS trong Google Sheet là hàm hỗ trợ thống kê cực kỳ hiệu quả. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về định nghĩa, cách dùng hàm COUNTIFS trong Google Sheet. Tìm hiểu chi tiết cùng Sforum để vận dụng thành thạo hàm thống kê hữu ích này.

Hàm COUNTIFS trong Google Sheet là gì?

Hàm COUNTIFS trong Google Sheet là hàm đếm số ô dựa trên các yêu cầu do bạn chỉ định. Điều này giúp hàm COUNTIFS được rất nhiều người ưa chuộng mỗi khi cần phải thống kê nhiều dữ liệu cùng lúc.

Ví dụ, bạn cần tra cứu số lượng học sinh có kết quả cuối kỳ vừa đạt 7 điểm ở cả môn Văn và môn Toán. Lúc này, chỉ cần dùng hàm COUNTIFS, bạn nhanh chóng tìm kiếm được kết quả thỏa mãn 2 tiêu chí này. 

Nếu thường xuyên làm việc trên Google Sheet hoặc các công cụ tương tự, một chiếc laptop phù hợp là điều cần thiết. Tìm hiểu ngay các dòng laptop văn phòng phù hợp với công việc tại CellphoneS nhé:

[Product_Listing categoryid="1217" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/laptop/van-phong.html" title="Các mẫu laptop văn phòng đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS"]

Cú pháp hàm COUNTIFS trong Google Sheet

Cú pháp hàm COUNTIFS: 

Trong đó:

• Tiêu chí 1, tiêu chí 2, ...: Các điều kiện xác định kết quả COUNTIFS trong Google Sheet.
• Dải ô tiêu chí 1, dải ô tiêu chí 2, …: Phạm vi dữ liệu cần thống kê, kiểm tra ứng với từng tiêu chí.

Lưu ý: Khi sử dụng hàm COUNTIFS trong Google Sheet, phạm vi dữ liệu phải có cùng kích thước (cùng số hàng và số cột). Nếu các tiêu chí có thể là text (văn bản), các biểu thức logic (>, <, =...)... cần phải đặt trong dấu ngoặc kép. Nếu tiêu chí là số cụ thể, người dùng không cần dùng dấu này.

Tại Việt Nam cùng các nước dùng dấu phẩy (,) ngăn cách số thập phân, dấu (;) sẽ được dùng trong hàm COUNTIFS. Còn tại các khu vực sử dụng dấu (.) ngăn cách số thập phân, dấu phẩy (,) sẽ được sử dụng thay dấu (;). Vậy nên, hãy kiểm tra cài đặt vùng địa lý của Google Sheet để nhập đúng công thức hàm.

Khi nào nên dùng COUNTIFS thay vì COUNTIF?

COUNTIF và COUNTIFS trong Google Sheet là 2 hàm thống kê được sử dụng nhiều trong Google Sheet. Dù vậy, hàm COUNTIF chỉ hữu ích nếu bạn muốn tìm kết quả chỉ với 1 điều kiện duy nhất. Ví dụ, bạn chỉ có thể tìm số học sinh trên 7 điểm Văn hoặc số học sinh trên 7 điểm Toán.

Trong khi đó, khi kết quả trả về cần phải thỏa mãn nhiều điều kiện khác nhau, bạn nên dùng hàm COUNTIFS trong Google Sheet. Hàm này giúp rút ngắn thời gian tìm kiếm và nâng cao hiệu suất khi làm việc với khối lượng dữ liệu lớn. 

Ứng dụng thực tế của hàm COUNTIFS trong Google Sheet

Hàm COUNTIFS nhiều điều kiện được nhiều người sử dụng trong thực tế. Đây là công cụ đắc lực trong nhiều trường hợp cần xử lý số liệu khổng lồ và có nhiều điều kiện lọc khác nhau. Ví dụ như:

• Quản lý bán hàng: Hàm COUNTIFS trong Google Sheet rất hữu ích trong quản lý bán hàng. Ví dụ, bạn có thể kiểm tra được số đơn hàng giá trị trên 1 triệu đồng đã được giao thành công trong tháng. Đồng thời, bạn cũng có thể thống kê được số lượng hàng tồn kho hoặc hết hàng của bất kỳ sản phẩm nào.
• Theo dõi nhân sự: Nếu biết cách sử dụng hàm COUNTIFS, bạn có thể kiểm tra được số nhân viên đi muộn vượt quá số ngày quy định.. Đồng thời, số nhân viên của bộ phận bất kỳ đã đạt chỉ tiêu trong tháng cũng được xác định nhanh chóng.
• Thống kê học sinh: Hàm COUNTIFS trong Google Sheet giúp thầy cô thống kê được chất lượng học sinh trong lớp. Ví dụ, số lượng học sinh vừa có hạnh kiểm tốt vừa có điểm trung bình trên 8 điểm là bao nhiêu.

Cách dùng hàm COUNTIFS trong Google Sheet

Vận dụng công thức hàm COUNTIFS vào thực tế để tìm kiếm và thống kê khá dễ. Sforum sẽ hướng dẫn chi tiết từng trường hợp để bạn nhanh chóng áp dụng.

Cách sử dụng cơ bản

Cách dùng cơ bản của hàm COUNTIFS trong Google Sheet không khó. Ví dụ, nếu muốn thống kê số học sinh vừa trên 8 điểm Toán vừa trên 7 điểm Văn, cách làm như sau:

1. Chuẩn bị thông tin

• Cung cấp dữ liệu vào Google Sheet.

2. Nhập công thức vào ô tính trong Google Sheet

• Nhập công thức COUNTIFS, ví dụ trong ảnh:

Trong đó, C2:C10 và D2:D10 là dữ liệu điểm của môn Toán và Văn. ">=8" và ">=7" là tiêu chí xét điểm.

3. Xem kết quả

• Bấm Enter để xem kết quả.
• Theo ví dụ trong bài, chỉ có 3 học sinh duy nhất thỏa mãn kết quả.

Kết hợp với ký tự đại diện

Khi sử dụng hàm COUNTIFS trong Google Sheet kết hợp ký tự đại diện, công tác thống kê sẽ nhanh hơn. Ví dụ, các bước tìm kiếm có bao nhiêu mặt hàng Samsung đạt doanh thu từ 200 triệu trở lên như sau:

1. Chuẩn bị dữ liệu

• Chuẩn bị dữ liệu trên Google Sheet.

2. Nhập công thức vào ô tính Google Sheet

• Nhập công thức:

Trong hàm, dấu (*) đại diện cho việc kết quả cần tìm chỉ cần chứa tiêu chí này là thỏa mãn. Có 3 vị trí đặt dấu này cần biết:

• Nếu đặt dấu (*) trước tiêu chí, hàm yêu cầu tìm kiếm các ô dữ liệu có chứa tiêu chí ở cuối ô. 
• Nếu dấu (*) đặt ở cuối tiêu chí, hàm yêu cầu thống kê các ô dữ liệu có tiêu chí ở ngay đầu ô.
• Nếu đặt ở giữa 2 dấu (*), hàm yêu cầu tìm kiếm các ô dữ liệu có chứa tiêu chí đặt ở vị trí bên trong ô.

Ví dụ minh họa:

Trong đó: 

• B2:B7 và D2:D7 là dữ liệu cầm tìm.
• "*Samsung" yêu cầu yêu cầu tìm kiếm các ô dữ liệu có chứa Samsung ở cuối cùng. ">=200" là tiêu chí doanh thu phải trên từ 200 triệu trở lên.

3. Xem kết quả

• Bấm Enter để xem kết quả.
• Theo ví dụ trong bài, có 2 mặt hàng thuộc thương hiệu Samsung thỏa mãn kết quả.

Kết hợp với hàm SUM

Việc kết hợp hàm COUNTIFS trong Google Sheet với hàm SUM giúp bạn biết được tổng của các kết quả muốn tìm. Ví dụ, bạn muốn biết số lượng nhân viên ở TP.HCM và Hà Nội đạt KPI trên 10 triệu, thực hiện như sau:

1. Chuẩn bị dữ liệu

• Chuẩn bị dữ liệu Google Sheet.

2. Nhập công thức vào ô tính Google Sheet

• Nhập công thức:

• Ví dụ trong ảnh:

3. Xem kết quả

• Bấm Enter để xem kết quả.

• Theo ví dụ trong bài, có 4 nhân viên ở tại TPHCM và Hà Nội đạt KPI trên 10 triệu.

Các lỗi thường gặp khi dùng hàm COUNTIFS trong Google Sheet

Không khó để sử dụng hàm COUNTIFS Google Sheet nhưng người mới bắt đầu vẫn dễ bị mắc lỗi. Sforum sẽ hướng dẫn cách khắc phục hiệu quả cho 3 lỗi phổ biến khi dùng hàm này.

COUNTIFS không hoạt động khi đếm các giá trị text

Khi dùng hàm COUNTIFS trong Google Sheet đếm các giá trị text, bạn cần phải đặt chúng trong dấu ngoặc kép (“ ”). Nếu thiếu dấu này, hàm sẽ không hoạt động và trả kết quả #ERROR!. Ví dụ, công thức =COUNTIFS(B2:B7; “*Samsung; D2:D7; “>=200”) sẽ không hoạt động do thiếu ngoặc kép ở cuối chữ Samsung.

Để khắc phục lỗi, bạn chỉ cần thêm ngoặc kép vào các giá trị text trong hàm. Với ví dụ trên, công thức đúng sẽ là: =COUNTIFS(B2:B7; “*Samsung”; D2:D7; ">=200").

COUNTIFS không hoạt động vì sai tham chiếu phạm vi

Lỗi sai tham chiếu phạm vi trong hàm COUNTIFS trong Google Sheet là lỗi các vùng dữ liệu không có cùng số ô và số cột. Ví dụ, công thức =COUNTIFS(C2:C9; “>=7”; D2:D10; “>=7”) bị sai vì dữ liệu tiêu chí đầu là C2:C6 có 8 ô. Trong khi đó, dữ liệu tiêu chí 2 là D2:D7, có tới 9 ô.

Để khắc phục lỗi này, người dùng cần phải đảm bảo các ô dữ liệu phải đảm bảo cùng độ dài với nhau. Trong ví dụ trên, công thức đúng phải là =COUNTIFS(C2:C10; “>=7”; D2:D10; “>=7”).

COUNTIFS không hoạt động vì lỗi trong công thức

Lỗi công thức hàm COUNTIFS trong Google Sheet khá nhiều. Có thể kể đến như dùng sai định dạng phân cách (,) hoặc (;), thiếu dấu ngoặc kép (“ ”), dấu ngoặc đơn ()… Nếu mắc lỗi này, hàm sẽ không hoạt động và trả kết quả như mong muốn.

Do đó, khi công thức bị lỗi, hãy kiểm tra từng phần điều kiện một, đảm bảo mỗi cặp phạm vi – điều kiện khớp chính xác. Đồng thời, đảm bảo các dấu phân cách, dấu phẩy, dấu ngoặc hợp lệ.

Hàm COUNTIFS trong Google Sheet cùng cách sử dụng đã được hướng dẫn chi tiết. Hãy sử dụng đúng cách và lưu ý những lỗi thường gặp trong Google Workspace để việc thống kê số liệu hiệu quả hơn. Đừng quên truy cập c để tiếp tục cập nhật các mẹo sử dụng Google Sheet hiệu quả nhé.

Xem thêm các bài viết liên quan đến: Tin học văn phòng