Cách dùng hàm IMPORTRANGE để lấy dữ liệu trong Google Sheet

Hàm IMPORTRANGE trong Google Sheet được xem là một hàm cực hữu ích, giúp việc lấy dữ liệu và xem thông tin được tiện ích hơn. Để biết được cách dùng hàm IMPORTRANGE, bạn cần xem nội dung phía đây. Bài viết sẽ góp phần giúp bạn sử dụng hiệu quả hàm IMPORTRANGE cũng như tránh gặp phải lỗi không mong muốn.

Xem thêm: 4 bước tạo bảng trong Google Sheets nhanh chóng chỉ trong 2p

Hàm IMPORTRANGE là gì?

Hàm IMPORTRANGE Google Sheet là hàm dùng để trích xuất thông tin từ những bảng tính để tập hợp vào bảng tính cuối cùng. Điều này giúp ích khá lớn cho người sử dụng, bên dưới là các lợi ích bạn nhận được khi dùng Google Sheet IMPORTRANGE:

• Quá trình trích xuất thông tin nhanh và chuẩn hơn.
• Việc kiểm soát dữ liệu trong bảng tính cũng được đơn giản và linh hoạt hơn rất nhiều. 
• Khi dữ liệu trong file Sheet thay đổi thì dữ liệu ở bảng tính cuối cũng sẽ thay đổi tự động giống như vậy. 

Cú pháp của hàm IMPORTRANGE là gì?

Cú pháp hàm IMPORTRANGE trong Google Sheet không quá phức tạp nên khá dễ trong việc ghi nhớ và thao tác, cú pháp như sau:

=IMPORTRANGE(“spreadsheet_url”; “chuỗi_dải_ô”). 

Trong đó:

• Spreadsheet url: Đường dẫn của bảng tính cần trích xuất thông tin. 
• Chuỗi_dải_ô: Dãy ô mà người dùng sẽ lấy dữ liệu.

Để dùng được hàm IMPORTRANGE trong Google Sheet thì bạn cần một chiếc laptop. CellphoneS hiện có nhiều mẫu laptop đẹp, xịn với giá siêu tốt cho người dùng. Xem danh sách các dòng laptop được mua nhiều tại CellphoneS ngay dưới đây bạn nhé:

[Product_Listing categoryid="380" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/laptop.html" title="Danh sách Laptop đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS"]

Cách sử dụng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheet

Dưới đây là thông tin về cách dùng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheet chi tiết nhất. Bao gồm cách lấy dữ liệu từ file khác và cách lấy thông tin từ file Sheet ở trong file. Xem kỹ thông tin các bước để dùng Google Sheet IMPORTRANGE hiệu quả bạn nhé.

Lấy dữ liệu từ một file khác

Các bước sử dụng hàm IMPORTRANGE Google Sheet để trích xuất dữ liệu thông qua file khác được thực hiện theo ví dụ sau:

Bước 1: Bạn sao chép link URLcủa file. 

Bước 2: Sau đó, bạn dán liên kết vừa copy vào cú pháp hàm IMPORTRANGE của bảng tính như sau:

=IMPORTRANGE('https://docs.google.com/spreadsheets/d/1erTGZMXB0xnUu5ODtX8sB5pHJbuoV0LgKvmDvbqOG6k/edit#gid=0'; 'Lớp Đại Trà!A2:E7')

-> Ý nghĩa của công thức là trích xuất thông tin của ô A2 đến ô E7 của file bạn đang thực hiện.

Ngoài ra, nếu muốn đường link ngắn gọn hơn thì bạn có thể làm như sau: =IMPORTRANGE('1erTGZMXB0xnUu5ODtX8sB5pHJbuoV0LgKvmDvbqOG6k'; 'Lớp Đại Trà!A2:E7')

Bước 3: Cuối cùng, bạn nhấn vào Enter rồi đợi Loading để hoàn thành thao tác.

Lấy dữ liệu thông qua các Sheet nằm trong file

Ví dụ: Cách dùng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheet để lấy thông tin Lớp CLC sang sheet Lớp Đại Trà được tiến hành như sau:

Bước 1: Bạn sao chép liên kết URLcủa file.

Bước 2: Bạn dán link này vào cú pháp hàm IMPORTRANGE tại trang tính Lớp Đại Trà như sau.

=IMPORTRANGE('https://docs.google.com/spreadsheets/d/1erTGZMXB0xnUu5ODtX8sB5pHJbuoV0LgKvmDvbqOG6k/edit#gid=0'; 'Lớp CLC!A2:E12')

Ý nghĩa của hàm này là trích dữ liệu từ A2 cho đến E12 tại trang tính Lớp CLC.

Bước 3: Bạn nhấn vào Enter rồi đợi quá trình tải kết thúc là hoàn thành. 

Cách kết hợp hàm IMPORTRANGE với những hàm khác

Để dùng hàm IMPORTRANGE hiệu quả thì bạn có thể kết hợp nó với những hàm khác trên bảng tính. Sự kết hợp này sẽ bao gồm các hàm như là hàm QUERY, hàm IF và hàm INDEX/MATCH, xem thông phía dưới để biết cụ thể hơn bạn nhé. 

Kết hợp cùng hàm QUERY

Việc kết hợp Google Sheet IMPORTRANGE với hàm QUERY có mục đích giúp việc tra cứu, sàng lọc thông tin được thực hiện dễ dàng hơn. Cú pháp để kết hợp hàm IMPORTRANGE cùng với hàm QUERY như sau: 

=QUERY(IMPORTRANGE(spreadsheet_URL; chuỗi_dải_ô); QUERY)

Trong đó: 

• IMPORTRANGE(spreadsheet_URL; chuỗi_dải_ô): Đây làm hàm giúp người dùng dễ dàng truy xuất thông tin từ trang tính khác. 
• QUERY: Đây là hàm giúp sắp xếp và lọc thông tin dữ liệu đã trích xuất. 

Kết hợp cùng hàm IF

Khi kết hợp hàm IMPORTRANGE Google Sheet với hàm IF có tác dụng giúp so sánh hai giá trị. Khi so sánh thì bạn sẽ nhận được 1 trong hai kết quả là biểu thức đúng hoặc là sai. Cú pháp hàm IMPORTRANGE với hàm IF sẽ được nhập như sau: 

=IF(biểu_thức_logic;IMPORTRANGE(spreadsheet_url; chuỗi_dải_ô);giá_trị_nếu_sai)

Với cú pháp này, bạn sẽ nhận được “Kết quả đúng” khi ô A1 có giá trị “Đúng” hoặc nhận về “Kết quả sai” khi ô A1 có giá trị khác “Đúng”.

Kết hợp cùng hàm INDEX, MATCH

Hàm IMPORTRANGE trong Google Sheet khi kết hợp cùng với hàm INDEX/MATCH sẽ giúp người dùng dễ dàng hơn khi nhập dữ liệu trong trang tính khác cũng như thực hiện phép tính ở trên dữ liệu đó. Cú pháp kết hợp hai hàm này như sau:

=INDEX(IMPORTRANGE(‘Spreadsheet url’;Range string);MATCH(Giá trị được tìm kiếm;IMPORTRANGE(Spreadsheet url;Mảng cần tìm kiếm)))

Trong đó: 

• Spreadsheet url: Đây là đường link URLcủa file.
• Range string: Giá trị ô trong bảng tính cần được truy vấn, kết thúc với ký tự “!”.
• Giá trị được tìm kiếm: Là giá trị cần so trong vùng tìm kiếm. 
• Mảng cần tìm kiếm: Khu vực dữ liệu cần tìm kiếm.

Lưu ý khi dùng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheet

Để sử dụng hàm IMPORTRANGE có điều kiện thì bạn cũng cần lưu ý một số điều như sau:

• File Google Sheets cần được mở quyền truy cập: Chỉ khi người dùng được cấp quyền truy cập vào file thì mới được lấy thông tin, dữ liệu ở trong trang tính của file Google Sheets.

• Cần quyền truy cập khi đã nhập cú pháp hàm IMPORTRANGE: Khi bạn liên kết dữ liệu với sheet thì đôi khi sẽ nhận thông báo lỗi #REF!. Lúc này, bạn cần có quyền truy cập vào sau khi đã nhập cú pháp bằng cách nhấn vào 'Allow Access'. Nếu không thực hiện thì đồng nghĩa với việc dữ liệu sẽ không được hiển thị.

• Cú pháp hàm IMPORTRANGE viết hoa hoặc là thường đều được: Bạn có thể thoải mái viết hoa hay là viết thường cú pháp hàm IMPORTRANGE. Vì điều này không gây hưởng gì đến việc hàm hoạt động. 

Các lỗi thường gặp khi dùng hàm IMPORTRANGE

Đôi khi bạn sẽ thường gặp phải một số lỗi khi sử dụng hàm IMPORTRANGE có điều kiện. Để biết được đó là những lỗi nào thì bạn hãy xem nội dung được nêu dưới đây: 

• Lỗi #N/A: Lỗi này sẽ xuất hiện khi hệ thống không tìm ra được dữ liệu hoặc là giá trị cần tìm ở trong trang tính. 
• Lỗi #VALUE: Lỗi này xuất hiện khi dữ liệu lấy không trùng khớp với công thức của hàm được nhập vào bảng tính.
• Lỗi #NAME: Lỗi hiển thị khi tên của hàm bị nhập sai.
• Lỗi #REF: Lỗi này hiển thị khi hệ thống không tìm ra được những dải ô đã nhập cú pháp hàm. 

Câu hỏi thường gặp khi sử dụng IMPORTRANGE

Bên cạnh thông tin về cách dùng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheet thì người dùng cũng còn một vài thắc mắc về hàm này. Dưới đây là hai câu hỏi phổ biến về hàm IMPORTRANGE mà nhiều người đang cần được giải đáp nhanh chóng.

Tại sao tôi không thể nhập dữ liệu từ bảng tính khác?

Việc người dùng không thể thực hiện việc nhập thông tin từ bảng tính khác có thể là từ nhiều nguyên do như các lỗi ở trên. Trong đó, thường gặp nhất khi bạn dùng hàm IMPORTRANGE có định dạng. Vì hàm này chỉ thực hiện trích xuất dữ liệu khi không có định dạng. Vì thế, việc xuất hiện định dạng trong hàm sẽ khiến thao tác nhập dữ liệu từ bảng tính khác không thực hiện được. 

IMPORTRANGE có giới hạn số lượng dữ liệu được lấy không?

Hàm IMPORTRANGE trong Google Sheet sẽ có giới hạn về số lượng thông tin mà hệ thống được quyền lấy. Cụ thể, số ô dữ liệu được giới hạn trong hàm IMPORTRANGE là khoảng 175 nghìn ô. Tuy số lượng này chưa chắc chắn là con số lớn nhất của hàm IMPORTRANGE. Nhưng đa phần khi dữ liệu đạt mức trên 175 nghìn ô sẽ hiển thị thông báo #ERROR! với lỗi "Results too large".

Bạn vừa theo dõi những thông tin về hàm IMPORTRANGE trong Google Sheet. Mong rằng bạn đã biết được cách dùng Google Sheet IMPORTRANGE chuẩn xác. Nếu bạn muốn biết thêm về hàm nào trong Google Sheet hay các thông tin liên quan đến Google Workspace hãy cho Sforum biết ngay trong bình luận bên dưới nhé. 

Xem thêm bài viết ở chuyên mục: Tin học văn phòng