Hàm SUBTOTAL trong Google Sheet là gì? Cú pháp & Cách dùng

Hàm SUBTOTAL trong Google Sheet là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn tính tổng, trung bình và thực hiện các phép thống kê khác một cách linh hoạt. Đặc biệt, hàm này phát huy hiệu quả tối đa khi làm việc với dữ liệu đã được lọc hoặc cần tính tổng phụ theo từng nhóm. Trong bài viết dưới đây, bạn sẽ được hướng dẫn chi tiết về cú pháp, chức năng và cách dùng hàm SUBTOTAL để tối ưu hóa công việc với Google Sheet. 

Hàm SUBTOTAL trong Google Sheet là gì?

Hàm SUBTOTAL trong Google Sheet là một công cụ mạnh mẽ giúp người dùng tính toán nhanh các giá trị tổng hợp như tổng, trung bình, đếm, giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất trong một vùng dữ liệu nhất định. Đặc biệt hàm này có khả năng tự động loại trừ các hàng đã bị ẩn hoặc lọc ra, giúp bạn luôn nhận được kết quả chính xác ngay cả khi xử lý bảng dữ liệu có quy mô lớn.

Khác với các hàm thông thường như SUM hay AVERAGE, hàm SUBTOTAL được thiết kế linh hoạt hơn, phù hợp với các báo cáo hoặc bảng dữ liệu có yêu cầu tổng hợp theo từng nhóm hoặc khi áp dụng bộ lọc.

Để tận dụng tối đa các tính năng trong Google Sheet, bạn cần một chiếc laptop mạnh, xử lý mượt mà mọi thao tác tính toán. Hãy đến với CellphoneS, nơi cung cấp đa dạng các dòng laptop chính hãng, cấu hình cao, đáp ứng mọi nhu cầu.

[Product_Listing categoryid="380" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/laptop.html" title="Danh sách Laptop đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS"]

Cú pháp của hàm SUBTOTAL trong Google Sheet

Cú pháp của hàm SUBTOTAL như sau:

=SUBTOTAL(function_code, range1, [range2], ...)

Trong đó:

• function_code: Là mã chức năng xác định loại phép tính mà bạn muốn áp dụng trong hàm, chẳng hạn như tính tổng, trung bình hoặc đếm giá trị.
• range1, range2,...: là các vùng dữ liệu cần tính toán.

Ví dụ: Tính tổng doanh thu của bảng dữ liệu, chúng ta sẽ sử dụng công thức: =SUBTOTAL(9; A2:A10). 

Trong đó:

• 9: Là function code đại diện cho phép tính SUM (tổng).
• C2:C6: Là vùng dữ liệu chứa các giá trị doanh thu cần tính.

11 mã chức năng Function Code của hàm SUBTOTAL

Dưới đây là 11 mã chức năng phổ biến mà bạn có thể sử dụng trong hàm SUBTOTAL trong Google Sheet:

Function_num (Tính cả hàng ẩn)	Function_num (Bỏ qua hàng ẩn)	Tương đương với hàm
1	101	AVERAGE (Trung bình)
2	102	COUNT (Đếm ô chứa số)
3	103	COUNTA (Đếm ô không rỗng)
4	104	MAX (Giá trị lớn nhất)
5	105	MIN (Giá trị nhỏ nhất)
6	106	PRODUCT (Tích các giá trị)
7	107	STDEV (Độ lệch chuẩn mẫu)
8	108	STDEVP (Độ lệch chuẩn tổng thể)
9	109	SUM (Tổng)
10	110	VAR (Phương sai mẫu)
11	111	VARP (Phương sai tổng thể)

Điểm khác biệt giữa hàm SUBTOTAL vs SUM trong Google Sheet

Cả SUBTOTAL và SUM trong Google Trang Tính đều có thể dùng để tính tổng dữ liệu, nhưng có một số điểm khác biệt quan trọng:

• Hàm SUM: Tính tổng toàn bộ dữ liệu, kể cả các hàng bị ẩn hoặc lọc. Hàm này phù hợp khi bạn muốn tính tổng toàn phần, không phân biệt hiển thị hay không.
• Hàm SUBTOTAL: Cho phép bỏ qua các hàng bị ẩn hoặc lọc tùy theo mã chức năng được chọn. Ngoài tính tổng, SUBTOTAL trong Google Sheet còn hỗ trợ nhiều phép tính khác như trung bình, đếm, giá trị lớn nhất, nhỏ nhất.

Cách dùng hàm SUBTOTAL trong Google Sheet

Sử dụng cách dùng hàm SUBTOTAL trong Google Sheet sẽ giúp tính tổng linh hoạt, đặc biệt hữu ích khi làm việc với dữ liệu nhóm hoặc đã lọc. 

Sử dụng hàm SUBTOTAL để tạo tổng phụ (Subtotals)

Dưới đây là hướng dẫn cách dùng hàm SUBTOTAL Google Sheet để tính nhanh các giá trị tổng phụ.

1. Chuẩn bị dữ liệu:

• Thiết lập bảng dữ liệu trên Google Sheet với các thông tin chi tiết.

2. Viết công thức:

• Cú pháp chung của hàm SUBTOTAL là:
  =SUBTOTAL(function_code; range)
• Ví dụ, để tính tổng phụ cho nhóm A ở cột Thành tiền (ô E2 đến E3), bạn sử dụng công thức:
  =SUBTOTAL(9; E2:E3)

Trong đó:

• 9 là mã hàm SUM (tính tổng).
• E2:E3 là vùng dữ liệu Thành tiền của nhóm A.

3. Xem kết quả:

• Nhấn Enter để Google Sheet trả về tổng phụ cho từng nhóm.

Sử dụng hàm SUBTOTAL để tính trên dữ liệu đã lọc (Filter)

Khi làm việc với dữ liệu đã lọc trên Google Sheet, hàm SUBTOTAL giúp bạn dễ dàng tính tổng chính xác chỉ với vài bước đơn giản:

1. Chọn toàn bộ bảng dữ liệu:

• Bôi đen vùng dữ liệu, bao gồm cả hàng tiêu đề và nội dung bảng.
• Trên thanh công cụ, vào tab “Data” (Dữ liệu) rồi chọn “Create a filter” (Tạo bộ lọc).

2. Lọc dữ liệu theo Nhóm:

• Ví dụ tính tổng thành tiền của các mặt hàng thuộc Nhóm A sau khi đã lọc dữ liệu theo nhóm này.
  • Nhấp vào mũi tên tại tiêu đề cột “Nhóm”.
  • Bỏ chọn tất cả, sau đó tick chọn "A".
  • Nhấn “OK” để áp dụng bộ lọc.

3. Nhập công thức hàm SUBTOTAL:

• Nhập theo cú pháp:
  =SUBTOTAL(9; E2:E6)

Trong đó: 

• 9: Là mã tương ứng với hàm SUM.
• E2:E6: Là vùng dữ liệu gốc của cột "Thành tiền".

4. Xem kết quả:

• Nhấn “Enter”, Google Sheet sẽ trả về kết quả.

Lưu ý khi sử dụng hàm SUBTOTAL trong Google Sheet

Để tận dụng tối đa hiệu quả của hàm SUBTOTAL trong Google Sheet và tránh những sai sót thường gặp, bạn cần lưu ý một số điểm quan trọng sau đây:

• Không nên dùng SUBTOTAL lồng nhau, vì điều này có thể gây lỗi hoặc kết quả sai lệch.
• Nếu bạn đang sử dụng SUBTOTAL có điều kiện, hãy kết hợp với các hàm như FILTER, QUERY, hoặc IF để lọc dữ liệu phù hợp trước khi tính tổng.
• Khi sao chép công thức, nên kiểm tra lại vùng dữ liệu (range) để đảm bảo không bỏ sót hoặc chồng lấn dữ liệu.
• Với dữ liệu lớn, sử dụng SUBTOTAL function code từ 101–111 sẽ giúp bỏ qua các hàng ẩn, giúp bảng tính gọn gàng và chính xác hơn.

Hàm SUBTOTAL trong Google Sheet là công cụ hữu ích giúp bạn tổng hợp và phân tích dữ liệu thông minh hơn trong Google Workspace. Hãy thường xuyên áp dụng hàm này để tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác khi làm việc với bảng tính. Đừng quên theo dõi Sforum để cập nhật thêm nhiều mẹo hay giúp bạn sử dụng Google Sheet hiệu quả hơn nhé!

Xem thêm các bài viết liên quan đến: Tin học văn phòng