Hướng dẫn 5 cách sửa lỗi không định dạng được số trong Excel

Lỗi không định dạng được số trong Excel là một vấn đề phổ biến khiến nhiều người dùng gặp khó khăn khi xử lý dữ liệu. Khi gặp lỗi này, các phép tính toán có thể bị vô hiệu hóa, ảnh hưởng đến độ chính xác của báo cáo và phân tích số liệu. Bài viết này của Sforum sẽ hướng dẫn bạn sửa lỗi định dạng số trong Excel 2010 một cách đơn giản và hiệu quả.

Lỗi định dạng số trong Excel là gì?

Lỗi không định dạng được số trong Excel là lỗi thường gặp, xảy ra khi bạn nhập số nhưng không thể thực hiện các phép tính hoặc thay đổi định dạng. Thay vì hiển thị dưới dạng số, Excel lại nhận diện dữ liệu như một dãy ký tự, khiến các phép toán như cộng, trừ, nhân, chia không thực hiện được.

Ngoài ra, các công thức liên quan đến số cũng có thể bị vô hiệu hóa, làm ảnh hưởng đến quá trình xử lý số liệu và phân tích trong bảng tính. Lỗi định dạng về số này gây ra nhiều bất tiện khi làm việc với các bảng số liệu lớn hoặc khi cần thực hiện các báo cáo chính xác.

Bạn đang gặp lỗi không định dạng được số trong Excel và cần một chiếc laptop mạnh mẽ để làm việc hiệu quả hơn? Hãy tham khảo ngay các mẫu laptop tại CellphoneS, nó giúp bạn xử lý nhanh chóng và mượt mà hơn. Do đó, hãy đến ngay cửa hàng CellphoneS gần nhất để nhận ngay cho mình nhiều ưu đãi nhé!

Nguyên nhân gây lỗi không định dạng được số trong Excel

Thông thường, các ô tính đều được thiết lập để chứa dữ liệu không phải dạng số theo mặc định. Ngoài ra, việc nhập thông tin không chính xác, chẳng hạn như nhập nhầm các ký tự đặc biệt hoặc chữ cái.

Từ đó có thể dẫn đến việc Excel hiểu sai số liệu trong ô không phải là số và tự động chuyển đổi định dạng sang loại khác. Tóm lại, việc sửa định dạng số trong Excel 2010 là rất quan trọng để đảm bảo rằng các ô tính có thể hoạt động chính xác và hiệu quả.

Cách nhận biết lỗi định dạng số trong Excel

Khi làm việc, việc nhận biết lỗi không định dạng được số trong Excel là bước quan trọng để có thể xử lý và sửa lỗi kịp thời. Dưới đây là một số cách giúp bạn nhanh chóng xác định lỗi định dạng về số trong Excel để từ đó dễ dàng khắc phục và tối ưu hóa quá trình làm việc.

Dùng công cụ AutoFilter

AutoFilter là công cụ mạnh mẽ giúp bạn lọc số liệu và xác định nhanh chóng các lỗi không định dạng được số trong Excel. Nếu bạn vẫn chưa biết cách sử dụng công cụ này, thì nội dung dưới đây sẽ hướng dẫn bạn các bước thực hiện để phát hiện lỗi e+11 trong Excel.

Bước 1: Mở ứng dụng Excel và mở file có bảng dữ liệu bạn muốn xem xét.

Bước 2: Chọn bảng số liệu, nhấn Data và chọn vào mục AutoFilter.

Bước 3: Nhấp vào mũi tên AutoFilter, xem danh sách hiển thị. Nếu danh sách hiển thị ký tự hoặc không thể sàng lọc số, tức dữ liệu đang bị lỗi. Nếu không lỗi bạn nhấn OK là hoàn thành.

Thông qua các phép tính toán thông thường

Trong Excel, dữ liệu dạng số cho phép người dùng thực hiện các phép toán như cộng, trừ, nhân, chia và áp dụng các hàm tính toán.

Tuy nhiên, nếu ô tính chứa số nhưng không được định dạng là kiểu số (Number) mà lại là kiểu văn bản (Text), thì các phép toán này sẽ không thể thực hiện được và kết quả trả về sẽ báo lỗi #Value!. Đây cũng là một dấu hiệu giúp bạn nhận biết lỗi nhập số trong Excel.

Cách sửa lỗi không định dạng được số trong Excel 

Trong quá trình làm việc với Excel, việc gặp phải lỗi không định dạng được số có thể khiến bạn khó khăn trong việc tính toán và xử lý dữ liệu. Dưới đây là những phương pháp hiệu quả nhất để sửa định dạng số trong Excel 2010, giúp bạn nâng cao hiệu quả làm việc của mình. 

Định dạng lại toàn bộ dữ liệu

Khi gặp lỗi không định dạng được số trong Excel, cách đầu tiên bạn nên thử là đặt lại định dạng cho toàn bộ dữ liệu bị lỗi. Cách này giúp Excel nhận diện và sửa định dạng số trong Excel 2010 một cách chính xác.

Bước 1: Trước tiên, hãy chọn toàn bộ các ô dữ liệu cần được định dạng. Sau khi chọn xong, nhấp chuột phải vào bất kỳ ô nào trong vùng đã chọn và chọn Format Cells.

Bước 2: Trong hộp thoại vừa mở, bạn sẽ thấy tab Number. Sau đó chọn mục Number trong danh sách Category. Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh số chữ số thập phân bằng cách thay đổi giá trị trong ô Decimal places. Để thêm dấu phẩy phân cách hàng nghìn, bạn cần đánh dấu vào ô Use 1000 separator.

Bước 3: Nhấn OK để hoàn thành quá trình sửa lỗi định dạng.

Sửa lỗi bằng hàm VALUE

Hàm VALUE trong Excel giúp chuyển đổi dữ liệu dạng văn bản thành số một cách nhanh chóng. Nếu dữ liệu của bạn bị lỗi do nhập dưới dạng chuỗi ký tự, hãy sử dụng cách này để khắc phục.

Bước 1: Để chuyển đổi dữ liệu sang định dạng được số, bạn có thể sử dụng hàm VALUE trực tiếp trên các ô dữ liệu.

Bước 2: Sau khi chuyển đổi các ô sang định dạng được số, hãy chọn chúng và thực hiện thao tác cắt (Ctrl + X hoặc nhấp chuột phải và chọn "Cắt"). Sau đó, dán (Ctrl + V hoặc nhấp chuột phải và chọn "Dán") dữ liệu đã cắt vào cột "Giá thành" ban đầu.

Bước 3: Để tùy chỉnh định dạng của dữ liệu số, chẳng hạn như số thập phân hoặc dấu phẩy phân cách, bạn có thể thực hiện theo các bước tương tự như hướng dẫn định dạng lại dữ liệu đã nêu ở trên.

Sử dụng Dán đặc biệt (Paste Special)

Tính năng Paste Special trong Excel cho phép bạn dán dữ liệu theo nhiều định dạng khác nhau. Khi gặp lỗi định dạng các số, bạn có thể sử dụng phương pháp này để chuyển đổi dữ liệu sang dạng số.

Bước 1: Trước tiên, hãy chọn một ô trống bất kỳ và kiểm tra định dạng số hiện tại của ô đó, đảm bảo rằng nó đang ở định dạng General. Sau đó, nhập số 1 vào ô đó và nhấn phím Enter để xác nhận.

Bước 2: Chọn ô chứa số 1 mà bạn vừa nhập, sau đó nhấn Ctrl + C. Tiếp theo, nhấp chuột vào ô hoặc kéo chuột để chọn phạm vi các ô có biểu tượng lỗi định dạng ở góc trên bên trái.

Bước 3:Trong tab Home, tìm nhóm Clipboard. Nhấp vào nút Paste, sau đó chọn Paste Special từ menu thả xuống.

Bước 4: Hãy chọn Multiply và nhấp vào nút OK để hoàn thành việc sửa lỗi không định dạng được số trong Excel.

Áp dụng định dạng số

Ngoài các phương pháp trên, bạn cũng có thể áp dụng định dạng số trực tiếp trong Excel để khắc phục lỗi. Dưới đây là hướng dẫn các bước thực hiện:

Bước 1: Đầu tiên, hãy chọn phạm vi ô có chứa biểu tượng lỗi định dạng số ở góc trên bên trái. Sau đó, trong tab Home, tìm nhóm Number và nhấp vào mũi tên mở rộng ở góc dưới bên phải.

Bước 2: Khi cửa sổ Format Cells xuất hiện, bạn cần chọn tab Number. Tại đây, bạn có thể lựa chọn định dạng của số mà bạn muốn áp dụng cho dữ liệu của mình.

Bước 3: Sau khi hoàn tất các bước lựa chọn, bạn chỉ cần nhấp vào nút OK để hoàn thành quá trình.

Chuyển bằng cách kiểm tra lỗi tự động

Excel có tính năng tự động kiểm tra lỗi định dạng số và đề xuất cách sửa lỗi. Bạn có thể sử dụng cách này để khắc phục lỗi nhanh chóng. Dưới đây là các bước thực hiện.

Bước 1: Trước tiên, hãy chọn ô hoặc phạm vi ô có chứa biểu tượng lỗi định dạng số ở góc trên bên trái.

Bước 2: Tiếp theo, bạn cần nhấp vào biểu tượng lỗi (dấu chấm than "!") nằm kế bên ô hoặc phạm vi ô mà bạn đã chọn.

Bước 3: Cuối cùng là chọn tùy chọn Convert to Number. Quá trình này sẽ tự động chuyển đổi các giá trị số được lưu trữ dưới dạng văn bản thành định dạng số.

Cách phòng tránh lỗi không định dạng được số trong Excel

Sau khi biết được cách sửa lỗi không định dạng được số trong Excel, bạn cũng nên biết một số điều để hạn chế việc mắc lỗi. Để tránh gặp phải lỗi định dạng số trong Excel, bạn có thể áp dụng một số biện pháp sau:

• Tránh copy số từ trang web hoặc file CSV mà không kiểm tra định dạng.
• Kiểm tra ký tự trước khi nhập dữ liệu để tránh việc Excel nhận diện sai.
• Thiết lập định dạng số trước khi nhập liệu bằng cách sử dụng Format Cells.
• Sử dụng Data Validation để ngăn nhập sai và đảm bảo dữ liệu nhập vào có định dạng chính xác.

Việc gặp lỗi không định dạng được số trong Excel có thể gây ảnh hưởng đến công việc và quá trình xử lý dữ liệu của bạn. Tuy nhiên, với những phương pháp trên, bạn hoàn toàn có thể sửa lỗi định dạng số trong Excel 2010 cũng như các phiên bản khác một cách nhanh chóng và hiệu quả. Đừng quên theo dõi Sforum để biết thêm nhiều thủ thuật Excel để biết cách xử lý lỗi nhanh chóng để nâng cao hiệu suất làm việc bạn nhé.

Xem thêm các bài viết tại chuyên mục: Tin học văn phòng