Hướng dẫn tạo hàm tự nhảy ngày tháng trong Excel đơn giản

Bạn đang tìm cách tự nhảy ngày tháng trong Excel một cách thông minh mà không phải mất thời gian nhập thủ công từng ô một? Qua bài viết này, Sforum sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập hàm đơn giản, giúp cập nhật ngày tháng nhanh chóng và chính xác. Dù bạn dùng Excel để quản lý công việc hay theo dõi dữ liệu, việc tự động hóa ngày tháng sẽ giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót. 

Chức năng của hàm tự nhảy ngày tháng trong Excel

Hàm tự nhảy ngày tháng trong Excel là một công cụ hữu ích, giúp tự động cập nhật ngày tháng mà không cần nhập thủ công, mang lại sự tiện lợi và chính xác trong quá trình làm việc. 

Đặc biệt, khi xử lý hóa đơn, quản lý dữ liệu hay lập báo cáo, việc ngày tháng được cập nhật tự động sẽ giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót. Bên cạnh đó, hàm này còn giúp người dùng thao tác chuyên nghiệp hơn, nâng cao hiệu suất làm việc và tối ưu quy trình sử dụng Excel.

Microsoft cung cấp nhiều phần mềm bản quyền như Windows, Office 365, Teams, OneDrive giúp tối ưu công việc và bảo mật dữ liệu. Khi mua phần mềm Microsoft chính hãng, bạn sẽ nhận được cập nhật thường xuyên, hỗ trợ kỹ thuật và trải nghiệm đầy đủ tính năng. Hãy lựa chọn ngay gói phần mềm phù hợp để không chỉ tối ưu hóa hiệu suất làm việc mà còn bảo vệ dữ liệu và an toàn thông tin của bạn trong môi trường số hiện đại!

[Product_Listing categoryid="1149" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/phu-kien/may-tinh-laptop/phan-mem/microsoft.html" title="Danh sách phần mềm Microsoft giá tốt tại CellphoneS"]

Hướng dẫn định dạng ngày, tháng, năm, trong Excel chi tiết

Để hiển thị ngày, tháng, năm đúng chuẩn và dễ dàng theo dõi trong Excel thì bạn cần thiết lập định dạng phù hợp. Dưới đây là hướng dẫn đơn giản giúp bạn thực hiện điều này:

Nhấp chuột phải vào cột chứa dữ liệu ngày tháng (ví dụ: cột C), sau đó chọn Format Cells.

Trong hộp thoại Format Cells, hãy điều hướng đến thẻ Number, sau đó chọn Date để thiết lập định dạng ngày tháng. Tại đây, một danh sách đa dạng các kiểu hiển thị ngày tháng sẽ xuất hiện, cho phép bạn lựa chọn định dạng phù hợp theo nhu cầu. Hãy xem xét kỹ phần Type, chọn kiểu hiển thị mong muốn, rồi nhấn OK để áp dụng và hoàn tất quá trình định dạng. 

Cách điền thông tin ngày tháng năm trong Excel

Khi bạn nhập dữ liệu dưới dạng ngày, tháng, năm vào Excel, hệ thống sẽ ngay lập tức nhận diện và tự động định dạng theo chuẩn mặc định của phần mềm. Đồng thời, Excel cũng căn lề phải cho ô chứa dữ liệu, giúp phân biệt rõ ràng giữa giá trị ngày tháng và dạng văn bản thông thường. 

Tuy nhiên, nếu bạn thấy ngày tháng bị căn lề trái, điều đó có nghĩa là Excel không nhận dạng được và dữ liệu vẫn ở dạng văn bản (text). Việc này có thể gây ra những sai sót không mong muốn trong quá trình tính toán, phân tích hoặc lọc dữ liệu.

Để đảm bảo ngày tháng được nhập đúng chuẩn, bạn có thể sử dụng một trong các cách sau:

• Dùng dấu gạch chéo (/): 22/05/2024, 22/5/2024, 22/5/24
• Dùng dấu gạch ngang (-): 22-05-2024, 22-5-2024, 22-5-24
• Dùng chữ viết tháng: 22 May 2024, 22 May 24, 22 may

Cách điền dữ liệu giờ, ngày, tháng hiện tại trong Excel

Trong Excel, việc nhập dữ liệu về giờ, ngày, tháng hiện tại có thể trở nên đơn giản và chính xác nhờ vào các hàm tự động tích hợp sẵn. Thay vì nhập thủ công từng giá trị, bạn có thể tận dụng những công cụ này để tiết kiệm thời gian và đảm bảo độ chính xác tuyệt đối. Để tận dụng tối đa tính năng này, bạn có thể áp dụng các phương pháp đơn giản sau đây:

Sử dụng phím tắt

Nhằm tối ưu hóa thời gian làm việc và nâng cao hiệu suất xử lý dữ liệu, Excel cung cấp một loạt tổ hợp phím tắt tiện lợi, giúp người dùng nhanh chóng nhập ngày, tháng, giờ hiện tại chỉ trong tích tắc. Dưới đây là các phím tắt hữu ích bạn nên biết:

• Nhập ngày hiện tại: Nhấn Ctrl + ; 
• Nhập giờ hiện tại: Nhấn Ctrl + Shift + ; 
• Nhập cả ngày và giờ hiện tại: Ctrl + Shift + ; "cách" Ctrl + Shift + ;

Điền dữ liệu tự nhảy ngày tháng trong Excel

Trong Excel, việc tự động cập nhật ngày, tháng, giờ giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo dữ liệu luôn được cập nhật chính xác. Để thực hiện điền tự nhảy ngày tháng trong Excel, bạn có thể sử dụng hai hàm cơ bản:

• Hàm TODAY(): Đây là hàm giúp chèn ngày tháng năm hiện tại mà không bao gồm thời gian. 
• Hàm NOW(): Nếu bạn muốn hiển thị cả ngày, tháng, năm và giờ hiện tại, hãy sử dụng =NOW().

Cách điền dữ liệu giờ, ngày, tháng, năm cố định

Trong Excel, để nhập nhanh ngày và giờ cố định mà không cần thao tác thủ công, bạn có thể tận dụng sức mạnh của các hàm như TODAY, NOW và IF. Đây là cách giúp tự động cập nhật thời gian trong các tình huống nhất định.

Ví dụ: Sử dụng hàm IF và NOW để tự động điền thời gian khi một ô có giá trị cụ thể.

Bước 1: Nhập công thức =IF(C4="Đã bán",IF(D4="",NOW(),D4),"") vào ô tham chiếu để kiểm tra

Bước 2: Nhấn Enter và kéo chuột xuống để hiển thị kết quả ở các ô khác.

Giải thích:

Công thức sẽ kiểm tra nếu ô C4 có giá trị là "Đã bán", nó sẽ điền ngày giờ hiện tại vào ô D4 nếu ô này trống, ngược lại giữ nguyên giá trị cũ.

Công thức yêu cầu tính toán vòng lặp để cập nhật giá trị liên tục.

Bước 3: Chỉnh sửa cột C với giá trị "Đã bán" để thấy sự thay đổi tự động trong cột thời gian.

Lưu ý: Để kích hoạt tính toán vòng lặp trong Excel, vào File > Options > Formulas và chọn Enable iterative calculation. Bạn hoàn toàn có thể linh hoạt điều chỉnh các tùy chọn lặp lại để phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình, giúp quy trình làm việc trở nên hiệu quả và tối ưu hơn.

Cách tự động lấp đầy dữ liệu của ngày tháng vào cột tính

Việc tự động lấp đầy dữ liệu ngày tháng trong Excel giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán khi nhập liệu. Dưới đây là hướng dẫn cách tự động lấp đầy dữ liệu của ngày tháng vào cột tính, mà bạn có thể xem xét qua:

Tự động điền ngày tháng năm theo thứ tự tăng dần

Trong Excel, bạn có thể tiết kiệm thời gian và công sức khi tự động điền các ngày tháng theo thứ tự tăng dần mà không cần phải nhập từng giá trị một cách thủ công. Chỉ cần bắt đầu bằng cách nhập ngày đầu tiên vào ô cần thiết, sau đó di chuyển con trỏ chuột đến góc dưới bên phải của ô đó cho đến khi một dấu cộng nhỏ xuất hiện. Tiếp theo, bạn chỉ cần kéo thả chuột xuống hoặc sang ngang theo hướng bạn mong muốn.

Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt để nhập ngày giờ hiện tại, giúp tăng tốc độ thao tác. Tùy theo nhu cầu, Excel cho phép bạn điền ngày liên tiếp hoặc điều chỉnh quy luật tăng theo ngày, tháng hoặc năm, giúp quản lý dữ liệu hiệu quả và chính xác hơn.

Tự động điền ngày tháng năm

Excel cung cấp nhiều cách giúp bạn tự động điền ngày tháng theo thứ tự tăng dần, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác. Dưới đây là hai cách phổ biến mà bạn có thể áp dụng:

• Sử dụng chuột phải để tùy chỉnh: Nhập ngày đầu tiên, kéo chuột phải xuống vùng dữ liệu cần điền, sau đó chọn tùy chọn phù hợp như Fill Days (tăng theo ngày), Fill Months (tăng theo tháng) hoặc Fill Years (tăng theo năm).
• Sử dụng AutoFill: Nhập ngày đầu tiên vào ô, sau đó kéo chốt điền xuống để Excel tự động điền các ngày tiếp theo. Bạn có thể tùy chỉnh cách tăng theo ngày, tháng hoặc năm bằng cách nhấn Ctrl khi kéo.

Tự động điền ngày, tháng theo khoảng cách nhất định

Để tự động điền ngày tháng trong Excel với khoảng cách tùy chỉnh, bạn có thể tận dụng công cụ Fill Handle kết hợp với tùy chọn Series…, cho phép thiết lập khoảng cách tăng theo ngày, tháng hoặc năm theo nhu cầu. Dưới đây là hướng dẫn cách tự động điền ngày, tháng theo khoảng cách nhất định:

Bước 1: Nhập giá trị ngày đầu tiên vào ô, sau đó kéo Fill Handle xuống vùng dữ liệu cần điền.

Bước 2: Nhấn chuột phải, chọn Series...

Ở mục Date unit, chọn kiểu tăng mong muốn (ví dụ: Year để tăng theo năm).

Ở mục Step value, nhập khoảng cách muốn tăng (ví dụ: 2 nếu muốn tăng 2 năm).

Bước 3: Sau khi thiết lập đầy đủ các tùy chọn theo ý muốn, bạn chỉ cần nhấn OK để hoàn tất quá trình.

Tự động điền ngày, tháng một cách ngẫu nhiên

Để tạo ngày tháng ngẫu nhiên trong Excel, bạn có thể sử dụng hai hàm chính:

• Hàm RAND(): Tạo số thực ngẫu nhiên trong khoảng từ 0 đến 1, thường được sử dụng kết hợp với các phép tính để tạo giá trị ngày tháng hoặc dữ liệu ngẫu nhiên
• Hàm RANDBETWEEN(): Tạo số nguyên ngẫu nhiên giữa hai giá trị cho trước, thường được dùng để tạo ngày tháng cụ thể.

Với hai hàm này, bạn có thể dễ dàng tạo danh sách ngày tháng ngẫu nhiên để thử nghiệm hoặc phân tích dữ liệu một cách hiệu quả.

Tóm lại, việc sử dụng hàm tự nhảy ngày tháng trong Excel giúp bạn tự động cập nhật ngày tháng nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc. Mong rằng với những hướng dẫn chi tiết trên, bạn sẽ dễ dàng áp dụng vào công việc hằng ngày một cách hiệu quả. Hãy khám phá thêm các thủ thuật Excel khác để làm chủ bảng tính hiệu quả hơn nhé!

Xem thêm bài viết ở chuyên mục: Tin học văn phòng