Proposal là gì? Cách viết Proposal chuyên nghiệp

Trong bất cứ lĩnh vực nào, kỹ năng viết Proposal đều đóng vai trò vô cùng quan trọng. Bởi nó là yếu tố để gây ấn tượng và thuyết phục đối tác trong tiếp thị và kinh doanh. Vậy Research, Business request for Proposal là gì? Cách viết và các mẫu Proposal đẹp . Hãy cùng Sforum tìm hiểu rõ hơn qua bài viết dưới đây nhé!

Proposal là gì?

Proposal là tài liệu đề xuất một ý tưởng, một dự án hoặc một sản phẩm, một dịch vụ tới một đối tượng có thể là đối tác, khách hàng hoặc cơ quan, tổ chức để thu hút họ hợp tác.

Điều cần thiết khi viết một Proposal là cần hiểu rõ đối tượng mục tiêu và những mong muốn họ cần đạt được. Một Proposal hiệu quả sẽ đưa ra các giải pháp rõ ràng cho từng vấn đề đưa ra. Đồng thời chứng minh được giá trị mang lại của nó với từng đối tượng và các bên liên quan.

Phân loại Proposal

Proposal được xem là cầu nối của các doanh nghiệp trong thời buổi cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Bởi thông qua nó, doanh nghiệp sẽ kết nối hiệu quả hơn với khách hàng và tìm ra hướng phát triển mới để củng cố mối quan hệ bền vững giữa hai bên.

Hiện các mẫu Proposal được dùng phổ biến gồm:

Proposal kinh doanh (Business Proposal)

Business Proposal là gì? Đây là một bản thỏa thuận giữa công ty và khách hàng. Nội dung chủ yếu là quá trình trao đổi hàng hóa, dịch vụ hoặc thanh toán mỗi bên.

Proposal phát hành sách

Các nhà văn, nhà thơ muốn xuất bản ấn phẩm của mình cần phải kêu gọi nhà đầu tư. Proposal phát hành sách sẽ giúp kêu gọi các nhà xuất bản quan tâm và cùng hợp tác để phát hành sách.

Proposal nghiên cứu (Research Proposal)

Đây là Proposal phổ biến nhất trong lĩnh vực giáo dục và khoa học. Nó bao gồm các câu hỏi, phương pháp và mục tiêu của một dự án nghiên cứu.

Cấu trúc chuẩn của Proposal

Một bản Proposal ấn tượng và hiệu quả phải truyền đạt đúng mục đích. Muốn như vậy, trước đó bạn cần nắm rõ cấu trúc chuẩn của Proposal. Cụ thể:

Phần 1: Giới thiệu Proposal

Có thể nói thành bại của Proposal sẽ được quyết định bởi phần giới thiệu này. Để thu hút đối tác ngay từ đầu, bạn cần làm rõ các nội dung sau:

• Tên của chương trình, dự án đó là gì?
• Hình thức tổ chức thế nào?
• Giới thiệu bạn là ai, vì sao có Proposal này?
• Các thành viên sẽ tham gia gồm có những ai?
• Trình bày rõ mong muốn của bạn đối với đối tác
• Khung nội dung chính của dự án, chương trình
• Thông tin liên hệ chi tiết

Phần 2: Đặt đối tác/khách hàng là trọng tâm

Sự thành công của Proposal doanh nghiệp sẽ được thể hiện thông qua phần này. Bởi chỉ khi nghiên cứu kỹ hành vi khách hàng mới có thể đưa ra những giải pháp tiếp cận họ chính xác và hiệu quả.

Để thuyết phục và khiến khách hàng tin rằng bạn hiểu rõ họ đang cần gì, bạn cần lý giải được các nội dung sau:

• Vì sao đề xuất chương trình, dự án này?
• Doanh nghiệp đã tìm hiểu thế nào về nhu cầu, mong muốn của đối tác, khách hàng?
• Lý do đối tác, khách hàng nên đầu tư, sử dụng dự này?
• Lợi ích mà khách hàng nhận được khi lựa chọn sản phẩm, dịch vụ này?
• Dự án, chương trình diễn ra vào thời gian, địa điểm nào?
• Liệt kê chi tiết các giai đoạn của dự án và thời gian hoàn thành
• Kinh phí doanh nghiệp cần đầu tư vào chương trình, dự án này.

Phần 3: Nội dung chi tiết của dự án

Trong phần này bạn sẽ mô tả chi tiết các đề xuất về cách dự án hoạt động và lợi ích mà khách hàng nhận được khi lựa chọn dự án. Theo đó bạn cần trả lời các câu hỏi như:

• Dự án đó sẽ hoạt động ra sao?
• Khách hàng đạt được lợi ích gì nếu lựa chọn giải pháp này?
• Ngân sách dự trù khách hàng cần chi trả là bao nhiêu?

Nếu là một Proposal đơn giản, bạn chỉ cần trình bày ngắn gọn trong một trang. Còn nếu là Proposal phức tạp, bạn cần cung cấp thêm một số nội dung liên quan và trình bày thành nhiều slide.

Phần 4: Chứng minh năng lực cũng như kinh nghiệm của doanh nghiệp

Cuối cùng doanh nghiệp cần chứng minh cho đối tác, khách hàng thấy rõ khả năng thành công của dự án bằng những thông tin sau:

• Giới thiệu về quá trình hình thành, quá trình phát triển của doanh nghiệp.
• Giới thiệu nhân sự, các thành viên tham gia cùng thành tích đã đạt được.
• Giới thiệu danh sách các dự án, chương trình đã thành công và khách hàng từng hợp tác.
• Thành tựu, chứng chỉ, giải thưởng từ các khách hàng hài lòng với doanh nghiệp của bạn.

Cách viết Proposal chuyên nghiệp

Hiểu rõ Research, Business request forProposal là gìsẽ giúp bạn viết được một Proposal chuyên nghiệp và gây ấn tượng với đối tác. Dưới đây là cách viết chi tiết cho bạn:

Bước 1: Xác định rõ nhóm đối tượng mục tiêu bạn nhắm đến

Bạn phải biết cách làm sao để tạo sự thu hút và hứng thú từ đối tác. Bạn hãy liệt kê ra những câu hỏi như “Người nào đọc Proposal?”, “Họ quan tâm đến điều gì?”, “Họ có chấp nhận các đề xuất trong Proposal không?… Trả lời được những câu hỏi này sẽ giúp bạn trình bày Proposal đúng trọng tâm và hiệu quả.

Bước 2: Xác định vấn đề mà bạn cần giải quyết

Bước này sẽ giải thích những gì doanh nghiệp bạn sẽ làm. Muốn trình bày tốt thì bạn phải bám sát vào các câu hỏi như:

• Đối tượng mục tiêu nhắm đến của bạn là ai?
• Vì sao bạn viết Proposal?
• Giải thích chi tiết về tình hình hiện tại và các vấn đề đi kèm nếu có.
• Bạn nên đưa ra các dẫn chứng, con số cụ thể nhằm tăng độ tin cậy của đối tác.

Bước 3: Xác định giải pháp

Đây là bước then chốt quyết định một bản Proposal có giá trị hay không. Cũng trong bước này, các câu hỏi bạn cần trả lời bao gồm:

• Làm sao để giải quyết vấn đề? Cần giải thích chi tiết từng bước một của giải pháp.
• Xác định nguồn nhân lực bạn cần có cũng như kinh nghiệm chuyên môn của từng nhóm người.
• Nên đánh mạnh vào tính hợp lý của giải pháp, thời gian hoàn thành và mục tiêu đạt được.

Bước 4: Kết luận Proposal

Vào phần cuối cùng của Proposal, bạn cần khái quát lại về lợi ích, mục đích và chi phí của bản đề xuất. Bên cạnh đó hãy gửi lời cảm ơn đến người đọc vì đã dành thời gian xem Proposal của bạn.

Cuối cùng hãy ghi chú rõ ràng thông tin liên hệ của mình để người đọc phản hồi lại với đề xuất của bạn nếu họ thấy hài lòng.

Một số lưu ý cần tránh khi viết request for Proposal

Một bản Proposal chuyên nghiệp và ấn tượng sẽ góp phần to lớn vào sự thành công dự án của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên để tránh mắc phải những sai lầm không đáng có trong khi viết, bạn cần lưu ý:

Đừng làm mất đi sự hứng thú của khách hàng

Dù đề xuất của bạn có tốt đến đâu nhưng không được khách hàng quan tâm thì bản Proposal đó cũng không còn giá trị. Vì thế bạn hãy tập trung vào giải pháp trọng tâm, nên loại bỏ những vấn đề thừa thãi, không cần thiết.

Đừng chỉ tập trung vào giá cả

Mặc dù giá cả cũng là yếu tố quan trọng nhưng bạn đừng quá tập trung vào nó khi viết Proposal. Hãy cho khách hàng thấy rõ giá trị họ nhận được đối với các chiến lược tiếp thị hiệu quả mà bạn mang lại.

Không có quy trình cụ thể

Tùy vào đối tượng khách hàng mà mục tiêu và vấn đề bạn cần giải quyết sẽ khác nhau. Tuy nhiên nếu hiểu rõ, bạn có thể tạo ra được một phương pháp làm Proposal chuẩn với các mục sau:

• Mục tiêu bản đề xuất
• Thời gian cụ thể
• Phạm vi và mức độ công việc
• Báo cáo hiệu quả công việc
• Ngân sách dự trù.

Tập trung nhiều vào phần kinh nghiệm

Nếu tập trung nhiều vào kinh nghiệm và những thành tựu của bạn sẽ khiến bản mẫu Proposal mất đi mục đích ban đầu. Khách hàng khó mà thấy được giá trị mà bạn đem đến và dĩ nhiên họ sẽ lập tức bỏ qua bạn để tìm đối tác khác phù hợp hơn.

Các công cụ tạo Proposal đẹp đơn giản

Để giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức vào việc thiết kế một bản Proposal chuyên nghiệp. Bạn có thể dựa vào một trong các công cụ hỗ trợ sau:

Proposify

Đây là một trang web uy tín cung cấp đa dạng cácmẫu Proposalcó sẵn với chi phí tối ưu. Tùy vào ngành nghề và nhu cầu sử dụng, bạn có thể tìm được cho mình một mẫu thiết kế thích hợp.

Canva

Trang web này không còn quá xa lạ đối với những người thường xuyên thiết kế hình ảnh. Ở đây bạn có thể tìm thấy rất nhiều mẫu Proposal đẹp với hình thức trình bày ấn tượng sẽ thu hút được khách hàng quan tâm.

Better Proposals

Nếu bạn đang tìm kiếm một website cung cấp những mẫu Proposal chuyên nghiệp và ấn tượng thì Better Proposals sẽ là ứng viên sáng giá. Bên cạnh đó, phần mềm này còn có thêm nhiều mẫu template với các tính năng tùy chỉnh chữ ký số, đo lường và tên miền.

Trên đây là những chia sẻ của Sforum về Research, Business request for Proposal là gì và các mẫu Proposal đẹp. Chúng tôi mong rằng bài viết này thực sự hữu ích và giúp bạn tự tin hơn trong quá trình thiết kế một bản Proposal đỉnh cao, chất lượng.

• Xem thêm bài viết chuyên mục:thuật ngữ ngành,thuật ngữ công nghệ