Hướng dẫn các bước tạo chữ ký Gmail nhanh, dễ dàng

Thùy Lê, Tác giả Sforum - Trang tin công nghệ mới nhất

Ngày đăng: 15/05/2024-Cập nhật: 15/05/2024

Hiện nay sử dụng Gmail để làm việc là điều rất phổ biến. Các thông tin về hướng dẫn cách tạo chữ ký Gmail trên máy tính, điện thoại hay cài đặt chữ ký Gmail nhanh chóng được nhiều người quan tâm. Thực tế khi sở hữu chữ ký Gmail thì khi gửi mail đi bạn sẽ được đánh giá chuyên nghiệp hơn. Bài viết sẽ bật mí đến bạn cách thực hiện cụ thể nhất.

Chữ ký Gmail là gì?

Chữ ký Gmail đính kèm ở phần cuối cùng của mỗi mail khi gửi đi sẽ được ví như một tấm danh thiệp lịch sự. Chữ ký Gmail của mỗi một cá nhân hay doanh nghiệp sẽ được trình bày khác nhau tuy nhiên đa phần đều chứa thông tin như họ tên, đường liên kết qua mạng xã hội, hình ảnh, logo.

Cách tạo chữ ký Gmail trên máy tính hay điện thoại đều có vai trò quang trọng, chúng đặc biệt cần thiết cho những người muốn làm việc chuyên nghiệp. Cụ thể như nếu bạn đang hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh hay marketing thì khi gửi mail có chữ ký giúp đối phương nhận diện thương hiệu dễ dàng và tăng sự tín nhiệm. Ngoài ra với thông tin cụ thể được trình bày, khách hàng hay đối tác dễ dàng liên hệ và tìm hiểu cá nhân hay doanh nghiệp nhanh chóng.

Thực tế để tạo được chữ ký Gmail chỉnh chu và chuyên nghiệp, bạn cần nắm những nguyên tắc như:

Đơn giản, phù hợp với thương hiệu: Chữ ký nên dễ đọc, dễ nhớ, ký tự dài phù hợp.
Thông tin chính xác: Hiện nay để liên lạc với một cá nhân hay thương hiệu không khó nhưng buộc địa chỉ liên kết phải chính xác. Chữ ký Gmail cũng vậy, buộc bạn phải cung cấp đầy đủ các tùy chọn và đảm bảo chúng liên kết đúng với các trang mạng xã hội.
Màu sắc hài hoà: Sự kết hợp màu sắc tinh tế khiến chữ ký Email chuyên nghiệp hơn. Sự lựa chọn an toàn là kết hợp hai màu đen và trắng để tạo sự tương phản nhưng không quá màu mè.

Hướng dẫn tạo chữ ký Gmail trên PC

Cài đặt chữ ký Gmail trên máy tính hiện nay đơn giản chỉ qua vài thao tác. Thực tế nếu muốn tạo chữ ký trên Gmail một cách chuyên nghiệp nhất thì tốt nhất nên thực hiện trên máy tính. Bạn có thể tạo chúng trên PC hay laptop qua 3 bước. Bạn cũng có thể tham khảo những mẫu laptop văn phòng dưới đây để thao tác “mượt mà” hơn:

[Product_Listing categoryid="710" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/laptop/lenovo.html" title="Danh sách Laptop Lenovo đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS"]

Bước 1: Chọn mục Gmail bên phải màn hình máy tính.

Bước 2: Truy cập vào biểu tượng cài đặt rồi chọn “Xem tất cả chế độ cài đặt” tại giao diện chính của Gmail.

Bước 3: Ở mục “Chung” kéo chuột xuống bạn sẽ nhìn thấy phần “chữ ký” và bấm vào “Tạo mới” để tạo chữ ký Gmail. Chọn lưu thay đổi ở cuối mục để hoàn tất.

Như đã đề cập, chữ ký Gmail được trình bày tùy vào nhu cầu của cá nhân. Nếu bạn muốn đơn giản thì không nhất thiết phải chèn logo, hình ảnh cá nhân. Bạn có thể chèn chữ ký mang tên mình kèm một số đường link liên kết với các trang mạng xã hội của riêng bạn. Nhưng một khi bạn sở hữu đầy đủ hình ảnh cần thiết để làm đẹp phần chữ ký Gmail của mình thì nên “đầu tư” khi tạo.

Hướng dẫn tạo chữ ký Gmail đơn giản trên điện thoại

Cài đặt chữ ký Gmail trên điện thoại sẽ nhanh chóng hơn máy tính tuy nhiên chúng tối giản hơn. Hiện nay trên giao diện của điện thoại Android hay iOS thì việc tuỳ chỉnh chữ ký đều khá đơn giản:

Đối với điện thoại Android

Bước 1: Chọn ứng dụng Gmail trên màn hình và đi vào biểu tượng trình đơn ở phía bên trái màn hình. Sau đó chọn đến mục “Cài đặt”.

Tạo chữ ký Gmail trên điện thoại Android bước 1

Bước 2: Trên giao diện chính của màn hình, bạn sẽ chọn tài khoản Gmail mà mình muốn tạo chữ ký. Chọn phần “Chữ ký trên thiết bị di động”. Cuối cùng tạo chữ ký mà mình muốn và nhấn nút OK để hoàn thành.

Tạo chữ ký Gmail trên điện thoại Android bước 2

Đối với điện thoại iOS

Bước 1: Chọn ứng dụng Gmail trên màn hình, sau đó chọn biểu tượng trình đơn ngay kề bên trái mục “Tìm trong thư”. Sau đó tìm đến mục “Cài đặt”.

Tạo chữ ký Gmail trên điện thoại iOS bước 1

Bước 2: Trong các mục đơn của “Cài đặt”, bạn chọn mục “ Cài đặt chữ ký”. Màn hình sẽ xuất hiện phần “Chữ ký trên thiết bị di động” và nhấn chọn thanh “ON/OFF” bên cạnh. Hoàn tất bằng cách nhập chữ ký và nhấn chọn “Xong”.

Tạo chữ ký Gmail trên điện thoại iOS bước 2

Các cách tùy chỉnh chữ ký Gmail dễ dàng

Qua hướng dẫn cách tạo chữ ký gmail trên máy tính, điện thoại có thể thấy các thao tác này không quá khó và với người không quá “rành” về công nghệ vẫn có thể thực hiện được. Tuy nhiên nếu bạn muốn xóa hay chỉnh sửa nó thì phải làm sao là thắc mắc được đặt ra:

Xóa chữ ký Gmail

Bước 1: Cách xóa chữ ký đã tạo không khó. Ngay tại mục chữ ký, bạn nhận chọn biểu tượng thùng rác ngay bên cạnh chữ ký để xoá.

Bước 2: Sau đó chọn mục “Lưu thay đổi” để hoàn tất việc xoá chữ ký Gmail.

Thay đổi chữ ký khi gửi mail cho nhiều người

Sẽ có những lúc bạn muốn thay đổi chữ ký của mình trong các lần gửi mail khác nhau. Đây cũng là một cách làm mới văn phong khi gửi Email:

Bước 1: Thực hiện tương tự như bước tạo chữ ký ban đầu nhưng ngay dưới chữ ký đã có sẵn, bạn nhấn vào mục “Tạo mới” và rồi tạo thêm một chữ ký mới.

Bước 2: Giao diện “Đặt tên chữ ký mới” xuất hiện lên màn hình và rồi nhấn “Tạo”.

Bước 3: Bạn có thể chọn chữ ký mặc định. Với mục “Đối với email mới, sử dụng”, bạn nhấn nút thả xuống và chọn chữ ký bạn muốn. Với mục “Khi trả lời/chuyển tiếp”, bạn cũng thực hiện tương tự.

Bước 4: Chọn mục “Lưu thay đổi” ở cuối màn hình.

Một số lỗi thường gặp khi tạo chữ ký Gmail

Có thể thấy quá trình cài đặt chữ ký Gmail khá dễ dàng dù thực hiện trên PC hay điện thoại. Tuy nhiên các bước thực hiện có thể không suôn sẻ khi mắc một số lỗi:

Không thể định dạng chữ ký

Nếu bạn không định dạng văn bản trong chữ ký cũng như “Văn bản thuần túy” xuất hiện phía trên hộp chữ ký thì nên tắt chế độ này đi. Đơn giản chỉ cần mở Gmail, chọn vào “Soạn thư”, ngay phía dưới mục thư mới bạn có thể nhấp vào biểu tượng tùy chọn ba chấm, bỏ đánh dấu tại mục “Chế độ văn bản thuần túy”.

Không thể thêm hình ảnh

Như đã đề cập, chữ ký Gmail chuyên nghiệp nhất sẽ có hình ảnh doanh nghiệp của bạn, logo thương hiệu. Tuy nhiên quá trình chèn ảnh có thể gặp “trục trặc” như hình ảnh không xuất hiện trong chữ ký, nguyên nhân có thể là hình bị sai kích thước, hình ảnh đang lưu ở dạng không phù hợp. Lúc này bạn có thể thực hiện tải ảnh lại từ đầu.

Ngay tại mục chữ ký, bên cạnh sẽ có thanh tùy chỉnh với nhiều mục khác nhau và bạn chọn mục hình ảnh. Chọn tải ảnh lên theo 1 trong 3 cách: Tải từ địa chỉ Web, Drive của tôi, Chọn tệp từ thiết bị như điện thoại hay máy tính bảng hoặc PC.

Nên lưu ý rằng hình ảnh tải lên lý tưởng nhất là có chiều cao 70 - 100 pixel cùng chiều rộng 300 - 400 pixel. Ngoài ra đảm bảo hình ảnh sắc nét, không bị bể nét.

Không hiển thị toàn bộ nội dung chữ ký

Lúc tạo chữ ký trên Gmail, nếu nội dung chữ ký không hiển thị chính xác thì có thể thực hiện các bước như: Mở Gmail và chọn lại mục chữ ký. Chọn chữ ký của bạn và biểu tượng “Xóa định dạng” để hoàn tất.

Trên đây là những chia sẻ về hướng dẫn cách tạo chữ ký Gmail trên máy tính, điện thoại. Hy vọng bạn sẽ bỏ túi cho bản thân những cách cài đặt chữ ký Gmail nhanh chóng và biết chỉnh sửa để chúng trở nên chuyên nghiệp hơn.

Thẻ: Google Gmail WikiS