3 cách phổ biến nhất để xuất tên file trong folder ra Excel

Việc xuất tên file trong folder ra Excel giúp bạn nhanh chóng tổng hợp dữ liệu, quản lý tài liệu và tiết kiệm thời gian thao tác thủ công. Trong bài viết này, Sforum sẽ hướng dẫn bạn 3 cách lấy tên file trong folder ra Excel đơn giản, hiệu quả, phù hợp cho cả người mới và người đã thành thạo.

Lợi ích của việc xuất tên file trong folder ra Excel

Việc xuất tên folder ra Excel mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho công việc, giúp quản lý tài liệu gọn gàng, tổng hợp dữ liệu nhanh chóng và tiết kiệm thời gian. Việc xuất tên file trong folder ra Excel mang lại một số lợi ích cụ thể như sau:

• Dễ dàng theo dõi và quản lý tất cả file trong folder.
• Tiết kiệm thời gian so với việc nhập dữ liệu thủ công.
• Hỗ trợ tổng hợp dữ liệu nhanh cho báo cáo hoặc dự án.
• Giúp sắp xếp, phân loại và tìm kiếm file hiệu quả hơn.
• Có thể tích hợp với các công cụ phân tích dữ liệu khác trong Excel

3 cách phổ biến nhất để xuất tên file từ folder bằng Excel

Để lấy tên file trong folder nhanh chóng và chính xác, bạn có thể áp dụng ba phương pháp phổ biến dưới đây. Mỗi cách đều giúp tổng hợp danh sách file tự động, tiết kiệm thời gian và dễ dàng quản lý.

Sử dụng Command Prompt (CMD)

Một trong những cách nhanh gọn để xuất tên file trong folder ra Excel là dùng Command Prompt (CMD). Chỉ với vài dòng bước đơn giản sau, bạn có thể trích toàn bộ tên file ra Excel mà không cần dùng đến công cụ hỗ trợ phức 

1. Mở CMD:

• Nhấn Window, gõ cmd, sau đó nhấn Enter để mở.

2. Nhập lệnh để xuất file:

• Dùng lệnh cd [đường dẫn folder] và Enter để di chuyển đến thư mục chứa file.

3. Xuất file:

• Gõ lệnh dir /b /a-d > FileNames.txt và Enter. (Lệnh này tạo file FileNames.txt chứa tên file).

4. Mở Excel và nhập dữ liệu:

• Khởi động chương trình Microsoft Excel.
• Vào tab Data (Dữ liệu) → From Text/ CSV, chọn file FileNames.txt vừa tạo và nhấn Load (Tải).

Nếu bạn thường xuyên làm việc với Excel hoặc các tác vụ văn phòng nặng, một chiếc laptop Dell hiệu năng cao sẽ là lựa chọn lý tưởng. Tham khảo ngay các mẫu laptop Dell mới nhất tại CellphoneS ngay dưới đây:

[Product_Listing categoryid="154" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/laptop/dell.html" title="Danh sách Laptop Dell đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS"]

Sử dụng công thức Excel (VBA)

Nếu bạn thường xuyên cần xuất danh sách file từ nhiều thư mục, việc sử dụng VBA trong Excel sẽ giúp tự động hóa toàn bộ quá trình. Với hướng dẫn sau, bạn có thể xuất tên file trong folder ra Excel nhanh chóng, dễ dàng.

1. Mở VBA:

• Nhấn Alt + F11, sau đó chọn Insert → Module để mở cửa sổ code.

2. Dán Code:

• Dán đoạn code VBA vào Module, sửa đường dẫn trong dòng MyPath = "D:\SPSS\" thành thư mục của bạn.

3. Nhấn F5 để chạy Macro:

• Nhấn phím F5 để chạy Macro (hoặc vào Run → Run Sub).

4. Xác nhận và kiểm tra kết quả:

• Nhấn OK trên hộp thoại thông báo hoàn tất quá trình chạy Macro. 
• Quay lại trang tính Excel của bạn (Sheet1) để xem danh sách tên file đã được nhập vào Cột A.

Dùng công cụ Power Query trong Excel

Bạn có thể dùng Power Query trong Excel để lấy tên folder vào Excel một cách nhanh chóng và tự động. Chỉ với vài thao tác dưới đây, bạn có thể liệt kê tất cả file trong thư mục mà không cần viết mã VBA.

1. Truy cập công cụ Power Query:

• Trong Excel, chọn Data → Get Data → From File → From Folder. 

2. Chọn thư mục chứa file:

• Nhấn Browse, tìm và chọn thư mục chứa file. Nhấn Open để Power Query nhận diện tất cả file trong thư mục đó.

3. Nhập dữ liệu vào Excel:

• Nhấn Close & Load ở góc trái trên Power Query. 
• Excel sẽ tạo một bảng chứa tất cả tên file trong sheet hiện tại, có thể cập nhật khi dữ liệu trong thư mục thay đổi.

Một số lỗi thường gặp khi xuất danh sách file

Khi xuất danh sách file ra Excel, người dùng thường gặp một số lỗi như thiếu file, định dạng sai, hoặc danh sách không cập nhật tự động. Hiểu trước những vấn đề này sẽ giúp bạn xử lý nhanh chóng và đảm bảo dữ liệu đầy đủ, chính xác.

Không hiển thị file ẩn hoặc file trong thư mục con

Một số file không hiển thị vì chúng được đặt ở chế độ ẩn hoặc nằm trong các thư mục con mà công cụ xuất dữ liệu không quét tới. Điều này khiến Excel hoặc Power Query chỉ liệt kê các file trong thư mục gốc, bỏ qua file phụ hoặc file ẩn, làm danh sách không đầy đủ.

Cách khắc phục:

• Trong VBA, thêm tùy chọn quét thư mục con hoặc thiết lập hiển thị file ẩn.
• Trong Power Query, chọn Include subfolders để lấy cả file trong các thư mục con.
• Kiểm tra thuộc tính file và bật hiển thị file ẩn trong Windows Explorer.

Xuất sai đường dẫn

File xuất ra sai đường dẫn thường do thư mục nhập không chính xác, thiếu dấu \ cuối, hoặc tên thư mục chứa ký tự đặc biệt, khoảng trắng quá dài. Khi đó, VBA, Power Query hoặc CMD không nhận diện đúng vị trí file, dẫn đến danh sách file bị thiếu hoặc hiển thị không đúng đường dẫn.

Cách khắc phục:

• Kiểm tra và nhập chính xác đường dẫn đầy đủ, kết thúc bằng dấu \.
• Tránh ký tự đặc biệt hoặc khoảng trắng quá dài trong tên thư mục.
• Nếu dùng VBA, sử dụng hàm ChDir hoặc Dir đúng cú pháp.

File Excel hiển thị lỗi font

Khi thực hiện cách lấy tên folder vào Excel, một số ký tự đặc biệt hoặc tiếng Việt có dấu có thể bị hiển thị sai khi mở trong Exceđ. Đặc biệt khi xuất từ CMD hoặc Power Query với định dạng mặc định không hỗ trợ Unicode. Điều này khiến tên file hoặc dữ liệu bị lỗi font, gây khó khăn khi đọc hoặc xử lý danh sách.

Cách khắc phục:

• Khi mở file từ CMD, lưu lại dưới dạng UTF-8 hoặc mở bằng Notepad trước khi nhập vào Excel.
• Trong Excel, chọn font hỗ trợ Unicode như Arial, Calibri.
• Nếu dùng Power Query, đảm bảo chọn encoding UTF-8 khi tải dữ liệu từ file txt.

Việc biết cách xuất tên file trong folder ra Excel thực sự giúp công việc quản lý dữ liệu trở nên gọn gàng và hiệu quả hơn. Với 3 phương pháp mà Sforum chia sẻ, bạn có thể dễ dàng áp dụng, tiết kiệm thời gian và phù hợp cả với người mới bắt đầu lẫn người dùng thành thạo.

• Xem thêm: Tin học văn phòng, Excel