Cách sử dụng Outlook đơn giản cho người mới bắt đầu

Outlook là phần mềm được sử dụng nhiều trong công việc như gửi mail, quản lý danh bạ, tạo cuộc họp… Vậy cách sử dụng Outlook hiệu quả là gì và cài đặt như thế nào? Hãy cùng Sforum khám phá cách dùng Outlook đơn giản dành cho người mới bắt đầu dưới đây!

Outlook là gì?

Outlook là một ứng dụng đa chức năng thuộc bộ sản phẩm Microsoft Office. Cách sử dụng Outlook chủ yếu là dùng để quản lý email, tạo lịch làm việc, lịch nhắc hẹn, và quản lý danh bạ để liên lạc cá nhân. Outlook được ra mắt vào năm 1997 đã và đang trở thành một trong những ứng dụng email phổ biến nhất trên thế giới.

Outlook đều phù hợp với Window, Macbook, Android, IOS, Windows Phone và có thể sử dụng được qua trình duyệt website. Ngoài ra còn có khả năng tích hợp với các dịch vụ email khác, đồng bộ hóa được với nhiều thiết bị một cách đơn giản và nhanh chóng.

Cách sử dụng Outlook khá đơn giản, dễ dùng với nhiều tính năng đa dạng. Outlook không chỉ giúp người dùng gửi và nhận email thuận tiện. Mà nó còn cung cấp một loạt các công cụ hỗ trợ giúp tối ưu hóa công việc văn phòng hàng ngày. Chẳng hạn như mục Hộp thư đến của Outlook vừa lưu trữ emai, vừa có thể theo dõi và sắp xếp theo nhãn một cách hiệu quả.

Những ai đang làm công việc văn phòng thường sẽ sử dụng máy tính thường xuyên. Việc sở hữu cho mình một bàn phím Gaming sẽ giúp ta thao tác soạn thảo văn bản tốt hơn. Bạn có thể tham khảo thêm tại đây:

[Product_Listing categoryid='1005' propertyid=' customlink='https://cellphones.com.vn/phu-kien/chuot-ban-phim-may-tinh/ban-phim/gaming.html' title='Các sản phẩm bàn phím Gaming đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS']

Vì sao nên sử dụng Outlook?

Với những ai thường xuyên dùng Email trong công việc thì biết cách sử dụng Outlook hiệu quả sẽ mang đến nhiều lợi ích. Giúp bạn tối ưu hóa quá trình làm việc và quản lý thông tin cá nhân. Sau khi đã tìm hiểu Outlook là gì, dưới đây là một số lý do vì sao chúng ta nên sử dụng phần mềm này:

• Tích hợp Microsoft 365 và Ecosystem: Outlook kết nối với các ứng dụng Word, Excel và PowerPoint. Người dùng có thể mở và chia sẻ tài liệu trực tiếp từ Outlook và trực tuyến qua Microsoft Teams.
• Tính năng đa dạng và thông minh: Có nhiều tính năng thông minh như gửi mail hàng loạt bằng outlook, quản lý công việc qua lịch làm việc, tạo cuộc họp, tạo lịch nhắc hẹn,...
• Giao diện thân thiện: Giao diện đơn giản, dễ sử dụng. Nó phù hợp với người dùng mới lần đầu sử dụng, dễ dàng quản lý email và dễ thao tác.
• Tính bảo mật cao: Cách sử dụng Outlook có tính bảo mật rất tốt. Nó có hỗ trợ xác thực nhiều yếu tố, phát hiện được virus nếu có và ngăn chặn kịp thời.
• Dung lượng lưu trữ lớn: Khi đăng ký bằng tài khoản doanh nghiệp, mỗi một tài khoản email sẽ có tên miền theo tên doanh nghiệp. Đồng thời, dung lượng lưu trữ lên đến 50GB.

Hướng dẫn cài đặt Outlook

Ở phần trên, chúng ta đã biết được những lợi ích khi biết cách sử dụng outlook hiệu quả trong công việc là gì? Để cài đặt Outlook, các bạn hãy làm theo hướng dẫn chi tiết các bước để cài đặt Microsoft Outlook:

Bước 1: Truy cập vào trang website chính thức của Microsoft Office. Chọn mục Microsoft 365

Bước 2: Đăng nhập tài khoản Microsoft của bạn và sau đó thao tác thanh toán

Bước 3: Sau khi hoàn thành thanh toán, nhấn vào nút Tải xuống để cài đặt và thực hiện cách sử dụng Outlook hiệu quả.

Bước 4: Khi tải file xong, mở file và chạy tệp Setup.exe. Sau đó làm theo hướng dẫn trên màn hình để cài đặt Microsoft và Outlook.

Bước 5: Mở phần mềm Outlook và đăng nhập tài khoản Microsoft .

Cách sử dụng Outlook đơn giản cho người mới bắt đầu

Outlook không chỉ là một ứng dụng email thông thường. Mà nó còn giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian trong việc quản lý công việc. Cách dùng Outlook rất đơn giản cho những người mới bắt đầu. Sau khi đã nắm được Outlook là gì, hãy cùng Sforum tìm hiểu các tính năng thường được sử dụng nhiều nhất trong phần mềm này dưới đây.

Thêm tài khoản

Để thực hiện thao tác thêm tài khoản, các hãy hãy làm theo các bước sau:

Bước 1: Vào mục File, sau đó chọn Add Account.

Bước 2: Nhập email muốn thêm và chọn Connect để tiếp tục cách sử dụng Outlook hiệu quả.

Bước 3: Hãy nhập lại mật khẩu nếu Outlook yêu cầu và chọn Done là hoàn thành.

Tạo email và gửi thư mới

Tạo email và gửi thư mới là thao tác mà ai cũng cần phải biết về cách sử dụng Outlook hiệu quả. Sforum chia sẻ cho bạn các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn New Email hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl-N.

Bước 2: Nhập đầy đủ thông tin các mục yêu cầu. Bao gồm: Chủ đề của email, địa chỉ email muốn gửi, soạn nội dung email, đính kèm tệp,...

Bước 3: Khi đã đầy đủ thông tin, bấm vào nút Send là hoàn thành cách sử dụng Outlook để gửi mail.

Chuyển tiếp, trả lời thư email

Lưu ý khi chuyển tiếp email, bạn chỉ được chuyển tiếp 1 lần cho mỗi email và bản gốc email vẫn sẽ nằm trong trong hộp thư của bạn. Dưới đây là các bước trong cách sử dụng Outlook dùng để chuyển tiếp email:

Bước 1: Chọn email bạn muốn chuyển tiếp. Chọn nút Forward ở cửa sổ soạn nội dung.

Bước 2: Soạn thêm nội dung (nếu có) trước khi gửi.

Bước 3: Khi đầy đủ thông tin, nhấn nút Send.

Ngoài ra, bạn có thể dùng Outlook trả lời email hiệu quả theo hướng dẫn cách sử dụng Outlook như sau:

Bước 1: Chọn email bạn muốn trả lời.

Bước 2: Chọn nút Reply để trả lời cho người gửi email bạn. Còn nút Reply All để trả lời cho tất cả những email tham gia vào luồng email chính.

Bước 3: Viết thêm nội dung cần trả lời email. Kiểm tra lại nội dung và nhấn nút Send.

Thêm và lưu tệp đính kèm

Say đây là các bước trong cách sử dụng Outlook hiệu quả dùngđể thêm tệp đính kèm khi gửi email:

Bước 1: Vào tab Chèn và chọn Attach File và tệp cần đính kèm . Lúc này sẽ hiển thị nơi mà bạn muốn đính kèm tệp, ví dụ như trên máy tính hoặc OneDrive.

Bước 2: Giả sử bạn muốn chèn tệp từ máy tính, thì hãy chọn Duyệt máy tính. Lúc này sẽ xuất hiện cửa sổ của máy tính.Chọn tệp cần gửi và ấn Open.

Bước 3: Tệp sẽ xuất hiện hình dạng biểu tượng trên cửa sổ soạn nội dung email.

Ngoài ra, nếu người khác gửi tệp cho bạn, bạn cũng có thể lưu tệp này lại. Say đây là hướng dẫn cách sử dụng Outlook hiệu quả dùng để lưu tệp đính kèm khi nhận được email:

Bước 1: Chọn email bạn muốn lưu tệp đính kèm.

Bước 2: Nhấp chuột phải chỗ có tệp đính kèm và chọn Save As để lưu về máy.

Tạo cuộc họp, đặt lời nhắc

Đây là một trong những cách sử dụng outlook hiệu quả mà bạn cần phải biết. Nếu bạn muốn tạo một cuộc họp, hãy thực hiện các bước sau:

Bước 1: Chọn biểu tượng lịch ở góc dưới màn hình và nhấn vào biểu tượng lịch.

Bước 2: Lúc này sẽ xuất hiện cửa sổ màn hình lịch tháng. Nhấp chuột phải ngày bạn muốn tạo lịch nhắc và chọn New Appointment.

Bước 3: Điền các thông tin như Chủ đề lịch nhắc, chọn thời gian bắt đầu và kết thúc. Cuối cùng, nhấn Save & Close để hoàn thành cách sử dụng Outlook tạo cuộc họp, lời nhắc hiệu quả.

Lấy danh bạ liên hệ trong Outlook

Cách dùng Outlook để lấy danh bạ liên hệ cũng rất hữu ích trong quá trình làm việc của bạn, hãy tham khảo các bước thực hiện trong cách sử dụng Outlook như sau:

Bước 1: Vào mục File, sau đó chọn Open & Export, tiếp theo là Import/Export.

Bước 2: Cửa sổ thông báo xuất hiện, chọn Export to a file.

Bước 3: Tiếp theo chọn Comma Separated Values. Sau đó là Contacts (Danh bạ) để xuất file rồi chọn Next.

Bước 4: Chọn Browse để lưu và đặt tên cho fille. Nhấn Next cho đến khi hoàn tất.

Như vậy, bài viết trên đây đã giái đáp cho bạn Outlook là gì, cách sử dụng Outlook hiệu quả cũng như hướng dẫn cài đặt phần mềm, dùng Outlook để gửi mail, tạo cuộc họp, lịch nhắc, chuyển tiếp mail,... và thao tác cơ bản khác trên phần mềm này. Hy vọng qua bài viết này sẽ giúp bạn nhanh chóng làm quen và thành thạo cách dùng Outlook trong công việc.

• Xem thêm bài viết chuyên mục:Mẹo vặt