Cách tải và sử dụng Trello - phần mềm giúp quản lý công việc hiệu quả nhất

Trello là ứng dụng quản lý công việc từ xa vô cùng hữu ích và dễ sử dụng, giúp người dùng có thể sắp xếp và quản lý công việc online nhanh chóng. Bài viết hôm nay Sforum sẽ hướng dẫn bạn cách tải và sử dụng Trello đơn giản và hiệu quả nhất.

Trello là gì?

Trello là một ứng dụng giúp hỗ trợ người dùng quản lý giúp người dùng quản lý công việc hiệu quả, giúp người dùng có thể sắp xếp nhiệm vụ, ghi chú dự án, chia sẻ file vào các danh sách nhóm khác nhau. Khi sử dụng ứng dụng này, người dùng sẽ có cái nhìn tổng quát về công việc cũng như tiến độ công việc nhanh chóng và đơn giản.

Lịch sử hình thành của Trello

Ra mắt vào năm 2011 bởi Fog Creek Software, Trello nhanh chóng được người dùng toàn cầu đón nhận như một nền tảng quản lý công việc hiệu quả. Đến năm 2017, Trello chính thức gia nhập Atlassian, mở ra bước ngoặt lớn trong việc mở rộng tính năng và tích hợp sâu vào hệ sinh thái doanh nghiệp. Ngay từ đầu, mục tiêu của Trello là giúp các nhóm cộng tác trực tuyến hiệu quả, giảm phụ thuộc vào email và tài liệu rời rạc.

Năm 2014, Trello được tách ra thành một công ty riêng và tiếp tục mở rộng tính năng, tích hợp các ứng dụng bên thứ ba. Qua nhiều năm, Trello đã trở thành công cụ quản lý dự án phổ biến trong cả môi trường doanh nghiệp lẫn cá nhân, được sử dụng bởi hàng triệu người trên toàn cầu.

Tính năng nổi bật của phần mềm Trello

Sau khi biết Trello là gì, bạn sẽ nhận ra đây là công cụ giúp cá nhân và nhóm quản lý công việc hiệu quả, trực quan và dễ theo dõi. Các tính năng nổi bật dưới đây cho thấy vì sao Trello được nhiều người tin dùng.

• Kéo thả thẻ (Drag & Drop): Di chuyển nhiệm vụ giữa các danh sách nhanh chóng, trực quan, phản ánh tiến độ dự án.
• Phân công công việc: Gán người thực hiện cho từng Card, giúp rõ trách nhiệm và tránh bỏ sót nhiệm vụ.
• Đặt hạn chót (Deadline): Theo dõi tiến độ và nhận thông báo khi gần đến hạn.
• Tích hợp ứng dụng: Liên kết với Slack, Google Drive, Jira để đồng bộ công việc và tài liệu.
• Thông báo và nhắc nhở: Cập nhật trạng thái công việc kịp thời, đảm bảo không bỏ lỡ deadline quan trọng.
• Báo cáo tổng quan: Xem tiến độ dự án theo Board hoặc Card, đánh giá hiệu quả nhanh chóng.
• Đăng nhập dễ dàng: Trello đăng nhập qua Google hoặc email, thuận tiện cho cả cá nhân và nhóm.

Các thành phần chính của ứng dụng Trello

Để hiểu rõ cách Trello quản lý công việc, bạn cần nắm các thành phần cơ bản: Organization, Board, List và Card. Mỗi thành phần đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và theo dõi công việc hàng ngày. 

Organization

Organization (hay Workspace) là không gian làm việc chung, nơi tập hợp các Board của một cá nhân, nhóm hoặc doanh nghiệp. Tại đây, bạn có thể quản lý thành viên, phân quyền truy cập và sắp xếp các dự án liên quan trong cùng một tổ chức. Việc sử dụng Organization giúp doanh nghiệp hoặc nhóm làm việc kiểm soát công việc tập trung, tránh phân tán và dễ dàng mở rộng quy mô quản lý.

Board

Board là bảng tổng quan dùng để quản lý toàn bộ dự án hoặc nhóm công việc. Mỗi Board là một dự án riêng biệt, nơi bạn có thể tạo các danh sách (List) và thẻ (Card) để tổ chức công việc. Đồng thời, Board giúp nhóm hình dung toàn bộ quy trình làm việc, phân công nhiệm vụ và dễ dàng theo dõi tiến độ từ đầu đến cuối. Việc sử dụng Board cũng giúp bạn tách biệt các dự án khác nhau mà vẫn quản lý một cách trực quan và rõ ràng.

List

List là danh sách trong Board, dùng để phân loại các task theo trạng thái hoặc giai đoạn công việc như “Chờ xử lý”, “Đang thực hiện” hay “Hoàn thành”. List giúp sắp xếp công việc theo trình tự logic, từ đó tạo ra một dòng chảy quản lý công việc trực quan. Bạn có thể dễ dàng kéo thả các Card từ List này sang List khác, giúp việc quản lý công việc trở nên linh hoạt và theo dõi tiến độ nhanh chóng.

Card

Card là thẻ nhiệm vụ, là nơi chứa tất cả thông tin chi tiết về công việc: mô tả, checklist, nhãn, người thực hiện, hạn chót và file đính kèm. Mỗi Card đại diện cho một nhiệm vụ cụ thể và có thể di chuyển giữa các List để phản ánh tiến trình công việc. Nhờ Card, việc cộng tác nhóm trở nên rõ ràng và hiệu quả, mọi thành viên đều nắm được trách nhiệm và tiến độ của mình.

Đánh giá phần mềm Trello

Trello là công cụ quản lý dự án trực tuyến phổ biến nhờ tính linh hoạt và dễ sử dụng. Tuy nhiên, phần mềm Trello là gì vẫn có ưu và nhược điểm cần cân nhắc trước khi triển khai vào công việc.

Ưu điểm

Các ưu điểm nổi bật mà nhiều người dùng nhận thấy khi sử dụng phần mềm Trello bao gồm:

• Giao diện trực quan: Dễ sử dụng ngay cả với người mới bắt đầu, giúp thao tác nhanh chóng.
• Quản lý công việc hiệu quả: Hỗ trợ theo dõi tiến độ dự án cho cá nhân và nhóm.
• Tích hợp ứng dụng: Liên kết với Google Drive, Slack, Jira và nhiều công cụ khác để đồng bộ công việc.
• Nhắc nhở và báo cáo: Hỗ trợ deadline, thông báo công việc và báo cáo tiến độ chi tiết, tránh bỏ sót nhiệm vụ quan trọng.
• Phiên bản miễn phí tiện lợi: Đủ dùng cho hầu hết nhu cầu cơ bản, giúp cá nhân và nhóm bắt đầu quản lý dự án ngay mà không tốn chi phí.

Nhược điểm

Bên cạnh đó, bạn cũng nên cân nhắc một số hạn chế của công cụ này, đặc biệt khi quản lý dự án phức tạp hoặc cần các tính năng chuyên sâu. Các nhược điểm chính bao gồm:

• Phiên bản miễn phí hạn chế: Giới hạn một số tính năng nâng cao.
• Dễ phức tạp khi dự án lớn: Nếu có quá nhiều Card và List, việc quản lý có thể rối và khó theo dõi.
• Thiếu công cụ quản lý thời gian chi tiết: So với phần mềm quản lý chuyên nghiệp, Trello không cung cấp nhiều tùy chọn lập lịch nâng cao.
• Không lập ngân sách trực tiếp: Trello không hỗ trợ tính toán tài chính hoặc theo dõi ngân sách dự án, cần kết hợp công cụ bên ngoài.

Sau khi biết Trello là ứng dụng gì, bạn có thể nhận thấy đây là công cụ quản lý dự án trực tuyến linh hoạt và trực quan, giúp cá nhân và nhóm theo dõi tiến độ, phân công công việc hiệu quả, đồng thời vẫn cần cân nhắc một số hạn chế khi dự án phức tạp.

Trello download về máy tính như thế nào?

• Bước 1: Bạn hãy vào trang chủ của Trello tại đây Lựa chọn tải cho Máy vi tính. Nếu bạn sử dụng MacOS thì chọn App Store, Windows thì chọn Microsoft (bài viết này mình sử dụng Macbook Pro để thực hiện).

• Bước 2: Sau đó, hãy chọn vào GET.

• Bước 3: Tiếp theo chọn INSTALL để cài đặt ứng dụng cho máy tính.

• Bước 4: Sau khi cài đặt ứng dụng xong, bạn hãy nhấn vào OPEN để khởi chạy ứng dụng.

Cách tải Trello về điện thoại

• Đối với điện thoại iPhone bạn hãy vào App Store tại đây Chọn Nhận.

• Đối với điện thoại Android bạn hãy vào CHPlay tại đây Chọn Cài đặt.

Cách đăng ký tài khoản Trello

• Bước 1: Chọn Sign Up để hành đăng ký tài khoản.

• Bước 2: Hãy nhập Mail của bạn vào hoặc bạn có thể chọn đăng ký với tài khoản Google, tài khoản Microsoft, tài khoản Apple và tài khoản Slack.

• Bước 3: Hãy nhập đầy đủ Họ và Tên của bạn Chọn Sign up.

• Bước 4: Hãy vào mail ứng dụng Trello gửi cho bạn Chọn Verify your email.

• Bước 5: Hãy nhập mật khẩu của bạn Sign up để hoàn tất.

Trello đăng nhập và sử dụng như thế nào?

Cách tạo bảng

• Bước 1: Đầu tiên bạn bạn cần chọn vào dấu + Nhấn vào mục Tạo bảng.

• Bước 2: Bạn hãy điền tiêu đề Create board.

Cách tạo danh sách thẻ

• Bước 1: Sau khi hoàn tất tạo bảng bạn có thể chọn vào Thêm danh sách khác Điền tiêu đề Nhấn Thêm danh sách.

• Bước 2: Sau đó, các danh sách của bạn sẽ được thể hiện theo hàng ngang dễ đang kiểm soát.

Cách thêm danh sách thẻ

• Bước 1: Đầu tiên, bạn cần nhấn vào Thêm thẻ bên dưới danh sách công việc.

• Bước 2: Nhập tiêu đề cho thẻ Nhấn Thêm thẻ.

Cách thêm người khác vào và đặt deadline

• Bước 1: Tại giao diện Trello trên màn hình bạn hãy chọn vào biểu tượng cây bút.

• Bước 2: Chọn vào mục Thay đổi thành viên Sau đó bạn có thể Tìm kiếm các thành viên để thêm vào.

• Bước 3: Để cài đặt dealine bạn chọn vào mục Chỉnh sửa ngày.

• Bước 4: Sau đó, bạn hãy thiết lập Ngày bắt đầu, Ngày hết hạn và Thiết lập Nhắc nhở trước bao nhiêu ngày Nhấn Lưu.

Như vậy mình đã vừa hướng dẫn các bạn cách tải và sử dụng Trello để quản lý công việc cực đơn giản. Hy vọng bài viết về thủ thuật máy tính này sẽ hữu ích với bạn. Chúc các bạn thành công!