Flash Fill trong Excel là gì? Cách sử dụng Flash Fill trong Excel đầy đủ

Bạn có biết chức năng, hướng dẫn sử dụng Flash Fill trong Excel là gì không? Đây không chỉ là một công cụ nhập liệu thông minh mà còn là trợ thủ đắc lực giúp bạn xử lý dữ liệu nhanh chóng. Hãy cùng Sforum khám phá ngay cách sử dụng tính năng hữu ích này trong bài viết dưới đây nhé!

Flash Fill trong Excel là gì? Lợi ích sử dụng?

Flash Fill là công cụ giúp người dùng tự động điền dữ liệu dựa trên các quy luật lặp lại trong Excel. Chỉ cần nhập giá trị mẫu, Excel sẽ nhanh chóng nhận diện và hoàn thiện phần còn lại một cách chính xác mà không cần công thức phức tạp. Những lợi ích từ Flash Fill bao gồm:

• Flash Fill tự động thực hiện các tác vụ có xu hướng lặp lại, giúp người dùng tối ưu công việc xử lý dữ liệu.
• Flash Fill trong Excel giúp hạn chế lỗi nhập liệu khi làm việc với danh sách dài hoặc dữ liệu phức tạp.
• Flash Fill giúp xử lý nhiều dạng dữ liệu khác nhau, tách số, văn bản,...

Hãy sắm ngay chiếc laptop hiệu năng tốt với nhiều tác vụ thú vị tại CellphoneS để giúp công việc văn phòng của bạn trở nên hiệu quả hơn. Đừng bỏ qua những dòng laptop chính hãng đang được bán tại cửa hàng với mức giá hấp dẫn cùng nhiều ưu đãi bất ngờ nhé. Tìm hiểu thêm!

[Product_Listing categoryid="380" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/laptop.html" title="Danh sách Laptop đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS"]

Chức năng của Flash Fill trong Excel

Flash Fill không chỉ giúp tự động điền dữ liệu mà còn hỗ trợ xử lý thông tin một cách nhanh chóng và thông minh. Cùng điểm qua một số chức năng Flash Fill trong Excel nhé!

• Tách và ghép dữ liệu nhanh chóng, ví dụ như từ cột “Họ và tên”, bạn có thể tự động tách thành các cột “Họ”, “Tên đệm” và “Tên” một cách riêng biệt.
• Hỗ trợ định dạng dữ liệu (số điện thoại, ngày/tháng/năm, số,...) không cần thông qua công thức.
• Flash Fill trong Excel giúp tự động nhận diện các quy luật của dữ liệu và nhanh chóng điền thông tin cho các dòng tiếp theo.
• Điều chỉnh chữ viết về định dạng thống nhất, hỗ trợ người dùng tìm kiếm và sắp xếp dữ liệu.

Hướng dẫn sử dụng Flash Fill trong Excel

Chỉ với những thao tác cơ bản, người dùng có thể tách, gộp, định dạng lại dữ liệu theo ý muốn với độ chính xác cao nhờ Flash Fill. Nếu muốn tìm hiểu về cách sử dụng Flash Fill trong Excel, bạn hãy xem qua các hướng dẫn dưới đây của Sforum nhé!

Sử dụng Flash Fill tách dữ liệu

Khi muốn tách dữ liệu từ một ô văn bản, thông thường bạn cần phải nhập thủ công. Tuy nhiên, nếu bạn biết sử dụng Flash Fill trong Excel thì thao tác này sẽ trở nên dễ dàng hơn. Hãy quan sát ví dụ tách họ, tên đệm và tên từ cột văn bản “Họ & Tên” sau để hiểu hơn về chức năng này.

• Bước 1: Từ bảng dữ liệu sẵn có, bạn tạo thêm 3 cột “Họ”, “Tên đệm” và “Tên” rồi nhập dữ liệu vào ô đầu tiên của các cột vừa tạo theo ô “Họ & Tên” tương ứng.

• Bước 2: Tiếp theo, bạn bấm vào ô dữ liệu của cột “Họ” vừa tách rồi chọn thẻ “Data”. Trong phần “Data tools”, bạn bấm chọn “Flash Fill” thì ngay lập tức các ô cùng cột sẽ được lấp đầy.

• Bước 3: Bạn làm tương tự với cột “Tên đệm” và “Tên” để hoàn thành việc tách văn bản bằng Flash Fill trong Excel.

Sử dụng Flash Fill ghép dữ liệu

Bên cạnh việc tách dữ liệu, Sforum sẽ hướng dẫn sử dụng Flash Fill trong Excel để ghép dữ liệu một cách đơn giản ngay sau đây. Mời quan sát ví dụ ghép họ và tên dưới đây:

• Bước 1: Đầu tiên, bạn tạo một cột “Họ & Tên” ở kế bên các cột thành phần “Họ”, “Tên đệm”, “Tên”.

• Bước 2: Bạn điền vào ô đầu tiên họ tên theo thứ tự Họ - Tên đệm - Tên.

• Bước 3: Sau cùng, bạn bấm vào ô vừa gõ rồi chọn thẻ “Data”. Trong phần “Data tools”, bạn bấm chọn “Flash Fill” để các ô khác trong cột “Họ & Tên” được lấp đầy.

Tạo dãy Email tự động từ Flash Fill

Nếu như thông tin email có một quy luật cụ thể thì bạn có thể dùng công cụ Flash Fill trong Excel để tự động tạo danh sách một cách dễ dàng. Ví dụ như email cần tạo có cú pháp là “tên@gmail.com” thì bạn làm như sau.

• Bước 1: Đầu tiên, bạn tạo một cột “Email” vào trong bảng tại vị trí thích hợp.

• Bước 2: Bạn hãy điền một email mẫu vào dòng đầu tiên tương ứng với cột “Tên”.

• Bước 3: Bạn bấm chọn ô email vừa tạo rồi chọn thẻ “Data”. Trong phần “Data tools”, bạn bấm chọn “Flash Fill” để các ô khác trong cột “Email” được lấp đầy.

Tách số trong chuỗi văn bản

Trong trường hợp bạn cần tách số trong một chuỗi văn bản có cả số và chữ thì việc sử dụng Flash Fill trong Excel là điều cần thiết. Sau đây là ví dụ về cách tách số từ công cụ Flash Fill:

• Bước 1: Bạn nhập số cần tách vào ô tương ứng với ô dữ liệu gốc.

• Bước 2: Bạn bấm chọn ô vừa gõ rồi chọn thẻ “Data”. Sau đó, bạn bấm vào nút “Flash Fill” trong phần “Data tools”.

• Bước 3: Các ô còn lại trong cột sẽ được tách số như hình, bạn hãy kiểm tra lại để chắc chắn về kết quả nhé!

Một số hạn chế của Flash Fill trong Excel

Mặc dù Flash Fill là một công cụ hữu ích giúp bạn nhanh chóng xử lý dữ liệu nhưng nó vẫn có một số hạn chế nhất định. Nếu bạn không hiểu rõ cơ chế hoạt động của nó thì sẽ gặp phải những tình huống nhập liệu không mong muốn.

Có thể hiểu nhầm ý của chúng ta

Flash Fill trong Excel hoạt động dựa trên mẫu dữ liệu sẵn có mà người dùng nhập vào nhưng đôi khi nó có thể phân tích, nhận diện sai quy luật. Nếu dữ liệu không đồng nhất hoặc có ngoại lệ, công cụ này sẽ có thể điền thông tin sai lệch gây ra lỗi sai. Vì vậy, bạn đừng quên xem lại kết quả sau khi dùng công cụ này nhé!

Không thể tự động thay đổi dữ liệu

Không giống như công thức Excel, Flash Fill sẽ không thay đổi dữ liệu khi xuất hiện các chỉnh sửa ở dữ liệu nguồn sau khi được sử dụng. Nếu bạn cập nhật thông tin ban đầu, dữ liệu đã điền bằng Flash Fill trong Excel sẽ không thay đổi theo. Điều này có thể gây bất tiện khi bạn cần làm việc với dữ liệu thường xuyên thay đổi.

Bài viết trên đã chia sẻ cho bạn chức năng, hướng dẫn sử dụng Flash Fill trong Excel là gì. Để tối ưu công việc khi xử lý dữ liệu, bạn có thể dùng công cụ này với các tác vụ lặp đi lặp lại. Nếu bạn muốn biết thêm về những thủ thuật Excel thì hãy theo dõi các bài viết tiếp theo của Sforum nhé!

Xem thêm bài viết trong chuyên mục: Tin học văn phòng/Thủ thuật excel