Mail Merge trong Excel là gì? Cách tạo Mail Merge chi tiết

Trộn thư hay Mail Merge trong Excel là một tính năng để liên kết dữ liệu của file Excel và Word để in ấn. Chức năng này có thể ứng dụng được vào việc in nhiều tài liệu cũng như tiết kiệm được đáng kể thời gian cho dân văn phòng. Nếu bạn muốn biết cách tạo Mail Merge, hãy xem nội dung sau. 

Mail Merge trong Excel là gì?

Mail Merge trong Excel (trộn thư, trộn thư hàng loạt) là chức năng dùng để liên kết dữ liệu bảng tính Excel với file Word. Khi sử dụng tính năng này, bạn có thể tạo tự động nhiều bản sao từ mẫu tài liệu và database để in hàng loạt với nội dung khác biệt. Tính năng Mail Merge rất cần thiết cho giáo viên, thư ký, nhân viên văn phòng vì giúp giảm thời gian tạo và in ấn nhưng vẫn đảm bảo tính chính xác.

Ví dụ, giáo viên lớp cần in 35 thư mời họp phụ huynh có sẵn tên. Thay vì soạn thảo 35 bản giáo viên sẽ tạo 1 mẫu thư mời họp chung trên Word và thông tin phụ huynh, học sinh trên Excel. Khi sử dụng tính năng trộn thư có thể tạo tự động 35 thư mời có sẵn tên từng phụ huynh và học sinh theo danh sách.

Để tiện xử lý các tác vụ văn phòng, bạn nên có một chiếc laptop đủ mạnh để có thể linh hoạt làm việc mọi nơi mọi lúc. CellphoneS đang có nhiều laptop tốt dành cho dân văn phòng, hãy xem ngay nhé!

[Product_Listing categoryid="380" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/laptop.html" title="Danh sách Laptop đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS"]

Lợi ích của Mail Merge trong Excel

Tính năng trộn thư trong Excel không chỉ tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất công việc mà còn đảm bảo dữ liệu chính xác. Dưới đây là một số lợi ích nổi bật:

• Tiết kiệm thời gian: Thay vì phải soạn thảo văn bản theo cách thủ công, tính năng trộn thư có thể tạo hàng trăm thư chỉ trong vài phút. 
• Tăng năng suất làm việc: Nhờ ứng dụng tính năng trộn thư, bạn có thêm thời gian để hoàn thành những công việc phức tạp hơn và nâng cao hiệu suất làm việc.
• Đảm bảo tính chính xác: Vì tính năng hỗ trợ tự động điền nội dung dựa vào dữ liệu bảng tính và mẫu thư sẵn có nên đảm bảo thông tin chính xác. 

Chuẩn bị dữ liệu trước khi trộn thư trong Excel

Trước khi sử dụng tính năng Mail Merge trong Excel, bạn cần phải chuẩn bị database - Cơ sở dữ liệu. Dữ liệu phải có tính chính xác tuyệt đối nên bạn hãy kiểm tra thật kỹ trước khi tiến hành trộn thư. Bảng Excel càng đơn giản, ít ô gộp và không có khoảng trắng thừa thì khi trộn sẽ ít bị lỗi. Một số dữ liệu và lưu ý quan trọng:

• Dòng đầu tiên trong bảng Excel thường là tiêu đề gồm các nội dung như STT, tên, mã, số lượng hoặc nội dung khác tuỳ từng biểu mẫu.
• Định dạng: Nên áp dụng định dạng giống nhau cho cột dữ liệu để đảm bảo tính đồng nhất.

Cách tạo Mail Merge trong Excel

Cách tạo Mail Merge Excel khá đơn giản nhưng bạn cần phải thực hiện nhiều bước. Dưới đây là hướng dẫn cách trộn thư trên Excel và Word để làm thư mời, thiệp, hoá đơn,... 

1. Chuẩn bị dữ liệu trong Excel:

• Bạn mở Excel và chuẩn bị một bảng tính có đầy đủ cơ sở dữ liệu dùng để trộn thư. Việc chuẩn bị dữ liệu phải tuân thủ những lưu ý bên trên. 
• Sau khi có database bạn lưu file Excel, sau đó mở Word và soạn thảo thư mẫu.

2. Liên kết với Word qua Mail Merge:

• Bạn mở tài liệu vừa soạn thư trong Word sau đó nhấn vào Mailings -> Start Mail Merge.
• Chọn loại thư muốn tạo như Letters, Envelopes, Labels,...

3. Chọn nguồn dữ liệu:

• Bạn nhấn vào dấu mũi tên ở mục Select Recipients rồi chọn Use an Existing List. 

• Sau đó chọn nguồn dữ liệu là file Excel đã lưu ở bước 1.

• Tiếp theo, bạn chọn sheet muốn liên kết dữ liệu trong bảng và nhấn OK.

4. Tùy chỉnh nội dung thư:

Bạn để chuột ở vị trí mình muốn chèn thông tin trong file Word, sau đó click vào Insert Merge Filed rồi click trường dữ liệu Excel mình cần.

5. Xem trước kết quả:

Để xem trước kết quả, bạn nhấn vào Preview Results. Sau đó nhấn vào nút mũi tên sang 2 hướng để xem tất cả các thư mời. 

6. Hoàn tất và in ấn/ xuất file:

Sau khi kiểm tra, bạn nhấn vào Finish & Merge và chọn Print Documents để in tất cả. 

Một số lỗi thường gặp và cách khắc phục

Khi thực hiện cách trộn Mail Merge Excel, nhiều người gặp lỗi sai dữ liệu hoặc không kết nối được với database. 3 lỗi sau đây là thường gặp nhất:

Không kết nối được với Excel

Nếu không kết nối được với file dữ liệu Excel, nguyên nhân thường do bạn lưu sai định dạng hoặc Excel lỗi. Bạn hãy đổi lại định dạng file về .xlsx và thử lại. Nếu vẫn không kết nối được, bạn copy dữ liệu sang file Excel khác, lưu sau đó thực hiện lại.

Dữ liệu hiển thị sai hoặc không đầy đủ

Dữ liệu hiển thị sai hoặc không đầy đủ thường do bạn chưa làm sạch database. Hãy kiểm tra, loại bỏ hay sửa chữa những ô trống dữ liệu hoặc chứa ký tự lỗi (khi dùng hàm). Bên cạnh đó, bạn cố gắng hạn chế dùng ô gộp trong bảng và chọn đúng trường chèn dữ liệu.

Sai font chữ khi trộn Mail

Lỗi sai font chữ khi trộn thư thường do font của Excel và Word không giống nhau. Để khắc phục, bạn bôi đen trường bị sai font và nhấn chuột phải. Bạn tiếp tục chọn Styles và nhấn Normal. Khi xem trước các bản khác nhau, bạn sẽ thấy trường bị lỗi font ở tất cả các thư đã được chuyển về font chữ trong tài liệu Word. 

Trên đây là giới thiệu lợi ích, cách trộn thư hoặc tạo Mail Merge trong Excel. Nếu bạn cần in lượng tài liệu lớn, hãy tham khảo và áp dụng tính năng này nhé. Còn nếu cần tìm các thủ thuật Excel khác với những phần mềm Office, hãy xem các bài viết của Sforum.

Xem thêm bài viết trong chuyên mục: Tin học văn phòng/ Thủ thuật Excel