Hàm REPLACE: Ứng dụng, cách sử dụng và ví dụ minh hoạ

Trong Excel, xử lý và chỉnh sửa dữ liệu văn bản là thao tác giúp tăng hiệu quả làm việc. Khi đó, việc sử dụng hàm REPLACE sẽ giúp bạn dễ dàng chỉnh sửa dữ liệu mà không cần phải thực hiện thủ công. Nếu bạn chưa biết cách dùng hàm REPLACE trong Excel như thế nào thì hãy để Sforum bật mí trong nội dung sau nhé.

Hàm REPLACE trong Excel là gì?

Hàm REPLACE trong Excel là một công cụ giúp thay thế một phần nội dung tại vị trí đã được chỉ định. Theo đó, thay vì phải sửa đổi toàn bộ nội dung của ô dữ liệu thì bạn chỉ cần xác định vị trí bắt đầu thay thế, số ký tự cần thay đổi và nhập văn bản mới. Hàm REPLACE Excel đặc biệt hữu ích khi bạn cần xử lý dữ liệu lớn, chỉnh sửa các thông tin nhanh và chính xác, chẳng hạn như: Sửa lỗi nhập liệu, nhật mã số hay định dạng lại nội dung.

Hàm REPLACE được ứng dụng như thế nào trong Excel?

Như đã tìm hiểu, hàm REPLACE trong Excel được sử dụng để chỉnh sửa dữ liệu văn bản. Cụ thể, các trường hợp bạn nên ứng dụng hàm REPLACE gồm có:

• Thay thế một đoạn văn bản hoặc vài ký tự trong ô dữ liệu mà không cần nhập lại toàn bộ nội dung.
• Chỉnh sửa, thay thế một chuỗi hoặc vài ký tự số trong Excel.
• Kết hợp với nhiều hàm khác như LEFT, RIGHT, MID để xử lý dữ liệu linh hoạt và tối ưu hóa công việc tốt hơn.

Để thuận tiện khi dùng Excel trong công việc, bạn hãy trang bị một chiếc laptop chất lượng tại CellphoneS. Với mẫu mã đa dạng, giá thành phải chăng cùng nhiều ưu đãi hấp dẫn,... những mẫu laptop được Sforum gợi ý dưới đây sẽ đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng của bạn.

[Product_Listing categoryid="380" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/laptop.html" title="Danh sách Laptop đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS"]

Ví dụ về hàm REPLACE trong Excel

Hàm REPLACE Excel giúp bạn tối ưu thời gian và đảm bảo tính chính xác khi làm việc với dữ liệu lớn. Để hiểu rõ hơn về cách hoạt động của hàm này, các bạn hãy cùng khám phá một số ví dụ thực tế dưới đây.

Thay đổi từ ký tự trong chuỗi

Giả sử trong Excel, nếu bạn muốn đổi từ “Minh” trong ô A10 thành “Vinh” thì hãy dùng công thức: =REPLACE(A10,1,4,“Vinh”).

Trong đó:

• A10: Ô chứa văn bản cần chỉnh sửa.
• 1: Vị trí bắt đầu thay thế.
• 4: Số ký tự cần thay.
• "Vinh": Chuỗi ký tự mới được thay thế.

Sau khi nhập công thức và nhấn Enter, Excel sẽ thay thế phần văn bản hiện tại và hiển thị kết quả mới trong ô chứa công thức.

Sử dụng hàm Excel Replace để thay thế các ký tự số

Không chỉ dùng cho văn bản, hàm REPLACE Excel còn được dùng để thay thế các ký tự số trong chuỗi. Ví dụ, nếu bạn muốn đổi nội dung “Năm 2024” trong ô A3 thành “Năm 2025” thì hãy dùng công thức: =REPLACE(A3,7,4,“2025”).

Trong đó:

• A3: Ô chứa dữ liệu gốc.
• 7: Vị trí bắt đầu cần thay thế.
• 4: Số ký tự cần thay đổi.
• "2025": Chuỗi mới cần thay thế.

Cuối cùng, bạn nhấn OK để Excel sẽ tự động cập nhật nội dung là xong.

Sử dụng hàm Replace đối với ngày tháng

Khi muốn đổi một phần ký tự số trong ngày tháng, bạn có thể kết hợp hàm REPLACE với TEXT để chỉnh sửa linh hoạt. Ví dụ, nếu bạn muốn chuyển ngày 1/11/2025 thành 1/5/2025, bạn hãy sử dụng công thức sau: =REPLACE(TEXT(A5,”dd-mmm-yy”),4,3,”May”).

• A5: Ô chứa dữ liệu gốc.
• TEXT(A2, "dd-mmm-yy"): Chuyển đổi ngày tháng trong ô A3 thành chuỗi văn bản.
• 4: Vị trí bắt đầu thay thế (ký tự đầu tiên của tên tháng).
• 3: Số ký tự cần thay đổi.
• "May": Tháng mới thay thế.

Khi nhấn Enter, Excel sẽ hiển thị ngày/tháng mới và những phần khác cũng không bị xáo trộn.

Lưu ý: Khi dùng hàm REPLACE với ngày tháng, kết quả sẽ được hiển thị ở dạng chuỗi văn bản.

Sử dụng các hàm Replace lồng nhau

Để thay thế nhiều ký tự vào một chuỗi, bạn có thể lồng nhiều hàm REPLACE lại với nhau. Chẳng hạn, nếu bạn muốn bổ sung dấu "/" và ":" để định dạng chuỗi số thành ngày giờ dễ đọc hơn, hãy áp dụng công thức sau:

=REPLACE(REPLACE(REPLACE(REPLACE(A1,3,0,“/”),6,0,“/”),9,0,” “),12,0,”:”).

Trong đó:

• REPLACE(A1,3,0,"/"): Chèn dấu "/" vào vị trí thứ 3.
• REPLACE(...,6,0,"/"): Thêm dấu "/" vào vị trí thứ 6.
• REPLACE(...,9,0," "): Chèn khoảng trắng để phân tách ngày và giờ.
• REPLACE(...,12,0,":"): Thêm dấu ":" vào vị trí thứ 12.

Sau khi đã nhập công thức và nhấn Enter, chuỗi số lúc này sẽ được định dạng rõ ràng hơn.

Hướng dẫn cách dùng Replace trong Excel đơn giản

Sau khi đã nắm được ứng dụng và những ví dụ cụ thể, bạn có thể bắt đầu học cách dùng hàm REPLACE trong Excel. Về cơ bản, hàm Replace Excel khá đơn giản với 5 cách sử dụng phổ biến dưới đây:

Sử dụng hàm Replace để thay 1 giá trị bằng 1 giá trị khác

Để thay thế một chuỗi ký tự hoặc số cụ thể trong Excel, bạn hãy áp dụng theo 3 bước sau:

Bước 1: Bạn hãy chọn vùng dữ liệu muốn thay thế và nhấn Ctrl + H để hiển thị khung Find and Replace.

Bước 2: Trong hộp thoại này, bạn hãy điền nội dung muốn tìm vào ô Find what và nhập giá trị thay thế vào ô Replace with.

Bước 3: Bạn có thể nhấn Replace để thay từng giá trị hoặc Replace All để thay tất cả.

Sử dụng hàm Replace để thay thế văn bản hoặc số với khoảng trắng

Nếu bạn muốn loại bỏ các ký tự thừa thãi và thay chúng bằng khoảng trắng, hàm REPLACE sẽ giúp bạn làm điều đó nhanh chóng với các bước sau:

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần thay thế và giống như cách trên, bạn nhấn Ctrl + H để mở Find and Replace.

Bước 2: Tại đây, bạn hãy nhập giá trị muốn đổi vào ô Find what và để trống ở ô Replace with.

Bước 3: Cuối cùng nhấn Replace All để áp dụng thay đổi cho tất cả dữ liệu.

Tìm và thay thế một ngắt dòng trong Excel bằng hàm Replace

Thỉnh thoảng, thao tác xuống dòng trong Excel có thể khiến nhiều người bị bối rối. Nhưng với cách dùng hàm REPLACE trong Excel dưới đây, bạn có thể ngắt dòng nhanh chóng để dữ liệu được trình bày mạch lạc hơn.

Bước 1: Bạn hãy chọn các ô trong Excel muốn thay thế một ngắt dòng.

Bước 2: Tiếp theo, bạn hãy nhấn Ctrl + H để mở khung Find and Replace.

Bước 3: Trong ô Find what, bạn nhấn Ctrl + J để nhập ký tự ngắt dòng, còn trong ô Replace with thì nhập ký tự thay thế (ví dụ: dấu cách " "). Sau đó thì nhấn vào Replace All để thay thế toàn bộ.

Thay đổi định dạng của dữ liệu trên 1 cột/ bảng tính trong Excel

Với hàm REPLACE, bạn cũng có thể dễ dàng cập nhật hoặc thay đổi định dạng của toàn bộ cột hoặc bảng tính trong Excel mà không cần xử lý từng ô theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Nhấn Ctrl + H để mở hộp thoại Find and Replace, sau đó nhấp vào Options.

Bước 2: Trong hàng Find what, bạn nhấn vào mục Format, sau đó chọn Clear Find Format nếu ô tìm kiếm không có định dạng, hoặc Choose Format From Cell để lấy định dạng từ ô cần tìm.

Bước 3: Trong hàng Replace with, bạn tiếp tục nhấn Format để chọn định dạng mới từ hộp thoại Replace Format.

Bước 4: Tiếp theo, bạn nhấn Replace All để áp dụng thay đổi và lúc này, hệ thống sẽ hiển thị thông báo số ô đã thay đổi.

Tìm kiếm và thay thế bằng ký tự đại diện 

Với khả năng tìm kiếm linh hoạt, các bạn cũng có thể tìm kiếm ký tự đại diện nhanh chóng bằng hàm REPLACE. Chẳng hạn, khi bạn muốn tìm và thay thế các ô có chứa ký tự "?" thì hãy làm theo các bước sau:

Bước 1: Nhấn Ctrl + H để mở hộp thoại Find and Replace.

Bước 2: Trong ô Find what, bạn hãy nhập ~? vào để Excel hiểu rằng đây là một ký tự chứ không phải ký tự đại diện.

Bước 3: Nếu muốn thay thế dấu "?" bằng số "3", bạn hãy nhập "3" vào ô Replace with rồi click Replace All để cập nhật thay đổi.

Trên đây là những thông tin về hàm REPLACE mà Sforum muốn chia sẻ cho các bạn. Hy vọng từ bài viết này, các bạn đã biết cách dùng hàm REPLACE trong Excel như thế nào để ứng dụng hiệu quả vào trong công việc của mình. Để tìm kiếm thêm nhiều mẹo hay khi dùng Excel, các bạn nhớ truy cập Sforum thường xuyên và cập nhật nhé.

Xem thêm bài viết ở chuyển mục: Tin học văn phòng