4 cách tìm tên trong Excel cực đơn giản, ai cũng nên biết

Cách tìm tên trong Excel là thao tác quan trọng giúp bạn tra cứu nhanh thông tin trong bảng tính. Dù làm việc với danh sách nhân viên, học sinh hay dữ liệu khách hàng, việc tìm đúng cách sẽ tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc. Bài viết sau sẽ hướng dẫn bạn 4 cách tìm nhanh tên trong bảng tinh Excel, dễ áp dụng nhất.

Hướng dẫn 4 cách tìm tên trong Excel đơn giản, nhanh chóng

Dưới đây là 4 cách tìm tên trong bảng tính Excel được sử dụng phổ biến và hiệu quả, thích hợp với nhiều trường hợp khác nhau. Bạn có thể linh hoạt áp dụng tùy theo mục đích sử dụng và độ phức tạp của dữ liệu trong bảng tính Excel.

Sử dụng hộp thoại “Find and Replace” trong Excel để tìm tên

Find and Replace là công cụ quen thuộc và dễ dùng nhất để tìm tên trong bảng tính Excel. Đây là một trong những cách tìm nhanh tên trong Excel mà hầu hết mọi người đều có thể sử dụng thành thạo chỉ sau vài lần thao tác.

Bước 1: Mở file Excel chứa danh sách cần tìm tên. Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F để mở hộp thoại "Find and Replace" trong Excel.

Bước 2: Trong mục “Find what”, bạn nhập tên cần tìm. Nhấn “Enter” hoặc chọn “Find Next” để bắt đầu tìm kiếm.

Bước 3: Excel sẽ tự động di chuyển đến ô đầu tiên có chứa tên bạn vừa nhập.

Nếu bạn thường xuyên làm việc với Excel và các phần mềm văn phòng khác, việc sở hữu một chiếc laptop cấu hình mạnh sẽ giúp nâng cao đáng kể hiệu suất làm việc. Để tìm được thiết bị phù hợp, bạn có thể ghé CellphoneS – hệ thống bán lẻ uy tín với đa dạng mẫu laptop từ học tập đến chuyên nghiệp, cùng nhiều ưu đãi hấp dẫn. Tham khảo ngay!

[Product_Listing categoryid="380" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/laptop.html" title="Danh sách Laptop đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS"]

Dùng Filter để lọc tên trong Excel

Nếu bạn đang làm việc với một bảng tính Excel chứa danh sách nhiều dòng, thì Filter (lọc) là một cách tìm nhanh tên trong Excel.

Bước 1: Chọn dòng tiêu đề của bảng (thường là hàng đầu tiên).

Bước 2: Nhấn Ctrl + Shift + L hoặc vào “Data” chọn “Filter” để bật chức năng lọc.

Bước 3: Nhấn vào biểu tượng mũi tên trong cột có chứa tên.

Bước 4: Gõ tên cần tìm vào ô “Search” hoặc tích chọn tên cụ thể trong danh sách. Sau đó nhấn “OK” để kết thúc các bước thực hiện cách tìm nhanh tên trong Excel.

Dùng Conditional Formatting để đánh dấu tên

Nếu bạn cần đánh dấu tất cả các ô có chứa tên trong một vùng dữ liệu lớn mà không muốn bỏ sót, thì tính năng Conditional Formatting sẽ là trợ thủ đắc lực.

Bước 1: Đánh dấu toàn bộ vùng dữ liệu có chứa tên.

Bước 2: Trên thanh công cụ, vào mục Home, chọn “Conditional Formatting”, sau đó tiếp tục với “New Rule”.

Bước 3: Chọn tùy chọn “Format only cells that contain”. Trong phần “Format only cells with”, chọn: “Cell Value”, “equal to”. Sau đó gõ tên cần tìm vào ô bên cạnh.

Bước 4: Nhấn Format… để chọn màu sắc làm nổi bật ô chứa tên. Nhấn OK để áp dụng.

Tìm tên trên nhiều sheet bằng hộp thoại “Find and Replace”

Khi bạn có nhiều bảng tính trong một file Excel và cần tìm tên trong Excel xuyên suốt toàn bộ các sheet, bạn vẫn có thể sử dụng Find and Replace nhưng với một thao tác nhỏ khác.

Bước 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F để mở nhanh hộp thoại “Find and Replace”.

Bước 2: Trong hộp thoại vừa mở, nhấp vào nút Options (Tùy chọn) để hiển thị thêm các cài đặt nâng cao.

Bước 3: Tại mục Within, bạn sẽ thấy mặc định là “Sheet” – nghĩa là Excel chỉ tìm trong sheet hiện tại. Hãy đổi thành Workbook để tìm trên toàn bộ các sheet trong file.

Bước 4: Nhập tên bạn cần tìm vào ô “Find what”, sau đó bấm “Find All”. Excel sẽ lập tức liệt kê toàn bộ các ô có chứa tên đó, bao gồm cả những ô nằm ở các sheet khác.

Một số mẹo và lưu ý khi tìm tên trong Excel

Để tìm tên trong Excel hiệu quả và chính xác hơn, bạn nên ghi nhớ một vài mẹo đơn giản nhưng rất hữu ích sau:

• Kiểm tra chính tả và khoảng trắng: Khi nhập tên cần tìm, hãy chắc chắn không có lỗi chính tả hoặc khoảng trắng thừa ở đầu/cuối chuỗi – đây là nguyên nhân phổ biến khiến kết quả trả về không đúng.
• Dữ liệu lớn nên dùng “Find All” hoặc Filter: Với danh sách dài, “Find All” sẽ giúp bạn xem toàn bộ kết quả cùng lúc. Còn bộ lọc Filter giúp bạn nhanh chóng thu hẹp dữ liệu cần tìm.
• Thêm thông tin phụ để phân biệt trùng tên: Khi có nhiều người trùng tên, bạn nên kết hợp tìm theo mã số, ngày sinh hoặc thông tin bổ sung khác để chính xác hơn.
• Dùng công thức nâng cao nếu cần: Các hàm như SEARCH(), FIND() hay FILTER() rất hữu ích khi bạn cần tự động tìm và trích lọc tên theo điều kiện cụ thể.
• Đảm bảo định dạng dữ liệu đồng nhất: Các ô chứa tên nên được nhập thống nhất về kiểu viết hoa, dấu câu để tránh sai lệch khi tìm kiếm.

Việc nắm vững cách tìm tên trong Excel không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao khả năng xử lý dữ liệu một cách chuyên nghiệp. Hy vọng rằng qua bài viết này, bạn đã biết thêm nhiều cách tìm nhanh tên trong bảng tính Excel và ứng dụng được vào công việc hằng ngày. Chúc bạn thành công trong việc khai thác sức mạnh của Excel để làm việc hiệu quả hơn!

Xem thêm bài viết trong chuyên mục: Thủ thuật Excel, Tin học văn phòng