Cách khôi phục file Excel bị mất dữ liệu hiệu quả nhất

Tìm hiểu cách khôi phục file Excel bị mất dữ liệu là điều cần thiết khi bạn gặp sự cố trong quá trình làm việc với bảng tính. Có không ít trường hợp người dùng hoang mang vì file Excel bị lỗi mất dữ liệu đột ngột sau khi mở lại hoặc chuyển máy. Nếu không áp dụng phương pháp xử lý đúng, bạn có thể mất hoàn toàn những gì đã thực hiện.

Nguyên nhân file Excel bị mất dữ liệu

Việc file Excel bị mất dữ liệu thường khiến người dùng lo lắng và hoang mang, đặc biệt khi các thông tin quan trọng không thể tìm thấy. Trước khi tìm cách xử lý, bạn cần hiểu rõ nguyên nhân gây ra tình trạng dữ liệu trong file Excel bị mất để lựa chọn phương pháp khôi phục phù hợp nhất.

Chưa lưu file

Một trong những lý do phổ biến nhất khiến file Excel bị mất dữ liệu là do người dùng quên lưu lại file trước khi tắt máy hoặc khi gặp sự cố. Trong trường hợp Excel gặp lỗi đột ngột hoặc hệ điều hành bị treo, toàn bộ nội dung chưa lưu sẽ biến mất. Người dùng thường gặp phải vấn đề này do thiếu thận trọng hoặc quên bật tính năng tự động lưu (AutoSave). Vì vậy, việc lưu file Excel bị mất dữ liệu ngay từ đầu là điều rất quan trọng.

Để tránh tình trạng mất dữ liệu trong file Excel do treo máy hoặc phần mềm bị đơ giữa chừng, việc trang bị một chiếc laptop có hiệu năng ổn định là điều rất cần thiết. Bạn có thể tham khảo các mẫu laptop có cấu hình mạnh mẽ, khả năng xử lý đa tác vụ tốt tại CellphoneS.

[Product_Listing categoryid="380" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/laptop.html" title="Danh sách Laptop đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS"]

File Excel bị lỗi

File Excel bị lỗi mất dữ liệu có thể do nhiều nguyên nhân như virus tấn công, tệp bị hỏng trong quá trình tải về, lưu trữ không đúng cách hoặc phần mềm Excel bị lỗi. Khi mở file, người dùng có thể gặp thông báo lỗi hoặc dữ liệu hiển thị không đầy đủ. Việc nhận diện đúng nguyên nhân lỗi sẽ giúp khôi phục file Excel bị mất dữ liệu một cách hiệu quả hơn.

Xóa nhầm file dữ liệu

Trong quá trình làm việc, không ít người dùng đã từng rơi vào tình huống vô tình xóa nhầm một hoặc nhiều tệp chứa thông tin quan trọng mà chưa kịp sao lưu. Nếu không kịp phục hồi từ thùng rác hoặc các phần mềm chuyên dụng, mất dữ liệu trong file Excel là điều khó tránh khỏi. Việc dữ liệu trong file Excel bị mất thường xuất phát từ những nguyên nhân rất phổ biến, và đây là một trong số đó.

Lỗi trong quá trình lưu hoặc chuyển file

Trong lúc bạn đang sao chép tệp từ thiết bị này sang thiết bị khác, hoặc thậm chí chỉ đơn thuần là lưu lại tệp trên cùng một máy, bất kỳ sự cố nào như mất kết nối mạng đột ngột. Việc tắt máy không đúng cách, hoặc ổ cứng gặp vấn đề đều có thể gây ra lỗi. Các file khi mở lại có thể thiếu nội dung hoặc bị hỏng hoàn toàn.

Hướng dẫn cách khôi phục dữ liệu trong file Excel

Đừng quá lo lắng nếu bạn đang đối mặt với tình trạng file Excel bị mất dữ liệu. Tuy nhiên, thay vì hoảng sợ, bạn hoàn toàn có thể tìm lại những thông tin quan trọng của mình. Có nhiều cách khôi phục file Excel bị mất dữ liệu phổ biến, hiệu quả và dễ thực hiện mà bạn có thể áp dụng ngay.

Cách khôi phục file chưa lưu

Khi chưa kịp lưu file nhưng Excel bị tắt đột ngột, bạn vẫn có cơ hội khôi phục file Excel bị mất dữ liệu thông qua tính năng AutoRecover:

• Bước 1: Mở Excel → Chọn File > Info > Manage Workbook.

 

• Bước 2: Nhấn chọn Recover Unsaved Workbooks.

• Bước 3: Chọn file chưa lưu và nhấn Open → sau đó Save As để lưu lại.

Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn lưu file Excel bị mất dữ liệu chưa kịp hoàn tất nhưng chương trình bị lỗi.

Cách khôi phục file Excel bị lỗi

Để khôi phục file Excel bị mất dữ liệu khi file bị lỗi hoặc không mở được, bạn có thể thử những cách sau:

Cách 1: Sử dụng tính năng Open and Repair

• Bước 1: Mở Excel → File > Open > Chọn file lỗi.

 

• Bước 2: Nhấn mũi tên cạnh nút Open > Chọn Open and Repair.

• Bước 3: Chọn Repair để cố gắng phục hồi dữ liệu.

Cách 2: Mở file bằng phần mềm khác: Bạn có thể thử mở file bằng Google Sheets hoặc WPS Office. Nếu mở thành công, hãy sao lưu lại bằng định dạng mới.

Cách 3: Sử dụng phần mềm phục hồi chuyên dụng: Một số phần mềm như Stellar Excel Repair, EaseUS Data Recovery có thể giúp khôi phục file Excel bị lỗi mất dữ liệu một cách chuyên sâu hơn.

Khôi phục file Excel bị xóa nhầm

Trong trường hợp file bị xóa nhầm, bạn hoàn toàn có thể khôi phục file Excel bị mất dữ liệu bằng các cách đơn giản dưới đây:

Cách 1: Khôi phục từ Recycle Bin (Thùng rác)

• Bước 1: Mở Recycle Bin trên màn hình Desktop.

 

• Bước 2: Tìm file Excel bạn đã xóa.

• Bước 3: Nhấn chuột phải vào file → Chọn Restore file sẽ được khôi phục về đúng vị trí ban đầu.

Cách 2: Dùng phần mềm khôi phục dữ liệu

• Bước 1: Để bắt đầu, bạn cần tải xuống và thiết lập một trong các phần mềm sau: Wondershare Data Recovery, Recuva, Disk Drill, hoặc EaseUS Data Recovery.

 

• Bước 2: Mở phần mềm và chọn Lost File Recovery để lấy lại file đã xóa.

 

• Bước 3: bạn hãy chọn ổ đĩa hoặc phân vùng mà tập tin Excel của bạn đã bị xóa, theo hiển thị của Wondershare Data Recovery.

 

• Bước 4: Tìm file Excel cần phục hồi và nhấn Recover.

Các biện pháp phòng ngừa để tránh mất dữ liệu từ Excel

Để tránh gặp lại tình trạng file Excel bị mất dữ liệu, người dùng nên áp dụng các biện pháp phòng ngừa dưới đây. Những thói quen nhỏ này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức trong việc khôi phục file Excel bị mất dữ liệu về sau.

Tạo thói quen lưu file làm việc

Để tránh tình trạng mất dữ liệu trong file Excel, hãy tạo cho mình thói quen nhấn tổ hợp phím Ctrl + S một cách định kỳ trong suốt quá trình làm việc. Đừng chỉ lưu một lần lúc kết thúc vì bạn có thể mất toàn bộ thay đổi nếu có sự cố. Việc lưu file Excel bị mất dữ liệu kịp thời sẽ hạn chế tối đa rủi ro mất mát thông tin.

Bật và cấu hình Auto Save/Auto Recover

Đây là tính năng mạnh mẽ giúp bạn khôi phục file Excel bị mất dữ liệu khi chưa kịp lưu. Để bật AutoRecover, bạn vào File > Options > Save, sau đó tích chọn hai mục: “Save AutoRecover information every…” và “Keep the last autosaved version”. Đừng quên điều chỉnh thời gian lưu tự động, chẳng hạn mỗi 5 phút, để đảm bảo luôn có bản sao dự phòng trong trường hợp xảy ra sự cố bất ngờ.

Sao lưu định kỳ

Một trong những giải pháp cực kỳ hiệu quả để bảo vệ dữ liệu và tránh tình trạng mất dữ liệu trong file Excel là thực hiện sao lưu định kỳ. Để đảm bảo an toàn cho các file, bạn nên thực hiện sao lưu dữ liệu định kỳ lên các thiết bị như ổ cứng ngoài, hay các nền tảng đám mây như Google Drive và OneDrive. Nhờ vậy, khi dữ liệu trong file Excel bị mất, bạn luôn có bản backup để phục hồi nhanh chóng.

Sử dụng UPS (Bộ lưu điện)

Để chủ động phòng tránh tình trạng mất dữ liệu trong file Excel do các sự cố mất điện đột ngột, bạn nên trang bị một bộ lưu điện (UPS). UPS giúp bạn tránh bị tắt máy đột ngột do mất điện – nguyên nhân phổ biến khiến file Excel bị lỗi mất dữ liệu. Với bộ lưu điện, bạn có đủ thời gian để lưu file an toàn trước khi hệ thống bị tắt.

Việc thành thạo cách khôi phục file Excel bị mất dữ liệu sẽ giúp bạn tự tin và linh hoạt hơn rất nhiều trong những trường hợp cấp bách. Đặc biệt khi file Excel bị lỗi mất dữ liệu, áp dụng đúng thao tác sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tránh rủi ro. Hãy luôn duy trì thói quen sao lưu và sử dụng các công cụ hỗ trợ sẵn có để bảo vệ công việc một cách hiệu quả. Để biết thêm thật nhiều thủ thuật Excel hiệu quả hỗ trợ công việc, Sforum luôn đồng hành và đem đến những thông tin và bài viết chi tiết nhất.

Đọc thêm các bài viết khác: Tin học văn phòng/Thủ thuật Excel