Hướng dẫn cài đặt và sử dụng tin nhắn tạo sẵn trên Zalo

Nếu bạn thường xuyên dùng Zalo để phục vụ công việc như trao đổi, tư vấn cho Khách hàng, và phải lặp đi lặp lại các câu hỏi, câu trả lời như nhau. Hãy thử áp dụng ngay cách cài đặt và sử dụng tin nhắn tạo sẵn trên Zalo sau đây để rút ngắn thời gian, tránh tối thiểu các sai sót có thể xảy ra nhé!

• Cách đi chợ online trên Zalo với gợi ý cửa hàng gần nhà
• Hướng dẫn bảo mật tài khoản Zalo, tránh bị hacker tấn công

Tính năng này của Zalo có thể giúp bạn tạo ra một loạt rất nhiều tin nhắn, sẵn sàng để gửi đi bất cứ lúc nào tuỳ theo nhu cầu của chính bạn. Chỉ cần bỏ ra chút thời gian cài đặt ban đầu, nhập liệu các câu văn mẫu và công việc phía sau bạn chỉ cần để Zalo lo!

Tính năng tạo tin nhắn nhanh trên Zalo là gì?

Hiểu đơn giản, đây là tính năng cho phép bạn soạn trước một số nội dung thường dùng, sau đó chèn lại nhanh trong khung chat thay vì phải gõ từ đầu mỗi lần. Khi áp dụng đúng cách, tạo tin nhanh trên Zalo giúp cuộc trò chuyện mạch lạc hơn, giảm thao tác lặp lại và hạn chế sai sót khi trả lời nhiều người trong thời gian ngắn.

Trên hệ sinh thái Zalo, nhu cầu phản hồi nhanh xuất hiện khá rõ ở các hoạt động chăm sóc khách hàng, tư vấn sản phẩm và hỗ trợ sau bán. Zalo OA hiện là một kênh cho phép doanh nghiệp tương tác với người dùng, gửi nội dung trực tiếp và hỗ trợ khách hàng khi họ đã có hành động tương tác với OA.

Lợi ích khi tạo tin nhắn nhanh tạo sẵn trên Zalo

Khi sử dụng các mẫu trả lời có sẵn, bạn sẽ tiết kiệm được khá nhiều thời gian trong ngày. Thay vì lặp đi lặp lại một câu như “Shop sẽ phản hồi trong ít phút” hay “Bạn vui lòng để lại số điện thoại”, bạn chỉ cần chọn mẫu phù hợp và gửi đi. Đây là lợi ích rõ nhất của cách tạo tin nhắn nhanh trên Zalo.

Ngoài yếu tố thời gian, tính năng này còn giúp đồng bộ nội dung phản hồi. Với các cửa hàng nhỏ, nhóm bán hàng hoặc tài khoản OA, việc thống nhất cách trả lời sẽ tạo cảm giác chuyên nghiệp hơn. Zalo OA được xây dựng để doanh nghiệp lan tỏa thông tin sản phẩm, dịch vụ và nhắn tin trực tiếp đến người quan tâm. Nên các mẫu tin nhắn chuẩn bị sẵn có thể hỗ trợ tốt cho khâu tư vấn và chăm sóc.

Hướng dẫn cách tạo tin nhắn nhanh tạo sẵn trên Zalo

Để dùng hiệu quả, bạn nên chuẩn bị trước các mẫu nội dung ngắn, rõ và dễ chèn vào hội thoại. Nội dung nên tập trung vào các trường hợp lặp lại nhiều nhất, chẳng hạn như lời chào, hướng dẫn đặt hàng.

Tạo và sử dụng tin nhắn nhanh Zalo trên điện thoại

Cách triển khai phổ biến để tạo tin nhắn nhanh trên Zalo ngay trên điện thoại. Lưu ý rằng giao diện có thể thay đổi nhẹ tùy phiên bản ứng dụng hoặc loại tài khoản bạn đang dùng.

1. Tìm mục hỗ trợ nhập nhanh tại Zalo

• Vào ứng dụng Zalo, chọn khung chat cá nhân, khách hàng hoặc hội thoại liên quan mà bạn thường xuyên phải phản hồi.

• Trong vùng soạn tin nhắn, hãy tìm biểu tượng ba chấm và chọn Tin nhắn nhanh.
• Tùy thiết bị, vị trí nút này có thể nằm gần ô nhập nội dung.

2. Tạo và lưu nội dung mẫu:

• Vào Quản lý tin nhắn nhanh. 
• Nhập nội dung, chọn lưu mẫu. 
• Bạn nên đặt nội dung ngắn gọn, dễ nhận biết để tìm lại nhanh khi cần.

3. Chèn và gửi trong cuộc trò chuyện:

• Khi cần phản hồi, mở lại danh sách tin đã lưu khi truy cập Tin nhắn nhanh, chọn tin muốn gửi và gửi đi. 
• Cách này giúp quá trình tạo tin nhanh trên Zalo thực sự phát huy tác dụng trong những đoạn chat cần tốc độ.

[Product_Listing categoryid="35" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/mobile/samsung.html" title="Các dòng Samsung đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS"]

Cách kích hoạt tính năng tin nhắn tạo sẵn trên Zalo trên máy tính

• Bước 1: Hiện tính năng này chỉ hỗ trợ cho Zalo phiên bản Web. Bạn cần đăng nhập vào tài khoản của mình tại ĐÂY.

• Bước 2: Bạn hãy bấm vào bất kỳ một đoạn hội thoại nào đó trên màn hình của mình Nhấn vào biểu tượng Chèn tin nhắn nhanh ở góc dưới khung chat.

• Bước 3: Ở hộp thoại vừa xuất hiện, bạn nhấn nút Tìm hiểu bấm Tiếp tục để bỏ qua các lời giới thiệu tính năng chọn nút Hoàn tất để bắt đầu tạo tin nhắn.

Cách tạo và quản lý tin nhắn tạo sẵn trên Zalo trên máy tính

• Bước 1: Nhấn nút Quản lý để xem toàn bộ các tin nhắn tạo sẵn hoặc tạo mới tuỳ ý.

• Bước 2: Để tạo câu văn mẫu mới, bạn hãy nhấn Tạo mới gõ từ khoá gợi nhớ, câu tin nhắn hoàn chỉnh và tải thêm hình ảnh nếu cần bấm nút Thêm để lưu.

• Bước 3: Nếu bạn cần chỉnh sửa hoặc xoá bỏ hẳn sau này, chỉ cần nhấn biểu tượng cây bút để sửa hoặc thùng rác để xoá là được nhé!

• Bước 4: Bất cứ khi nào cần sử dụng, bạn chỉ cần bấm phím dấu / trên bàn phím di chuyển lên xuống danh sách bằng nút mũi tên và bấm Enter trên bàn phím để chọn.

Cách nhập, chỉnh sửa, xóa tin nhắn nhanh trên Zalo

Sau một thời gian sử dụng, bạn có thể cần cập nhật lại nội dung mẫu để phù hợp hơn với cách giao tiếp hiện tại. Khi đó, việc chỉnh sửa mẫu tin là cần thiết để tránh gửi thông tin cũ.

• Bước 1: Vào tin nhắn nhanh ở Zalo. 
• Bước 2: Chọn Quản lý tin nhắn nhanh. 
• Bước 3: Vào phần chỉnh sửa tin nhắn và lần lượt: Sửa phím tắt, sửa nội dung, thêm xoá ảnh theo nhu cầu thậm chí xoá luôn.

Cách làm này đặc biệt hữu ích khi bạn có nhiều mẫu trả lời cho các nhóm tình huống khác nhau như tư vấn, xác nhận, chăm sóc sau mua hoặc hướng dẫn thanh toán. Một mẹo nhỏ là nên rà soát định kỳ toàn bộ mẫu đã lưu. Điều này giúp việc tạo nhiều tin nhắn nhanh trên Zalo không chỉ nhanh mà còn đúng thông tin, đúng bối cảnh và dễ dùng hơn khi chat thực tế.

Cách tắt tính năng tin nhắn nhanh tạo sẵn trên Zalo

Trong một số trường hợp, bạn có thể không còn nhu cầu dùng mẫu trả lời nhanh nữa, nhất là khi chỉ sử dụng Zalo cho mục đích cá nhân hoặc muốn soạn tin hoàn toàn thủ công. Khi đó, bạn có thể: 

• Bước 1: Vào phần cài đặt của Zalo cá nhân của bạn. 
• Bước 2: Vào mục tin nhắn. 
• Bước 3: Tại mục tin nhắn nhanh và gạt sang trạng thái Off.

Do giao diện Zalo có thể thay đổi theo từng bản cập nhật, cách hiển thị mục cài đặt có thể không giống hoàn toàn giữa các thiết bị. Các nền tảng OA Manager, chatbot hay trang thông tin OA đều được cập nhật theo thời gian, nên thao tác bật hoặc tắt một tính năng có thể được điều chỉnh vị trí trong giao diện.

Cách khắc phục các lỗi khi tạo tin nhắn nhanh trên Zalo

Hệ thống Zalo đôi khi sẽ gặp lỗi kỹ thuật trong thao tác tạo tin nhắn nhanh. Những tình huống này thường liên quan đến phiên bản ứng dụng, quyền truy cập hoặc thay đổi giao diện.

• Để tối ưu hóa trải nghiệm và sửa lỗi, bạn cần xác nhận rằng ứng dụng đã được cập nhật đầy đủ. Với những nền tảng có thay đổi tính năng theo từng giai đoạn, việc dùng bản cũ có thể khiến một số nút hiển thị khác hoặc hoạt động không ổn định. 
• Khi tạo tin nhắn nhanh trên Zalo không được, bạn nên thử thoát ứng dụng rồi mở lại, hoặc đăng xuất và đăng nhập lại nếu lỗi kéo dài.

Lưu ý: Nếu đang dùng tài khoản phục vụ kinh doanh, đặc biệt là OA, hãy kiểm tra quyền thao tác của tài khoản quản trị. Tài liệu của Zalo cho thấy một số tính năng trong OA có phân quyền theo vai trò, nên nếu không đủ quyền, bạn có thể không thấy hoặc không chỉnh sửa được một số nội dung.

Như vậy là chỉ với vài bước đơn giản và một chút thời gian cài đặt sẵn sàng cho mọi thứ từ ban đầu, chắc chắn rằng bạn sẽ cảm thấy vừa tiện lợi, lại dễ dàng và nhanh chóng hơn rất nhiều so với phương pháp nhập liệu thủ công bình thường đấy!