Mách bạn cách sử dụng hàm AI trong Google Sheet với đầy đủ tính năng

Trong thời đại số hóa, trí tuệ nhân tạo hay AI dần trở nên phổ biến ở mọi lĩnh vực, và các công việc văn phòng cũng không ngoại lệ. Trong đó, Google Sheet cũng bắt nhịp xu hướng khi được tích hợp hàm AI, giúp việc xử lý các dữ liệu thông minh và tiết kiệm thời gian.

Trong bài viết này, Sforum sẽ hướng dẫn bạn sử dụng hàm AI trong Google Sheet để nâng cao hiệu suất làm việc lên gấp nhiều lần. Cùng tìm hiểu nhé!

Giới thiệu hàm AI trong Google Sheet

hàm AI trong Google Sheet là một tính năng mới được Google phát triển và tích hợp nhằm hỗ trợ người dùng tự động hóa các tác vụ văn phòng như: tạo văn bản, tóm tắt và phân loại nội dung, phân tích dữ liệu.

Đây là một chiến lược mới của Google nhằm áp dụng trí tuệ nhân tạo vào các ứng dụng văn phòng của hãng. Tuy nhiên, hiện hàm AI chỉ khả dụng cho những người dùng tham gia chương trình thử nghiệm Alpha của Google Workspace.

Cách sử dụng hàm AI trong Google Sheet

Sử dụng hàm AI để tóm tắt ô hoặc dải ô thông tin đầu vào

Để có thể tóm tắt thông tin từ nhiều ô thông tin đầu vào khác nhau, bạn có thể tận dụng hàm AI để tiết kiệm thời gian với hướng dẫn sau.

Bước 1: Nhấp đúp chuột vào ô mà bạn muốn hiển thị kết quả và nhập hàm “=AI”,  gõ dấu “(“ để bắt đầu hàm.

Bước 2: Tiếp theo, hãy nhập yêu cầu mà bạn muốn Gemini thực hiện cho bạn bằng một câu văn được đặt trong “”.

Bước 3: Kế tiếp, hãy gõ dấu “,” và chọn phạm vi các ô chứa thông tin đầu vào mà bạn muốn tóm tắt. Sau đó nhập “)” và nhấn “Enter” để kết thúc hàm AI.

Bước 4: Nhấn chuột một lần nữa vào ô chứa hàm AI và chọn dòng “Generate and insert”.

Bước 5: Lúc này sẽ xuất hiện bản tóm tắt thông tin đầu vào trong ô mà bạn đã nhập hàm AI. Hãy di chuyển con trỏ về phía góc dưới phải của ô, nhấn giữ dấu “+” và kéo xuống phía dưới để định dạng hàm AI cho các hàng tiếp theo.

Bước 6: Một cột thông tin tóm tắt đã được Gemini phân tích và trả kết quả cho bạn. Rất hữu ích phải không nào!

Phân tích quan điểm

Bạn cũng có thể sử dụng hàm AI trong Google Sheet để phân tích các quan điểm khác nhau và trả về kết quả có thể là tích cực, tiêu cực hoặc trung lập. Dưới đây sẽ là ví dụ để bạn dễ hình dung.

Bước 1: Nhấp đúp chuột vào một ô, nhập hàm AI và nhập yêu cầu của bạn cho Gemini.

Bước 2: Kéo thả chuột vào phạm vi thông tin cần phân tích và nhấn Enter để đóng hàm.

Bước 3: Nhấn chuột một lần nữa vào ô chứa hàm AI và chọn dòng “Generate and insert”.

Bước 4: Kéo dấu “+” xuống dưới để áp dụng hàm cho các ô phía dưới. Như vậy là một cột thông tin kết quả đã được Gemini phân tích và phản hồi lại cho bạn.

Sử dụng hàm AI để tạo văn bản mới

Bên cạnh đó, người dùng cũng có thể nhờ Gemini tạo một văn bản mới dựa trên các dữ kiện có sẵn với các yêu cầu riêng của bạn. Dưới đây sẽ là một ví dụ về việc viết một email đơn giản.

Bước 1: Nhập hàm AI, nhập yêu cầu và chọn phạm vi thông tin đầu vào. Sau đó nhấn Enter để đóng hàm AI.

Bước 2: Click chuột vào ô một lần nữa và nhấn vào dòng “Generate and insert”.

Bước 3: Kéo để áp dùng hàm AI cho các ô phía dưới. Bạn có thể thấy trên màn hình là một email đơn giản có đề cập đến các danh mục cụ thể trong bài đánh giá của họ.

Sử dụng hàm AI để dịch văn bản

Mặc dù Google Sheet đã có công cụ dịch văn bản riêng, nhưng việc sử dụng hàm AI trong Google Sheet để dịch văn bản có thể sẽ sát nghĩa và đúng ngữ cảnh hơn. Nếu bạn cũng hứng thú với tính năng này thì có thể thực hiện theo hướng dẫn sau.

Bước 1: Nhập hàm AI và gõ yêu cầu dịch sang ngôn ngữ mà bạn mong muốn.

Bước 2: Chọn ô chứa văn bản mà bạn muốn dịch và nhấn Enter.

Bước 3: Nhấp vào ô và chọn  “Generate and insert” để tiến hành dịch văn bản.

Bước 4: Định dạng hàm AI cho các ô bên dưới và trả về kết quả.

Cách tắt hàm AI

Để tắt hàm AI, bạn buộc phải thoát ra khỏi Google Workspace Labs. Tuy nhiên, khi bạn đã thoát ra thì đồng nghĩa với việc bạn sẽ vĩnh viễn mất quyền sử dụng mọi tính năng của Workspace Labs.

Nếu bạn sử dụng Google Sheet sau khi đã tắt hàm AI sẽ hiện lên thông báo lỗi không có hàm AI. Do đó, bạn nên cân nhắc kỹ lưỡng về quyết định của mình.

Các giới hạn của hàm AI trong Google Sheet

Vì việc sử dụng hàm AI trong Google Sheet vẫn còn đang trong quá trình thử nghiệm nên sẽ có những giới hạn mà tính năng này không thể làm được. Dưới đây là một vài ví dụ.

• Phản hồi tới người dùng chỉ dừng lại bằng dữ liệu văn bản.
• hàm AI không thể truy cập vào toàn bộ Google Sheet hoặc các tệp khác trong Google Drive.
• Không thể hủy và làm lại hàm. Thay vào đó, hãy tạo lại thông tin đầu ra.
• Không hỗ trợ các hàm AI được nhúng.
• hàm AI sẽ có giới hạn ngắn và dài hạn. Nếu đã đạt tới giới hạn dài hạn thì bạn không thể tạo mới hàm. Hãy đợi khoảng 24 giờ để thực hiện lại.
• Chỉ có thể tạo thông tin đầu ra từ 200 ô đầu tiên chứa hàm AI.

Hàm AI không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả trong công việc. Hy vọng sau bài viết này, bạn sẽ nắm được cách sử dụng hàm AI trong Google Sheet và tận dụng tối đa khả năng của công cụ này. Chúc các bạn thành công!