Cách tô màu có điều kiện trong Excel đơn giản, dễ hiểu

Tô màu có điều kiện trong Excel là một tính năng hữu ích, tuy đơn giản nhưng nhiều người vẫn gặp khó khăn khi sử dụng. Vậy, cách tô màu ô tự động có điều kiện trong Excel là gì? Bài viết dưới đây của Sforum sẽ hướng dẫn bạn các thao tác để bôi màu có điều kiện một cách đơn giản và dễ hiểu nhất.

Hướng dẫn tô màu có điều kiện trong Excel

Tô màu ô có điều kiện trong Excel (Conditional Formatting) là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn dễ dàng quản lý và theo dõi dữ liệu. Với tính năng này, bạn có thể làm nổi bật các ô dữ liệu dựa trên những quy tắc nhất định mà không cần phải làm thủ công. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách bôi màu có điều kiện:

Tô màu theo điều kiện có sẵn

Tô màu ô có điều kiện trong Excel là một tính năng dễ sử dụng giúp bạn nhanh chóng làm nổi bật dữ liệu theo các quy tắc đã được thiết lập sẵn. Dưới đây là các bước hướng dẫn chi tiết cách tô màu có điều kiện trong Excel:

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu (dải ô, một cột hoặc cả bảng) cần tô màu theo điều kiện. Sau đó chọn Home -> Styles -> Conditional Formatting.

Bước 2: Excel cung cấp nhiều tùy chọn tô màu có sẵn mà bạn có thể áp dụng:

• Highlight Cell Rules (Quy tắc làm nổi bật ô): Để tô màu các ô chứa giá trị lớn hơn, nhỏ hơn, bằng, giữa, v.v. 
• Top/Bottom Rules (Quy tắc trên/dưới): Tô màu các giá trị thuộc top cao nhất hoặc thấp nhất.
• Data Bars (Thanh dữ liệu): Thêm thanh ngang thể hiện trực quan giá trị của các ô theo mức độ.
• Color Scales (Thang màu): Thay đổi màu ô dựa trên mức độ cao/thấp của giá trị. 
• Icon Sets (Bộ biểu tượng): Thêm biểu tượng như mũi tên, hình tròn để trực quan hóa dữ liệu.

Bước 3: Xác nhận điều kiện bằng cách nhập giá trị hoặc thông số mà bạn muốn Excel sử dụng để so sánh. Và nhấn OK để áp dụng quy tắc bôi màu có điều kiện.

Tô màu theo điều kiện riêng 

Tô màu theo điều kiện riêng là một cách để tùy chỉnh dữ liệu trong Excel theo những quy tắc cụ thể mà bạn tự thiết lập. Điều này cho phép bạn kiểm soát dữ liệu một cách linh hoạt hơn thay vì sử dụng các quy tắc có sẵn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước để cách tô màu có điều kiện trong Excel:

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu (dải ô, một cột hoặc cả bảng) cần tô màu theo điều kiện. Chọn Home -> Styles -> Conditional Formatting -> New Rule -> Use a formula to determine which cells to format.

Bước 3: Tại ô Format values where this formula is true, bạn nhập công thức điều kiện mà bạn muốn Excel dựa vào để tô màu ô. 

Bước 4: Sau khi nhập công thức xong, bạn nhấp vào nút Format để chọn kiểu định dạng cho các ô thỏa mãn điều kiện. Nhấn OK để áp dụng, các ô thỏa mãn điều kiện sẽ tự động được tô màu

Một số ví dụ về tô màu có điều kiện trong Excel

Dưới đây là một số ví dụ về thủ thuật Excel bôi màu có điều kiện trong ô, sử dụng các công thức so sánh giá trị, hàm AND, OR, và công thức tính giá trị trên hoặc dưới trung bình. Những ví dụ này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn cách áp dụng tính năng Conditional Formatting trong các tình huống cụ thể.

Công thức so sánh các giá trị

Giả sử bạn có một bảng dữ liệu với các số liệu trong cột A và muốn tô màu các ô có giá trị lớn hơn hoặc bằng một mức nhất định (ví dụ: 100). Bạn cần tô màu tự động trong Excel các ô có giá trị lớn hơn hoặc bằng 100:

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu và chọn Conditional Formatting -> New Rule -> Use a formula to determine which cells to format.

Bước 2: Nhập công thức: =A1>=100. Nhấn Format và chọn màu bạn muốn, sau đó nhấn OK để áp dụng.

Hàm AND và OR

Tô màu ô có điều kiện trong Excel là tính năng giúp người dùng dễ dàng làm nổi bật các ô dựa trên giá trị hoặc điều kiện cụ thể mà họ đưa ra. Một trong những cách phổ biến là sử dụng cách tô màu có điều kiện trong Excel với hàm AND và OR để xác định nhiều điều kiện khác nhau.

Ví dụ 1: Bạn sẽ sử dụng hàm AND nếu muốn tô màu các ô khi cả hai điều kiện đều đúng. Ví dụ: Chúng ta muốn tô màu ô trong cột B nếu Điểm lớn hơn 60 và Điểm nhỏ hơn 90.

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu và chọn Conditional Formatting -> New Rule -> Use a formula to determine which cells to format.

Bước 2: Nhập công thức: =AND(B2>60, B2<90). Nhấn Format, chọn màu và nhấn OK để áp dụng.

Ví dụ 2: Bạn sẽ sử dụng hàm OR nếu muốn tô màu các ô khi một trong hai điều kiện được thỏa mãn. Chúng ta muốn tô màu ô trong cột B nếu Điểm lớn hơn 80 hoặc Điểm nhỏ hơn 40.

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu và chọn Conditional Formatting -> New Rule -> Use a formula to determine which cells to format.

Bước 2: Nhập công thức: =OR(B2>80, B2<40). Nhấn Format, chọn màu và nhấn OK để áp dụng.

Công thức giá trị trên hoặc dưới trung bình

Tính toán giá trị trung bình và tô màu các ô có giá trị lớn hơn hoặc nhỏ hơn giá trị trung bình là một ứng dụng phổ biến trong việc phân tích dữ liệu. Bạn có một danh sách dữ liệu trong cột A và muốn tô màu tự động trong Excel các ô có giá trị lớn hơn trung bình.

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu và chọn Conditional Formatting -> New Rule -> Use a formula to determine which cells to format.

Bước 2: Nhập công thức để so sánh giá trị trong ô với giá trị trung bình: =A1>AVERAGE($A$1:$A$100). Chọn màu bạn muốn và nhấn OK để áp dụng bôi màu có điều kiện.

Tô màu có điều kiện trong Excel cho ô dữ liệu trống

Tô màu tự động trong Excel cho các ô dữ liệu trống là một cách hữu ích để làm nổi bật các dữ liệu bị thiếu, giúp bạn dễ dàng theo dõi và xử lý chúng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước để thực hiện tô màu có điều kiện trong Excel.

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần tô màu theo điều kiện. Trên thanh công cụ, chọn Home -> Styles -> Conditional Formatting -> New Rule -> Use a formula to determine which cells to format.

Bước 2: Nhập công thức sau vào ô Format values where this formula is true: =ISBLANK(B1). Nhấn nút Format để chọn kiểu định dạng (màu sắc) mà bạn muốn áp dụng.

Bước 3: Nhấn OK để áp dụng. Các ô thỏa mãn điều kiện sẽ tự động được tô màu.

Việc sử dụng Excel không quá khó, tuy nhiên để làm việc hiệu quả, bạn cần có một chiếc laptop phù hợp với cấu hình đủ mạnh để xử lý dữ liệu một cách mượt mà. Đặc biệt khi làm việc với các bảng tính Excel lớn và phức tạp. Tham khảo thêm laptop hợp với nhu cầu của bạn tại đây:

Hy vọng bài viết trên của Sforum sẽ giúp bạn thực hành tô màu có điều kiện trong Excel. Cách tô màu, bôi màu ô tự động có điều kiện trong Excel không quá phức tạp, tuy nhiên bạn cần lưu ý chọn kiểu định dạng phù hợp với nhu cầu. Điều này sẽ giúp bạn quản lý và phân tích dữ liệu một cách trực quan, hiệu quả hơn trong công việc hàng ngày.

Xem thêm bài viết ở chuyên mục: Tin học văn phòng