Cách căn lề trong Excel chuẩn, thao tác chỉ vài click chuột

Khi làm việc với bảng tính, việc điều chỉnh để tài liệu gọn gàng, dễ nhìn và chuyên nghiệp hơn rất cần thiết. Cách căn lề trong Excel có thể thực hiện nhanh gọn, dễ dàng với vài bước đơn giản. Bài viết này, Sforum sẽ hướng dẫn cách căn chỉnh lề trong Excel trước khi in, giúp bạn có bản in rõ ràng, hiệu quả và đẹp mắt nhé!

Xem thêm: Phím tắt di chuyển giữa các Sheet trong Excel, Google Sheets

Tại sao phải biết căn lề trong Excel

Chỉ cần điều chỉnh cách căn lề trong Excel một chút, bạn sẽ cải thiện đáng kể tính thẩm mỹ và khả năng truyền đạt thông tin. Ngoài ra, nếu không căn chỉnh lề trước khi in, thông tin có thể bị cắt bớt hoặc không đều. Hãy nhớ rằng, một tài liệu được trình bày cẩn thận sẽ tạo ấn tượng chuyên nghiệp hơn khi gửi cho đồng nghiệp, khách hàng, hoặc trong báo cáo.

Cuối cùng, việc thực hiện cách căn chỉnh lề trong Excel đúng giúp dữ liệu không bị lệch, đảm bảo mọi thông tin được trình bày ngay hàng thẳng lối. Hành động này không chỉ tăng cường tính chuyên nghiệp mà còn nâng cao hiệu quả công việc của bạn.

Khi làm việc với bảng tính, một chiếc laptop chất lượng giúp bạn thực hiện các thao tác như cách căn lề trong Excel hiệu quả hơn. Các loại laptop phục vụ cho dân văn phòng thường được trang bị cấu hình ổn định và màn hình chất lượng tốt. Bạn có thể xem xét, lựa chọn một chiếc máy phù hợp từ danh sách của Sforum để hỗ trợ tốt nhất cho công việc nhé!

Hướng dẫn cách căn lề trong Excel chi tiết

Nếu đã quen sử dụng các phần mềm tin học của Microsoft, bạn sẽ thấy cách căn lề trong Excel không hề phức tạp. Chỉ cần làm theo các bước, bạn sẽ biết cách tạo ra một bảng tính gọn gàng và dễ nhìn hơn. Cùng Sforum thử thực hiện để có một tài liệu hoàn hảo hơn nhé!

Hướng dẫn nhanh

Cách căn lề trong Excel thực sự rất đơn giản và dễ dàng, không có gì phải lo lắng cả! Trước hết, bạn cần chuyển đơn vị đo mặc định sang Centimeter để bắt đầu thao tác. Bạn mở tài liệu trên máy tính và chọn mục File, sau đó bấm vào Options. Trong cửa sổ Excel Options, chọn tab Advanced và thay đổi Ruler units sang Centimeter, rồi nhấn OK.

Sau đó, quay lại trang tính, vào tab Page Layout, chọn Margins và tiếp tục nhấn vào Custom Margins. Tại trang Margins, bạn sẽ điều chỉnh kích thước các lề của trang theo ý muốn, rồi nhấn OK. Trên đây là tóm gọn các bước hướng dẫn căn lề trong Excel để bạn hiểu nhanh.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1 - Chuyển đổi đơn vị căn lề: Mở file trang tính và vào mục File. Từ menu, chọn Options, sau đó vào tab Advanced và thay đổi Ruler units từ mặc định sang Centimeter. Nhấn OK để lưu.

Bước 2 - Cài đặt lề: Quay lại bảng tính, mở tab Page Layout, nhấn vào Margins, rồi chọn Custom Margins để điều chỉnh. Bước này rất quan trọng trong cách căn lề trong Excel.

Bước 3 - Thay đổi kích thước lề: Trong cửa sổ Margins, bạn sẽ thấy các ô để nhập kích thước. Điền thông số vào các ô phù hợp và nhấn OK để lưu thay đổi. Vậy là ta đã hoàn tất hướng dẫn căn lề trong Excel một cách hiệu quả.

Hướng dẫn cách căn lề trong Excel trước khi in tài liệu

Trước khi in file excel vừa trang A4 bạn nên kiểm tra cách căn lề trong Excel đã ổn chưa và xem lại phần ngắt trang. Việc này rất cần thiết để đảm bảo mọi nội dung đều rõ ràng và không bị cắt xén. Nếu bạn chưa biết, Sforum sẽ chỉ bạn các bước cách căn lề in trong Excel cụ thể để tối ưu hóa tài liệu nhé!

Bước 1 - Chọn chế độ xem ngắt trang: Việc đầu tiên của cách căn lề trong Excel là vào tab View và chọn Page Break Preview. Chế độ xem này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quát về các trang trong tài liệu của mình.

Bước 2 - Chỉnh lại phần ngắt trang theo mong muốn: Sau khi vào chế độ xem ngắt trang, bạn có thể điều chỉnh vị trí ngắt trang để đảm bảo nội dung được phân bố hợp lý trên các trang in. Qua bước này, chúng ta đã nắm được cốt lõi nhất trong cách căn lề in trong Excel.

Bước 3 - Kiểm tra: Để đảm bảo rằng các lề đã được thiết lập chính xác, đặc biệt nếu tài liệu có các ghi chú hoặc tiêu đề đặc biệt, bạn cần truy cập vào tab Page Layout. Tiếp tục, nhấn vào Margins và xem lại các cài đặt lề đã được cấu hình.

Bước 4 - Xem trước khi in: Cuối cùng, trước khi tiến hành in tài liệu, hãy nhấn vào File, rồi chọn Print. Bạn nên sử dụng chức năng xem trước để xem lại bản in, giúp phát hiện và sửa chữa lỗi, tránh lãng phí giấy và mực in.

Những lưu ý cần nắm khi căn lề trong Excel

Để đảm bảo bạn đã thực hiện đúng cách căn lề in trong Excel, hãy sử dụng tính năng Print Preview trong menu File. Nếu một ô bị cắt xén, bạn có thể điều chỉnh kích thước bằng cách nhấp chuột phải vào ô và chọn AutoFit Row Height hoặc AutoFit Column Width để tự động thay đổi, điều chỉnh kích thước ô.

Không chỉ có thế, hướng dẫn căn lề trong Excel còn có cách để tối ưu không gian. Hãy vào tab Page Layout và chọn Size để đảm bảo kích thước trang phù hợp với loại giấy in. Lúc này, bạn hãy chọn Fit to Page trong mục Scale to Fit để dữ liệu vừa vặn trên một trang.

Cuối cùng, việc loại bỏ hàng và cột không cần thiết, cũng như chọn kích thước font chữ hợp lý sẽ giúp tài liệu trở nên gọn gàng hơn. Thay đổi khoảng cách dãn dòng và cột cũng góp phần tận dụng tối đa không gian trên trang. Cách căn lề trong Excel này tạo nên tài liệu nhìn gọn gàng, sạch sẽ và dễ đọc.

Một số thủ thuật căn chỉnh lề trong Excel không phải ai cũng biết

Như vậy, bạn đã nắm rõ được cách căn chỉnh lề trong Excel trước khi in để đảm bảo tài liệu của mình được trình bày một cách chuyên nghiệp. Nhưng mà còn vài “chiêu” để bạn làm nhanh hơn. Trước hết, nếu bạn đã căn chỉnh cho một bảng tính và muốn áp dụng nó cho các tài liệu khác, bạn có thể vào tab File và chọn Save as Template để dùng làm mẫu nhé.

Hơn nữa, dùng phím tắt excel là một phương pháp nhanh trong cách căn lề trong Excel. Để căn trái, bạn hãy chọn Alt + H + A + L; căn giữa là Alt + H + A + C; và căn phải là Alt + H + A + R; còn căn lề dọc giữa là Alt + H + A + M. Khi đã quen với những phím tắt này, bạn sẽ tiết kiệm được nhiều công sức, thời gian khi làm việc trên Excel.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã nắm vững hướng dẫn cách căn lề trong Excel để áp dụng vào công việc dễ dàng. Việc thực hiện cách căn chỉnh lề trong Excel trước khi in không chỉ giúp tài liệu gọn gàng mà còn đảm bảo bản in trông thật chuyên nghiệp và rõ ràng. Hãy thực hiện ngay các bước đơn giản này để tối ưu hóa bảng tính nhanh chóng, hiệu quả!