5 Cách đánh số thứ tự trong Excel nhanh chóng, cực dễ

Đánh số thứ tự trong Excel giúp người dùng tận dụng tối ưu được các hàm, công cụ để từ đó tiết kiệm thời gian trong việc quản lý thông tin và dữ liệu. Nhất là trong các báo cáo kinh doanh hoặc thống kê. Cùng tham khảo 5 cách đánh số trong Excel tự động nhanh chóng bằng hàm qua bài viết dưới đây nhé!

Cách 1: Đánh số thứ tự trong Excel tự động nhảy bằng hàm SEQUENCE

Để đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm SEQUENCE, bạn hãy thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Chọn ô đầu tiên của dãy số trong bảng Excel.

Bước 2: Nhập công thức "=SEQUENCE (Số hàng cần đánh số)". Tuy nhiên, hàm SEQUENCE chỉ hỗ trợ trên phiên bản Excel 365. Vậy nên các phiên bản Excel cũ hơn không thể áp dụng cách đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm này.

Bước 3: Nhấn Enter để hàm đánh số thứ tự tự động.

Cách 2: Đánh số thứ tự nhanh bằng chuột trong Excel

Bước 1: Mở tệp Excel lên và nhập lần lượt số thứ tự cho 2 ô đầu tiên

Bước 2: Sử dụng chuột bôi đen 2 ô vừa điền số.

Bước 3: Di chuột xuống vị trí góc dưới cùng bên trái cho đến khi thấy xuất hiện biểu tượng hình dấu cộng. Sau đó, kéo xuống đến ô tính cần đánh số thứ tự mong muốn rồi thả chuột. Như vậy là bạn đã có thể thực hiện cách đánh số thứ tự trong Excel cực nhanh bằng chuột.

**Lưu ý: 

• Cách đánh số thứ tự trong Excel nhanh bằng chuột này phù hợp nếu muốn đánh số thứ tự ít.
• Nếu cần đánh nhiều số thứ tự đến hàng trăm, nghìn,... thì không nên sử dụng cách đánh số này. Ban có thể tham khảo những cách đánh số thứ tự khác trong bài.
• Khi xóa một hàng bất kỳ thì số thứ tự sẽ không được tự cập nhật. Vậy nên bạn sẽ phải kéo số thứ tự lại từ đầu.

Cách 3: Đánh số thứ tự trong Excel tự động nhảy bằng công thức

Bước 1: Mở tệp Excel lên, nhập số thứ tự cho ô đầu tiên trong hàng, cột mà bạn muốn đánh số. Ở ô tiếp theo, bạn nhập công thức: “= vị trí ô vừa điền + 1”. Sau đó, nhấn Enter .

Ví dụ: Bạn nhập số thứ tự đầu tiên tại vị trí ô A2 thì công thức nhập ở ô tiếp theo là "=A2+1".

Bước 2: Di chuyển chuột đến vị trí góc dưới bên phải ô đó. Lúc này, con trỏ chuột sẽ đổi thành biểu tượng hình dấu cộng. Nhấn giữ chuột và kéo xuống tới vị trí ô mong muốn để Excel tự động điền số thứ tự.

Lưu ý: Với cách đánh số thứ tự trong Excel tự động nhảy này thì khi xóa một hàng bất kỳ, số thứ tự của các hàng còn lại sẽ không được tự cập nhật.

Cách 4: Sử dụng Auto Fill để đánh số thứ tự tự động trong Excel

Bên cạnh cách đánh số thứ tự trong Excel tự động nhảy nhanh chóng bằng hàm. Bạn còn có thể sử dụng công cụ Auto Fill. Nếu trên thanh Ribbon Excel chưa có chức năng Auto Fill, bạn có thể kích hoạt lên bằng cách như sau:

Bước 1: Mở vào File > Chọn Options.

Bước 2: Chọn lần lượt Customize Ribbon > Filter All commands.

Bước 3: Tại cây thư mục Home trong bảng Main Tags, nhấp chuột phải. Nhấn chọn tiếp Add new Group.

Bước 4: Chọn lại Filter Series or Pattern > Chọn Add > nhấn OK. Như vậy, bạn đã kích hoạt Auto Fill thành công và có thể bắt đầu cách đánh số thứ tự trong Excel bằng công cụ này.

Sau khi đã có Autofill, để đánh số thứ tự, hãy thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Mở file Excel, nhập số thứ tự cho ô đầu tiên. Sau đó, nhấp chọn thẻ home > Chọn Fill > Series.

Đối với cách đánh số thứ tự trong Excel phiên bản cũ hơn Excel 2016, bạn vào Editing. Sau đó, chọn Fill và chọn tiếp Series.

Lúc này, cửa sổ Series sẽ hiển thị. Trong đó:

Mục Series in: Chọn Rows nếu đánh số thứ tự theo hàng, chọn Columns nếu đánh theo cột.

Mục Type: Lựa chọn loại đánh số, cụ thể:

• Linear: Kiểu tăng dần.
• Growth: Đánh số kiểu lũy tiến
• Date: Kiểu ngày tháng .
• AutoFill: Kiểu tự động điền.

Mục Step value: Chọn khoảng cách giữa hai số thứ tự. Ví dụ, nếu đặt Step value là 2 và thì số thứ tự sẽ hiển thị là 1, 3, 5,...

Mục Stop Value: Giá trị cuối cùng khi thực hiện cách đánh số thứ tự trong Excel tự động.

Bước 2: Sau khi đã chọn thông số cho các mục, nhấn chọn OK.

Cách 5: Sử dụng hàm SUBTOTAL và IF để đánh số thứ tự trong Excel

Một cách đánh số thứ tự trong Excel tự động khác là sử dụng Hàm SUBTOTAL và IF bằng cú pháp sau:

Cú pháp: =IF(logical_test; [value_if_true]; [value_if_false]; SUBTOTAL(function_num; ref1;…))

Trong đó:

• logical_test: Điều kiện hàm IF.
• [value_if_true]: Giá trị trả về nếu điều kiện hàm là đúng.
• [value_if_false]: Giá trị trả về nếu điều kiện hàm là sai.
• function_num: Giá trị số xác định chức năng thực hiện của hàm.
• ref1,…: Vùng chứa số thứ tự.

Ví dụ: Với bảng dữ liệu có các hàng trống dưới đây, bạn cần thực hiện như sau:

Bước 1: Nhập cú pháp hàm tại ô đầu tiên cần điền số thứ tự (ô A2):

 "=IF(B2="","",SUBTOTAL(3,$B$2:B2))"

Giải thích hàm trên:

- Hàm chính cần dùng là hàm IF. Nếu như giá trị trong một ô là rỗng thì bỏ qua không đếm. Nếu ô không rỗng và có giá trị thì dùng SUBTOTAL để đánh số thứ tự.

- Trong hàm SUBTOTAL(3,$B$2:B2)) ta có:

• function_num = 3: Ứng với hàm COUNTA trong SUBTOTAL - Đếm ô không trống.
• ref1 = $B$2:B2: Vùng đã được đánh số thứ tự.

Lưu ý: Phải luôn khóa giá trị đầu tiên, ở đây là B2, nếu không thì khi chạy hàm sẽ bị lỗi đối với các ô bên dưới.

Bước 2: Sau khi nhập chính xác công thức, bạn nhấn Enter. Kết quả cho ra sẽ như sau:

**Lưu ý: 

• Cách đánh số này chỉ được áp dụng được khi sử dụng chức năng Filter.
• Việc sử dụng hàm SUBTOTAL sẽ giúp cho số thứ tự của giá trị được chọn sẽ đánh số lại từ đầu.
• Cách đánh số thứ tự này chỉ áp dụng được trên cột, không thể áp dụng được cho hàng.

Một số lưu ý khi đánh số thứ tự tự động trong Excel

Bên cạnh các lưu ý cụ thể ở mỗi cách đánh số thứ tự Excel, bạn cũng cần ghi nhớ các điều sau:

• Lựa chọn cách đánh số thứ tự phù hợp để giúp tiết kiệm thời gian và thuận tiện hơn khi làm việc.
• Đối với người dùng cần đánh số thứ tự cho một bảng dữ liệu lớn, tránh kéo dữ liệu thủ công phức tạp mà nên sử dụng các hàm hay công cụ để tối ưu hơn.
• Một số cách đánh số sẽ không tự động cập nhật số liệu hoặc báo lỗi khi xóa một hàng bất kỳ.
• Khi sử dụng hàm cần chú ý ghi đúng cú pháp và tên hàm, tránh nhầm lẫn giữa các tên hàm giống nhau.
• Các cách làm trên đều có thể hỗ trợ bạn đánh số thứ tự thành hàng ngang theo từng cột. Trừ cách hàm SEQUENCE và hàm IF với SUBTOTAL là không thể thực hiện được.

Như vậy, bài viết trên đây của Sforum đã hướng dẫn cách đánh số thứ tự trong Excel tự động nhảy nhanh bằng hàm và các công cụ khác. Hy vọng bài viết sẽ giúp cho bạn làm việc với Excel hiệu quả hơn.

• Xem thêm bài viết chuyên mục: Thủ thuật Excel