Hàm SUBTOTAL là gì trong Excel? Cú pháp & Cách dùng

Hàm SUBTOTAL trong Excel là một hàm rất hữu dụng và đa năng trong việc tính số liệu tổng. Hàm này có thể tính được nhiều kiểu và phối hợp với một số hàm khác. Nếu muốn tìm cách dùng, công thức và những lưu ý với hàm SUBTOTAL, hãy cùng tìm hiểu nội dung sau. 

Hàm SUBTOTAL trong Excel là gì?

Hàm SUBTOTAL trong Excel được dùng để tính các giá trị tổng phụ trong một phạm vi dữ liệu như tổng, giá trị trung bình, đánh số thứ tự, tìm số lớn nhất hoặc nhỏ nhất,...

Hàm SUBTOTAL rất thích hợp cho những bảng tính có bộ lọc vì khả năng bỏ qua các hàng bị ẩn. 

Hàm SUBTOTAL được sử dụng phổ biến vì khả năng phân tích dữ liệu hiệu quả và chính xác. Một số ứng dụng của hàm SUBTOTAL như:

• Tính tổng doanh thu, giá bán, chi phí, hàng tồn kho theo điều kiện cụ thể.
• Tính doanh số cao nhất/thấp nhất theo nhân viên bán hàng, khu vực, thời điểm,...
• Đếm số sản phẩm, đơn hàng đã bán theo điều kiện cụ thể.

Để sử dụng Excel tiện nhất, bạn sẽ cần một chiếc laptop để làm việc ở mọi nơi. CellphoneS đang có nhiều mẫu laptop tốt để bạn xem thử, xem nhé!

[Product_Listing categoryid="380" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/laptop.html" title="Danh sách Laptop đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS"]

Cú pháp hàm SUBTOTAL

Công thức hàm SUBTOTAL trong Excel có dạng như sau: 

Trong đó:

• function_num: Các số từ 1 - 11 hoặc 101 - 111. Đây là các giá trị đại diện cho chức năng của hàm muốn áp dụng vào công thức tính tổng phụ. Ví dụ, số 1 đại diện cho hàm tính trung bình.
• ref1: Ô tham chiếu đầu tiên của vùng số liệu cần tính tổng phụ.
• ref2: Các ô tham chiếu tiếp theo trong vùng dữ liệu cần tính. 

Ý nghĩa và danh sách đối số function_num trong SUBTOTAL

Với công thức hàm SUBTOTAL trong Excel, function_num là đối số quan trọng và bạn cần phải hiểu rõ ý nghĩa để tính toán chính xác. Trong đó:

• Đối số function_num từ 1 - 11: Dùng để tính toán tổng phụ, có bao hàm cả các ô bị ẩn trong vùng dữ liệu.
• Đối số function_num từ 101 - 111: Dùng khi không muốn tính giá trị của các ô ẩn (đã được lọc ra).

Ý nghĩa của từng đối số function_num trong hàm này như sau:

Function_num 1 - 11	Function_num 101 - 111	Ý nghĩa đối số
1	101	AVERAGE - Tính giá trị trung bình
2	102	COUNT - Đếm số ô chứa giá trị là kiểu số
3	103	COUNTA - Đếm số ô có dữ liệu (không bỏ trống)
4	104	MAX - Hàm tìm giá trị lớn nhất
5	105	MIN - Hàm tìm giá trị nhỏ nhất
6	106	PRODUCT - Hàm tính tích
7	107	STDEV - Tính độ lệch chuẩn của tập dữ liệu dựa trên mẫu
8	108	STDEVP - Tính độ lệch chuẩn cho toàn bộ số
9	109	SUM - Hàm tính tổng
10	110	VAR - Tính độ dao động của tập dữ liệu dựa trên mẫu
11	111	VARP - Tính độ dao động của toàn bộ số.

Cách sử dụng hàm SUBTOTAL trong Excel

Cách dùng hàm SUBTOTAL trong Excel không quá phức tạp nhưng đòi hỏi bạn phải hiểu cú pháp và biết phối hợp với tính năng lọc dữ liệu. Những cách dùng SUBTOTAL thường gặp cụ thể như sau:

Cách tính tổng, trung bình, đếm bằng SUBTOTAL

Lấy một ví dụ về bảng thống kê doanh số bán hàng từ 1/11/2025 - 7/11/2025 dưới đây. Để tính tổng, trung bình và đếm bằng hàm SUBTOTAL bạn có thể thực hiện bằng cách nhập các cú pháp sau:

Tổng doanh số bán hàng từ ngày 1-7/11/2025:

Sau đó nhấn Enter, kết quả hiển thị là 2.200 nghìn đồng. Ở đây, đối số 9 là hàm tính tổng, F2:F8 là các ô tham chiếu đến doanh số từ ngày 1-7/11/2025.

Để tính doanh số trung bình:

Kết quả hiển thị là 314.3 nghìn đồng. Ở đây, đối số 1 đại diện cho hàm tính giá trị trung bình.

Để đếm số ngày có doanh thu:

Kết quả hiển thị là 7. Ở đây, đối số 3 đại diện cho hàm đếm số ô không bị để trống.

Cách bỏ qua ô ẩn hoặc lọc bằng SUBTOTAL

Những cách tính tổng, trung bình và đếm bằng SUBTOTAL trên áp dụng cho bảng chưa có ô ẩn hoặc bị lọc đi. Giả sử bạn ẩn thủ công hoặc lọc bỏ đi doanh thu của những ngày bán được sản phẩm nón, cách tính như sau:

Để tính tổng doanh số bán hàng:

Kết quả hiển thị là 2.150 nghìn đồng. Lúc này, tổng doanh số giảm 50 nghìn đồng do đã ẩn nón.

Để tính doanh số trung bình:

Kết quả hiển thị là 358.8 nghìn đồng. 

Để đếm số ngày có doanh thu:

Kết quả hiển thị là 6 và đã giảm bớt 1 ngày do ẩn đi 5/11/2025 bán nón.

Ứng dụng SUBTOTAL trong bảng lọc dữ liệu (Filter/ListObject)

Bạn có thể lọc dữ liệu theo điều kiện cụ thể sau đó ứng dụng hàm SUBTOTAL để tính tổng phụ. Dùng SUBTOTAL trong bảng lọc như sau:

1.Chọn Filter:

• Bạn bôi đen bảng Excel, vào thẻ Home chọn Sort and Filter -> Filter.

2.Lọc dữ liệu:

• Nhấn vào nút mũi tên ở cột muốn lọc (giả sử chọn cột sản phẩm) và tích chọn điều kiện (giả sử là áo thun) rồi nhấn OK.
• Bảng dữ liệu sẽ chỉ lọc ra những ngày có bán áo thun.

3.Nhập hàm SUBTOTAL:

• Bạn nhập hàm tương tự như trên, ví dụ muốn tính tổng doanh thu bán áo thun là =SUBTOTAL(9,F2:F8), kết quả hiển thị 1000.

Kết hợp SUBTOTAL với AutoFilter và Table

Bạn có thể chuyển vùng dữ liệu thành bảng, kết hợp với AutoFilter và hàm SUBTOTAL để tính toán nhanh chóng và chính xác hơn. Thao tác kết hợp như sau:

1.Chuyển dữ liệu thành bảng:

• Bạn bôi đen vùng dữ liệu và nhấn tổ hợp Ctrl + T -> OK.

2.Thiết lập AutoFilter:

• Bạn bấm vào phím mũi tên ở mỗi cột và thiết lập điều kiện lọc -> OK.

3.Nhập hàm SUBTOTAL:

• Bạn nhập hàm SUBTOTAL tương tự cách trên. 

Khi thay đổi bất kỳ dữ liệu nào trong bảng, hàm sẽ tự động cập nhật và tính toán lại.

Cách kết hợp SUBTOTAL với hàm khác 

SUBTOTAL cũng có thể kết hợp với những hàm khác trong Excel để tính toán dữ liệu phức tạp. Một số hàm phù hợp để kết hợp như IF, SUMPRODUCT và AGGREGATE.

Kết hợp với IF

Hai hàm này thường được kết hợp để đánh số thứ tự trong file có cả ô trống. Cú pháp kết hợp hàm IF với SUBTOTAL như sau:

Chẳng hạn bảng dưới đây có dòng 4 không có dữ liệu. Để đánh số thứ tự bỏ qua dòng trống, bạn nhập cú pháp sau:

=IF(B2="","",SUBTOTAL(3, $B$2:B2))

Kết quả chỉ có ô A4 không được đánh số thứ tự.

Kết hợp với hàm SUMPRODUCT

Ví dụ, bảng dữ liệu dưới đây đã bị ẩn dòng thứ 4. Bạn muốn tính tổng thành tiền bằng cách lấy SL nhân đơn giá nhưng không tính dòng ẩn thì có thể kết hợp hàm SUMPRODUCT và SUBTOTAL.

Cú pháp nhập như sau: 

Kết quả ra 1600. 

Kết hợp với hàm AGGREGATE

AGGREGATE là hàm nâng cao của SUBTOTAL vì có thể thay thế cho SUBTOTAL trong trường hợp bảng tính có cả ô ẩn và lỗi.

Cú pháp hàm AGGREGATE:

Ví dụ bảng tính có ô thành tiền bị ẩn hàng 4 và lỗi ô E8. Nếu sử dụng SUBTOTAL sẽ không bỏ qua ô lỗi, do đó bạn thay thế bằng AGGREGATE với cách nhập cú pháp

=AGGREGATE(9,7,E2:E8). 

Hàm SUBTOTAL khác hàm SUM như thế nào?

SUBTOTAL và SUM là hai hàm khác nhau trong Excel nhưng rất dễ bị nhầm lẫn tính năng. Cùng so sánh chi tiết hàm SUBTOTAL và SUM để phân biệt và ứng dụng hiệu quả trong Excel:

Tiêu chí so sánh	SUBTOTAL	SUM
Cú pháp	=SUBTOTAL (function_num, ref1, [ref2], ...	=SUM(number1, [number2], ...)
Chức năng chính	Tính tổng phụ (11 phép tính)	Tính tổng
Bỏ qua hàng bị ẩn, lọc	Có	Không
Trường hợp áp dụng	Bảng tính có dùng Filter, muốn dùng nhiều phép tính khác nhau bằng mã hàm	Bảng tính không lọc, dữ liệu đơn giản, tính tổng tất cả dữ liệu

Lỗi thường gặp khi dùng SUBTOTAL

Sau đây là một vài lỗi bạn có thể gặp khi dùng hàm SUBTOTAL và cách xử lý, hãy xem nhé:

• Lỗi #VALUE!: Nhập đối số không nằm trong vùng 1-11 hoặc 101-111, ô tham chiếu đến thuộc trang tính khác. Để xử lý thì bạn hãy xem và sửa lại đối số cũng như vùng tham chiếu.
• #DIV/0!: Lỗi này là do dùng hàm tính trung bình cộng hoặc độ lệch chuẩn nhưng ô lấy dữ liệu không phải giá trị số. Để khắc phục, bạn cần lọc ra những ô không chứa giá trị số.
• #NAME?: Nhập sai tên hàm, để khắc phục bạn hãy kiểm tra kỹ trước khi nhấn Enter.

Trên đây là tất tần tật định nghĩa, cú pháp cũng như cách dùng hàm SUBTOTAL trong Excel. Hiểu rõ ứng dụng và cách sử dụng hàm SUBTOTAL sẽ giúp việc tính tổng các số liệu sẽ nhanh và tiện hơn đáng kể. Hãy xem thêm nhiều bài viết về các hàm trong Excel ở Sforum nhé.