3 cách đánh dấu dữ liệu trùng trong Excel đơn giản, dễ làm

Ngoài thao tác thủ công, bạn có thể dùng cách đánh dấu dữ liệu trùng trong Excel bằng một số tính năng như Conditional Formatting, Pivot Table hoặc VBA. 3 cách này có thể hơi rườm rà nhưng không khó làm. Nếu bạn không biết những cách đánh dấu, highlight dữ liệu trùng lặp nhau trong Excel này thì hãy xem nội dung dưới đây.

Dùng Conditional Formatting để đánh dấu dữ liệu trùng trong Excel

Thường thì để đánh dấu dữ liệu trùng nhau, người ta sẽ dùng Conditional Formatting với các bước như sau:

Bước 1: Bạn chọn bảng hoặc cột dữ liệu muốn lọc trùng lặp. Tại thẻ Home, bạn nhấn vào Conditional Formatting.

Bước 2: Chọn Highlight Cells Rules rồi đến Duplicates Values.

Bước 3: Trong hộp thoại, bạn chọn Duplicate => OK. Các dữ liệu trùng lặp sẽ được tô màu đỏ. Ngoài ra, bạn cũng có thể đổi màu các ô bị trùng lặp nội dung cho từng cột để tránh nhầm lẫn.

Để dùng các thủ thuật cho Excel được tiện nhất thì bạn nên dùng phần mềm Microsoft đời mới. Hãy xem và chọn mua các phần mềm này dưới đây:

[Product_Listing categoryid="1149" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/phu-kien/may-tinh-laptop/phan-mem/microsoft.html" title="Danh sách phần mềm Microsoft giá tốt tại CellphoneS"]

Sử dụng Pivot Table để nhận diện và highlight dữ liệu trùng

Pivot Table là một công cụ trong Excel dùng để tính toán, thống kê hoặc đánh dấu những dữ liệu bị trùng. Bạn tham khảo ngay cách highlight dữ liệu trùng trong Excel được chia sẻ dưới đây:

Bước 1: Bạn chọn bảng hoặc vùng dữ liệu muốn lọc. Tiếp theo, bạn chuyển sang thẻ Chèn (Insert) và chọn Pivot Table.

Bước 2: Sau khi hộp thoại hiện ra, bạn chọn Bảng tính mới (New Worksheet) ở mục Chọn nơi bạn muốn PivotTable được đặt (Choose where you want the PivotTable to be placed) nếu muốn hiển thị dữ liệu trùng ở trang mới. Nếu muốn đặt Pivot Table ở vị trí bất kì, bạn chọn Bảng tính hiện có (Existing Worksheet) sau đó nhấn OK.

Bước 3: Cửa sổ PivotTable sẽ hiện lên. Tại đây, bạn kéo cột muốn lọc dữ liệu trùng vào ô Hàng và Giá trị. Ở tên cột trong ô Giá trị, bạn click dấu mũi tên bên cạnh rồi chọn Thiết đặt Giá trị Trường (Value Field Settings) rồi chọn Đếm (Count).

Bước 4: Bạn click hai lần vào những giá trị lớn hơn 1 ở trong bảng. Lúc này, Excel sẽ tô đậm những dữ liệu trùng lặp.

Sử dụng VBA để tự động đánh dấu dữ liệu trùng trong Excel

Đánh dấu dữ liệu trùng nhau trong Excel bằng code VBA cũng là một cách được nhiều người áp dụng vì có thể lọc tự động. Bạn thực hiện theo cách đánh dấu dữ liệu trùng trong Excel bằng code như sau:

Bước 1: Bạn chọn Developer rồi click Visual Basic.

Bước 2: Bạn click vào ThisWorkbook rồi click Insert chọn Procedure. Ở đây, bạn nhập tên cho dự án rồi nhấn OK. Sau đó, khung nhập code sẽ hiện lên trên màn hình.

 

Bước 3: Bạn truy cập link https://iif.vn/vba-Excel/vba-loc-du-lieu-trung-tu-dong-trong-Excel, kéo xuống copy đoạn code ở mục 2 rồi dán vào Procedure. Sau đó, bạn cần thay đổi tên cột và dòng muốn xử lý hoặc hiện ra kết quả.

Bước 4: Bạn quay lại Excel chọn Insert, click Shapes rồi chèn một hình vẽ bất kì. Sau đó, bạn chuột phải shape rồi click Assign Macro.

Bước 5: Bạn click vào tên dự án đã lưu ở bước 2 rồi nhấn OK. Bạn tiếp tục click vào hình vẽ thì những giá trị trùng sẽ hiện ra ở ô và cột đã sửa trong phần code.

Lưu ý khi đánh dấu dữ liệu trùng nhau trong Excel

Có nhiều cách đánh dấu, highlight dữ liệu trùng lặp nhau trong Excel nhưng nhiều người vẫn không thực hiện được do mắc một số lỗi. Dưới đây là những lưu ý quan trọng giúp bạn đánh dấu dữ liệu bị trùng lặp cực nhanh:

• Xác định rõ phạm vi dữ liệu cần kiểm tra: Một sheet trong Excel có thể bao gồm nhiều cột và bảng. Bạn hãy đảm bảo xác định đúng phạm vị cần kiểm tra dữ liệu trùng lặp để không bỏ sót bất kỳ cột nào quan trọng.
• Sao lưu dữ liệu trước khi thực hiện: Một số cách đánh dấu dữ liệu trùng có thể làm mất các hàng, cột trong bảng. Bạn cần copy và lưu dữ liệu trước khi thực hiện.
• Kiểm tra kỹ kết quả sau khi đánh dấu: Sau khi thực hiện xong, bạn hãy kiểm tra lại những vị trí được đánh dấu trùng lặp. Vì một số cách có thể đưa ra kết quả sai lệch.

Ở trên là 3 cách đánh dấu, highlight dữ liệu trùng lặp nhau trong Excel. Với những cách đánh dấu dữ liệu trùng trong Excel ở trên, thao tác của bạn sẽ nhanh, gọn và chuyên nghiệp hơn. Nếu muốn tìm hướng dẫn cho các thao tác khác với Excel, bạn hãy theo dõi những bài viết về phần mềm này trên Sforum nhé.

Xem thêm bài viết trong chuyên mục: Tin học văn phòng, Thủ thuật Excel