5 cách đánh số thứ tự trong Google Sheet nhanh nhất

Thùy Lê, Tác giả Sforum - Trang tin công nghệ mới nhất

Ngày đăng: 15/03/2024-Cập nhật: 13/10/2024

Biết cách đánh số thứ tự trong Google Sheet sẽ giúp dân công sở thuận tiện hơn khi nhập liệu, xử lý các bảng tính dạng danh sách. Nắm vài thao tác đơn giản sau, bạn sẽ tiết kiệm được kha khá thời gian so với việc điền số thủ công. Vậy cách đánh số thứ tự trong Excel Online hay GG Sheet như thế nào? Để Sforum mách bạn nhé.

Xem thêm: Cách tạo lựa chọn trong Google Sheet đơn giản nhất

Lợi ích của việc đánh số thứ tự trong Google Sheets

Khi biết được cách đánh số thứ tự trong Google Sheet, bạn sẽ có các lợi ích như:

Trang tính dễ đọc, dễ hiểu: Khi đánh số cho bảng tính thì bạn có thể thuận tiện xem, theo dõi và nắm được số liệu nhanh hơn.
Tính toán tiện lợi, dễ dàng: Việc đánh số thứ tự trong Worksheet giúp người dùng tính toán chính xác và phân tích dữ liệu được tiện lợi hơn.
Thể hiện sự chuyên nghiệp: Khi một trang tính có các dữ liệu được đánh số thứ tự, nó sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp, thành thạo của người tạo lập.

Xem thêm: 3 cách xuống dòng trong Google Sheet đơn giản nhất

Lợi ích của việc đánh số thứ tự trong Google Sheets

Hướng dẫn các cách đánh số thứ tự trong Google Sheets

Có nhiều cách đánh số thứ tự trong Google Sheet có thể tiết kiệm được thời gian thao tác thủ công cho giới công sở. Sau đây là 5 phương pháp tối ưu, đơn giản nhất:

Đánh số thứ tự trong Google Sheet bằng cách dùng chuột máy tính

Đầu tiên, cách đánh số thứ tự trong Excel đơn giản và cũng là dễ làm nhất chính là đánh số bằng chuột. Cách này có ưu, khuyết điểm là:

Ưu điểm: Thao tác dễ làm theo, đơn giản và nhanh chóng.
Nhược điểm: Số liệu có thể xảy ra sai sót nếu có hàng trống. Nếu muốn thêm dữ liệu thì bạn phải thực hiện đánh số lại từ đầu.

Bước 1: Điền lần lượt số 1 và 2 tương tự hình tại 2 ô đầu của dãy thứ tự.

Điền số 1 và 2

Bước 2: Tô đen 2 ô số 1 và 2 đã điền từ bước 1.

Tô đen 2 ô vừa điền xong

Bước 3: Đưa chuột tới góc phải, bên dưới ô tô đen tới khi hiện dấu cộng nhỏ. Sau đó, bạn kéo thả tới số cuối cùng của dãy thứ tự.

Kéo thả tới ô cuối

Bước 4: Nếu thực hiện đúng, bạn sẽ có dãy số thứ tự như sau.

Kết quả khi đánh số thứ tự trong Google Sheet đúng

Xem thêm: Cách cố định cột trong Google Sheet đơn giản nhất chỉ trong 3s

Khi thực hiện vài thao tác văn phòng như kéo thả, click, tô đen… thì việc sở hữu thiết bị chuột cao cấp sẽ giúp bạn làm nhanh, chính xác hơn. Một sản phẩm chuột chất lượng sẽ có độ nhạy cũng như đường truyền tín hiệu được ổn định. Qua đó giúp các nhân viên văn phòng, học sinh hay sinh viên dễ dàng làm việc trên laptop, máy tính. Xem qua các mẫu chuột PC, laptop sau:

[Product_Listing categoryid='664' propertyid=' customlink='https://cellphones.com.vn/phu-kien/chuot-ban-phim-may-tinh/chuot.html' title='Danh sách chuột máy tính - laptop đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS']

Đánh số thứ tự trong Google Sheets bằng cách +1

Cách đánh số thứ tự trong Google Sheet tiếp theo chính là +1 số thứ tự ô trước. Đây là cách có mặt lợi, hạn chế là:

Ưu điểm: Dễ hiểu, thao tác cơ bản, đơn giản và nhanh chóng.
Nhược điểm: Dãy số có thể bị lỗi nếu như xuất hiện dòng trống giữa dãy hoặc khi bạn xóa đi bất kỳ hàng nào.

Bước 1: Bạn điền số 1 tại ô đầu tiên của dãy bạn muốn đánh số thứ tự, như hình là A10.

Điền số 1 ở ô đầu dãy

Bước 2: Sau đó, di chuyển tới ô ngay dưới, bạn nhập =A10+1.

Nhập =A10+1

Bước 3: Tiếp theo, bạn đặt chuột vào góc phải bên dưới ô A11, thực hiện nhấn giữ chuột rồi kéo xuống dưới ô cuối của dãy. Vậy là bạn đã đánh số thứ tự trong Google Sheet thành công.

Kéo thả chuột tới ô cuối dãy

Xem thêm: 5 cách lọc trùng trong Google Sheet nhanh nhất và hiệu quả

Sử dụng hàm COUNTA trong Google Sheet

Cách đánh số thứ tự trong GG Sheet sau cũng tương tự cách đánh số thứ tự trong Excel thông thường đó chính là dùng hàm. Hàm công thức bạn có thể áp dụng là COUNTA.

Ưu điểm: Cú pháp điền hàm khá đơn giản, có thể thực hiện sau vài bước
Nhược điểm: Cần kết hợp thêm hàm ISBLANK nếu xuất hiện một số ô trống.

Bước 1: Bạn thực hiện điều công thức =IF(ISBLANK(B10);“”;COUNTA($B$10:B10)) tại ô đầu của dãy thứ tự. Hàm IF kết hợp ISBLANK trong công thức sẽ giúp kiểm tra ô B10 có trống không. Nếu ô B10 trống, thì ô A10 sẽ trả lại ô trống. Dãy số sẽ chỉ đếm đối với các ô có dữ liệu, từ đó giúp cho dãy thứ tự chính xác hơn.

Lưu ý: Khi dùng hàm này, bạn phải khóa ô đầu, như hình là $B$10. Khi bạn kéo thả tới ô B20 thì hàm sẽ thực hiện đếm $B$10:B20 tức là từ B10 đến B20.

Nhập hàm counta kết hợp hàm isblank để đánh số thứ tự trong google sheet

Bước 2: Nhập hàm xong, bạn ấn Enter để có kết quả.

Ấn Enter

Bước 3: Cuối cùng, bạn kéo thả toàn bộ dãy dữ liệu là xong.

Kéo thả chuột

Sử dụng hàm ROW trong Google Sheet

Tiếp theo, cách đánh số thứ tự trong Google Sheet có dùng hàm thống kê trong Excel là hàm ROW. Với hàm công thức này, điểm lợi và hại là:

Ưu điểm: Hiện đúng số hàng đã chọn ở dạng số, dễ làm theo, hàm đơn giản, dễ hiểu.
Khuyết điểm: Hiện theo số hàng trên Google Sheet. Trường hợp bạn muốn kết quả khớp với dữ liệu thì bạn phải kết hợp thêm 1 vài hàm nữa. Ngoài ra, hàm này đếm số thứ tự nếu dữ liệu trống.

Bước 1: Tới ô đầu của dãy thứ tự, bạn điền hàm là =ROW()-x với x là số trừ sao cho kết quả là 1.

Ví dụ ở hình, ô đầu tiên là A10 thì hàm công thức là =ROW()-9 bởi vì ô đang nhập là A10 không phải A1 nên nếu dùng hàm ROW thông thường sẽ ra kết quả là 10. Tuy nhiên, dãy số thứ tự sẽ bắt đầu với số 1, nên bạn phải trừ đi 9. Nếu trường hợp ô đầu của dãy thứ tự là hàng đầu tiên thì bạn không phải trừ đi bất kỳ số nào.

Xem thêm: 2 cách đánh số thứ tự 1.1 1.2 trong Word siêu dễ

Điền hàm row để đánh số thứ tự trong google sheet

Bước 2: Ấn Enter thì kết quả sẽ hiện.

Nhấn Enter

Bước 3: Cuối cùng, bạn kéo thả tới ô cuối của dãy là đã đánh số thứ tự trong Google Sheet xong.

Kéo thả chuột

Ngoài ra, nếu bạn không muốn hàm áp dụng cho các hàng dữ liệu trống, bạn thực hiện điền hàm này: =IF(B10<';ROW(B10)-1;'). Công thức này nghĩa là trường hợp ô B10 khác trống thì hàm sẽ đánh số thứ tự theo đúng công thức, còn trường hợp ô B10 trống thì sẽ không điền số thứ tự.

Sử dụng Google Apps Script để đánh số tự động mỗi khi xuống dòng

Cách đánh số thứ tự trong GG Sheet cuối cùng mà không hẳn ai cũng biết tới chính là dùng Google Apps Script. Thủ thuật này sở hữu ưu, nhược là:

Ưu điểm: Tự động hiện số thứ tự khi bạn điền dữ liệu vào hàng tiếp theo.
Nhược điểm: Thao tác phức tạp hơn so với những thủ thuật còn lại.

Bước 1: Bấm vào tab Tiện ích mở rộng rồi click chọn Apps Script.

Chọn trong tab Tiện ích mở rộng

Bước 2: Bấm chọn Thêm Script.

Chọn mục Thêm Script

Bước 3: Copy mã code dưới rồi di chuyển tới giao diện Apps Script. Sau đó, bấm tổ hợp Ctrl + A + Delete rồi Ctrl + V. Bạn nhập lại tên trang tính, ấn Save rồi bấm nút chạy.

function myFunction() {

}function onEdit(e) { var range = e.range; var sheet = range.getSheet(); if (sheet.getName() === 'Apps Script') { // Thay 'Bảng Tính' var dataRange = sheet.getDataRange(); var values = dataRange.getValues(); for (var i = 0; i < values.length; i++) { if (i === 0) continue; // Bỏ qua hàng đầu tiên nếu cần values[i][0] = i; // Đánh số vào cột đầu tiên, thay [0] bằng số cột cần đánh số } dataRange.setValues(values); }}

Đánh số thứ tụ trong google sheet với apps script

Lưu ý để đánh số thứ tự trong Google Sheet chính xác

Biết cách đánh số thứ tự trong Google Sheet rồi thì bạn cũng phải lưu ý vài điều nho nhỏ sau để tránh gặp sai sót:

Xóa bỏ hàng trống: Hãy kiểm tra và xóa bỏ đi các hàng trống để dãy số thứ tự được đúng.
Cập nhật dãy thứ tự: Nếu bạn chèn thêm hàng hoặc thêm dữ liệu mới, cần kéo thả lại dãy thứ tự để cập nhật lại cho đúng.
Kiểm tra định dạng: Hãy chắc chắn và kiểm tra lại định dạng số của Excel để dữ liệu được đồng bộ, tránh gặp lỗi khi đánh số.

Lưu ý để đánh số thứ tự trong Google Sheets chính xác

Trên đây là 5 cách đánh số thứ tự trong Google Sheet mà Sforum tổng hợp cụ thể cho bạn. Hãy chọn ra cách đánh số thứ tự trong Excel, GG Sheet phù hợp để tối ưu thao tác trên nền tảng này. Hy vọng chia sẻ trên giúp bạn đọc có thêm thông tin cần thiết, bổ ích nhé.

Thẻ: Google Workspace WikiS