Cách tạo, xóa, ẩn, hiện ghi chú trong Excel dễ dàng

Cách tạo ghi chú trong Excel giúp bạn ghi lại thông tin, chú thích hay nhắc nhở ngay trong từng ô dữ liệu, mang đến sự tiện lợi khi làm việc với bảng tính. Nhờ đó, người dùng dễ dàng quản lý số liệu, truyền đạt nội dung rõ ràng hơn khi làm việc nhóm. Cùng Sforum tìm hiểu chi tiết các bước tạo, chỉnh sửa, ẩn, hiện và xóa ghi chú một cách đơn giản trong bài viết dưới đây.

Ghi chú trong Excel là gì?

Ghi chú trong Excel (Notes) là công cụ hỗ trợ người dùng thêm các đoạn văn bản nhỏ vào một ô cụ thể trong bảng tính để ghi lại thông tin, chú thích hoặc nhắc nhở. Khác với Comment (bình luận), ghi chú cũng hiển thị cho tất cả người xem file, tuy nhiên nó không có tính năng phản hồi. 

Nhờ vậy, note ghi chú trong Excel trở thành lựa chọn lý tưởng cho những ai muốn lưu ý riêng hoặc ghi nhớ số liệu mà không làm rối dữ liệu chính. Đây là tính năng cơ bản nhưng vô cùng hữu ích khi bạn cần quản lý dữ liệu lớn hoặc chia sẻ file làm việc nhóm.

Khi nào cần tạo ghi chú trong Excel?

Không phải lúc nào bạn cũng cần thêm ghi chú, nhưng trong nhiều tình huống, ghi chú ở trong Excel lại là công cụ cực kỳ hữu ích giúp công việc trở nên rõ ràng và khoa học hơn. Việc tạo ghi chú trong Excel đúng lúc sẽ giúp bạn không bỏ sót thông tin quan trọng và hỗ trợ người khác hiểu dữ liệu dễ dàng hơn.

• Giải thích công thức phức tạp: Ghi chú giúp bạn nhớ rõ cách tính hoặc nhắc nhở người khác không chỉnh sửa sai công thức.
• Lưu lại nguồn dữ liệu: Khi lấy số liệu từ nhiều nơi, note ghi chú trong ứng dụng Excel giúp bạn ghi rõ nguồn gốc, đảm bảo tính minh bạch.
• Nhắc việc hoặc lưu ý chỉnh sửa: Dùng ghi chú như lời nhắc cho chính mình về việc cần hoàn thiện dữ liệu sau.
• Hỗ trợ làm việc nhóm: Khi chia sẻ file Excel, ghi chú Excel giúp đồng nghiệp hiểu rõ ý nghĩa từng cột hoặc ô dữ liệu mà không cần hỏi lại.

Cách tạo, chỉnh sửa, ẩn, hiện, xóa ghi chú trong Excel

Nội dung dưới đây sẽ cung cấp hướng dẫn cụ thể về cách ghi chú trong Excel. Bạn có thể thực hiện theo 2 cách phổ biến: bằng chuột hoặc bằng thanh Ribbon. Cùng tìm hiểu chi tiết nhé!

Cách tạo ghi chú trong Excel

Việc tạo ghi chú trong Excel giúp bạn đánh dấu hoặc lưu ý cho từng ô dữ liệu một cách thuận tiện. Dưới đây là hai thủ thuật nhanh chóng để thêm ghi chú.

Cách 1: Bằng chuột

1. Mở file Excel và Chọn ô: 

• Mở file Excel của bạn và click chuột chọn vào ô mà bạn muốn thêm ghi chú.

2. Thêm ghi chú mới: 

• Nhấn chuột phải vào ô đã chọn và sau đó chọn New Note (hoặc tùy chọn tương đương như “Chèn ghi chú mới” tùy phiên bản).

3. Nhập và Lưu nội dung: 

• Nhập nội dung ghi chú của bạn vào hộp thoại vừa hiện ra, sau đó click chuột ra ngoài ô hoặc nhấn phím Enter để lưu lại ghi chú.

Cách 2: Bằng thanh Ribbon

1. Chọn ô: 

• Đầu tiên, hãy chọn (click chuột vào) ô trong Excel mà bạn muốn thêm ghi chú.

2. Sử dụng công cụ Review: 

• Trên thanh công cụ (Ribbon) của Excel, bạn hãy chọn thẻ Review (Xem lại) > Chọn Notes > Chọn New Note (Ghi chú mới).

3. Nhập và Lưu nội dung: 

• Nhập nội dung ghi chú của bạn vào hộp thoại xuất hiện, sau đó nhấn ra ngoài (hoặc Enter) để hoàn tất và lưu lại.

Nếu bạn thường xuyên làm việc với Excel, một chiếc laptop mượt mà, hiệu năng ổn định sẽ giúp trải nghiệm của bạn trơn tru hơn. Tham khảo ngay các mẫu laptop tại CellphoneS để tối ưu hiệu suất làm việc mỗi ngày!

[Product_Listing categoryid="380" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/laptop.html" title="Danh sách Laptop đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS"]

Cách chỉnh sửa ghi chú trong Excel

Sau khi đã thêm, bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa nội dung ghi chú để cập nhật thông tin mới hoặc sửa lỗi chính tả. Sau đây là các cách thực hiện sửa ghi chú trong Excel:

Cách 1: Bằng chuột

1. Tìm và Di chuột đến ô: 

• Di chuyển con trỏ chuột đến ô Excel đang chứa ghi chú mà bạn muốn chỉnh sửa.

2. Chọn chỉnh sửa: 

• Nhấn chuột phải vào ô đó và chọn tùy chọn Edit Note (Chỉnh sửa ghi chú).

3. Thay đổi và Lưu: 

• Thay đổi hoặc cập nhật nội dung ghi chú theo ý muốn, sau đó nhấn phím Enter hoặc click chuột ra ngoài ô để lưu lại những thay đổi.

Cách 2: Bằng thanh Ribbon

1. Chọn ô chứa ghi chú: 

• Click chuột vào ô trong Excel có chứa ghi chú mà bạn muốn chỉnh sửa.

2. Sử dụng công cụ Review: 

• Trên thanh công cụ (Ribbon), bạn chọn thẻ Review (Xem lại) > Chọn Notes > Click vào Edit Note (Sửa ghi chú).

3. Cập nhật và Lưu nội dung: 

• Tiến hành thay đổi hoặc cập nhật nội dung ghi chú, sau đó click chuột ra ngoài ô hoặc nhấn Enter để lưu lại các thay đổi.

Cách ẩn và hiện ghi chú trong Excel

Đôi khi, bạn không muốn ghi chú hiển thị liên tục trên màn hình. Sau đây là hướng dẫn cụ thể cách ẩn và cách hiện ghi chú trong Excel một cách nhanh chóng.

Cách 1: Bằng chuột

1. Chọn ô có Ghi chú: 

• Nhấn chuột phải vào ô đang chứa ghi chú bạn muốn xử lý.

2. Ẩn Ghi chú: 

• Chọn tùy chọn Show/Hide Note (Hiện/Ẩn ghi chú) trong menu chuột phải để làm ẩn ghi chú đó.

3. Xem lại/Bật Ghi chú: 

• Khi bạn muốn xem lại ghi chú đã ẩn, nhấn chuột phải vào ô đó một lần nữa và chọn Show/Hide Note (Hiện/Ẩn ghi chú) để bật nó lên.

Cách 2: Bằng thanh Ribbon

1. Chọn ô có ghi chú: 

• Click chuột để chọn ô trong bảng tính có chứa ghi chú mà bạn muốn thao tác.

2. Chọn Review (Xem lại): 

• Trên thanh công cụ, bạn chuyển đến thẻ Review (Xem lại) > Chọn Notes > Click chọn Show/Hide Notes (Hiện/Ẩn Ghi chú).

3. Chuyển đổi trạng thái: 

• Bạn lặp lại hành động click vào Show/Hide Notes để thay đổi trạng thái của ghi chú từ ẩn sang hiện, hoặc ngược lại.

Cách xóa ghi chú trong Excel

Khi không còn cần thiết, bạn có thể thực hiện cách xóa ghi chú trong Excel chỉ trong vài giây.

Cách 1: Bằng chuột

1. Click chuột phải vào ô: 

• Di chuyển chuột đến ô đang chứa ghi chú bạn muốn xóa và nhấn chuột phải.

2. Chọn Delete Note: 

• Trong menu ngữ cảnh vừa hiện ra, tìm và chọn tùy chọn Delete Note (Xóa ghi chú).

3. Ghi chú bị xóa: 

• Ngay lập tức, ghi chú sẽ được xóa bỏ hoàn toàn khỏi ô đó.

Cách 2: Bằng thanh Ribbon

1. Chọn đối tượng: 

• Chọn (click chuột vào) ô hoặc vùng dữ liệu chứa ghi chú mà bạn muốn xóa.

2. Chọn Review (Xem lại): 

• Trên thanh công cụ, bạn vào thẻ Review (Xem lại). 

3. Xóa ghi chú: 

• Chọn lệnh Delete Note (Xóa ghi chú) hệ thống sẽ xóa ngay lập tức ghi chú đã chọn.

Cách thêm ghi chú trong Excel bằng phím tắt

Ngoài thao tác chuột và Ribbon, bạn có thể thêm ghi chú cực nhanh bằng phím tắt ghi chú trong Excel – một mẹo cực kỳ hữu ích cho dân văn phòng.

1. Chọn ô: 

• Đầu tiên, hãy click chuột để chọn ô (cell) trong bảng tính Excel mà bạn muốn thêm ghi chú.

2. Mở cửa sổ ghi chú bằng phím tắt: 

• Nhấn tổ hợp phím Shift + F2 trên bàn phím để mở trực tiếp hộp thoại nhập ghi chú (Note)

3. Nhập và Lưu nội dung: 

• Nhập nội dung ghi chú bạn cần vào hộp thoại, sau đó nhấn phím Enter để hoàn tất và lưu lại ghi chú.

Phím tắt này giúp tiết kiệm thời gian, đặc biệt khi bạn thường xuyên cần tạo ghi chú trong các bảng tính lớn. Đây cũng là cách ghi chú trong Excel được nhiều chuyên gia Excel khuyên dùng vì tốc độ và độ tiện lợi.

Mẹo sử dụng ghi chú trong Excel hiệu quả

Để note ghi chú trong Excel trở nên hữu ích hơn, bạn có thể áp dụng một số mẹo dưới đây. Những mẹo nhỏ này không chỉ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn mà còn giữ bảng tính luôn gọn gàng, chuyên nghiệp.

• Định dạng ghi chú: Thay đổi phông chữ, kích thước hoặc màu nền để dễ nhận biết.
• Sử dụng thống nhất: Nếu làm việc nhóm, hãy dùng cùng một quy ước ghi chú (ví dụ: màu vàng cho chú thích kỹ thuật, màu xanh cho nhắc nhở).
• Tận dụng phím tắt ghi chú trong Excel: Giúp thêm nhanh các thông tin tạm thời khi xử lý số liệu.
• Ẩn hiện linh hoạt: Sử dụng cách ẩn ghi chú trong Excel khi cần làm sạch giao diện, sau đó bật lại để kiểm tra dữ liệu.

Qua hướng dẫn chi tiết của Sforum, bạn đã hiểu rõ cách tạo ghi chú trong Excel cũng như các thao tác chỉnh sửa, ẩn hiện và xóa nhanh chóng. Việc sử dụng thành thạo các cách này sẽ giúp bảng tính trở nên khoa học, dễ hiểu và chuyên nghiệp hơn. Đừng quên truy cập Sforum mỗi ngày để cập nhật thêm nhiều thủ thuật Excel và mẹo công nghệ hữu ích khác, giúp bạn làm việc thông minh và chuyên nghiệp hơn!

Xem thêm bài viết trong chuyên mục: Tin học văn phòng/ Thủ thuật Excel