Granola AI là gì? Hướng dẫn cách sử dụng đơn giản, chi tiết nhất

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập và sử dụng Granola AI trên máy tính để tự động ghi chú, tóm tắt nội dung cuộc họp một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Trong môi trường làm việc hiện đại, việc ghi chép biên bản cuộc họp thường tiêu tốn nhiều thời gian và làm giảm sự tập trung của người tham gia. Để giải quyết vấn đề này, Granola AI đã xuất hiện như một công cụ hỗ trợ thông minh, giúp tự động hóa quá trình ghi chú mà không cần thêm bot vào phòng họp. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ các bước thao tác cơ bản với ứng dụng này.

Granola AI là gì?

Granola AI là một ứng dụng ghi chú cuộc họp thông minh, được thiết kế theo mô hình lấy con người làm trung tâm. Thay vì chỉ ghi âm và tóm tắt toàn bộ mọi thứ một cách máy móc, phần mềm này cho phép người dùng tự gõ các ý chính trong lúc họp. Sau đó, AI sẽ dựa vào bản ghi âm để làm giàu và hoàn thiện các ghi chú đó thành một biên bản mạch lạc.

Điểm khác biệt lớn nhất của công cụ này so với nhiều ứng dụng tương tự là cách thức hoạt động âm thầm. Một số đặc điểm nhận diện nổi bật bao gồm:

• Không sử dụng bot tham gia: Ứng dụng chạy trực tiếp trên máy tính, thu âm thanh hệ thống mà không tạo tài khoản ảo để tham gia vào Zoom hay Google Meet.
• Bảo vệ quyền riêng tư: Các bản ghi âm không bị lưu trữ dài hạn trên máy chủ, giảm thiểu rủi ro rò rỉ dữ liệu nhạy cảm.
• Tích hợp đa nền tảng: Hỗ trợ kết nối liền mạch với các công cụ làm việc nhóm phổ biến như Slack, Notion và Zapier.

[Product_Info id='125698']

Những tính năng nổi bật của Granola AI

Granola AI hỗ trợ ghi chép, tổng hợp và tìm lại thông tin sau cuộc họp. Dưới đây là những tính năng nổi bật giúp bạn sử dụng nội dung trao đổi hiệu quả hơn:

• Kết hợp ghi chú cá nhân với nội dung cuộc họp: Granola sử dụng bản chép lời, những ý bạn tự nhập và thông tin sự kiện trong lịch để tạo bản tổng hợp có cấu trúc. Bạn có thể ghi nhanh các điểm quan trọng trong lúc trao đổi, sau đó kiểm tra và chỉnh sửa nội dung AI bổ sung.
• Tùy chỉnh mẫu ghi chú theo nhu cầu: Trên ứng dụng máy tính, bạn có thể chọn mẫu có sẵn hoặc tạo mẫu riêng cho từng loại cuộc họp. Chẳng hạn, họp dự án có thể tập trung vào tiến độ và nhiệm vụ, còn phỏng vấn khách hàng ưu tiên nhu cầu, khó khăn và phản hồi về sản phẩm.
• Hỏi AI về một hoặc nhiều cuộc họp: Granola Chat cho phép đặt câu hỏi dựa trên ghi chú và bản chép lời trong phạm vi bạn chọn. Tính năng này hỗ trợ tìm lại quyết định, tổng hợp những vấn đề được nhắc nhiều lần hoặc viết lại nội dung theo yêu cầu.
• Tổ chức và chia sẻ ghi chú với nhóm: Bạn có thể sắp xếp ghi chú vào thư mục theo dự án hoặc khách hàng để thuận tiện cho việc tra cứu. Nội dung không tự động gửi cho người tham gia cuộc họp; khi chia sẻ, bạn chủ động kiểm tra quyền truy cập và cấp quyền chỉnh sửa nếu cần.

Cần chuẩn bị gì trước khi sử dụng Granola AI?

Trước khi bắt đầu cài đặt và làm quen với công cụ ghi chú này, người dùng cần đảm bảo một số điều kiện cơ bản để quá trình vận hành diễn ra trơn tru. Dưới đây là những yếu tố cần thiết:

• Thiết bị và hệ điều hành tương thích: Ứng dụng hiện hỗ trợ các hệ điều hành phổ biến như Windows, macOS và iOS. Bạn cần tải đúng phiên bản cài đặt phù hợp với thiết bị đang sử dụng.
• Tài khoản lịch làm việc: Để phần mềm tự động nhận diện các cuộc họp sắp diễn ra, bạn nên chuẩn bị sẵn tài khoản Google Calendar hoặc Apple Calendar để cấp quyền đồng bộ.
• Nền tảng họp trực tuyến: Công cụ này hoạt động tốt với các phần mềm phổ biến như Zoom, Google Meet và Microsoft Teams. Hãy đảm bảo âm thanh hệ thống và micro của bạn hoạt động ổn định.
• Thông báo cho người tham gia: Vì ứng dụng thu âm trực tiếp và không hiển thị bot trong phòng họp, bạn cần chủ động thông báo cho các thành viên khác về việc sử dụng AI để ghi chú nhằm đảm bảo tính minh bạch.

Granola AI có miễn phí không? Giá các gói hiện nay

Granola có gói Basic miễn phí cùng hai gói trả phí Business và Enterprise. Bảng dưới đây tóm tắt mức giá niêm yết và khác biệt chính tại thời điểm hiện tại. 

Cách thiết lập và sử dụng Granola AI

Để tự động hóa quá trình ghi chép biên bản cuộc họp, bạn có thể thực hiện theo quy trình cơ bản dưới đây.

Bước 1: Tải và cài đặt ứng dụng 

Truy cập vào trang chủ của nhà phát hành để tải bộ cài đặt dành cho máy tính hoặc thiết bị di động.

• Tiến hành cài đặt phần mềm theo các bước hướng dẫn tiêu chuẩn của hệ điều hành.

Bước 2: Kết nối tài khoản lịch làm việc 

Sau khi mở ứng dụng lần đầu, hệ thống sẽ yêu cầu bạn đăng nhập.

• Hãy kết nối phần mềm với Google Calendar để công cụ tự động nhận diện lịch trình và chuẩn bị bối cảnh trước khi mỗi cuộc họp bắt đầu.

Bước 3: Ghi chú nhanh trong lúc họp 

Khi tham gia cuộc gọi qua Zoom, Google Meet hoặc Teams, ứng dụng sẽ tự động thu âm thanh hệ thống và giọng nói của bạn.

• Trong lúc trao đổi, bạn chỉ cần gõ vài gạch đầu dòng ngắn gọn vào giao diện Live Notepad để lưu lại những ý quan trọng.

Bước 4: Hoàn thiện biên bản bằng AI 

Ngay khi cuộc họp kết thúc, bạn nhấn vào nút "Enhance notes" ở cuối màn hình ghi chú. 

• Trí tuệ nhân tạo sẽ đối chiếu các từ khóa bạn vừa gõ với toàn bộ dữ liệu ghi âm để diễn giải, bổ sung ngữ cảnh và tạo ra một biên bản hoàn chỉnh.

Bước 5: Chia sẻ và lưu trữ 

Bạn có thể thiết lập các thư mục lưu trữ riêng tư hoặc chia sẻ trực tiếp bản tóm tắt cho các thành viên trong nhóm. Nếu cần thiết lập luồng công việc tự động, hãy kết nối ứng dụng với Notion, Slack hoặc Zapier.

Lưu ý khi sử dụng Granola AI

Mặc dù mang lại nhiều tiện ích trong việc tối ưu hóa thời gian làm việc, người dùng vẫn cần lưu ý một số giới hạn của công cụ này để đạt hiệu quả tốt nhất.

• Nhãn người nói chung chung: Do không tham gia trực tiếp dưới dạng bot, phần mềm không thể định danh chính xác tên từng người. Hệ thống chỉ gắn nhãn theo số thứ tự, gây đôi chút khó khăn khi theo dõi các cuộc họp đông người.
• Thiếu tính năng tìm kiếm trực tiếp: Ứng dụng chưa hỗ trợ công cụ tìm kiếm từ khóa trực tiếp trong bản ghi âm thô. Bạn sẽ phải dùng chatbot để đặt câu hỏi truy vấn thông tin.
• Chế độ chia sẻ giới hạn: Khi bạn gửi biên bản cho đối tác hoặc đồng nghiệp, họ chỉ xem được bản tóm tắt do AI tạo ra chứ không thể tiếp cận toàn bộ văn bản ghi âm chi tiết.
• Giới hạn gói miễn phí: Nếu có lịch họp dày đặc và cần lưu trữ hệ thống dữ liệu lớn, bạn sẽ cần cân nhắc nâng cấp lên các gói trả phí hoặc đăng ký chương trình hỗ trợ dành cho doanh nghiệp.

Nhìn chung, việc thiết lập và sử dụng Granola AI mang lại giải pháp ghi chép hiện đại, giúp bạn tập trung hoàn toàn vào nội dung cuộc trò chuyện mà không lo bỏ sót thông tin. Với cơ chế hoạt động âm thầm và khả năng tùy biến cao, đây là một trợ thủ đắc lực cho những ai thường xuyên phải đối mặt với lịch trình họp hành dày đặc.

Đừng quên theo dõi Sforum để cập nhật thêm nhiều tin tức công nghệ mới nhất và các thủ thuật hữu ích nhé!

Xem thêm:

• Hướng dẫn biến bài viết Threads thành video ngắn trong một nốt nhạc
• Hướng dẫn cài đặt và sử dụng COWA BETA chi tiết nhất
• Muse AI là gì? Cách thiết lập và sử dụng Muse AI đơn giản, chi tiết nhất
• Các bài viết khác liên quan đến Công cụ AI