Cách thiết lập các hàm cảnh báo ngày hết hạn trong Excel
Việc biết đến hàm cảnh báo ngày hết hạn trong Excel rất hữu ích để quản lý công việc và giảm thiểu những sai sót khi quên các dịp quan trọng. Bạn có thể thiết lập cảnh báo ngày đến hạn trong Excel bằng nhiều cách khác nhau, từ việc sử dụng các hàm cơ bản đến ứng dụng các công cụ nâng cao như Conditional Formatting. Trong bài viết này, Sforum sẽ hướng dẫn bạn từng bước chi tiết để bạn có thể làm chủ cách thiết lập những cảnh báo một cách hiệu quả.
Giới thiệu các hàm cảnh báo ngày hết hạn trong Excel
Excel cung cấp nhiều hàm hữu ích để giúp bạn quản lý và theo dõi thời điểm hết hạn một cách hiệu quả. Việc hiểu rõ các thủ thuật excel, cụ thể là hàm cảnh báo ngày hết hạn trong Excel sẽ giúp bạn thiết lập hệ thống cảnh báo cho công việc một cách tiện lợi nhất.
Hàm IF
Đây là hàm cảnh báo ngày hết hạn trong Excel phổ biến và được nhiều người sử dụng. Cụ thể, bạn sử dụng hàm này để so sánh ngày hiện tại với mốc thời gian đến hạn và hệ thống sẽ trả về kết quả cảnh báo nếu điều kiện thỏa mãn. Công thức này có cú pháp đơn giản, dùng để kiểm tra tình trạng công việc:
=IF(logical_test,”Value_IF_TRUE”,”Value_IF_FALSE”)
Trong đó:
- logical_test: Là điều kiện so sánh.
- Value_IF_TRUE: Là giá trị trả về nếu đúng khi so với điều kiện.
- Value_IF_FALSE: Là giá trị trả về nếu sai khi so với điều kiện.
Sử dụng Microsoft 365 với phiên bản Excel mới nhất sẽ mang lại cho bạn trải nghiệm hoàn hảo khi thiết lập cảnh báo ngày đến hạn trong Excel. Với tính năng bảo mật tối ưu, tự động cập nhật, và khả năng kết hợp linh hoạt các hàm như IF, TODAY, DATEDIF, Microsoft Excel giúp bạn dễ dàng quản lý công việc, theo dõi thời gian đến hạn mà không lo bỏ sót. Hơn nữa, phần mềm này tương thích với nhiều nền tảng, giúp bạn thao tác tiện lợi dù ở bất kỳ đâu.
Danh sách phần mềm Microsoft giá tốt tại CellphoneS
Xem tất cảHàm DATEDIF
Hàm DATEDIF giúp bạn tính toán thời gian còn lại trước khi đến hạn. Bạn có thể kết hợp hàm này để hiển thị số ngày còn lại và thiết lập công thức cảnh báo ngày hết hạn dựa trên khoảng cách giữa hai mốc thời gian.
=DATEDIF(start_day,end_day,unit)
Trong đó:
- start_day: Là ngày bắt đầu cần được sử dụng để tính toán.
- end_day: Là ngày kết thúc được sử dụng để tính toán.
- unit: Là dạng kết quả yêu cầu hệ thống trả về từ việc tính toán
Lưu ý: Để hàm cảnh báo ngày hết hạn trong Excel DATEDIF hoạt động, end_day phải lớn hơn start_day và unit phải được viết trong dấu ngoặc kép.
Hàm TODAY
Hàm TODAY là một trong những hàm đơn giản nhất trong Excel, giúp trả về ngày hiện tại. Đây là hàm bạn sẽ thường xuyên kết hợp với các công thức khác để so sánh và thiết lập cảnh báo ngày đến hạn trong Excel.
= TODAY()
Sử dụng hàm này rất tiện lợi trong việc tạo ra những cảnh báo linh hoạt theo ngày và thời điểm hiện tại.
Hướng dẫn thiết lập cảnh báo ngày hết hạn qua công thức
Để có thể tạo cảnh báo nhắc nhở trong Excel một cách tự động, việc sử dụng các công thức chính xác là vô cùng cần thiết. Công thức kết hợp giữa các hàm IF, TODAY và DATEDIF sẽ giúp bạn đưa ra các cảnh báo linh hoạt, hiển thị ngày sắp hết hạn hoặc đã quá hạn.
Kết hợp hàm IF và TODAY
Cách này sử dụng hàm IF để kiểm tra điều kiện và hàm TODAY để so sánh với ngày đến hạn. Đây cũng là phương pháp tạo cảnh báo nhắc nhở trong Excel đơn giản và có thể ứng dụng ở nhiều trường hợp khác nhau.
- Bước 1: Từ cú pháp, ta có thể xác định được công thức như sau:
=IF(TODAY()-B2>10;"hết hạn";"còn hạn")
Nếu ngày hiện tại (dùng hàm TODAY()) trừ đi giá trị ngày trong ô B2 lớn hơn 10, thì công thức sẽ trả về kết quả "hết hạn".
Ngược lại, nếu số ngày chênh lệch từ ô B2 đến ngày hiện tại không quá 10 ngày, thì kết quả sẽ là "còn hạn".
- Bước 2: Nhấn Enter để hệ thống tính toán và đưa ra kết quả ở ô C2.
- Bước 3: Sử dụng chuột phải kéo từ C2 xuống các ô còn lại phía dưới để fill kết quả.
Sử dụng hàm DATEDIF để hiển thị số ngày
Hàm cảnh báo ngày hết hạn trong Excel DATEDIF cho phép tính độ chênh lệch giữa hai mốc thời gian:
- Bước 1: Áp dụng cú pháp DATEDIF, ta có:
=DATEDIF(B2;C2;"d")
Trong đó, “d" trả về số ngày giữa hai khoảng thời gian.
- Bước 2: Nhấn Enter để hệ thống tính toán và đưa ra kết quả.
- Bước 3: Sử dụng chuột phải kéo từ C2 xuống các ô còn lại phía dưới để fill kết quả.
Thiết lập cảnh báo ngày hết hạn với Conditional Formatting trong Excel
Bên cạnh việc sử dụng các hàm, bạn còn có thể sử dụng Conditional Formatting để nhắc việc khi đến ngày. Đây là công cụ mạnh mẽ giúp bạn trực quan hóa dữ liệu bằng cách tô màu các ô khi đến hạn hoặc sắp hết hạn. Cách thực hiện như sau:
- Bước 1: Chọn phạm vi ô chứa ngày đến hạn.
- Bước 2: Vào tab Home, chọn Conditional Formatting -> New Rule.
- Bước 3: Trong hộp thoại New Formatting Rule, chọn "Format only cells contain" từ phần Select a Rule Type.
- Bước 4: Trong danh mục Format cells only with, bạn hãy lựa chọn "Cell Value" từ bảng xổ thứ nhất. Ở khung thứ hai hãy chọn "Less than". Tiếp đó, nhập công thức =today()+7 vào ô văn bản thứ ba.
- Bước 5: Tiếp tục, nhấn vào Format, sau đó tab Format Cells tự động được mở. Tại hộp thoại Fill, chọn màu sắc mà bạn mong muốn hiển thị cho các hạn sắp tới. Cuối cùng nhấn OK để thiết lập cảnh báo.
Việc sử dụng Conditional Formatting để nhắc việc khi đến ngày giúp bạn nhận diện thời điểm đến hạn một cách nhanh chóng và trực quan, tránh bỏ sót công việc quan trọng. Công thức cảnh báo ngày hết hạn cùng với việc tạo cảnh báo qua Conditional Formatting sẽ giúp bạn kiểm soát lịch trình tốt hơn. Hãy thử áp dụng những công thức và công cụ này vào Excel của bạn để đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ deadline quan trọng nào!
Các hàm cảnh báo ngày hết hạn trong Excel giúp bạn dễ dàng quản lý các cột mốc một cách chính xác và nhanh chóng. Bằng việc kết hợp các hàm IF, DATEDIF và TODAY, cùng với việc sử dụng Conditional Formatting để nhắc việc khi đến ngày, bạn có thể tạo cảnh báo một cách hiệu quả. Đừng quên áp dụng những công thức này để tiết kiệm thời gian và cải thiện hiệu suất làm việc của bạn!
Xem thêm bài viết tại danh mục: Tin học văn phòng