Hướng dẫn cách chuyển file Excel sang PDF không bị cắt

Bạn từng chuyển file mà bảng bị cắt mất một phần, nhìn vừa xấu vừa thiếu thông tin. Tìm cách chuyển file Excel sang PDF không bị cắt đúng cách sẽ giúp bạn xử lý gọn mấy lỗi đó. Trong bài viết này, Sforum sẽ chỉ bạn mẹo làm cực đơn giản, ai cũng áp dụng được.

Tại sao nên chuyển Excel sang PDF?

Xu hướng chuyển đổi file Excel sang PDF đang được áp dụng rộng rãi, nhất là trong công việc hành chính – văn phòng. Khi bạn gửi bảng tính Excel qua email hoặc chia sẻ cho người khác, định dạng có thể bị thay đổi tùy theo thiết bị và phần mềm mở. Trong khi đó, PDF giúp giữ nguyên cấu trúc bảng biểu, font chữ và bố cục nội dung.

Ngoài ra, PDF còn hạn chế chỉnh sửa, giúp bạn bảo vệ tài liệu dễ dàng hơn. Đặc biệt trong các tài liệu quan trọng như báo cáo tài chính, hóa đơn hay bảng lương, việc định dạng đúng và đồng nhất là điều rất quan trọng.

Các nguyên nhân phổ biến gây ra lỗi cắt xén

Trước khi tìm hiểu cách chuyển file Excel sang PDF không bị cắt, bạn cần biết vì sao lỗi này xảy ra. 

• Bố cục bảng vượt quá khổ giấy: Khi nội dung bảng tính rộng hơn khổ giấy mặc định (A4 hoặc Letter), phần bên phải sẽ bị cắt.
• Không thiết lập vùng in: Excel sẽ mặc định in tất cả các ô có dữ liệu, dẫn đến mất kiểm soát vùng hiển thị.
• Chưa căn lề và canh chỉnh hàng/cột phù hợp: Nếu các hàng/cột quá rộng hoặc không đồng đều, file PDF sẽ bị cắt xén ngoài ý muốn.
• Sai khổ giấy: Chọn sai khổ giấy hoặc hướng trang (portrait/landscape) khi in ra PDF.

Cách chuyển file Excel sang PDF không bị cắt trực tiếp

Nếu bạn không muốn cài thêm phần mềm mà vẫn muốn xuất file PDF gọn gàng, rõ ràng thì cách đơn giản nhất chính là tận dụng ngay tính năng có sẵn trong Excel. Chỉ với vài thao tác cơ bản dưới đây, bạn sẽ biết cách chuyển file Excel sang PDF không bị cắt mà không lo mất bảng hay lỗi căn lề.

Bước 1: Mở file Excel, chọn File trên thanh công cụ.

Bước 2: Chọn tính năng lưu dưới dạng khác (Save As), sau đó chọn vị trí muốn lưu tệp.

Bước 3: Tại phần định dạng tệp, chọn PDF và nhấn nút lưu để hoàn thành.

Sở hữu một chiếc Laptop sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều khi chuyển file Excel sang PDF không bị cắt. Hãy xem thử các dòng Laptop đang được bán chạy tại CellphoneS dưới đây: 

[Product_Listing categoryid="380" propertyid="" customlink="https://cellphones.com.vn/laptop.html" title="Danh sách Laptop đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS"]

Cách chuyển file Excel sang PDF không bị cắt online

Với các công cụ online, bạn có thể dễ dàng chuyển file Excel sang PDF mà không cần cài phần mềm. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý chọn nền tảng hỗ trợ căn chỉnh đúng khổ giấy và tự động điều chỉnh kích cỡ nội dung phù hợp. 

Sử dụng Smallpdf

Nếu bạn muốn thử cách nhanh gọn để xử lý file trực tuyến, Smallpdf là một công cụ rất tiện. Bạn chỉ cần thực hiện 3 bước đơn giản như sau để đảm bảo cách chuyển file Excel sang PDF không bị cắt:

Bước 1: Truy cập trang Smallpdf và chọn “Select File” để upload tệp Excel bạn muốn chuyển đổi. 

Bước 2: Chờ hệ thống xử lý 

Bước 3: Tải file PDF về hoặc lưu thẳng vào Google Drive, Dropbox theo nhu cầu. 

Sử dụng PDF Convert

Bên cạnh đó, PDF Candy là nền tảng trực tuyến được nhiều người lựa chọn để đổi tệp Excel sang PDF mà vẫn giữ nguyên bố cục. 

Bước 1: Vào pdfcandy.com/vn/excel-to-pdf và nhấn “Thêm tập tin” để tải file từ máy, Drive hoặc Dropbox.

Bước 2: Hệ thống sẽ tự động chuyển đổi ngay sau khi tải lên.

Bước 3: Nhấn “Tải tập tin” để lưu file PDF hoàn chỉnh về thiết bị của bạn.

Sử dụng Ilovepdf

Một trong những web chuyển file Excel sang PDF không bị cắt được dân văn phòng sử dụng nữa là Ilovepdf. Cách thực hiện như sau: 

Bước 1: Truy cập trang ilovePDF Excel to PDF. 

Bước 2: Bấm Select Excel files để chọn tệp cần chuyển. Khi tệp được tải lên thành công, hệ thống sẽ tự khởi động quá trình chuyển đổi.

Bước 3: Nhấn “Download” để lưu file PDF đã xử lý về thiết bị của bạn.

Cách chuyển file Excel sang PDF không bị cắt trên điện thoại

Trong trường hợp bạn không có máy tính bên cạnh nhưng vẫn cần gửi bảng Excel gấp cho đồng nghiệp hay đối tác, thì xử lý ngay trên điện thoại là giải pháp cực tiện. Hiện nay, các ứng dụng như WPS Office, PDF Expert, CamScanner hay Docs To Go đều hỗ trợ chuyển đổi nhanh.

Tuy nhiên, cách chuyển file Excel sang PDF không bị cắt bằng chính ứng dụng Microsoft Excel trên điện thoại vẫn là lựa chọn đơn giản và ít lỗi nhất. 

Bước 1: Mở tệp Excel cần chuyển đổi trên ứng dụng. 

Bước 2: Khi tệp đã được tải lên, nhấn vào dấu 3 chấm, click vào Export (xuất).

Bước 3: Chọn Lưu dưới dạng PDF hoặc Export as PDF, đặt tên file và lưu vào thiết bị là xong.

Lưu ý để chuyển đổi Excel sang PDF không bị cắt

Khi bạn cần gửi báo cáo, lưu trữ bảng tính hay in ấn tài liệu, việc chuyển đổi từ Excel sang PDF là bước không thể thiếu. Tuy nhiên, nếu không biết cách chuyển file Excel sang PDF không bị cắt, bạn có thể gặp phải nhiều lỗi khiến tài liệu mất đi tính chuyên nghiệp.

Để giúp bạn chủ động hơn trong việc kiểm tra và khắc phục, Sforum đã tổng hợp lại một vài lỗi thường xảy ra trong quá trình chuyển đổi:

• Nội dung bị tràn lề, mất hàng hoặc cột.
• Tệp PDF bị thay đổi màu sắc và bố cục so với phiên bản ban đầu.
• Font chữ bị thay đổi gây khó đọc.
• File bị cắt đột ngột khiến mất một phần dữ liệu.
• Một vài dữ liệu cần thiết không được hiển thị.

Chắc rằng với hướng dẫn chi tiết trên, bạn đã biết cách chuyển file Excel sang PDF không bị cắt và kiểm soát được toàn bộ bố cục tài liệu. Dù là sử dụng Excel trực tiếp, công cụ online hay chuyển đổi qua điện thoại, Sforum tin rằng bạn đều có thể làm chủ được quá trình này. Nếu bạn thấy thông tin này hữu ích, đừng quên ghi chú lại và gửi cho đồng nghiệp cùng tham khảo nhé.

Xem thêm các bài viết tại chuyên mục: Tin học văn phòng/Thủ thuật excel